ACTION PLAN OFI Opportunity for Improvement KPKU BUMN
ACTION PLAN OFI (Opportunity for Improvement) KPKU BUMN BY: ABDUL HALIM ALUMNI EXAMINER TRG NIST USA CILEGON MARET 2014 1/30/2017 Halim Style 1
Dimana posisi kita sekarang. . . ? ? ? Dengan KPKU • Positioning • Guidance Halim Style
Outline Trg OFI to AFI OVERVIEW KRITERIA KPKU Continuously Improve Reward & Recognation PDCA Implementasi KPKU The better Performance Assessment dan Outputnya Stakeholder Expectation Motivate Employees Review & Redefine Analyze & Compare Halim Style Clearly Empower Teams Direction* Responsibility OFI
Business Excellence Journey is s o n g a Managing for Innovation through Opportunity for Improvement (OFI) Di Excellence 6 -System Development & monitoring 5 -Assesment OFI a g i v n tio Na 1 -Awareness BOD, Senior Leader Halim Style 3 -Capabilty Develpoment: Interpretas, Assesor, Peny Dok, bedah OFI 2 -Champion Team Senior Leader 4 -Criteria Respons (Dokumentasi) Strength Skor Management TOOLS Azas Be. TI
4 7 OP (Profil Perusahaan ) Gambaran Umum Perusahaan Situasi Perusahaan WORK CORE 5 DRIVER Halim Style MAIN BRAIN 6 1 2 3 Konsep bisnis EKSELEN (KPKU)
UPAYA MEMBANGUN SISTEM SETELAH PENILAIAN KINERJA Training Kriteria KPKU Review Dok KPKU FASE PENILAIAN KINERJA J F Action Plan OFI ONDESK REVIEW M A M J J A S O N D Monitoring PROGRESS OFI CAOCUS H-0 INTERVIEW DIREKSI H-1 KUNJUNGAN LAPANGAN H-2 KUNJUNGAN LAPANGAN H-3 MEMBUAT LAPORAN H-4 CLOSING MEETING H-5 PROSES PENILAIAN KINERJA Halim Style 6
Ilustrasi pasien………. . Membangun Sistem E M I T Sakit Panu Halim Style 7
Integrasi PROSES ANALISIS PROSES BEULANG DIEVALUASI KERJASAMA UNIT EFISIENSI INOVASI Halim Style SHARING 8
BERULANG DIEVALUASI , (KERJASAMA UNIT) Kegiatan Operasional bercirikan: Proses-proses yang berulang dan secara teratur dievaluasi untuk perubahan dan perbaikan melalui EFISIENSI (ANALISIS, INOVAS, SHARINGI) kerja sama dengan unit-unit lainya yang saling terkait. Efisiensi diseluruh unit diupayakan dicapai melalui analisis, inovasi, dan berbagi informasi serta pengetahuan. Proses-proses dan ukuran. UKURAN ukuran dapat dipergunakan untuk menelusuri kemajuan strategi dan tujuan utama operasional. Halim Style 9
Persyaratan KPKU. . . Bagaimana cara minum air dari gelas? ? • • Besarnya cangkir Jumlah air di cangkir Indikator Input: (I 1, I 2, I 3) Angkat cangkir Indikator yang dipilih HARUS berdampak besar terhadap kinerja Tuang air dalam mulut Indikator proses: (P 1, P 2, P 3) Letakkan kembali cangkir A-4 1 Indikator A-5 2 Indikator A-6 3 Indikator Halim Style • Jumlah air yg diminum Indikator Output: O 1, O 2, O 3) 10
KEMATANGAN PROSES SISTEMATIS (A) A-D-L-I Approach, Deployment, Learning, Integration I A B C D O INDIKATOR EFEKTIFITAS (L) KONSISTEN DIJALANKAN (D) INTEGRASI (I) Proses lainya Halim Style REF. TIM QA KPKU 2015
KEMATANGAN HASIL Le-T-C-I Level, Trend, Comparison, Integrasi . Halim Style Current condition 12
8 Band Excellence 876 - 1000 World Class 8 Di Indonesia 776 - 875 Bench Marking 7 Effort 676 - 775 Industry Leader 6 576 - 675 Emerging Industry Leader 5 476 - 575 Good Performance 4 376 - 475 Early Improvement 3 2 1 Halim Style 276 -375 Early Results 0 -275 Early Development Skor
BOD & Senior Leader Commitment EVALUASI PROGRESS OFI Halim Style 14
CHAMPION MBCf. PE Team HARUS JELAS SIAPA MELAKUKAN APA ? Halim Style 15
David Spong Business Excellence Washington Office Analysis & Integration Executive Assistant Debbie Collard BOEING BUSINESS EXCELLENCE TEAM Halim Style Diane Lafferman Training & Support Supply Chain Services Keith Hertzenberg Jim Brunke Jeff Deckelbaum Doug Stuart Modernization & Upgrades Ben Park Contractor Logistics Support & Services Mark Sullivan Maintenance & Modifications Norma Clayton Life Cycle Customer Support Jay Kappmeier Wichita St. Louis San Antonio Tom Stringer Jeff Deckelbaum Dennis Stuart Australia So. California Philadelphia David Gray Mark Angelo John Gilbride Oklahoma City Fort Walton Beach Mesa Mike Bunney Bill Grant Dan Anglim Human Resources Ethics Legal Counsel Quality Ken Mraz John Hough Greg Huffman Leland Williams Business Development Tony Robertson Tim Moreland Finance Information Technology Raj Kanungo Supplier & Materials Management Tom Peterson Steve Blake Communications Paul Guse Operations AAS Facilities Product Support Engineering Terry Prickett Bill La. Manna Vince Smith Lissa Hollenbeck Mike Jacezcko
OFI sebagai KPI Unit kerja Halim Style
Halim Style 18
Proses Assessment dan Outputnya Halim Style
PDCA IMPLEMENTATION BISNIS EKSELEN Fokus pada Monitoring & Evaluasi, serta OFI sebagai basis dalam membangun SISTEM. 6 5 1 2 MEMBANGUN SISTEM 3 4 Halim Style 20
SIKLUS PENILAIAN ONDESK REVIEW CAOCUS H-0 Satu Item selesai INTERVIEW DIREKSI H-1 Peta skor PROSES & HASIL NOTE: KEBERHASILAN ONDESK REVIEW AKAN MEMPENGARUHI KEBERHASILAN PENILAIAN SECARA KESELURUHAN, SEJAK PROSES CAUCUS DILAKUKAN. Halim Style Seluruh Item selesai KUNJUNGAN LAPANGAN H-2 MEMBUAT LAPORAN H-4 Peta skor PROSES & HASIL KUNJUNGAN LAPANGAN H-3 CLOSING MEETING H-5 21
TAHAPAN PENILAIAN KINERJA ONDESK REVIEW (OD) OUTPUT: • KEY FAKTOR • KERTAS KERJA ALAH DATA PROSES & HASIL • DRAFT KOMEN PROSES & HASIL • DRAFT SKOR • SITE VISIT ISSUES Halim Style SITE VISIT REVIEW (SV) OUTPUT : FEEDBACK REPORT 1. KEY FAKTOR 2. KEY THEMES (PROSES & HASIL) 3. FINAL KOMEN PROSES DAN HASIL UNTUK SETIAP ITEM (4 -6) 4. FINAL SKOR 22
OUTPUT & ACTION PENILAIAN KINERJA OFI (OPPORTUNITY FOR IMPROVEMENT) PENILAIAN KINERJA (Feedback Report) STRENGTH DIBANGUN SISTEMNYA DIPERTAHAN & DITINGKATKAN SKOR Halim Style 23
Langkah Utama Menindak lanjuti OFI Halim Style 24
TAHAP ACTION PLAN & MONITORING OFI 1 FB REPORT MENENTUKAN TEMA OFI MEMBUAT FORM ACTION PLAN OFI MENENTUKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET OFI 2 GUGUS MUTU I &I 3 MONITORING PROGRESS OFI 4 REWARD & PUNISHMENT Halim Style DASHBOARD TINGKAT PENYELESAIAN OFI 25
Format Action Plan OFI (buku OFI) Halim Style 26
CONTOH Halim Style FORM ACTION PLAN OFI (1) 27
BUKU OFI CHAMPION DIREKSI Halim Style 28
CONTOH FORM ACTION PLAN OFI (2) NOMOR DAN TANGGAL TERBIT DOK OFI LOGO PERUSAHAAN STATUS PROGRESS OFI DIBERI NOMOR RECORD SHEET DISAHKAN OLEH CHAMPION & DIREKSI Halim Style 29
CONTOH KOLOM INI DIISI LANGKAH PERBAIKAN OFI YANG BERISI: IPO DAN INDIKATOR KOLOM INI DIISI DENGAN STATEMENT OFI DARI EVALUATOR FORM ACTION PLAN OFI (3) KOLOM INI DIISI DENGAN STATUS PENYELESAIAN OFI(1, 2, 3, 4, 5, 6) KOLOM INI DIISI DENGAN UNIT KERJA YANG DAPAT MENYELESAIKAN OFI KOLOM INI DIISI DENGAN TARGET PENYELESAIAN OFI Halim Style KOLOM INI DIISI DENGAN PENJELASAN PROGRESS STATUS 30
Menentukan Langkah Perbaikan, Target, dan PIC Halim Style 31
Pahami Statemen OFI: 1. Kriteria KPKU 2. Apa yang Diminta Halim Style 32
BUKU OFI Menyimpulkan OFI menjadi Thema Halim Style 33
MENETAPKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET Sebab Tema/ Akibat Halim Style 34
MENETAPKAN ACTION PLAN, PIC, TARGET Tentukan PENANGGUNG JAWAB dan TARGET WAKTU Penyelesaian Halim Style 35
Menentukan Progress Status Penyelesaian OFI Halim Style 36
MONITORING PROGRESS OFI Jelaskan PROGRESS PENYELESAIAN OFI dan Tentukan STATUS penyelesaiannya Halim Style 37
TABEL STATUS PENYELESAIAN OFI STATUS URAIAN KONDISI SCORE PENYELESAIAN 6 OFI terimplementasi 100% & terdokumentasi final dalam prosedur/ WI dst serta sudah approval 100 5 OFI terimplementasi 100% & draft dokumentasi selesai dan approval dalam proses/belum selesai 90 4 OFI terimplementasi dalam range 75%-95% dokumentasi dalam proses , sudah pernah dirapatkan draft belum final atau masih pembahasan di dalam rapat 80 3 Tindakan perbaikan (action plan) OFI telah ditetapkan, progress implementasinya dalam range 50%-70% , pembahasan draft dokumen belum dimulai/dirapatkan 50 2 Tindakan perbaikan (action plan) OFI telah final ditetapkan (baru selesai), progress implementasinya < 50%, pembahasan draft dokumen belum mulai/dirapatkan. 25 1 OFI dalam pembahasan, tindakan perbaikan belum final ditetapkan (action plan kosong) 0 Halim Style
DEFINISI & FORMULASI PROSENTASE OFI IMPLEMENTASI • DEFINISI: UPAYA MENINGKATKAN JUMLAH PENYELESAIAN TINDAK LANJUT OFI MBCFPE • RUMUS PERHITUNGAN: [ n Σ SCORE PENYELESAIAN OFI i=1 n. 100 ] X 100 % DIMANA : i= INDEX OFI YANG HARUS DILESESAIKAN OLEH UNIT KERJA n= JUMLAH SELURUH OFI YANG HARUS DISELESAIKAN • PERIODE PENGUKURAN: BULANAN • SUMBER DATA: LAPORAN UNIT KERJA • TARGET 2007: 70% • BOBOT: 3% Halim Style
CONTOH PERHITUNGAN PENCAPAIAN OFI MBCf. PE NO OFI STATUS SCORE PENYELESAIAN 1 XXX 6 100 2 YYY 3 50 3 ZZZ 2 25 4 BBB 4 80 5=n CCC 5 90 100+50+25+80+90 ] X 100% % OFI IMPLEMENTASI= [ 5 X 100 = 69% JADI % PENCAPAI OFI = (REALISASI/TARGET) x 100% = (69%/70% )X 100% = 98, 5% Halim Style
5 x 100=500 1 x 25+3 x 80+1 x 100 = 365 Halim Style 365/500 x 100=73
REWARD & PUNISHMENT No. UNIT KERJA Status 4 Status 5 TOTAL 50% + OFI Σ 80% OFI Σ 90% Σ Dit. Pemasaran 1 Div. A. Profitabilitas & Produk 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 2, 8, 9, 10 4 320 7, 15, 18 3 270 7 590 84, 29 42, 14 94, 24 4 Div. Penj. HRC 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 5 Div. Penj. CRC 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 6 Div. Penj. Wirerod 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 7 Div. Penj. Export 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 2, 9, 10, 11, 14, 10 800 7, 12, 15, 18, 22, 23 8 720 18 1520 84, 44 42, 22 94, 32 24, 27, 28, 29, 30 25, 26 9 Div. Steel Trading & Project 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 10 Head of Batam & Sumbagut 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 11 Div. Pelayanan Pelanggan 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 12 Div. P 2 Pasar 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj 3 Subdit Penjualan - I 8 Subdit Penjualan - II Halim Style 100% Rata-2 Score Rata-rata Direktorat Pemasaran 94, 96 Rata-rata Perusahaan 95, 24 52, 1 42
PROSES ACTION PLAN &MONITORING OFI ce b est h nto ti c a r p Co Halim Style OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT 43
Keterlibatan unit kerja thp OFI H O NT CO UNIT KERJA Halim Style OFI 44
Perolehan PROGRESS Unit kerja thp KPKU No. UNIT KERJA Status 4 Status 5 TOTAL 50% + OFI Σ 80% OFI Σ 90% Σ Dit. Pemasaran 1 Div. A. Profitabilitas & Produk 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 2, 8, 9, 10 4 320 7, 15, 18 3 270 7 590 84, 29 42, 14 94, 24 4 Div. Penj. HRC 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 5 Div. Penj. CRC 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 6 Div. Penj. Wirerod 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 7 Div. Penj. Export 2, 8 2 160 15, 18 2 180 4 340 85, 00 42, 50 94, 60 2, 9, 10, 11, 14, 10 800 7, 12, 15, 18, 22, 23 8 720 18 1520 84, 44 42, 22 94, 32 24, 27, 28, 29, 30 25, 26 9 Div. Steel Trading & Project 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 10 Head of Batam & Sumbagut 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 11 Div. Pelayanan Pelanggan 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 12 Div. P 2 Pasar 2 1 80 15, 18 2 180 3 260 86, 67 43, 33 95, 43 Div. Sist Inf Pems & Adm Penj 3 Subdit Penjualan - I 8 Subdit Penjualan - II Halim Style 100% Rata-2 Score Rata-rata Direktorat Pemasaran 94, 96 Rata-rata Perusahaan 95, 24 52, 1 45
Dashboard Monitoring OFI Halim Style 46
RESPOSIBILTY OFI-1 OFI-2 OFI-3 OFI-4 OFI-5 OFI-6 OFI-7 OFI-8 OFI-N Halim Style CHAMPION 47
Dashboard Monitor Penyelesaian OFI NOMOR OFI STATUS OFI 11/6 GM HCIA UNIT KERJA KOORD Halim Style 48
Dashboard Monitor Penyelesaian OFI Halim Style 49
PROGRESS OFI MASUK DALAM SITUS KMKS H O T N O C Halim Style 50
Score MBCf. PE sebagai KPI BUMN & KPI Unit kerja score MBCf. PE sebagai target KPI H O T N O C Halim Style 51
Integrasi “Knowledge Management Krakatau Steel (KMKS)” OFI 2008: Walaupun Pimpinan Senior dalam penciptaan lingkungan organisasi pembelajaran baik untuk perusahaan maupun pekerja, telah menerapkan sistem pelatihan berjenjang, memberikan kesempatan untuk pelatihan dan seminar baik di dalam dan luar negeri, menyediakan sarana pembelajaran [buletin, akses internet, konvesi mutu, perpustakaan da forum engineer] dan menerapkan sistem perbaikan mutu secara terus-menerus melalui kegiatan gugus mutu/team improvement; namun belum terbentuk knowledge management yang sistematik, sehingga pembentukan karyawan sebagai salah satu asset PTKS tidak tercapai secara efektif. Halim Style H O T N CO 52
KS e-Performance OFI 2009/17: Walaupun PTKS telah menerapkan mekanisme yang sistematis untuk mendeploy strategi secara berjenjang vertikal dan sudah menerapkan mekanisme untuk mengidentifikasi unit-unit yang terlibat dalam pencapaian rencana kerja (kolom integrasi dalam form Sasaran/Rencana Kerja), namun ditemukan bukti bahwa PTKS belum menjelaskan kolom integrasi tersebut dalam tugas dan tanggung jawab unit-unit yang saling terlibat dalam pencapaian KPI dan PI organisasi. Misalnya ditemukan salah satu PI di unit produksi CRC, dimana kinerjanya diukur dari indikator Utilisasi Alat produksi (Idle Capacity), dimana karena penjualan menurun (PI unit penjualan) mengakibatkan Utilisasi Alat Produksi menjadi turun dan berdampak pada penurunan hasil pengukuran kinerja unit produksi. Halim Style H O T N CO 53
Workforce Engagement Survey OFI 2007: PTKS belum mempunyai approach yang sistematik untuk menentukan factorfaktor utama untuk menentukan Workforce Engagement (faktor Utama keterkaitan karyawan kepada perusahaan secara intelektual dan Emosional). H O NT CO 62, 4 % Hasil survey terdapat 10 Indicator Unfavorable Halim Style 54
Current & future Competence OFI 2011/11: 2. 1 a(1) Walaupun PTKS telah menetapkan kompetensi inti yaitu Highly Quality Product, Customized Products dan Certified by National & International Standard dengan dasar knowledge, special skill, operating method dan technologies yang dimiliki sebagai hasil dari penerapan mekanisme untuk mengkapitalisasi kompetensi inti dengan merumuskan persyaratan kapabilitas karyawan, namun kompetensi inti tersebut tidak selaras dgn kekuatan dan kelemahan sbg pengelola industry baja melainkan core competence yang ditetapkan menunjukan sebagai hasil produk dan tidak spesifik sehingga kurang efektive dalam mendukung usaha mengkapitalisasi kompetensi karyawan. . Halim Style H O NT CO 55
KESIMPULAN 1. OFI HARUS DITERJEMAHKAN KEDALAM ACTION PLAN & TARGET WAKTU. 2. OFI HARUS ADA PENANGGUNG JAWABNYA. 3. OFI SEBAGAI TEMA INOVASI & IMPROVEMENT 4. OFI HARUS DAPAT DIUKUR PROGRESNYA (STATUS OFI). 5. OFI SEBAGAI TARGET KPI UNIT KERJA & PROGRESS OFI DIPERHITUNGKAN DALAM PERFORMANCE APRESIAL. 6. HARUS ADA YANG MENGKOORDINIR PENYELESAIAN OFI. Halim Style 56
Contoh aktivitas pembahasan OFI Halim Style 57
Champion Halim Style 58
Champion Halim Style 59
Halim Style 60
5 - KESIMPULAN & SARAN Integrasi KPKU, SM, TQM (4) TEMA INOVASI & IMPROVEMENT OFI PROSES & HASIL Halim Style WI & PROSEDUR 61
The greatest importance • KPI PA • I&I Champion Team Reward & Recognation Halim Style N O C Budged The greatest importanc Inovasi & Improveme nt berbasis OFI H O T Program kerja Monitoring OFI 62
BUKU OFI Halim Style 63
Akhirnya……… Terima kasih ﺷﻜﺮﺍ Thank you �� ありがとう спасибо 당신을 감사하십시오 Dangke Lai Halim Style 64
- Slides: 64
