Acheter au Quotidien dans le cadre des Marchs

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Acheter au Quotidien dans le cadre des Marchés Publics Gérer ses Achats Gérard Zanon

Acheter au Quotidien dans le cadre des Marchés Publics Gérer ses Achats Gérard Zanon Stéphane Clayette Gérer ses Achats

Programme n n n Pourquoi gérer les achats? Cartographie des achats Le rôle de

Programme n n n Pourquoi gérer les achats? Cartographie des achats Le rôle de l’acheteur Analyse du besoin Tableau de bord C’est quoi un achat réussi? 10/31/2020 Gérer ses Achats 2

Pourquoi gérer les achats? Qualité Délais 10/31/2020 Coûts Gérer ses Achats 3

Pourquoi gérer les achats? Qualité Délais 10/31/2020 Coûts Gérer ses Achats 3

Pourquoi gérer les achats? n n Qualité n n n n Analyse du besoin

Pourquoi gérer les achats? n n Qualité n n n n Analyse du besoin Remplir le besoin Quantité Pérennité de l’achat n n n Satisfaire le Besoin n Coût Longévité Consommable Assurer la traçabilité Sécuriser n n n Acheter au meilleur prix Avoir le meilleur Rapport Qualité / Prix Optimiser les coûts Éviter la sur et la sous qualité Délais n n n Maîtrise des Délais de livraison Maîtrise des Délais d’intervention Maîtrise du Planning prévisionnel SAV 10/31/2020 Gérer ses Achats 4

Pourquoi gérer les achats? Oui mais si on doit faire ça pour tous les

Pourquoi gérer les achats? Oui mais si on doit faire ça pour tous les achats ? ? ? On n’a pas fini !!! 10/31/2020 Gérer ses Achats 5

Cartographie des achats n Identification des achats importants n n n Pourquoi cartographier les

Cartographie des achats n Identification des achats importants n n n Pourquoi cartographier les achats Méthode ABC - Méthode des 80 -20 Conclusion 10/31/2020 Gérer ses Achats 6

Cartographie des achats Pourquoi cartographier les achats? n Identifier l’importance des achats n Ordonner

Cartographie des achats Pourquoi cartographier les achats? n Identifier l’importance des achats n Ordonner les achats importants n n En terme de coût En terme de complexité En terme de technicité Savoir sur quel achat investir son temps n Éviter de perdre du temps 10/31/2020 Gérer ses Achats 7

Cartographie des achats Méthode ABC – Méthode des 80 -20 La méthode ABC convient

Cartographie des achats Méthode ABC – Méthode des 80 -20 La méthode ABC convient à toutes les situations où il faut placer des activités en ordre de priorité. Son principe de base repose sur le fait qu’un petit nombre d’articles (20%) représente souvent l’essentiel de la valeur stockée (80%). Donc, la méthode des 80 / 20 ou méthode ABC, permet de distinguer les achats qui nécessitent une gestion élaborée de ceux pour lesquels une gestion plus globale est suffisante. 10/31/2020 Gérer ses Achats 8

Cartographie des achats Méthode ABC – Méthode des 80 -20 n Articles A :

Cartographie des achats Méthode ABC – Méthode des 80 -20 n Articles A : on investit beaucoup d’efforts de gestion des stocks et des achats n n Articles B : on investit des efforts modérés n n On cherche à prévoir leur demande le mieux possible On fait une analyse du besoin détaillé On se prépare à négocier Gestion courante des ces achats Articles C : on investit peu d’efforts de gestion n S’il s’agit d’articles peu critiques 10/31/2020 Gérer ses Achats 9

Cartographie des achats Méthode ABC – Méthode des 80 -20 n Obtenir un fichier

Cartographie des achats Méthode ABC – Méthode des 80 -20 n Obtenir un fichier Excel avec les champs n n n Numéro de commande Libellé de la commande Date de livraison Contact laboratoire Désignation Montant HT Montant TTC Code unité fonctionnelle Code nomenclature Fournisseur Numéro de la ligne budgétaire 10/31/2020 Gérer ses Achats 10

Cartographie des achats Conclusion n Identifier les achats d’une valeur importante n n n

Cartographie des achats Conclusion n Identifier les achats d’une valeur importante n n n Méthode ABC Méthode des 80 -20 Approfondir les achats importants et complexes n Investir 80% de son temps sur les achats les plus importants 10/31/2020 Gérer ses Achats 11

Cartographie des achats n Identification des achats récurrents n n Regrouper les commandes Standardiser

Cartographie des achats n Identification des achats récurrents n n Regrouper les commandes Standardiser les références Gestion des stocks Conclusion 10/31/2020 Gérer ses Achats 12

Cartographie des achats Pourquoi Regrouper les commandes ? n Limite les coûts de traitements

Cartographie des achats Pourquoi Regrouper les commandes ? n Limite les coûts de traitements n n n Traitement d’une commande : 80 euros Les commandes de faibles montants entraînent des coûts fixes importants Libère les services financiers n Permet de mieux gérer les commandes importantes 10/31/2020 Gérer ses Achats 13

Cartographie des achats Comment Regrouper les commandes ? n Classification des fournisseurs n n

Cartographie des achats Comment Regrouper les commandes ? n Classification des fournisseurs n n n Regroupement dans le temps n n Voir les commandes par fournisseur Calcul du montant moyen d’une commande Commander une quantité plus importante moins souvent Globaliser un besoin à tout le Laboratoire 10/31/2020 Gérer ses Achats 14

Cartographie des achats Comment Regrouper les commandes ? n Schéma de commande par fournisseur

Cartographie des achats Comment Regrouper les commandes ? n Schéma de commande par fournisseur Fournisseur C Fournisseur A Fournisseur D Article 7 Article 2 Article 8 Article 4 Article 6 Article 13 Fournisseur B Article 3 Article 11 Article 9 Article 10 Article 5 Article 12 Article 14 Fournisseur E 10/31/2020 Gérer ses Achats 15

Cartographie des achats Pourquoi Standardiser les références ? n Réduire la diversité des articles

Cartographie des achats Pourquoi Standardiser les références ? n Réduire la diversité des articles n n n Réduire le nombre de fournisseurs Mise en concurrence sur des volumes plus importants Identifier les produits standards de l’Unité n Acheter sur catalogue et non plus de manière spécifique 10/31/2020 Gérer ses Achats 16

Cartographie des achats Comment Standardiser les références ? n Adapter un article aux différents

Cartographie des achats Comment Standardiser les références ? n Adapter un article aux différents besoins n n Référencer l’article qui remplit au mieux le besoin le plus critique Proposer des références de substitution n Adapter une référence à une utilisation 10/31/2020 Gérer ses Achats 17

Cartographie des achats Oui mais si on doit regrouper les commandes et standardiser les

Cartographie des achats Oui mais si on doit regrouper les commandes et standardiser les références on aura des stocks !!! 10/31/2020 Gérer ses Achats 18

Cartographie des achats Pourquoi Gérer ses stocks ? n Anticiper la demande n n

Cartographie des achats Pourquoi Gérer ses stocks ? n Anticiper la demande n n n Ne pas se trouver en rupture Prévoir les délais d’approvisionnement Limiter nos coûts de stock n n Limiter les coûts d’acquisition Limiter les coûts de possession 10/31/2020 Gérer ses Achats 19

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n Gérer les entrées et les

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n Gérer les entrées et les sorties n n n Enregistrer et réceptionner le matériel Comptabiliser la distribution des articles Effectuer des inventaires permanents et / ou annuels Consigner chaque sortie de produits et signaler les produits manquants Calcul de la formule d’approvisionnement n Assurer le ravitaillement des stocks selon une procédure définie 10/31/2020 Gérer ses Achats 20

Cartographie des achats € Comment Gérer ses stocks ? coût total coût des commandes

Cartographie des achats € Comment Gérer ses stocks ? coût total coût des commandes coût de stockage nombre de commandes No 10/31/2020 Gérer ses Achats 21

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n n n A : Valeur

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n n n A : Valeur de la demande annuelle R : Le prix unitaire P : Le coût fixe par commande (80€) C : Coût de stockage exprimé en % du stock moyen (10% en estimation) No : Nombre optimal de commandes par an 10/31/2020 Gérer ses Achats 22

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n Valeur de No à adapter

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n Valeur de No à adapter n n n Suivant les quantités du fournisseur Suivant la place disponible Établir les périodicités d’approvisionnement 10/31/2020 Gérer ses Achats 23

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n Présentation d’autres formules n n

Cartographie des achats Comment Gérer ses stocks ? n Présentation d’autres formules n n Wilson Typologie de Gestion de stock Quantité Fixe Variable Période Fixe Peu usité Recomplètement Variable Point de commande Systèmes mixtes 10/31/2020 Gérer ses Achats 24

Comment gérer les achats? Oui mais comment est ce que je dois me situer

Comment gérer les achats? Oui mais comment est ce que je dois me situer pour accomplir cette mission ? ? ? 10/31/2020 Gérer ses Achats 25

Le rôle de l’acheteur n Accompagnateur de l’achat / facilitateur n n n Lier

Le rôle de l’acheteur n Accompagnateur de l’achat / facilitateur n n n Lier l’administratif et le technique Libérer l’expert Action de veille n n Technique et juridique Capacité d’anticipation Relation fournisseur Analyser le besoin 10/31/2020 Gérer ses Achats 26

Le rôle de l’acheteur Pourquoi lier l’administratif et le technique ? n Achat souvent

Le rôle de l’acheteur Pourquoi lier l’administratif et le technique ? n Achat souvent complexe n n n Adapter l’administratif au technique n n Respect des textes juridiques Suivi de la commande Déterminer la procédure adaptée au besoin Adapter le technique à l’administratif n Traduire le besoin pour l’administratif 10/31/2020 Gérer ses Achats 27

Le rôle de l’acheteur Comment lier l’administratif et le technique ? n Centraliser les

Le rôle de l’acheteur Comment lier l’administratif et le technique ? n Centraliser les informations n n Être l’interlocuteur de l’expert, du fournisseur et de l’administratif Avoir un rôle de terrain n n Être à l’affût du besoin d’un expert Consulter le plus souvent possible le service financier 10/31/2020 Gérer ses Achats 28

Le rôle de l’acheteur Pourquoi libérer l’expert ? n A chacun son travail n

Le rôle de l’acheteur Pourquoi libérer l’expert ? n A chacun son travail n n Lui donner plus de temps pour son activité Les commerciaux sont de mieux en mieux formés Ne pas avoir à régulariser un achat Permettre que cet achat rentre bien dans son planning 10/31/2020 Gérer ses Achats 29

Le rôle de l’acheteur Comment libérer l’expert ? n Lui prouver votre valeur ajoutée

Le rôle de l’acheteur Comment libérer l’expert ? n Lui prouver votre valeur ajoutée n n n Gain financier Gain de temps Gain de qualité Gain de sécurité Gain en partenariat Le rassurer sur votre action 10/31/2020 Gérer ses Achats 30

Le rôle de l’acheteur Pourquoi assurer une veille technique et juridique ? n Connaître

Le rôle de l’acheteur Pourquoi assurer une veille technique et juridique ? n Connaître les évolutions du code des marchés publics n n n Mieux répondre administrativement à un besoin Sans avoir l’objectif d’être juriste Développer ses compétences techniques sur les domaines d’applications du laboratoire n n n Comprendre le besoin technique de l’expert Comprendre la solution technique proposée par le fournisseur Se spécialiser sur un ou plusieurs domaines Discerner les arguments importants des commerciaux Sans devenir ingénieur informaticien 10/31/2020 Gérer ses Achats 31

Le rôle de l’acheteur Comment assurer une veille technique et juridique ? n Dialoguer

Le rôle de l’acheteur Comment assurer une veille technique et juridique ? n Dialoguer avec le réseau sur les interprétations des textes juridiques n n n Suivre des formations sur des domaines techniques particuliers n n n UPSACA Notre réseau d’acheteur IN 2 P 3 Demande de formation Discussion avec l’expert Discussion avec les fournisseurs Se spécialiser sur un ou plusieurs domaines Connaître les évolutions techniques des fournisseurs sur les domaines d’application du laboratoire n n Rendez-vous Salon 10/31/2020 Gérer ses Achats 32

Le rôle de l’acheteur Pourquoi avoir une capacité d’anticipation ? n Répondre le plus

Le rôle de l’acheteur Pourquoi avoir une capacité d’anticipation ? n Répondre le plus rapidement possible à un besoin n Avoir des prix préférentiels n n Éviter de gérer les achats dans l’urgence Approfondir l’étude du besoin Avoir le temps de bien négocier cet achat Pour sécuriser les achats 10/31/2020 Gérer ses Achats 33

Le rôle de l’acheteur Comment avoir une capacité d’anticipation ? n Se tenir informé

Le rôle de l’acheteur Comment avoir une capacité d’anticipation ? n Se tenir informé des nouveaux projets n n n Dialoguer avec les experts sur l’avancée de leurs projets Connaître les évolutions stratégiques du laboratoire Se tenir informé des évolutions du marché n n Technique Commercial 10/31/2020 Gérer ses Achats 34

Le rôle de l’acheteur Comment avoir une capacité d’anticipation ? n Les différents types

Le rôle de l’acheteur Comment avoir une capacité d’anticipation ? n Les différents types de marché Fournisseurs Clients Beaucoup Quelquesuns Peu Beaucoup Concurrence parfaite Oligopole Monopole Quelquesuns Peu Oligopsone Oligopole Bilatéral Monopole contrarié Monopsone contrarié Monopole bilatéral 10/31/2020 Gérer ses Achats 35

Le rôle de l’acheteur Comment avoir une capacité d’anticipation ? n Durée de vie

Le rôle de l’acheteur Comment avoir une capacité d’anticipation ? n Durée de vie d’un article 10/31/2020 Gérer ses Achats 36

Le rôle de l’acheteur Pourquoi entretenir les relations fournisseur ? n Créer une vraie

Le rôle de l’acheteur Pourquoi entretenir les relations fournisseur ? n Créer une vraie relation de confiance n n Travailler avec quelqu’un que l’on connaît est plus facile Développer avec lui des nouvelles prestations Voir comment on peut mieux travailler ensemble Se tenir au courant de ces évolutions 10/31/2020 Gérer ses Achats 37

Le rôle de l’acheteur Comment entretenir les relations fournisseur ? n Travail de contact

Le rôle de l’acheteur Comment entretenir les relations fournisseur ? n Travail de contact n n Surveiller le bon déroulement de ses commandes n n n Relations humaines Le rencontrer souvent Aller sur des salons Le tenir informé Organiser des réunions de suivi Le rassurer sur notre collaboration 10/31/2020 Gérer ses Achats 38

Le rôle de l’acheteur Comment entretenir les relations fournisseur ? n Recherche de fournisseur

Le rôle de l’acheteur Comment entretenir les relations fournisseur ? n Recherche de fournisseur n n n Outils adaptés Mise en concurrence Labellisation de fournisseur n n Évaluation du fournisseur Développement du fournisseur 10/31/2020 Gérer ses Achats 39

Le rôle de l’acheteur n Négociateur n Non développé ici 10/31/2020 Gérer ses Achats

Le rôle de l’acheteur n Négociateur n Non développé ici 10/31/2020 Gérer ses Achats 40

Le rôle de l’acheteur Expert 10/31/2020 Ache Administratif teur Textes Juridiques Fournisseurs Gérer ses

Le rôle de l’acheteur Expert 10/31/2020 Ache Administratif teur Textes Juridiques Fournisseurs Gérer ses Achats 41

Le rôle de l’acheteur n Action légitime n n n Gain de temps Gain

Le rôle de l’acheteur n Action légitime n n n Gain de temps Gain financier Gain de sécurité Lettre de mission Fonction émergente 10/31/2020 Gérer ses Achats 42

Comment gérer les achats? Oui mais quels points dois-je valider pour réussir mon analyse

Comment gérer les achats? Oui mais quels points dois-je valider pour réussir mon analyse du besoin ? ? ? 10/31/2020 Gérer ses Achats 43

L’Analyse du besoin Besoin non demandé Besoin exprimé Qualité souhaitée Pour un usage donné

L’Analyse du besoin Besoin non demandé Besoin exprimé Qualité souhaitée Pour un usage donné Sur qualité Sous qualité Besoin non pourvu 10/31/2020 Produit Gérer ses Achats 44

L’Analyse du besoin n n Types d’achat Partie administrative / économique n n n

L’Analyse du besoin n n Types d’achat Partie administrative / économique n n n Contexte Fonctionnalité Partie Technique n n n Contexte Fonctionnalité Autres 10/31/2020 Gérer ses Achats 45

L’Analyse du besoin Types d’achat n Parmi les fournitures : n n petit appareillage

L’Analyse du besoin Types d’achat n Parmi les fournitures : n n petit appareillage : achat d’un montant peu élevé, de périodicité faible (électroportatif, imprimantes, meubles, ordinateur, etc…). consommables : achat de produits que l’on doit toujours avoir en stock, à usage récurrent (fourniture de bureau, fourniture pour salle blanche, gaz, animaux, etc. . . ). gros appareillage : achat d’un montant élevé, de périodicité faible (microscope, machine outils, voiture, serveur, etc. . . ). Parmi les prestations de service : n n n prestations intellectuelles : achat entraînant l’intervention intellectuelle d’une unité (personne, entreprise) externe au laboratoire (programmation, organisation, formation, etc. . . ). prestations techniques : achat entraînant l’intervention technique d’une unité (personne, entreprise) externe au laboratoire (maintenance, usinage, etc…). logiciel : achat d’un logiciel existant ou à développer. 10/31/2020 Gérer ses Achats 46

L’Analyse du besoin Partie administratif et économique n Contexte n Acteurs concernés n n

L’Analyse du besoin Partie administratif et économique n Contexte n Acteurs concernés n n Lister les acteurs administratifs Contraintes n Marché Existe-t-il des marché nationaux, locaux Secteur n Règlement, sécurité Règles de sécurité Normes d’utilisation 10/31/2020 Gérer ses Achats 47

L’Analyse du besoin Partie administrative et économique n Contexte n Financier Fourchette de prix

L’Analyse du besoin Partie administrative et économique n Contexte n Financier Fourchette de prix Ligne budgétaire n Fonctionnalité n n Découpage en phase ou en lots Solution administrative à mettre en place 10/31/2020 Gérer ses Achats 48

L’Analyse du besoin Partie technique Contexte n Finalité de l’étude n A quoi doit

L’Analyse du besoin Partie technique Contexte n Finalité de l’étude n A quoi doit servir cet achat? Contraintes n n Environnement Lieu, énergie, livraison, consommables, recyclage n Existant Matériel, besoin, technologies, l’équipe 10/31/2020 Gérer ses Achats 49

L’Analyse du besoin Partie technique Fonctionnalités n n Objectifs fonctionnels Fonctions principales, secondaires, optionnelles,

L’Analyse du besoin Partie technique Fonctionnalités n n Objectifs fonctionnels Fonctions principales, secondaires, optionnelles, inutiles Ordonner ces fonctions n Performances exigées minimum, maximum Ordonner les critères de choix 10/31/2020 Gérer ses Achats 50

L’Analyse du besoin Partie technique n Autres n n n Planning Formation Maintenance n

L’Analyse du besoin Partie technique n Autres n n n Planning Formation Maintenance n n n Contrat, prévention Service après-vente Garantie 10/31/2020 Gérer ses Achats 51

L’Analyse du besoin Diagramme pieuvre Environnement Matière FC 8 FC 5 FP 1 Usager

L’Analyse du besoin Diagramme pieuvre Environnement Matière FC 8 FC 5 FP 1 Usager Energie Truc FC 7 FC 4 FC 1 Sécurité 10/31/2020 FP 2 FC 6 FC 3 FC 2 Autres Culture d’entreprise Normes et lois Gérer ses Achats 52

Comment gérer les achats? Oui mais comment puis-je voir l’évolution de mon travail ?

Comment gérer les achats? Oui mais comment puis-je voir l’évolution de mon travail ? ? ? 10/31/2020 Gérer ses Achats 53

Tableau de bord n n n Constitution par la mise en place d’indicateurs Gestion

Tableau de bord n n n Constitution par la mise en place d’indicateurs Gestion du tableau de bord Conclusion 10/31/2020 Gérer ses Achats 54

Tableau de bord Pourquoi mettre en place des indicateurs ? Permettre le suivi n

Tableau de bord Pourquoi mettre en place des indicateurs ? Permettre le suivi n n Des achats Des stocks Du besoin Prouver les gains n n n Gains logistiques Gains financiers Mener des actions n n n Préventives Correctives 10/31/2020 Gérer ses Achats 55

Tableau de bord Comment mettre en place des indicateurs ? Déterminer les indicateurs n

Tableau de bord Comment mettre en place des indicateurs ? Déterminer les indicateurs n Des Achats n n Des Stocks n n Entrées, sorties, valeur du stock… Du Besoin n Montant, nombre de commandes, valeur moyenne d’une commande… Satisfaction, délai… Concertation pour la mise en place de ces indicateurs 10/31/2020 Gérer ses Achats 56

Tableau de bord Pourquoi gérer les tableaux de bord ? Validation des indicateurs Voir

Tableau de bord Pourquoi gérer les tableaux de bord ? Validation des indicateurs Voir au cours du temps l’évolution des actions mises en place n n n Processus qualité Prouver les gains n n n Gains logistiques Gains financiers 10/31/2020 Gérer ses Achats 57

Tableau de bord Comment gérer les tableaux de bord ? Gestion récurrente n n

Tableau de bord Comment gérer les tableaux de bord ? Gestion récurrente n n Lecture du tableau de bord périodique Interprétation périodique Mise en place d’actions 10/31/2020 Gérer ses Achats 58

Tableau de bord Conclusion Mise en place d’un tableau de bord n n Permet

Tableau de bord Conclusion Mise en place d’un tableau de bord n n Permet de gérer ses achats Quantifier la valeur ajoutée Valoriser l’action de l’acheteur 10/31/2020 Gérer ses Achats 59

C’est quoi un achat réussi ? ? C’EST UN ACHAT OU : EXPERTS ADMINISTRATIFS

C’est quoi un achat réussi ? ? C’EST UN ACHAT OU : EXPERTS ADMINISTRATIFS ACHETEURS ET FOURNISSEURS SONT CONTENTS!! 10/31/2020 Gérer ses Achats 60