Acquisitions 5 Invoicing Alma AcquisitionsInvoicing Alma New UI

Acquisitions (5) Invoicing Alma - Acquisitions/Invoicing Alma New UI 1

Contenu • • • 1) À partir d’un PO 2) Manuellement 3) À partir d’un fichier Excel 4) Via EDI Cas particuliers • Print + online • Débours • Bons de commande ouverts • Notes de crédit Questions de TVA Gestion des factures • Recherche • Suppression • Attacher une pièce jointe Alma - Acquisitions/Invoicing • Informations générales • Workflow Invoicing • Création de factures 2

Informations générales 2 - Réceptions Alma - Acquisitions/Invoicing 1 -Achat/PO 3 - Facturation 3

Informations générales • Rôles liés à la facturation Acquéreurs : aux autres opérateurs) Secrétaires exécutives : • Invoice Manager v Responsable qui va gérer tout le workflow facturation et assigner des factures aux « Invoice Operators » • Invoice Operator extended v Idem invoice operator avec le droit supplémentaire de suppression des factures Alma - Acquisitions/Invoicing • Invoice Operator v « Encodeur » (crée, modifie, révise les factures, et qui peut les assigner 4

Workflow facturation 1. 2. 3. 4. 5. 6. Création (Validation) Révision (Approbation) Paiement (SAP) Clôture Alma - Acquisitions/Invoicing 6 étapes prévues par ALMA -> 4 pour ULiège 5

Création des factures 1) 2) 3) 4) À partir d’un PO Manuellement En important un fichier Excel Par EDI Alma - Acquisitions/Invoicing • Quatre options : 6

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 1) À partir d’un PO 7

Création des factures 1) À partir d’un PO • Sélectionner un bon de commande 2 Alma - Acquisitions/Invoicing 1 8

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 1) À partir d’un PO A B C D 9

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 1) À partir d’un PO 10

Création des factures 1 Alma - Acquisitions/Invoicing 1) À partir d’un PO 11

Création des factures 1) À partir d’un PO 2 4 Alma - Acquisitions/Invoicing 3 12

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 1) À partir d’un PO 13

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 2) Manuellement 14

Création des factures 2) Manuellement Possibilité de répartition des frais sur chacune des POL Informations TVA Alma - Acquisitions/Invoicing Informations concernant la facture 15

Création des factures 2) Manuellement Alma - Acquisitions/Invoicing Informations de paiement 16

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 2) Manuellement 17

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 2) Manuellement 18 1 2

Création des factures En cochant le « Handle Receiving » , la réception d’items de la POL a lieu dans le workflow Invoicing grâce au bouton Save and go to receiving. Alma - Acquisitions/Invoicing 2) Manuellement 19

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 3) À partir d’un fichier Excel 20

Création des factures 3) À partir d’un fichier Excel 1 Alma - Acquisitions/Invoicing 2 3 4 21

Création des factures 3) À partir d’un fichier Excel • Exemple Excel complété : Alma - Acquisitions/Invoicing • Exemple Excel provenant d’Alma : 22

Création des factures Alma - Acquisitions / Invoicing 4) Par EDI 1 2 23

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 4) Par EDI Les informations relatives à la facture sont bien complétées 24

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 4) Par EDI 48, 97 À modifier : les données relatives à la TVA et celles relatives au paiement. 25

Création des factures Alma - Acquisitions/Invoicing 4) Par EDI 26 Éditer afin d’ajuster le montant si nécessaire (arrondi)

Contenu • • • 1) À partir d’un PO 2) Manuellement 3) À partir d’un fichier Excel 4) Via EDI Cas particuliers • Print + online • Débours • Bons de commande ouverts • Notes de crédit Questions de TVA Gestion des factures • Recherche • Suppression • Attacher une pièce jointe Alma - Acquisitions/Invoicing • Informations générales • Workflow Invoicing • Création de factures 27

Cas particuliers BC ULG 18/1805774 Abonnement Print : 6 % TVA Électronique : 21 % TVA Alma - Acquisitions/Invoicing Print + online 28

Cas particuliers Alma - Acquisitions/Invoicing Print + online • Papier de 523 EUR + 6 % TVA • Frais de port de 25, 80 EUR + 6 % TVA • Online de 58, 00 EUR + 21 % TVA Soit total TVAC de 651, 91 EUR 29

Cas particuliers Print : 6 % TVA Électronique : 21 % TVA Alma - Acquisitions/Invoicing Print + online • Prendre la POL papier (1. 1) 6 % TVA ainsi que celle de l’électronique (1. 2) 21 % TVA 30 • Ne pas oublier d’encoder à nouveau les dates de souscription

Cas particuliers BC-177914 Alma - Acquisitions/Invoicing Débours 31

Alma - Acquisitions/Invoicing Cas particuliers Débours 32

Alma - Acquisitions/Invoicing Cas particuliers Débours 33

Alma - Acquisitions/Invoicing Cas particuliers Débours 34

Alma - Acquisitions/Invoicing Cas particuliers Débours 35

Alma - Acquisitions/Invoicing Cas particuliers Débours 36

Cas particuliers Bon de commande ouvert Alma - Acquisitions/Invoicing Un PO correspondant au BC SAP envoyé a déjà été créé dans Alma. 37

Cas particuliers Bon de commande ouvert Alma - Acquisitions/Invoicing • À la réception de l’ebook 38

Cas particuliers Alma - Acquisitions/Invoicing Bon de commande ouvert • Création de la facture en mode Manually 39

Cas particuliers Bon de commande ouvert Alma - Acquisitions/Invoicing • Création de la facture en mode Manually 40

Cas particuliers Bon de commande ouvert Alma - Acquisitions/Invoicing • Pour des BC ouverts concernant des ouvrages papier : • À la réception de chaque ouvrage 41

Cas particuliers Alma - Acquisitions/Invoicing Notes de crédit 42

Contenu • • • 1) À partir d’un PO 2) Manuellement 3) À partir d’un fichier Excel 4) Via EDI Cas particuliers • Print + online • Débours • Bons de commande ouverts • Notes de crédit Questions de TVA Gestion des factures • Recherche • Suppression • Attacher une pièce jointe Alma - Acquisitions/Invoicing • Informations générales • Workflow Invoicing • Création de factures 43

Questions de TVA… • L’ULiège est un assujetti mixte partiel. -> Son numéro de TVA est BE 0325777171. • Pratiquement, les bibliothèques ne récupèrent pas la TVA déductible sur leurs acquisitions documentaires. Alma - Acquisitions/Invoicing • 3 taux seront d’application dans ALMA : 6 %, 21 % et 0 %. 44

Questions de TVA… ALMA: VAT %: 6. 00 Amount: 2. 57 VAT Type: Inclusive Expended from fund SAP Alma - Acquisitions/Invoicing 1. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur belge et assujetti 45

Questions de TVA… ALMA: VAT %: 6. 00 Amount: 1. 44 VAT Type: Exclusive Expended from fund + 6 % SAP Alma - Acquisitions/Invoicing 2. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur de l’UE et assujetti Acquisition intra-communautaire 46

Questions de TVA… ALMA : VAT % : 0. 0 Amount: 0. 0 Alma - Acquisitions/Invoicing 3. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur hors UE Acquisitions extracommunautaires 47

Questions de TVA… 4. Facture d’achat d’un ouvrage (ou un périodique papier) chez un fournisseur belge ou de l’UE non assujetti ALMA : VAT % : 0. 0 Amount: 0. 0 SAP Alma - Acquisitions/Invoicing Idem pour les notes de débours ou les achats au sein de l’ULiège 48

Questions de TVA… ALMA: VAT %: 21. 00 Amount: 606. 9 VAT Type: Exclusive Expended from fund + 21 %SAP Alma - Acquisitions/Invoicing 5. Facture d’achat d’accès électroniques aux revues ou ebooks : fournisseur assujetti de l’UE 49

Questions de TVA… 6. Facture d’achat d’une base de données hors UE Idem pour les accès électroniques aux revues et e-books Alma - Acquisitions/Invoicing ALMA: VAT %: 21. 00 Amount: 9028. 11 ($) Vendor tax (local currency): USD VAT Type: Exclusive Expended from fund + 21% SAP 50

Questions de TVA… Alma - Acquisitions/Invoicing • En résumé : 51

Contenu • • • 1) À partir d’un PO 2) Manuellement 3) À partir d’un fichier Excel 4) Via EDI Cas particuliers • Print + online • Débours • Bons de commande ouverts • Notes de crédit Questions de TVA Gestion des factures • Recherche • Suppression • Attacher une pièce jointe Alma - Acquisitions/Invoicing • Informations générales • Workflow Invoicing • Création de factures 52

Recherche 1. Par le Persistent Search Factures In Review Alma - Acquisitions/Invoicing 2. Par le menu ALMA – Acquisitions : 53

Recherche Alma - Acquisitions/Invoicing 3. Par le dashboard (Tasks) 54

Recherche • À partir d’un Fund Alma - Acquisitions/Invoicing • Par le compte fournisseur 55

Suppression • Pour supprimer une facture « Closed » -> faire passer le document en 1 2 3 Alma - Acquisitions/Invoicing « In Review » 56

Alma - Acquisitions/Invoicing Attacher une pièce jointe 57

Les supports de formation et How to proposés par la TF La boîte à outils Alma @ ULiège Library Alma - Acquisitions/Invoicing TF Alma Acquisitions ULiège Library mail: Alma-Acquisitions@lists. ulg. ac. be 58