ABIS 2003 Kontextbezogene Informationsversorgung Anwenderanforderungen Granularitt der KontextModellierung

ABIS 2003 Kontextbezogene Informationsversorgung: - Anwenderanforderungen - Granularität der Kontext-Modellierung - Informationsraummetapher Martin Delp Dr. Wolf Engelbach 6. Oktober 2003 Karlsruhe © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -1

Agenda • Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement • Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement • Ein Beschreibungsmodell des Kontextes • Eine Informationsraummetapher © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -2

Pre. BIS: Pre Built Information Space Pre. BIS ist ein vorbefülltes, erweiterbares Informationssystem zur bedarfsgerechte Informationsversorgung von wissensintensiv tätigen Mitarbeitern in Unternehmen mit rollenspezifischen Sichten auf Informationsstrukturen. © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -3

Das Pre. BIS-Konsortium Konsortialführer, Implementierung, Anpassung Fachverlag Handelshaus Automobilkonzern Eventorganisator Baustoffproduzent Projektberater. . . Systemintegration, Entwicklung Forschung, Konzeption, Komponentenentwicklung Anwendungskreis © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Dierk-Oliver Kiehne, In. Tra. Co. M Gmbh Nr. -4

Die Pre. BIS-Systemarchitektur Informations -bedürfnis Geschäftsprozessmodelle (definiert) i. Navigator (EMI Applications Gmb. H) Navigation / Visualisierung Sem. Talk (Semtation Gmb. H) Prozessmodellierung Rollen & Aufgaben Business Begriffsnetz Dokumente & Daten (vage) Concept. Suite (Text. Tech Gmb. H) Dokumentsegmente Begriffsanalyse x. Tention (ISA Gmb. H) Segmentierung © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Balaji Mohan, In. Tra. Co. M Gmb. H Nr. -5

Agenda • Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement • Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement • Ein Beschreibungsmodell des Kontextes • Eine Informationsraummetapher © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -6

Anwendungsfall Eventvorbereitung Intelligent Information Retrieval • Eine Projektmanager entwickelt für einen Kunden aus einem • bestimmten Umfeld (Produkte, Zielgruppe, Land) ein Event an einer bestimmten Location (Infrastruktur, Besonderheiten, Dienstleister, . . . ) Herausforderungen: Kombination und iterative Verfeinerung aus Kreation, Grobkonzept, Analyse, Umsetzung, wobei interne (Know How) und externe Quellen (Unternehmensgröße, Art der Kundenbeziehung) genutzt werden. Individuelle Tiefenrecherche Relevante Informationen Rollenspezifisches Informationsbedürfnis (z. B. Dienstleister usw. ) Kontextueller Leitprozess (Entwicklung Event) Produktspezifischer Kontext (z. B. Belastungsanforderung für Bauteile ) © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Nr. -7

Anwendungsfall Produktentwicklung Information Sharing • 50 Produktentwickler stoßen jährlich 500 neue Ideen an und • überprüfen Marktchancen, Wettbewerbssituation, Herstellungswege Meilenweit entfernt von Vision: Jeder eine bestimmte Information sucht, finden sie auch schnell! Kontextueller Leitprozess 2 Gemeinsame Tätigkeiten, unterschiedlichen Rollen (z. B. Produktentwicklung Zeitschrift) Gemeinsamer Informationsraum Kontextueller Leitprozess 1 (z. B. Produktentwicklung Buch) © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Nr. -8

Anwendungsfall Vertriebsunterstützung Information Shaping • Personen formen einen gemeinsamen Informationsraum während • einer mehrjährigen Prozessabarbeitung (Kunde: öffentlicher Bau). Informationsbedarf für Marketing und Vertrieb über Ansprechpartner im Buying Center, Wettbewerbsprodukte, Argumentationshilfen, Erfahrungen und Aktivitäten von Kollegen Gemeinsamer Informationsraum (z. B. Kundendaten, Intranet) Leitprozess (z. B. Vertrieb) © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Nr. -9

Anwendungsfall Redaktion für Call Center Information Abstraction • 10 Redakteure bereiten Informationen aus dem gesamten • • Unternehmen für 500 Kundenbetreuer auf Zwischenhändler in einem dynamischen Markt Herausforderungen Geschwindigkeit, Verlässlichkeit und Prozess. Dokumentation Bearbeitung Kundenanfrage mit FAQ-Liste Weitergabe an 2 nd Level Support Problemlösung mit spezifischen Informationen Weitergabe Lösung an 1 st Level Support Erweiterung Informationsbasis! © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Klaus-Peter Fähnrich, Uni Leipzig Nr. -10

Bedürfnisse im Informationsmanagement (7 aus 42) Skala: von 1 (niedrige Erfüllung bzw. Bedeutung) bis 5 (hohe Erfüllung bzw. Bedeutung) © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -11

Überblick der Ausgangssituation in den Unternehmen • • • Funktionierende, aber schwach dokumentierte Prozesse Intranet als Standardanwendung für das Wissensmanagement Intranet-Redakteure als „zentrale Wissensmanager“ (Wissenspaten) Heterogene Anwendungssysteme, kein eindeutig prozessführendes System Lotus Notes / CMS; CRM / Intranet ; Word-Listen; Dateiablage Bedarf für die Einbindung Externer als Anwender oder als Zielgruppe: Händler; Autoren; Buying Center Unterschiedlicher Stand der Begriffsklärung (Begriffsheterogenität; interne Nomenklatur und Corporate Wording; Branchen- und Unternehmenssprache) Funktion eines Wissensmanagement-Verantwortlichen existiert nicht (viele dezentrale Ansätze, häufig sehr technische Sichtweise) Wissensdokumentation aufgrund von Mitarbeiterfluktuation ist nur selten eine Motivation zum Wissensmanagement ROI-Anspruch 3 Jahre – weiche Faktoren treibend © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -12

Erkenntnisse für Prebis • Anwender sind Redakteure, Trainer, Produktmanager, Marketing, • • Vertrieb, Stabsstellen - nicht Sachbearbeiter oder Topmanager Prozessabhängig stark divergierende Erwartungen o Antwortzeit: 5 sec vs. Suche über Nacht Bewusstsein über „Hausaufgaben“ der Unternehmen o Uneinheitliche Prozessdokumentation o Uneinheitliche Begriffswelten Checklisten als Start zur Informationsrecherche Mögliche Einsatzpotentiale von Prebis o Suche in internen Datenbeständen o Identifikation neuer relevant werdender Themen o Prozesseinbindung für Kunden, Lieferanten. . . © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -13

Agenda • Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement • Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement • Ein Beschreibungsmodell des Kontextes • Eine Informationsraummetapher © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -14

Kontextmodell Modellbildung Prozessverlauf Anforderungen © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Informationsmodell Rollenmodell Informationsquellen Prozessmodell Nr. -15

Kontextmodell für Informationsrecherchen Berücksichtigung des Kontextes zur Eingrenzung der Suchanfrage Objektiver Informationsbedarf <-> subjektives Informationsbedürfnis © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -16

Einflussfaktoren Person © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -17

Einflussfaktoren Person Kontextebene Kontextdimension Einflussfaktor Person © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -18

Einflussfaktoren Rolle © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -19

Einflussfaktoren Aufgabe © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -20

Einflussfaktoren Infrastruktur © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -21

Auswahl und Integration der Einflussfaktoren 1 2 3 Eingabe / Art meistens gelegentlich selten © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Wichtig sehr wichtig weniger wichtig Delp, Nr. -22

Agenda • Ein Ansatz zum kontextbezogenen Informationsmanagement • Ausgangssituation und Anforderungen für ein prozessorientiertes Wissensmanagement • Ein Beschreibungsmodell des Kontextes • Eine Informationsraummetapher © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -23

Anforderungen an die Informationsraummetapher • Illustration der Vermittlung zwischen Informationsbedürfnis des • Nutzers und den vorhandenen Informationen Kompass zur Gestaltung des GUI und der Funktionalitäten Tree Map (Schneidermann 2003) Document Lens (Kossowan 2003) Landschaft (www. kartoo. com) © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Information Corridor (Columbia 2003) Verweisgeflechte (Schwarz 1998) Delp, Theme Space (Knorz 1998) Nr. -24

Pre. BIS-Metapher Hotel • Räume als Infrastrukturen (Strucutre) • Personal als Informationsbeschaffer (Fill) • Gäste als Informationsnutzer (Use) © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -25

Pre. BIS-Metapher Empfangsraum Gäste mit ihren Informationsbedürfnissen Informationsquellen • Zeitungen, Zeitschriften • Internetangebote • Erfahrungswissen © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Informationsvermittler • Portier • Zeitungsstand • Informationsterminal • Andere Gäste Nr. -26

Pre. BIS-Metapher Portier • Hat Erfahrungswissen zu Informatiosnanforderungen von Gästetypen • Kennt seine Gäste und ihre Historie • Überblickt die vorhandenen Informationsquellen • Bietet Informationen proaktiv und auf Nachfrage • Gibt interaktiv weitere Informationen oder verweist auf andere Quellen • Bereitet Informationen in verschiedenem Detailgrad auf © Fraunhofer IAO, IAT Universität Stuttgart 2003 Delp, Nr. -27