ACTUATING Presented by Nur Hasanah SE MSc Actuating

ACTUATING Presented by: Nur Hasanah, SE, MSc

Actuating • Melaksanakan, menggerakkan, mengarahkan • Pelaksanaan mencakup hal-hal berikut: 1. Memberikan instruksi/perintah dan pengarahan. 2. Memberikan motivasi atau semangat/dorongan kerja. 3. Memberikan bimbingan dan pembinaan.

Sistem Kerja Penyelia Kondisi atau input Proses Hasil (output) • Semua faktor lingkungan baik fisik maupun bukan fisik di mana pekerjaan berlangsung. • Misalnya ruangan, peralatan, bahan, struktur organisasi, prosedur, instruksi, kebijakan perusahaan, hubungan antar pribadi dan suasana kerja. • Semua kegiatan yang dilaksanakan untuk mencapai hasil (output). • Misalnya perakitan, penyampaian info, pemindahan, penyeleksian, evaluasi dsb. • Segala sesuatu yang dihasilkan dari proses kerja. • Misalnya produk tertentu, jasa tertentu, atau laporan mengenai pelaksanaan pekerjaan dsb.

• Tanggung jawab utama supervisor adalah mencapai hasil sebaik mungkin dengan mengkoordinasikan sistem kerja pada unit kerjanya secara efektif.

Supervisor mengkoordinasikan sistem kerjanya dalam tiga hal penting: Mereka melakukannya dengan memberi petunjuk/pengarahan sebagai bagian dari koordinasi sistem kerja (misalnya penugasan). Mereka memantau proses pelaksanaan pekerjaan. Mereka menilai hasil dari sistem kerja.

• Supervisor mengkoordinasikan sistem kerjanya dengan memberikan umpan balik. • Umpan balik ini adalah untuk mempertahankan kuantitas atau kualitas hasil atau untuk mengubah hal-hal yang sedang terjadi (apakah dengan memotivasi atau memperbaiki kesalahan karyawan). • Umpan balik merupakan salah satu alat yang paling efektif yang dimiliki supervisor.

Umpan Balik Formatif • Informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kualitas hasil. • Mengharuskan adanya perubahan dalam cara menghasilkan produk tertentu. • Contoh: supervisor meminta bawahannya menggunakan format tertentu dalam penyusunan laporan. Motivasi • Informasi yang digunakan untuk mempengaruhi kuantitas hasil. • Mendorong upaya untuk meningkatkan kecepatan atau bekerja lebih giat, mendorong karyawan untuk mengurangi kuantitas suatu pekerjaan atau untuk tidak melakukan sesuatu. • Contoh: supervisor memuji bawahan yang bekerja dengan baik dalam menangani keluhan pelanggan, supervisor menyuruh bawahan untuk tidak mengganggu rekan kerjanya saat bekerja.

Umpan Balik Formatif • Diberikan untuk mengubah kinerja. • Diberikan jika ingin mengarahkan kembali atau ingin memperbaiki kualitas kinerja karyawan. • Akan sangat efektif jika diberikan segera sebelum pelaksanaan pekerjaan berikutnya. • Jika umpan balik ini diberikan segera setelah pelaksanaan pekerjaan, ia sering dipandang sebagai kritik. • Apabila informasi yang sama diberikan segera sebelum pelaksanaan pekerjaan, ia akan dipandang sebagai saran positif yang sangat membantu.

Umpan Balik Motivasi • Digunakan untuk mendorong orang agar bekerja lebih giat atau berkinerja lebih baik. • Digunakan jika ingin mempengaruhi kuantitas pekerjaan karyawan. • Diberikan segera pada saat karyawan masih memiliki ingatan segar mengenai hasil kerjanya. • Dampak positif umpan balik ini akan melemah jika pemberiannya ditunda agak lama.

• Apabila kedua umpan balik itu digabung (“terima kasih. . . – tetapi. . . ”), dampak positifnya akan melemah. Sebagian karyawan hanya mendengarkan hal-hal yang mendorong (“terima kasih”) dan melupakan perbaikan selanjutnya. • Sebagian yang lain mungkin hanya mendengar “tetapi” sehingga merasa dikritik. • Sebaiknya anda menggunakan kedua umpan balik itu pada saat yang berbeda dengan tujuan yang tidak serupa.

Sumber Umpan Balik • Karyawan umumnya memperoleh umpan balik kinerja mereka melalui berbagai sumber: 1. Perusahaan: kenaikan gaji, promosi, sistem insentif, laporan kerja, teguran (lisan atau tertulis) 2. Rekan kerja/teman sejawat: secara formal maupun tidak formal 3. Pekerjaan jika mereka dapat mengetahui hasil pekerjaan yang mereka lakukan; apakah hasil itu baik atau jelek.

• Supervisor merupakan sumber umpan balik yang paling penting bagi para karyawan. • Supervisor mewakili perusahaan dan memiliki wawasan lebih luas dibandingkan karyawan lain. • Supervisor berhubungan langsung dengan pekerjaan sehingga dapat memberikan umpan balik yang segera dan berarti bagi para karyawan.

Latihan Memahami Sistem Kerja • Berikut ini disajikan komponen dari suatu pekerjaan. Untuk setiap uraian, tunjukkan apakah hal itu merupakan uraian kondisi kerja (K), proses kerja (P), hasil (H), umpan balik formatif (F) atau umpan balik motivasi (M).

1. Mengetik dengan kecepatan 65 kata/menit. 2. Pujian atas pekerjaan yang dilaksanakan dengan baik. 3. Konsep tulisan tangan yang akan diketik. 4. Permintaan agar dalam pengetikan berikutnya diperhatikan jarak margin 1 cm lebih lebar. 5. Memeriksa setiap halaman ketik sebelum disampaikan. 6. Instruksi untuk menggunakan format tertentu dalam korespondensi. 7. Laporan yang diketik rapi dan bebas dari kesalahan eja.

Kegiatan Supervisor • Sebagaimana telah dikemukakan bahwa tanggung jawab utama seorang supervisor adalah mencapai hasil sebaik mungkin dengan mengkoordinasikan sistem kerjanya. • Koordinasi dapat dipandang sebagai istilah yang mewakili peranan supervisor. Para supervisor mengkoordinasikan pekerjaan karyawan dengan mengarahkan, melancarkan, memimpin dan mengendalikan.

• Untuk dapat mengkoordinasikan sistem kerja secara efektif, para supervisor harus melakukan dua jenis kegiatan yaitu kegiatan tugas dan kegiatan supervisi.

Kegiatan tugas • melibatkan supervisor dalam pelaksanaan langsung suatu pekerjaan/ kegiatan ini biasanya dapat didelegasikan kepada bawahan. Kegiatan supervisi • mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan orang lain.

• Suatu pekerjaan mengharuskan adanya kegiatan supervisi yang lebih banyak ketimbang kegiatan tugas pada saat seseorang bergerak ke tingkat manajemen yang lebih tinggi. • Pekerjaan utama para manajer adalah melakukan supervisi suatu pekerjaan dan melakukan juga bagian dari pekerjaan itu. Akan tetapi, aspek terpenting dari pekerjaan manajer adalah melakukan supervisi. • Agar berhasil sebagai supervisor, seseorang harus mampu membeda-bedakan tugasnya dan menekankan aspek supervisi.

100 % Kegiatan Tugas Kegiatan Supervisi 0% Karyawan Biasa Manajer

Latihan Mengidentifikasi Supervisor • Berikut ini disampaikan sejumlah kegiatan. Tugas anda adalah menempatkan huruf S di belakang uraian pernyataan yang menggambarkan kegiatan supervisi dan huruf T di belakang pekerjaan yang menggambarkan kegiatan tugas.

1. Menjelaskan kepada seorang karyawan tentang mengapa ia menerima kenaikan upah. 2. Menggantikan salah seorang karyawan yang kebetulan tidak masuk kerja. 3. Melakukan sebagian pekerjaan yang dapat menunda proyek secara keseluruhan. 4. Menyortir surat masuk bagi unit kerja anda. 5. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan baru. 6. Memberitahu cara pemecahan masalah yang ditanyakan salah seorang karyawan yang telah berpengalaman.

7. Membantu salah seorang karyawan yang tertinggal dalam pelaksanaan pekerjaan. 8. Menyelenggarakan pertemuan untuk menjelaskan suatu prosedur baru bagi karyawan anda. 9. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang meminta nasihat anda untuk memecahkan masalah pribadinya. 10. Memutuskan apakah anda memerlukan tambahan tenaga untuk menyelesaikan suatu proyek. 11. Bertemu dengan salah seorang karyawan yang menyampaikan keluhan tentang perlakuan perusahaan terhadapnya.

12. Mengumumkan prosedur baru yang akan mempercepat penyelesaian pekerjaan. 13. Mengambil format baru untuk keperluan mengidentifikasi pengeluaran biaya bagi para karyawan. 14. Memperbaiki kursi di tempat kerja anda. 15. Bertemu dengan supervisor lain untuk mengkoordinasikan pelaksanaan jadwal liburan lebaran bagi para karyawan. 16. Memberikan penyuluhan kepada seorang karyawan baru yang telah tiga kali datang terlambat. 17. Menyiapkan laporan produksi yang dihasilkan unit kerja anda. 18. Mengarahkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan standar.