Accounts Payable AP Module Singkatan JANM Jabatan Akauntan

Accounts Payable (AP) Module

Singkatan • • • JANM – Jabatan Akauntan Negara Malaysia HO – Ibu Pejabat JANM AO – Pejabat Perakaunan PTJ (Pusat Tanggung Jawab) – Kumpulan PTJ & PTJ LOA (Limit of Amount) – Had Amaun Berbelanja HKB - Had Kuasa Berbelanja © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 2

Apa Itu Modul AP (Accounts Payable)? - (1/2) 1) Accounts Payable (AP) di dalam 1 GFMAS terbahagi kepada: a) Pengurusan Data Induk b) Proses Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan: i) Invois Tanpa PT ii) Invois Tanpa PT Berulang iii) Pendapatan Bercukai iv) Pendahuluan Diri v) Tuntutan Perjalanan vi) Caruman KWSP vii) Pendahuluan Kontraktor – e. P dan Bukan e. P viii) Bayaran Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) ix) Panjar – Apungan dan Rekupmen x) Bayaran Balik Cek Batal xi) Bayaran Balik EFT Batal xii) Bayaran Balik Deposit xiii) Pajakan Kewangan Harta Modal c) Proses Daftar, Kemaskini dan Batal Akaun Pukal d) Fungsi Khas- Pengesahan Baki Tunggakan Pembekal e) Laporan © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 3

Apa Itu Modul AP (Accounts Payable)? - (2/2) 2) Jenis Bayaran terbahagi kepada: a) Bayaran Melalui EFT b) Bayaran Melalui Cek c) Bayaran Melalui Telegraphic Transfer (TT)/Bank Draft d) Bayaran Melalui Cek Manual e) Gantian Cek © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 4

Aliran Workflow Bagi Modul AP PENYEDIA PERAKU 1 • PTJ Elektronik • PTJ AO • PTJ Kementerian PENYEMAK AO • AO © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 5 PERAKU 2 • PTJ Elektronik • PTJ AO • PTJ Kementerian

Penjelasan Peranan (Role) – (1/ 13) Penyedia (Kecuali Pendahuluan Diri): Peranan (Role) ini adalah untuk PTJ Elektronik. Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di PTJ untuk melakukan aktiviti Daftar, Kemaskini dan Hapus Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan (kecuali Pendahuluan Diri). Contohnya Daftar Invois Tanpa PT, Bayaran Pendapatan Bercukai, Bayaran Pendahuluan Kontraktor, Bayaran Balik Cek Batal, Bayaran Balik EFT Batal, Bayaran Balik Deposit, dan lain-lain. Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan kunci masuk bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan. Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tidak melibatkan role Penyedia di dalam portal 1 GFMAS. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 6

Penjelasan Peranan (Role) – (2/ 13) Perakuan I: Peranan (Role) ini adalah untuk PTJ Elektronik. Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan I atau Kuiri bagi aktiviti yang telah disediakan oleh Penyedia di PTJ dan juga proses perakuan bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar). Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan Perakuan I bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan. Setelah Peraku I melakukan Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO untuk menyemak baris caj (charge line). Peraku I juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini. Untuk kuiri oleh Peraku I bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 7

Penjelasan Peranan (Role) – (3/ 13) Penyemak di AO: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan baris caj (charge line) untuk dokumen yang telah disahkan oleh Peraku I. Setelah Penyemak di AO menyemak charge line, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku II. Penyemak di AO juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini. Untuk kuiri oleh Penyemak di AO bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 8

Penjelasan Peranan (Role) – (4/ 13) Perakuan II: Peranan (Role) ini adalah untuk PTJ Elektronik. Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di PTJ yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan II untuk dokumen yang telah disemak oleh AO. Peraku II juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini. Untuk kuiri oleh Peraku II bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 9

Penjelasan Peranan (Role) – (5/ 13) Penyedia (Kecuali Pendahuluan Diri): Peranan (Role) ini adalah untuk AO melakukan aktiviti Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan bagi pihak PTJ Manual dan PTJ sendiri. Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di AO untuk melakukan aktiviti Arahan Bayaran Tanpa Pesanan Pembelian Kerajaan (kecuali Pendahuluan Diri). Contohnya Daftar Invois Tanpa PT, Bayaran Pendahuluan Kontraktor, Bayaran Balik Cek Batal, Bayaran Balik EFT Batal, Bayaran Balik Deposit, dan lain-lain. Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan kunci masuk bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan. Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tidak melibatkan role Penyedia di dalam portal 1 GFMAS. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 10

Penjelasan Peranan (Role) – (6/ 13) Perakuan I: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan I untuk aktiviti yang telah disediakan oleh Penyedia di AO tersebut. Untuk bayaran Pendapatan Bercukai bagi gaji Kakitangan Awam dan bonus, sistem akan membuat semakan dan membenarkan perakuan I bagi peruntukan yang tidak mencukupi berdasarkan user ID yang telah ditetapkan. Setelah Peraku I melakukan Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO untuk menyemak baris caj (charge line). Peraku I juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di AO untuk dikemaskini. Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Peraku I di dalam portal 1 GFMAS. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 11

Penjelasan Peranan (Role) – (7/ 13) Penyemak di AO: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan baris caj (charge line) untuk dokumen yang telah disahkan oleh Peraku I. Setelah Penyemak di AO menyemak charge line , workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku II. Penyemak di AO juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di AO untuk dikemaskini. Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Penyemak di AO di dalam portal 1 GFMAS. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 12

Penjelasan Peranan (Role) – (8/ 13) Perakuan II: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di AO yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan II untuk dokumen yang telah disemak oleh AO. Peraku II juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ untuk dikemaskini. Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Peraku II di dalam portal 1 GFMAS. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 13

Penjelasan Peranan (Role) – (9/ 13) Penyedia (Pendahuluan Diri) (Mempunyai akses Pendahuluan Diri): Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di Kementerian untuk melakukan pendaftaran Arahan Bayaran Pendahuluan Diri. Bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), proses ini tiada role Penyedia Pendahuluan Diri di dalam portal 1 GFMAS. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 14

Penjelasan Peranan (Role) – (10/ 13) Perakuan I (Pendahuluan Diri): Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di Kementerian yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan I bagi Arahan Bayaran Pendahuluan Diri yang telah disediakan oleh Penyedia Pendahuluan Diri. Setelah Peraku I Pendahuluan Diri melakukan Perakuan I, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyemak di AO untuk menyemak baris caj (charge line). Peraku I Pendahuluan Diri juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia di PTJ Kementerian untuk dikemaskini. Untuk kuiri oleh Peraku I Pendahuluan Diri bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 15

Penjelasan Peranan (Role) – (11/ 13) Penyemak di AO – Portal Penyemak ini berada di Kementerian. Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di Kementerian yang bertanggungjawab untuk melakukan semakan baris caj (charge line) untuk dokumen yang telah disahkan oleh Peraku I. Setelah Penyemak di AO menyemak charge line, workflow akan menghantar notifikasi kepada Peraku II Pendahuluan Diri. Penyemak di AO juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia Pendahuluan Diri di Kementerian untuk dikemaskini. Untuk kuiri oleh Penyemak di AO bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 16

Penjelasan Peranan (Role) – (12/ 13) Perakuan II Pendahuluan Diri: Peranan (Role) ini adalah untuk pengguna portal 1 GFMAS yang berada di Kementerian yang bertanggungjawab untuk melakukan Perakuan II bagi Arahan Bayaran Pendahuluan Diri yang telah disemak charge line oleh AO. Peraku II Pendahuluan Diri juga boleh melakukan Kuiri, workflow akan menghantar notifikasi kepada Penyedia Pendahuluan Diri di Kementerian untuk dikemaskini. Untuk kuiri oleh Peraku II Pendahuluan Diri bagi Pengurusan Arahan Bayaran (Agensi Luar), notifikasi kuiri dihantar kepada Agensi Luar melalui IDD untuk pembetulan. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 17

Penjelasan Peranan (Role) – (13/ 13) Display Access - Umum Peranan (Role) ini BUKAN untuk pengguna portal 1 GFMAS yang mempunyai peranan sebagai Penyedia, Peraku II atau Penyemak. Role ini memberikan Display Access iaitu kebenaran paparan maklumat melalui status dokumen di dalam modul AP sahaja. Role ini TIDAK membenarkan pengguna untuk melakukan pendaftaran, kemaskini atau membuat pengesahan/kelulusan. Contohnya, role ini diberikan kepada Audit Dalam, Audit Luar, SAP Malaysia atau pihak yang memerlukan capaian ke portal 1 GFMAS untuk melihat maklumat seperti laporan atau status dokumen yang berada di dalam modul AP. Jika ada terdapat senario seperti di atas Unit Authorization, BPTM, JANM dan Local Administrator di AO (LA AO) boleh memberikan pengguna role Display Access. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 18

Had Kuasa Berbelanja (HKB) Kertas Cadangan Had Kuasa Berbelanja & Had Amaun Semakan dan Penetapan Super User Untuk Peruntukan Tidak Mencukupi telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu Perakaunan Akruan JANM 1 Julai 2015. (Untuk maklumat lanjut sila rujuk slaid kertas cadangan HKB dan PTM di dalam CD dan hardcopy. ) © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 19

Penjelasan Peranan (Role) – (1/3) HKB RM 0. 01 – RM 20, 000. 00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 20, 000. LOA RM 0. 01 – RM 50, 000. 00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 50, 000. LOA RM 0. 01 – RM 100, 000. 00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 100, 000. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 20

Penjelasan Peranan (Role) – (2/3) HKB RM 0. 01 – RM 500, 000. 00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 500, 000. HKB RM 0. 01 – RM 1, 000. 00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 1, 000. 00. HKB RM 0. 01 – RM 100, 000. 00: Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 100, 000. © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 21

Penjelasan Peranan (Role) – (3/3) LOA RM 0. 01 – RM 100, 000, 000. 00 (Tiada Had): Peranan (Role) ini diberikan kepada pengguna yang mempunyai had maksimum kuasa berbelanja dari RM 0. 01 sehingga RM 100, 000, 000. 00 © 2014 Innovation Associates Consulting Sdn Bhd All Rights Reserved 22