Activity Based Costing ABC Timebased ABC model voor

Activity Based Costing (ABC) Time-based ABC model voor VDAB Pilootproject regio Leuven www. vdab. be 0800 30 700

Methodiek: Activity Based Costing Kosten externe dienstverlening vooral bepaald door interne activiteiten • Dienstverlenende organisatie: kost => inzet personeel activiteiten • Inzet personeel activiteiten => tijdsduur activiteiten Keuze voor ‘Time Based’ Activity Based Costing • Gebruik van absolute tijd nodig voor uitvoeren activiteit www. vdab. be 0800 30 700

Methodiek ABC: fasering • Bepalen externe dienstverlening • Bepalen kostenplaatsen • Groeperen en toewijzen kosten • Bepalen capaciteit van de kostenplaats • Bepalen activiteiten, tijd en frequentie • Berekenen kostprijs per tijdseenheid • Berekening kost per activiteit en dienst www. vdab. be 0800 30 700

Roadmap ABC-project Voorbereiding Vormen VDAB team Kennisname VDAB business Formaliseren ABC doelstellingen VDAB Formaliseren project scope Specifiek VDAB draaiboek ABC training project team ABC sensibilisering kader Groeperen GL kosten in ressource kostengroepen Totaalkost per afdeling (niet-operationele afdelingen) ventileren dmv te bepalen verdeelsleutels Groeperen GL kosten in ressource kostengroepen voor elke afdeling Bepalen Kost Objecten (boomstructuur) Centrale afdelingen Provinciale afdelingen Operationele afdelingen Ondersteunende afdelingen Hulpafdelingen Definiëren van activiteiten per operationele afdeling Voorbereiden interview Identificeren activiteiten (operationeel & secundair) Activiteiten situeren in business proces Identificeren varianten & resp. frekwenties Gekwantificeerd verband tussen activiteiten en Kost Objecten Bepalen eenheid van capaciteit afdeling Bepalen theoretische capaciteit afdeling Schatten capaciteit per activiteit Opstellen tijdsvergelijkingen Interview Afwerken interview Bepalen van activiteitskosten per operationele afdeling Verwerken interview Bepalen praktische capaciteit afdeling Bepalen eenheidskost aangeboden capaciteit Bepalen kostprijs activiteiten afdeling Activiteiten-woordenboek & kostenoverzicht afdeling Toewijzen activiteitskosten aan Kost Objecten per operationele afdeling www. vdab. be Activiteitskosten ventileren over de 0800 30 700 relevante Kost Objecten Bepalen eenheidskost Kost Objecten Activiteitsoverzicht overeenkomstig elk Kost Object 4

Kost objecten (diensten) Informatie, onthaal en advies burgers Inschrijving als werkzoekende Attesten Aanbod passende jobs Universele dienstverlening Informatie, onthaal en advies bedrijven Aanbod passende kandidaten Bedrijfspubliciteit gemeenschappelijk Collectieve arbeidsbemiddeling Loopbaanbegeleiding Begeleiding Trajectbegeleiding Ondersteuning opleiding/begeleiding werkvloer Gespecialiseerde screening Talentenservice Titels van beroepsbekwaamheid Finaliteitsopleiding Functionele opleiding Competentieversterking Metselen, bekisten, lassen, … NT 2 opleiding Ondersteunende opleiding Sollicitatietraining Stages Persoonsgerichte vorming Gecoördineerde arbeidsmarktwerking www. vdab. be Regie 0800 30 700 Operationele beleidsopdrachten Arbeidsmarktgegevens Uitbetaalde premies & sociale prestaties Niet toegewezen kosten

Berekenen kost per operationele afdeling Alle kosten die binnen de scope van ABC vallen, moeten worden verbijzonderd naar ‘operationele afdelingen’, d. i. (boekhoudkundige) afdelingen die externe diensten verlenen. Operationele afdelingen binnen VDAB zijn : • AMB : • de regio’s: 14 regio’s • de provincies: 5 provinciale afdelingen • centrale diensten regie, alle sociale prestaties, webdiensten, servicelijn • CC • de campussen: 41 campussen • de provincies uitbestedingen aan derden: 5 provinciale afdelingen • centrale diensten webleren De ICT-diensten die rechtstreeks door eindklanten afgenomen worden, worden NIET beschouwd als geleverd door ICT : ICT is geen operationele afdeling. De kosten op niveau van de provincies en op niveau van AMB CD, CC CD en ICT moeten worden opgedeeld : een deel komt ten laste van de operationele afdeling (= wat specifiek is aan de dienstverlening) en een ander deel is ondersteunend voor de diverse operationele afdelingen. www. vdab. be 0800 30 700 6

Terminologie • Operationele afdeling Ø In de VDAB boekhouding bekend als kostenplaats en levert externe diensten als output. Ø Binnen een operationele afdeling gebeuren er primaire en secundaire activiteiten: primaire activiteiten • activiteiten die een output opleveren die in de externe dienst terug te vinden is • een directe activiteit levert een output voor slechts 1 externe dienst secundaire activiteiten • activiteiten die binnen de operationele afdeling de primaire activiteiten mogelijk maken, maar leveren zelf niet rechtstreeks een dienst aan de externe klant, bv. management, teamleiding, administratie, …. • Ondersteunende afdeling Ø In de VDAB boekhouding bekend als kostenplaats en levert interne diensten aan andere ondersteunende afdelingen en/of operationele afdelingen. • Kosten van derden Ø Uitbestede dienstverlening aan klanten: de derde levert aan de klant www. vdab. be 0800 30 700

Operationele afdelingen K € Eigen kosten Centrale diensten Arbeidsmarktbeheer (operationeel) webdiensten servicelijn arbeidsmarktregie Competentiecentra (operationeel) webleren 5 AMB Provinciale diensten (operationeel) B 5 CC Provinciale diensten (operationeel) B 14 AMB Regio's leuven 41 CC Campussen Diest Heverlee www. vdab. be 0800 30 700 er W Pe rs on OPERATIONELE AFDELINGEN ee ki lsk o D ngs ste er k os n de te A n n fs ch So rijv ci ing a e A le P n nd re er st at TO e ie s TA (b et D AL aa er de ld e M n be at dr er ag i a A en fs len ) ch & g r i TO jv e TA ing ree d s A ec sc L ha t IN pp D ieg IR e en EC bo n TE d K en a O ST cti va Direct à diensten sectiegebonden activa : - machines & materiaal opleiding - gronden & gebouwen opleiding

Ondersteunende afdelingen www. vdab. be 0800 30 700

Kost per operationele afdeling Regionale diensten + … Centrale diensten Arbeidsbemiddeling Arbeidsmarktbeheer Competentiecentra Stafdiensten/Alg. diensten Functionele Ondersteuning Provinciale diensten O W A L Competentiecentra B O W A L Leuven Aalst Brugge Mechelen Hasselt Vilvoorde Gent Kortrijk Antwerpen Tongeren RDB St. -Niklaas Oostende Turnhout CC centraal Competentiecentra Arbeidsmarktbeheer B AMB centraal L B O W A L Leuven Aalst Brugge Mechelen Hasselt Vilvoorde Gent Kortrijk Antwerpen Tongeren RDB St. -Niklaas Oostende Turnhout Functionele Ondersteuning B O W A Hulpafdelingen www. vdab. be 0800 30 700 L Functionele Ondersteuning Leuven Aalst Brugge Mechelen Hasselt Vilvoorde Gent Kortrijk Antwerpen Tongeren RDB St. -Niklaas Oostende Turnhout 10

Versleutelen ondersteunende afdelingen www. vdab. be 0800 30 700

Versleutelen ICT www. vdab. be 0800 30 700

Toewijzen ICT-kosten G/L Kosten ICT per soort: • personeel • hardware • outsourcing • ingehuurd personeel • …. . Kosten Infrastructuur Kosten Operaties Kosten support gebruikers # netwerkverbindingen ? # gebruikers ? # calls ? Kosten ontwikkeling Werkingskosten afdeling 0800 30 700 Centraal Provinciaal Kosten bestaande ICT heeft geen eigen dienstverlening ( is geen applicaties: operationele afdeling) Afschrijvingen # gebruikers software ? Correctief onderhoud Kosten van bestaande applicaties die gebruikt Evolutief onderhoud worden voor dienstverlening aan klanten moeten Licenties …… terechtkomen op de betreffende diensten www. vdab. be Kostenplaatsen (afdelingen) Opdrachtgever ? ? Regionaal

Kost per operationele afdeling na toewijzing www. vdab. be 0800 30 700

Eigen kosten, aandeel en overhead De ‘eigen kosten’ bevatten 1. kosten die gerelateerd zijn aan activiteiten die uitgevoerd worden om externe diensten te genereren (primaire activiteiten) 2. kosten die gerelateerd zijn aan activiteiten die geen directe bijdrage leveren aan externe diensten (secundaire activiteiten): management, administratie, inhoudelijke ondersteuning, planning, … (cfr. overhead). Overheads komen op twee manieren tot uiting : 1. % personeelskosten secundaire activiteiten (zie rechtsboven) 2. ze verhogen de totale kost maar NIET de beschikbare capaciteit ze verhogen de kost per tijdseenheid www. vdab. be 0800 30 700

Activiteitenanalyse operationele afdeling AMB LEUVEN Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Activiteit 4 Activiteit 5 Activiteit 6 ……. Activiteit n Periode : boekjaar 2008 variante 1 variante 2 variante 3 tijdsduur frekwentie minuten 10 750 15 900 20 2. 000 20 30 150 5 1. 150 10 800 8 600 12 200 20 400 5 500 10 350 15 200 … … … 8 100 10 150 12 150 Totaal beschikbaar Niet gebruikt Capaciteitsbenutting eigen aandeel totaal Tijdsbesteding Kost minuten @ 0, 63€ @ 0, 21€ @ 0, 84€ 38. 430 12. 810 51. 240 61. 000 6. 615 2. 205 8. 820 10. 500 3. 623 1. 208 4. 830 5. 750 5. 040 1. 680 6. 720 8. 000 9. 576 3. 192 12. 768 15. 200 5. 670 1. 890 7. 560 9. 000 … … 2. 583 861 3. 444 4. 100 3. 440. 000 3. 648. 000 208. 000 94, 3% Per activiteit wordt de personeelsbezetting genoteerd voor de berekening van de theoretische capaciteit van de afdeling. www. vdab. be 0800 30 700 2. 889. 600 3. 064. 000 174. 400

Toewijzen activiteiten aan diensten Activiteit 1 Activiteit 2 Activiteit 3 Activiteit 4 Activiteit 5 Externe dienst 1 Externe dienst 2 100% 25% 100% var. 1 --> 100% var. 2 --> 25% var. 2 --> 50% var. 3 --> 25% Activiteit 6 ……. Activiteit n 50% …… Externe dienst n 50% var. 2 --> 25% var. 3 --> 50% 100% 50% www. vdab. be 0800 30 700 17

Berekening kostprijzen externe diensten www. vdab. be 0800 30 700

Pilootfase regio Leuven: fasering 3 kostenplaatsen: AMB Leuven, CC Diest en CC Heverlee Periode: 1/1/2008 – 30/9/2008 Bepalen kostprijs per minuut voor de 3 kostenplaatsen • Groeperen en toewijzen kosten • Bepalen capaciteit van de kostenplaats • Activiteitenanalyse Berekenen kostprijs van activiteiten en diensten • Hergroeperen activiteiten en toewijzen aan diensten • Berekening kost per activiteit en dienst www. vdab. be 0800 30 700

Pilootfase: activiteitenanalyse Activiteitenanalyse d. m. v. interviews met de medewerkers: • Welke activiteiten worden er verricht ? • Hoeveel tijd nemen deze activiteiten in beslag ? • Welke varianten doen zich voor ? • Hoeveel keer komen deze activiteiten voor (frequentie) ? • Aantal klanten gelijktijdig betrokken in de activiteit ? • Aantal medewerkers gelijktijdig betrokken in de activiteit ? www. vdab. be 0800 30 700

Interviews activiteitenanalyse (1) • De geïnterviewde medewerkers stonden positief tegenover het project • Er is frequent gevraagd naar een terugkoppeling van de resultaten van de interviews • De medewerkers hebben vlot meegewerkt bij het verstrekken van de gevraagde informatie • Enkele medewerkers hadden zich grondig/schriftelijk voorbereid op het interview • Bij de bevraging is stapsgewijs de volgorde van het proces gevolgd om geen activiteiten te missen • Niet alle medewerkers hadden het makkelijk om het proces gestructureerd weer te geven • De medewerkers hadden meestal een vrij duidelijk beeld van de tijdsduur van de activiteiten van zodra deze tijdens het gesprek werden afgebakend www. vdab. be 0800 30 700

Interviews activiteitenanalyse (2) • De frequentie van de activiteiten is het moeilijkst te achterhalen • De registratie van de activiteiten is niet consistent waardoor het registratiesysteem niet volledig betrouwbaar is om de frequentie van de activiteiten te achterhalen • Meestal was bijkomende diepgaande bevraging nodig om de frequentie van de activiteiten te achterhalen • Een interview heeft gemiddeld 1, 5 u in beslag genomen • Niet alle activiteiten konden worden bevraagd • AMB: activiteiten die in de loop van het jaar van regionaal naar provinciaal niveau gingen, andere die nog regionaal bleven • CC: niet alle opleidingen werden bevraagd www. vdab. be 0800 30 700

Interviews activiteitenanalyse (3) • Niet alle activiteiten worden geregistreerd –Vb 1 Opvolgingsgesprekken opleiding ICT • Klantenconsulent ICT registreert enkel de 3 vaste geplande opvolgingsgesprekken. • In de praktijk worden een 7 -tal bijkomende ad hoc opvolgingsgesprekken per cursist gevoerd à +- 90 min/gesprek, die niet worden geregistreerd –Vb 2 Escalatiegesprekken opleiding B&I Schilderen • Per jaar worden een 5 -tal escalatiegesprekken à 2 u/gesprek gevoerd ; deze gesprekken worden niet geregistreerd • Detailniveau van de registratie: vrij gedetailleerd • De verschillende types van gesprekken en registratie zijn niet altijd te onderscheiden op basis van de gehanteerde codes www. vdab. be 0800 30 700

Overzicht interviews AMB 15 medewerkers geïnterviewd 12 diensten beschreven 260 activiteiten Administratie/attestatie Basisdienstverlening Vacatureconsulent Consulent 50+ Trajectbegeleiding curatief IBO-consulent Inburgering Jobcoach OC curatief OOC Trajectbegeleiding Vestigingsverantwoordelijke 194 primair 66 secundair 64 Algemeen beheer 21 Collectieve sessies 93 Dossierregistraties 78 Individuele gesprekken 4 Verplaatsingen www. vdab. be 0800 30 700

Overzicht interviews piloot CC 21 medewerkers geïnterviewd 17 diensten beschreven 463 activiteiten Bediende B&I Bediende grafische sector Bediende jobclubs en afstandsleren Coach AAMC Instructeur B&I – CV/Sanitair Instructeur B&I – Electriciteit Instructeur B&I – Metselen Instructeur B&I – Schilderen Instructeur grafische sector Instructeur HAVO Instructeur Horeca Instructeur NT 2 en NODO Instructeur ICT Klantenconsulent B&I Servicemanager ICT Servicemanager B&I 387 primair 76 secundair 112 Algemeen beheer 96 Collectieve sessies 150 Dossierregistraties 100 Individuele gesprekken 5 Verplaatsingen www. vdab. be 0800 30 700

Activiteitentabel www. vdab. be 0800 30 700

Opzet piloot • Methode time based ABC ontwikkelen en uittesten • Lessen trekken: hoe kunnen we evolueren naar ABM • Wat hebben we nodig, wat ontbreken we ? • Is het model werkbaar ? • Beantwoorden doelstellingen: > aansturing, planning, budgettering, bepalen kostprijs • ABC model opzetten en daarna uitrollen over gans de VDAB www. vdab. be 0800 30 700

Werkwijze piloot: methodiek ABC • • • Bepalen van de kostprijs per tijdseenheid (minuut) • Rechtstreekse kostenplaats + versleuteling kosten ondersteunende • Onderscheid tussen primaire en secundaire activiteiten Bepalen van de primaire activiteiten • Interviews met een aantal uitvoerders • Validering uitvoerders en teamleiders Bepalen van de hoeveelheid activiteit • www. vdab. be 0800 30 700 Frequenties uit interviews, agenda’s, registratiesysteem, aannames

Werkwijze piloot: producten Activiteitentabel CC en AMB • Inventaris activiteiten op basis van de interviews • Activiteiten clusteren (gelijkaardige activiteiten of samenhangende) • Toewijzen aan diensten • Structuur kan basis vormen voor ABM systeem in Peoplesoft • Probleem: onvolledige inventaris + frequenties + detailniveau + VTE Hergroepering activiteiten tot herkenbare clusters • Via kapstokken (registraties) en aannames totaaltijd cluster berekenen www. vdab. be 0800 30 700

Activiteitenclusters AMB • Basisdienstverlening • Vacaturebemiddeling • IBO • Jobcoaching • Trajectbegeleiding • • • 50+ club OC Curatief OOC (Inburgering en inwerking) Activeringsscreening Sociale economie en tewerkstellingsprogramma’s www. vdab. be 0800 30 700

Activiteitenclusters CC • Opleiding werkzoekenden ICT • (Opleiding werkzoekenden grafische) • (Opleiding werkzoekenden HAVO) • (Opleiding werknemers bouw) • (Opleiding werkzoekenden metselen) • (Opleiding werkzoekenden schilderen) • (Opleiding werkzoekenden CV-sanitair) • (Opleiding werkzoekenden Elektriciteit) • (Opleiding werkzoekenden Horeca) www. vdab. be 0800 30 700

Voorbeeld: IBO www. vdab. be 0800 30 700

Voorbeeld: 50+ club www. vdab. be 0800 30 700

Voorbeeld: jobcoaching www. vdab. be 0800 30 700

Voorbeeld: kostprijs oriëntatiecentrum www. vdab. be 0800 30 700

Voorbeeld: OOC www. vdab. be 0800 30 700

Voorbeeld: opleiding ICT www. vdab. be 0800 30 700

Positieve punten van de methode • • • Transparantie • Eenheidsprijs per tijdseenheid • Kostprijs van VTE dat secundaire taken verricht • Analyse van activiteiten: welke onderdelen Bevordert het denken over tijdsgebruik • Activiteitenanalyse • Terugkoppeling Knelpunten zichtbaar • Registratie en rapportering productiegegevens • Capaciteit (codering VTE op producten in BI) www. vdab. be 0800 30 700

Knelpunten toepassing methode • Onvolledigheid inventaris activiteiten • Activiteitenlijst niet zonder meer veralgemeenbaar • Onvolledigheid registraties • Eénduidigheid van de registraties • Registratie per klant ≠ registratie per activiteit • Gelijktijdige activiteiten • Eénduidige toewijzing activiteiten aan diensten • Meten van de tijden www. vdab. be 0800 30 700

Knelpunten toepassing methode • Onvolledigheid inventaris activiteiten • Groepen die niet bevraagd werden: bv. Eures, psychologen, accounts, … • • • Sommige personen hebben enkele unieke, specifieke taken Nieuwe instructies leiden tot nieuwe activiteiten of langere duur Activiteitenlijst niet zonder meer veralgemeenbaar • Sommige activiteiten specifieke regionale acties: bv. Pas+, Pas klaar, … • Tijden kunnen verschillen van consulent tot consulent en per regio > Dit herhalen op alle kostenplaatsen vergt zeer veel tijd • Onvolledigheid registraties • • • www. vdab. be 0800 30 700 Niet alle activiteiten worden geregistreerd Niet eenduidig geregistreerd over de consulenten en regio’s Niet alles in het klantenvolgsysteem (agenda’s)

Knelpunten toepassing methode • Eénduidigheid registraties Geen unieke band tussen registratie en activiteit Bv. trajectbegeleidingsgesprek met verwijzing en update dossier >< trajectbegeleidingsgesprek met aanvraag opleiding Bv. trajectbegeleidingsgesprek met verwijzing en update dossier >< verwijzingsgesprek met verwijzing en update dossier > Leidt tot dubbeltellingen > Output van een zelfde activiteit kan verschillend zijn > Dezelfde output kan verschillende activiteiten voortkomen www. vdab. be 0800 30 700

Knelpunten toepassing methode • • • Registratie per klant ≠ registratie per activiteit • Collectieve activiteiten: meerdere klanten • Activiteiten waar meerdere medewerkers gelijktijdig betrokken zijn Gelijktijdige activiteiten > efficiëntiewinsten ? • Bv. Intakegesprek tijdens opleiding (open leren) • Bv. Begeleidingsgesprek tijdens opleiding Eénduidige toewijzing activiteiten aan diensten • • Bv. verwijzing is ‘aanbod jobs’ maar ook ‘aanbod kandidaten’ Meten van de tijden > legitimatie resultaat • www. vdab. be 0800 30 700 Bevraging interview ≠ registratie

Meetbaarheid activiteiten • = knelpunt • = voorwaarde voor prestatiebegroting • = nodig voor management • ABC = een managementtool • ABC = meten van wat we doen voor de klant • ABC ≠ vereenvoudiging operationeel niveau voor kostprijsboekhouding • ABC ≠ extra registraties en metingen behoefte aan gegevens ABC = behoefte management: = meten van efficiëntie, effectiviteit, nodige/gebruikte capaciteit www. vdab. be 0800 30 700

Vragen • Op welke activiteiten (niveau) wil men meten/sturen ? • • Hoofdprocessen, activiteiten ? Wat met afdelingen ? • • • Teams, campus ? Hoe afname van activiteiten door diensten definiëren ? • Via gedetailleerde activiteiten ? Via clusters activiteiten ? • Wat met dubbele output ? Bv. Verwijzing Wat met langdurige activiteiten ? • www. vdab. be 0800 30 700 Opleiding, trajectbegeleiding