ABCcursus Opleiding voor schoolsecretariaten 2017 2018 Ag ODiAcademie

ABCcursus Opleiding voor schoolsecretariaten 2017 - 2018 Ag. ODi-Academie

Overzicht programma Kennismaking met de werking van Ag. ODi Beleidsdomein Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (Ag. ODi) Afdeling Secundair Onderwijs – scholen en leerlingen Afdeling Personeel Secundair Onderwijs en Deeltijds Kunstonderwijs 2

Beleidsdomein Onderwijs en Vorming Minister Inspectie VLOR Beleidsraad Agentschap voor infrastructuur in het onderwijs (AGIOn) Agentschap voor onderwijsdiensten (Ag. ODi) Agentschap voor Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs, Kwalificaties en Studietoelagen (AHOVOKS) Departement Onderwijs en Vorming Ministerie van Onderwijs en Vorming 3

Ag. ODi - structuur Administrateur – generaal Guy JANSSENS Stafdienst Afdeling Basisonderwijs, DKO en Clb Scholen en leerlingen Veerle VAN DE VELDE Adviseur Afdeling Secundair onderwijs Scholen en leerlingen Caroline VANBRABANT Afdelingshoofd Afdeling Personeel Basisonderwijs en Clb Patricia VAN REET Afdelingshoofd Afdeling Personeel Secundair onderwijs en DKO Katrien DE BECKER Afdelingshoofd Afdeling Advies en ondersteuning onderwijspersoneel * Marleen BROUCKE Adviseur Afdeling ICT * Jeroen DEPOORTERE Senior adviseur 4

Ag. ODi - taken § Wij zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van het onderwijsbeleid van het basis- en secundair onderwijs, de centra voor deeltijdse vorming, het deeltijds kunstonderwijs, de centra voor leerlingenbegeleiding en de inspectie en pedagogische begeleiding. § Wij zorgen ervoor dat ongeveer 4. 000 scholen in Vlaanderen de middelen ontvangen om kwaliteitsvol onderwijs te organiseren. § Wij beheren de personeelsdossiers van 164. 000 personeelsleden. 5

Ag. ODi - taken § Wij zorgen voor de uitbetaling van het salaris van 181. 000 personeelsleden. § Ouders en leerlingen kunnen bij ons terecht met vragen over hun rechten en plichten in het onderwijs. § Wij maken werk van gelijke onderwijskansen: Lokale Overlegplatforms (LOP), Speciale Onderwijsleermiddelen (SOL), project Jongeren voor Scholen/Scholen voor Jongeren en Verkeersveiligheid (Jo. Jo/Ve. Ve), commissie Leerlingenrechten, Vlaamse Bemiddelingscommissie … § Wij zijn gesprekspartner van het beleid bij de 6 totstandkoming en de toepassing van de regelgeving

Ag. ODi - klanten Scholen Gewoon basisonderwijs 2013 -2014 -2015 -2016 2. 389 2. 400 2. 409 1. 112 Buitengewoon basisonderwijs 203 202 Gewoon secundair onderwijs 961 953 991 Buitengewoon secundair onderwijs 119 121 Deeltijds kunstonderwijs 168 168 72 72 72 3. 914 3. 962 CLB Totaal 201 7

Ag. ODi - klanten Personeelsleden Gewoon basisonderwijs Buitengewoon basisonderwijs Gewoon secundair onderwijs Buitengewoon secundair onderwijs HBO 5 verpleegkunde Deeltijds kunstonderwijs Andere Totaal 2014 2015 6 3. 171 6 4. 013 9. 799 6 7. 973 9. 907 6 7. 419 8. 801 2016 Evolutie t. o. v. 2015 64. 793 In 1, 22% 2016: 77. 497 9. 889 -0, 18% 66. 809 -0, 90% 9. 020 9. 151 1, 45% 1. 399 1. 498 1. 537 2, 60% 5. 755 5. 761 5. 737 -0, 42% 6. 282 163. 180 6. 228 163. 846 6. 248 1 64. 164 0, 32% 0, 19% 8

Ag. ODi - klanten Leerlingen Aantal leerlingen Gewoon kleuteronderwijs Buitengewoon kleuteronderwijs Gewoon lager onderwijs Buitengewoon lager onderwijs Gewoon secundair onderwijs Buitengewoon secundair onderwijs Deeltijds kunstonderwijs Totaal 2013201420152016 Evolutie (%) 269. 197 268. 453 267. 756 -0, 26% 2. 042 2. 000 1. 984 -0, 80% 399. 729 411. 097 422. 911 28. 307 27. 483 25. 578 417. 469 416. 847 418. 228 0, 33% 20. 495 20. 661 20. 333 -1, 59% 8. 867 8. 807 8. 754 -0, 60% 175. 251 175. 804 177. 798 1, 13% 1. 321. 35 7 1. 331. 15 2 1. 343. 34 2 0, 92% In 2, 87% 2016: -6, 93% 447. 315 9

Ag. ODi - medewerkers Categorie Statutair 30/06/201 4 5 6 351 328 333 Contractueel 79 81 71 CODO 17 17 17 3 35 33 34 485 462 458 Begeleiding Jo. Jo/Ve. Ve Begeleiding LOP Totaal 10

Ag. ODi - kernprocessen SBT en verificatie • Geldelijk dossier • Tijdig en correct betalen • Controle omkadering • Administratief dossier • In dienst tot pensioen 11

Afdeling SO– scholen en leerlingen Ø Dienstverlening t. a. v. § schoolbesturen: ü registratie, herstructurering, rekeningnummers, … § scholengemeenschappen: ü § samenstelling, omkadering scholen: ü leerlingentellingen, verificatie, normen, omkadering, toelagen 12

Afdeling SO– scholen en leerlingen Ø Dienstverlening t. a. v. (2) § leerlingen en ouders (Gelijke kansen): leerplichtcontrole informatiepunt ouders en leerlingen commissie leerlingenrechten … Ø Aandacht voor kwaliteitsbewaking 13

Afdeling SO– scholen en leerlingen Ø De mensen achter de dossiers: § schoolbeheerteams ü 31 medewerkers waarvan 17 verificateurs 4 groepschefs Informatiepunt ouders en leerlingen: 6 -tal medewerkers Secretariaat: 2 ü § § § Coördinatoren afdeling: 9 Team Jo. Jo/Ve. Ve: 3 Afdelingshoofd 14

Afdeling Personeel SO en DKO Beheren van financiële en administratieve personeelsdossiers van indiensttreding tot pensionering: Beheren indiensttreding, vaste benoeming, pensioen … • Beheren geldelijk dossier : salaris – vakantiegeld – eindejaarstoelage – uitgestelde bezoldiging • Opvolgen en verwerken van: ü Verschillende verlofstelsels zoals ziekteverlof, loopbaanonderbreking, verlof of afwezigheid voor verminderde prestaties, verlof tijdelijk andere opdracht … ü Terbeschikkingstellingen in het onderwijs (TBS wegens ziekte, TBSOB, TBSPA, TBS VP, …) • Controleren van de omkadering 15

Afdeling Personeel SO en DKO Actieve informatieverstrekking en ondersteuning en aanlevering van een aantal gegevens voor interne en externe klanten. • Dagelijks: § Ondersteuning bij interpretatie regelgeving § Coaching scholen bij doorsturen gegevens § 1 e lijn: dossierbeheerder § 2 e lijn: groepschef – expert – ervaren collega • Op jaarbasis: § Opleiding schoolsecretariaten – nieuwe medewerkers § Ondersteuning voor scholen met problemen elektronische communicatie 16

Afdeling Personeel SO en DKO Ø Samenwerking school(secretariaat) en werkstations § Dagelijkse ondersteuning en informatieuitwisseling § Tijdig en correct doorsturen van opdrachten en dienstonderbrekingen Ø Aandacht voor kwaliteitsbewaking § Nazicht zendingen en schoollistings op school § Ingewikkelde zendingen: ü vooraf overleg 17

Afdeling Personeel SO en DKO Ø Partners in de salarisbetaling 1. personeelslid 2. school(secretariaat) 3. WERKSTATION 4. boekhouding 5. financiële diensten 6. personeelslid 18

Afdeling Personeel SO en DKO Structuur en organisatie WS 21: regio Antwerpen WS 13: Bu. SO WS 17: regio Oost. Vlaanderen WS 15 en WS 16: regio West. Vlaanderen Cel “Word leerkracht” WS 18: regio Oost. Vlaanderen WS 22: regio Antwerpen/ Limburg/Vlaam s-Brabant WS 23: regio Limburg en Leuven WS 19: Brussels Hoofdstedeli jk Gewest en Vlaams Brabant Cel “Detachering en” WS 24: regio Limburg WS 20: regio Antwerpen WS 32: ondersteunen d personeel en MVDP WS 42: deeltijds kunstonderwij s Cel “TBS VP en overdrachte n” Cel “ Kwaliteit” 19

Afdeling Personeel SO en DKO Ø De mensen achter de dossiers § 13 werkstations: • • § § § § 91 dossierbeheerders (= +/- 83, 5 FTE) 13 groepschefs (= +/- 12 VTE) Cel TBS VP en overdrachten: 3 (= 2 VTE) Cel kwaliteit: 2 Cel Word Leerkracht: 4 (= 3, 5 VTE) Cel Detacheringen: 3 (2, 6 VTE) Afdelingssecretariaat: 2 (1, 6 VTE) Coördinatoren afdeling: 9 (8 VTE) Afdelingshoofd 20

Vragen? 21