ACADEMIE DE REIMS LA GESTION DES VOYAGES SCOLAIRES

ACADEMIE DE REIMS LA GESTION DES VOYAGES SCOLAIRES Lycée Les Lombards de Troyes 26 janvier 2009

LES PRINCIPAUX TEXTES

LES PRINCIPAUX TEXTES Article L. 551 -1 du Code de l’Education Circulaire n° 76 -260 du 20 août 1976 relative aux sorties et voyages collectifs d’élèves Circulaire n° 79 -186 du 12 juin 1979 relative aux sorties et voyages collectifs d’élèves à caractère facultatif Circulaire n° 86 -317 du 22 octobre 1986 et circulaire n° 88 -254 du 6 octobre 1988 portant déconcentration de la délivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d’élèves

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES LES SORTIES LES VOYAGES Déplacements d’une journée effectués par un groupe d’élèves et son encadrement hors des locaux de l’établissement scolaire Déplacements pédagogiques comportant au moins une nuitée effectués par un groupe d’élèves et son encadrement hors des locaux de l’établissement scolaire Les voyages collectifs d’élèves ne doivent pas excéder 5 jours pris sur le temps scolaire

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties obligatoires Une sortie est dite obligatoire si : Elle concerne la classe entière ou un niveau déterminé Elle s’inscrit dans le cadre officiel des programmes ou du projet d’établissement Elle s’exécute sur le temps scolaire

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties et voyages facultatifs (organisés par l’EPLE) Une sortie est considérée comme facultative si : Elle concerne une ou plusieurs classes ou seulement quelques élèves Elle permet d’atteindre un objectif éducatif sans s’inscrire dans les programmes officiels Elle se déroule en totalité ou en partie sur le temps scolaire ou pendant les vacances scolaires Les élèves ne participant pas à un telle activité restent dans l’établissement (emploi du temps normal ou aménagé)

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties et voyages facultatifs (organisés par une association) Relèvent de l’intiative privée. Objet conforme aux missions que l’association a définies dans ses statuts Sans lien avec l’établissement, sont placées sous la responsabilité exclusive de leurs organisateurs Sont organisées et gérés par les membres et les instances de l’association agissant en cette qualité en dehors du temps scolaire Le trésorier est chargé du maniement et de la détention des sommes destinées à financer l’activité

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les sorties obligatoires Organisation par l’EPLE S’inscrivent dans le cadre des programmes officiels de l’enseignement ou du projet d’établissement Les sorties et voyages facultatifs Organisation par l’EPLE Organisation par une association Moyen d’atteindre un objectif pédagogique sans pour autant s’inscrire dans un cadre imposé par les programmes Relèvent de l’initiative privée. Objet conforme aux missions de l’association Autorisées par le CE, après accord Autorisés par le CE après du CA. Responsabilité du CE accord du CA. Responsabilité du CE Sans lien avec l’EPLE. Responsabilité exclusive des organisateurs Organisées, financées et gérées par l’EPLE Organisés et gérés par l’association Pendant le temps scolaire En totalité ou en partie pendant En dehors du temps scolaire le temps scolaire ou les vacances scolaires De courte durée Ne peuvent excéder 5 jours sur Durée définie librement le temps scolaire Gratuites pour élèves et accompagnateurs Participation financière des familles possible AC seul habilité à manier et détenir AC seul habilité à manier et les fonds pour l’activité détenir les fonds pour l’activité Source : Académie d’Aix-Marseille Voyage financé par les ressources de l’association Trésorier chargé du maniement et de la gestion des sommes

LES DIFFERENTES SORTES DE VOYAGES Les voyages européens et internationaux 1. Voyages européens et internationaux en dehors du cadre d’échanges (ne sont pas prioritaires sauf s’il s’agit de mettre en place un futur échange) 2. Voyages européens et internationaux dans le cadre d’échanges ou d’appariements (prioritaires) 3. Voyages organisés dans le cadre de partenariats européens type Comenius, Leonardo, Erasmus…(prioritaires) ‣ Notion de mobilités transnationales ‣ Différenciation à faire entre mobilités individuelles (cadres, enseignants ou élèves) et mobilités collectives. ‣ Critère d’éligibilité des voyages proposés (stratégie académique- projet d’établissement): Notion de projet transversal- Thématique d’intérêt commun. Production commune- Evaluation des impacts (implication ensemble communauté scolaire)- Plan de diffusion et communication.

1. Voyages européens et internationaux en dehors du cadre d’échanges ‣ Texte de référence: Circulaire du 20/08/76 (critères pédagogiques, sélection des élèves, encadrement, ordre de service: circulaire du 16/09/74, responsabilité/loi du 5 avril 37: notion de faute de surveillance et transfert de responsabilité, ordonnance du 4/02/59) ‣ Texte de référence: Circulaire du 12/06/79 (5 jours pris sur le temps scolaire, allégement procédures envisagé) 2. Voyages européens et internationaux dans le cadre d’échanges ou d’appariements (réciprocité) ‣ Texte de référence: Circulaire du 19/10/76 (Subvention possible: circulaire 15/01/82: rôle recteur- Procédure d’homologation: circulaire 23/05/89 - Durée possibleréciprocité) ‣ Texte de référence: lycées professionnels uniquement : circulaire du 8/11/78 (particularités: connaissances technologiques, thème de travail , visites d’usines, PPLC/intervention de linguistes…)+ circulaire du 6/8/93 pour les échanges francoallemands

‣ Texte de référence Circulaire du 23/05/1989: simplification procédure de 76/ procédure Recteur (site académique) ‣ Texte de référence Circulaire du 1/08/91: Envoi ambassade demande/ homologation du recteur après acceptation de l’ambassade 3. Voyages organisés dans le cadre de partenariats européens type Comenius, Leonardo, Erasmus… ‣ Texte de référence: idem appariements/échanges (durée) Mobilités élèves: séjours d’étude ou stages en entreprise

‣ Textes de référence communs à tous types de voyages: a. Dans le temps scolaire: ‣ Texte de référence: Circulaire du 9/07/81(régime dérogatoire/autorisation collective de sortie territoire soumise au préfet pour authentification par le CE sur la base d’une liste nominative après vérification des autorisations parentales/ 10 à 100 élèves/Modèles/ Existence et avantages du passeport collectif européen: accord du 16/12/61) ‣ Texte de référence: Circulaire du 22/10/86: autorisations délivrés par le CE- Consultation IA/ pour pays soumis à visa (Circulaire du 13/05/99: Info IA 30 jours avant +Lettre MAE)+ 6/10/88: Ordres de service-Avis de départ DAREIC- Gestion remplacement (Note 14/10/86) b. Hors du temps scolaire ‣ Texte de référence: Circulaire du 22/10/86: idem pour sorties hors temps scolaire

‣ Texte de référence Circulaire du 16/10/96: Sortie du territoire d’élèves mineurs ressortissants de pays tiers à l’UE (décision du conseil du 30/11/94): Création d’un document collectif à la fois passeport collectif et visa d’entrée -Service concerné: préfecture (liste alphabétique des élèves+photos, autorisation parentale, Nom enseignant accompagnateur) NB: Royaume-Uni continue d’exiger un passeport individuel + élèves majeurs (titre de séjour+ document de voyage individuel) ‣ Texte de référence Circulaire du 23/09/99: Sorties des mineurs à l’étranger (autorisation parentale délivrée par le maire ou la préfecture+ pièce d’identité (carte d’identité, passeport après accord des parents, passeport périmé de moins de 5 ans avec autorisation parentale, passeport collectif européen) Toujours avoir en tête: -Continuité service public (temps pris sur le temps scolaire/protocole de remplacement du 1/1/06/Base volontariat- HSE maxi 60 h) -Egalité de traitement -Gratuité(sorties obligatoires)/ participation des familles non discriminatoire (sorties facultatives)

Cas particuliers: a. Echanges individuels d’élèves: ‣ Texte de référence : Circulaire du 21/06/88 (convention entre EPLE; autorisation sortie du territoire pour mineurs; transfert autorité parentale, Carte d’assurance Européenne maladie, assurance pour élèves en FP effectuant stages en entreprises) b. Mobilités individuelles enseignants ou cadres: ‣ Texte de référence: Circulaire du 17/01/77 2 cas: -sur instruction de l’administration centrale: ordre de mission ministre+ fiche de frais de mission - dans le cadre du service public de l’éducation: (19/10/76+ 20/08/76)Autorisation recteur 1 mois avant départ- ordre de service: recteur

Responsabilités en cas d’accident: ‣ loi n° 84 du 11/01/84: victime du dommage: enseignant/accident de service (ordre de mission) ‣ Loi du 5 avril 37 (responsabilité civile). -Responsable du dommage: enseignant envers élèves étrangers à l’étranger (substitution de l’état ne joue pas/ loi du lieu de l’accident prime) / Mais en cas de faute non intentionnelle: substitution de l’état joue. (article 11 loi du 11/01/84) -Victime: élèves/ En dehors de toute faute reconnue/ Assurance maladie de la SS prend en charge réparation des dommages (nécessité pour familles de souscrire une assurance individuelle accident+autorisation parentale sortie: circulaire 9/7/81) ‣ Note de service du 26/01/88: accidents dans une entreprise (demande du CE à la CPAM/ maintien droit/ Stages visés: article D 412 -6 sans rémunération

Gestion administrative des voyages à l’étranger/ Cycle d’un projet Les démarches nécessaires A. Délais (article L 421 -11 et L 421 -14 du code de l’éducation: -30 jours à compter de la date de réception par les autorités d econtrôle (préfecture, collectivité, rectorat) pour les actes budgétaires - 15 jours: pour les actes de passation ou exécution de contrats et conventions (autorisation CA+signature CE) - 15 jours : pour les actes relatifs à l’action éducatrice B. Les formulaires (Site académique: Aides aux établissements et formulaires): 1. Préparer le projet/ Constituer une équipe/ Trouver des partenaires Réunion d’information/ réalisation d’une charte interne 2. Demande d’autorisation d’organisation de sortie pédagogique 30 jours Avant le CA 30/08/85 : Elaboration d’un acte administratif pour le calendrier prévisionnel de toutes les sorties prévues dans l’année- Acte pour le principe de la sortie-Acte pour le budget) 3. Préparer le projet: budget prévisionnel (remis au gestionnaire 15 jours avant/régies d’avance)- projet pédagogique, implication élèves; remplacements +enseignants+cadres+parents; programme.

4. Avant le départ: liste d’élèves (pbms médicaux éventuels), chaîne téléphonique, consignes en cas d’urgence, assurances (enseignant pour lui-même) IA/DAREIC: avis de départ (un mois avant)+ordres de mission Engagement entreprise transport (registre préfectoral), pays soumis à visa, situation pays de destination (www. diplomatie. gouv. fr) Dossier élève: autorisations parentales, assurances élèves, carte européenne d’assurance maladie, carte d’identité ou passeport, autorisation soins médicaux, sorties nocturnes, n° police d’assurance et responsabilité civile.

LES VOYAGES SCOLAIRES: Gestion financière La délibération relative au financement du voyage Le CA donne son accord sur la programmation et le financement des voyages scolaires (Décret 2005 du 9/9/05) NB: Trois devis demandés/ Ces appels d’offres ne sont pas obligatoires. Ils le deviennent si le montant du voyage excède 335 000 euros. Délibération relative au financement des voyages : acte transmis à l’autorité chargée du contrôle de légalité pour devenir exécutoire

LES VOYAGES SCOLAIRES La participation des familles Dépend du caractère obligatoire ou facultatif du voyage (cf circulaire n° 79 -186 du 12 juin 1979) Les sorties obligatoires En vertu du principe de gratuité de l’enseignement, aucune participation financière ne peut être demandée aux familles pour les sorties s’inscrivant dans le cadre d’une action éducative obligatoire, organisée pendant le temps scolaire. Ces sorties doivent donc être prises en charge par l’établissement (ou d’autres sources de financement)

LES VOYAGES SCOLAIRES Les sorties facultatives Il s’agit de sorties dépassant le temps scolaire et qui, tout en permettant d’atteindre un objectif éducatif, ne s’inscrivent pas nécessairement dans les programmes officiels d’enseignement. Ces sorties peuvent faire l’objet d’une contribution financière des familles dont le montant doit rester raisonnable Circulaire du 20 août 1976 : « Le projet de voyage ou de sortie doit toujours être retenu au niveau de l’établissement, en tenant compte du coût qui ne doit en aucun cas avoir pour conséquence une ségrégation des élèves en fonction des ressources financières de leurs familles »

LES VOYAGES SCOLAIRES Ne s’applique pas aux voyages faisant l’objet d’une réglementation particulière : classes de nature, appariements Le coût des accompagnateurs Ce coût ne saurait être pris en charge ni par les familles ni par les intéressés eux-mêmes (directive de 97 réactivée en septembre 2005) (cf DAF A 3 21 mai 2002) Différentes CRC ont estimé, qu’en vertu du principe de gratuité de l’enseignement, l’encadrement des voyages qui relèvent d’une mission de service public ne doit pas être supporté par les familles des élèves.

LES VOYAGES SCOLAIRES Le coût du voyage des accompagnateurs ne doit donc pas être à la charge des familles. Les éventuelles subventions ou conditions avantageuses en matière de tarification doivent bénéficier à l’ensemble des participants, et non concerner la seule part propre aux accompagnateurs. Ne remet pas en cause la gratuité de ces voyages pour les accompagnateurs (qu’ils soient enseignants ou bénévoles) Accompagnateurs : peuvent être des enseignants, des personnels ATOSS, des aides-éducateurs, des parents d’élèves, des anciens élèves… (ordres de mission établis par le CE)

LES VOYAGES SCOLAIRES Il faut donc prévoir sur le budget de l’établissement les modalités du financement de ce coût (subventions Etat ou CT, ressources propres, partenariat privé, crédits européens, actions diverses menées par les parents d’élèves…) Précisions sur le montant de la participation des familles Le montant précis doit être fixé par le CA (interdiction d’adopter un montant maximal ou une fourchette) Paragraphe 41221 circulaire du 28 mars 1988 : « Tout ordre de recette doit comporter les bases de la liquidation » de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe en vertu de l’article 12 du décret du 29 décembre 1962

LES VOYAGES SCOLAIRES Si le CA se borne à voter un montant maximal pour la participation des familles pour l’ensemble des voyages scolaires, il remettrait entre les mains de l’ordonnateur le pouvoir de fixer et d’approuver la recette correspondante Or, le décret du 30 août 1985 ne prévoit pas la possibilité pour le CA de déléguer ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire Le comptable, dans ce cas de figure, ne disposerait pas de la pièce nécessaire (délibération du CA) pour exercer le contrôle qui lui incombe

Dans les établissements, les dépenses peuvent être imputées: 1. Sorties obligatoires: - entièrement sur le chapitre A 1 « Activités pédagogiques et éducatives » Si la totalité de la dépense est financée par les ressources propres de l’établissement. - ou/et sur les services spéciaux J 1: enseignement technique; J 3 projet d’établissement J 4: zone prioritaire; N 85: subvention de la collectivité territoriale pour le développement des activités culturelles et péri-éducatives 2. Sorties facultatives: Sur le chapitre N 3 « appariements, voyages, échanges » s’il y a d’autres participations. Les frais des voyages des accompagnateurs peuvent être imputés sur A 1 ou N 3

Projet européen: Conseil: Gestion subvention/Prévoir une subdivision du compte 401: Fournisseurs-projets européens (permet un rapprochement rapide recettes-dépenses) Frais de mission remboursés sur la base de la réglementation en vigueur www. minefi. gouv. fr)/ Décret du 3/7/06) Avance sur frais de mission sur la base d’un état de frais prévisionnel Garder justificatifs 5 ans/ Rapport final agence- bilan financier

Calendrier des dépenses: -Avant le voyage: 27/05/97: dérogation à la règle du paiement après service fait (cas du recours à une agence de voyages) -Pendant le voyage: Régie d’avances (pour éviter gestion de fait)/ Régisseur d’avances (arrêté du 10/09/98/ + 21/11/05: délai exécutoire de 15 jours)/ Comptabilité simplifiée à tenir

LES VOYAGES SCOLAIRES La participation du FSE La participation d’une association à la mise en place d’un voyage scolaire est possible, mais encadrée : L’association ne saurait se substituer à l’EPLE La pratique consistant pour l’association à faire l’avance des frais et à se faire rembourser par l’EPLE (qui va lui reverser la subvention qu’il a reçu pour le voyage concerné) est interdite : subdélégation de crédits proscrite (article 15 du D. du 02 mai 1938) 2 solutions : ou l’EPLE gère les dépenses afférentes, ou il restitue la subvention à la collectivité qui pourra l’attribuer à l’association

LES VOYAGES SCOLAIRES Rappel : Si le voyage s’inscrit dans le temps scolaire, la gestion doit être effectuée dans le budget de l’EPLE et non par une association ad hoc (Ccomptes 1997 Gestion de fait) La passation d’une convention de mandat par laquelle l’établissement confie à l’association la gestion d’un voyage scolaire relevant en principe de sa responsabilité est une pratique condamnée par le juge des comptes Une association peut contribuer au financement d’un voyage facultatif

LES VOYAGES SCOLAIRES Le FSE peut organiser certaines activités « commerciales » (tombola, ventes de cartes…) afin de reverser les bénéfices à l’EPLE, si ces activités sont conformes aux buts fixés par les statuts de l’association Il faut veiller à respecter la réglementation concernant la participation des élèves à des activités rémunérées (ex : législation du travail par rapport à l’empaquetage de colis en magasin) Ces activités sont interdites au niveau de l’EPLE, puisqu’elles contreviendraient au principe de spécialité régissant tout établissement public

LES VOYAGES SCOLAIRES L’EPLE peut recevoir un don de l’association ( « Le CA autorise l’acceptation de dons et legs » ), mais à la condition que l’établissement garde toujours la maîtrise de la gestion et de l’organisation du voyage concerné Le don effectué par l’association péri-éducative ne saurait bénéficier uniquement à ses seuls membres car ce serait discriminatoire L’application de tarifs différenciés En principe, cette pratique est prohibée (DAF A 3 du 24 mars 2003)

LES VOYAGES SCOLAIRES L’EPLE se doit de respecter les principes qui régissent le service public de l’enseignement, parmi lesquels se trouve le principe d’égalité. Un établissement ne peut y porter atteinte qu’en se fondant sur des critères sociaux Il est possible d’instaurer une discrimination entre les élèves concernant le montant d’un voyage scolaire, à condition de la justifier par la situation financière de la famille. Proposer un tarif préférentiel aux seuls adhérents d’une association revient à établir un critère de discrimination qui n’est pas admis dans l’enseignement public du second degré

LES VOYAGES SCOLAIRES La possibilité d’instaurer des tarifs différenciés est prévue par l’article 147 de la loi du 29 juillet 1998 (loi d’orientation relative à la lutte contre les exclusions) Les tarifs des services publics administratifs à caractère facultatif peuvent être fixés en fonction du niveau du revenu des usagers et du nombre de personnes vivant au foyer Les droits les plus élevés ainsi fixés ne peuvent être supérieurs au coût par usager de la prestation concernée

Les sources de financement: Un principe : envisager plusieurs sources / Aide DAREIC montage dossiers: - La globalisation des crédits - Les crédits échappant à la globalisation: 1. Actions d’envergure à l’initiative du rectorat 2. L’OFAJ: pour le franco-allemand 3. L’Europe= des subventions inégalées par toutes les autres sources de financement cumulées Europe-education-formation. fr 4. Collectivités territoriales 5. FSE ou associations loi 1901 (dons votés en AG)/ Actions diverses (arrêté préfectoral nécessaire Revue du droit scolaire 18/11 -12/96/ accord CE) 6. Fonds propres de l’établissement 7. Mécénats d’entreprises 8. Familles (caractère non discriminatoire Article L 551 -1 du code de l’éducation)/ CA fixe montant Chèques vacances possibles (note de service n° 2005 -205 du 30/11/2005 - Agrément de l’ANCV) 9. Autres (fonds de l’amitié France-Nouvelle-Zélande, British Council…) Cf. LE GUIDE DE L’INTERNATIONAL (SITE ACADEMIQUE)

La régie de recettes et la régie d’avances -Arrêté du 21/11/05 paru au JO du 19/12/05 modifie l’arrêté du 11/10/93 habilitant les CE à instituer des régies -Nouvelles dispositions (articles 1 er et 6): -Les décisions de création de régies de recettes et d’avances sont exécutoires dans un délai de 15 jours après leur transmission Au comptable supérieur du trésor territorialement compétent ou de l’agent Comptable de l’établissement siège en cas de regroupement -Régisseur=enseignant (peut encaisser participations familles/ autre procédure possible: Convention de mandat/procuration sur papier libre -Conseil: Carte bancaire provisoire pour la durée du projet

Annulation des voyages: Prévoir une assurance annulation voyage auprès du voyagiste Notification aux familles à prévoir Contrôles préalables auprès des entreprises de transport Application de la réglementation (arrêté du 2/7/82 relatif aux réglementations Sociales des transports+règlement CEE 3820/85 et 3821/5 du 20/12/85 relatif Au temps de conduite et de repos)

LES VOYAGES SCOLAIRES La gestion des reliquats Le CA ne peut pas décider d’affecter à un autre usage des recettes qui ont été versées par les familles pour un voyage scolaire précis Impossible de conserver ces sommes pour un autre voyage, ou de les reverser à une caisse de solidarité 2 cas de figure (Article 21 LF 22 décembre 1966 modifié) Les reliquats sont supérieurs ou égaux à 8 € : Ils doivent être obligatoirement reversés aux familles

LES VOYAGES SCOLAIRES Les reliquats sont inférieurs à 8 € : Ils doivent faire l’objet d’une notification auprès de chaque famille concernée qui disposera d’un délai de 3 mois pour en demander le remboursement Si la famille ne répond pas dans le délai requis, le reliquat sera acquis par l’EPLE, et le CA pourra alors valablement décider de son affectation