ACD 2019 2020 DISTRICT 9101 Formation des Trsoriers

ACD 2019 -2020 DISTRICT 9101 Formation des Trésoriers de Club <PAG Magloire J. B N’DAKON <RC ABIDJAN COCODY- RCI 21 Mars 2019 Banjul- Gambie

SOMMAIRE I. Rôles & Responsabilités de trésorier II. Utilisation de Mon Rotary III. Ressources pour aller plus loin IV. Pratiques comptables V. Cas pratiques • Ce qu’il faut retenir pour terminer

I- Rôles & Responsabilités de trésorier a. Tenir une comptabilité exacte (Entrées & Sorties) b. Conserver les documents financiers c. Payer les per capita et autres paiements RI, taxes du district d. Préparer et Respecter le budget e. Présenter régulièrement un état financier (Mois / An) f. Faire approuver le budget de l’année suivante avant le dernier trimestre de l’année rotarienne en cours g. Préparer votre successeur (Transmission des documents financiers) h. Assister à l’ACD

II- Utilisation de Mon Rotary ✓Effectuer des ta ches administratives rapidement et efficacement, et de communiquer avec le RI en temps re el ✓Accessible à tous les membres ✓Seuls le Président, le secrétaire et le trésorier peuvent y faire des modifications Principaux Avantages • Mettre a jour vos informations personnelles • Générer les rapports pour les dirigeants du club • Mettre a jour les données du club • Consulter le solde quotidien du club Atélier spécifique sur l’utilisation des outils en ligne

III- Ressources pour aller plus loin(1/2) ✓ Commission Finances de district (Experts financiers qui supervisent les fonds du district et travaillent avec le gouverneur et les clubs) ✓ Trésorier du District ✓ Correspondants Finances RI (Membres du personnel du sie ge dont le rôle est de re pondre a vos questions ou vous diriger vers les services compe tents du Rotary et de la Fondation) • Elena Wagner • elena. wagner@rotary. org ✓ Les Assistants Gouverneurs et les PAG

III- Ressources pour aller plus loin(2/2) ✓ Diriger le Club / Manuel du trésorier (Edition 2016 -2019) ✓ Rotary Code of Policies et Rotary Foundation Code of Policies ✓ Statuts types du Rotary club ✓ Page Trésorier de My Rotary ✓ Manuel de procédure ü Règlement intérieur du Rotary club

IV- Pratiques comptables( 1/6) § Utilisez les meilleures pratiques pour prote ger les actifs du club et vous de gager, ainsi que le club, de toute responsabilité. § Discuter avec votre prédécesseur des contrôles financiers de jà en place ou a instaurer. § Deux concepts importants : a) Gestion des risques b) Contrôles financiers

IV- Pratiques comptables( 2/6) a)Gestion des risques Processus consistant a planifier, organiser et contrôler les activités d’une organisation pour minimiser les risques et les responsabilités. Lorsque vous organisez une activité, posez-vous les questions suivantes : ✓ Quels problèmes peuvent survenir ?

IV- Pratiques comptables (3/6) ✓ S’ils surviennent, comment vais-je (ou le club) y faire face? ✓ Comment couvrir les pertes financières ? a)Gestion des risques Si probabilité importante que des problèmes surviennent, alors réduire le risque : • En annulant l’activité ou l’e vé nement • En modifiant l’activité ou l’e ve nement

IV- Pratiques comptables (4/6) • En trouvant une autre organisation qui accepte de participer et de partager les risques. Recommandation Que toute transaction fasse l’objet de contrats e crits et signe s. b) Contrôles financiers ✓ Assurent le bon fonctionnement du club, ✓ Garantissent la bonne gestion des fonds et vous protègent, vous et votre club, contre toute allégation d’utilisation abusive des fonds

IV- Pratiques comptables (5/6) Quelques cas de contrôles. b) Contrôles financiers • Avant de présenter un rapport financier, l’envoyer par e-mail • • au comite pour vérification. Demander au Président de consulter tous les releve s bancaires avant de vous les remettre Vérifier les relevés de banque mensuels et rapprocher les transactions aux documents du club. Exiger plusieurs signatures pour l’e mission de che ques ou les retraits. Modifier la liste des personnes ayant la signature a chaque changement de dirigeants.

IV- Pratiques comptables(6/6) b) Contrôles financiers • Attribuer des tâches différentes a plusieurs dirigeants de club (rapprochement des releve s, tenue du livre de comptes, signature des chèques, remises en banque et retraits etc…). • Demander au responsable d’une manifestation d’autoriser les dépenses afférentes. • Mettre en place une procédure facilitant la transition avec le prochain trésorier • Impliquer et informer le Président de toutes les opérations de décaissement

V- CAS Pratiques DISCUSSIONS LIBRES SUR DES CAS PRATIQUES

CONCLUSION Ce qu’il faut retenir pour terminer Les trésoriers sont chargés de: 1. Tenir la comptabilité 2. Définir le budget et le respecter 3. Mobiliser les ressources auprès des membres et des tiers 4. Payer les cotisations du RI, du District, etc… ✓RI = 32 USD par semestre / Membre (en Juillet & Janvier) pour 2019/2020 ✓District (Contribution & Per Capita) = 30 + 30 = 60 USD 5. Régler les dépenses en accord et sur instructions du Président (premier responsable du club)