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Abastecimiento Gestión de la Cadena de Suministro

El área de Abastecimiento se encarga de: 1. 2. § § Compra de Bienes y Servicios Logística de: Importación Exportación Transporte nacional e internacional Distribución de compras nacionales 3. 4. 5. 6. 7. Administración de activos fijos Catalogación Administración de Almacenes Inventario físico Control de activos

También, el área de Abastecimiento es la encargada de gestionar las necesidades de de bienes y servicios de las áreas de negocio O&M, Proyectos, y de las áreas funcionales de MASSY ENERGY Desarrollo Corporativo, Finanzas y Legal.

Ordena y completa la frase La Política de C. y Contratos de Massy tiene como objetivo contar con unos B. y procedimientos de compras y contratación, basados A. en las mejores que faciliten a toda la organización la adquisición de bienes y servicios en las mejores D. de precio, calidad, tiempo de entrega, soporte técnico y garantía. A. B. C. D. Prácticas Procesos Compras Condiciones

Demos un vistazo a algunas funciones de Abastecimiento que te involucran como usuario…

COMPRAS ¿Cómo hacer la solicitud de un Servicio o compra de un Producto? 1. El Usuario crea un carrito de compras en el ERP SAP, basado en una cotización que el proveedor envía a través de Abastecimiento. 2. El carrito de compras debe ser aprobado de acuerdo a Matriz de Delegación Financiera. 3. Con el carrito aprobado Abastecimiento inicia la gestión para generar el Pedido de Compra o la contratación del Servicio.

COMPRAS Ten en cuenta estas claves para una mejor gestión con nosotros: Especifica tu necesidad adecuadamente y en forma oportuna. Revisa el catalogo y verifica que el producto o el servicio requerido se encuentra creado en el catalogo de bienes y servicios del ERP SAP En caso de que los productos o servicios no se encuentren creados solicita a catalogacion asesoría o la inclusión del producto en el catalogo. Contacto juan. valencia@massygroup. com Como usuario mantén comunicación permanente con Abastecimiento.

COMPRAS Recuerda que tú como usuario eres participe activo en este proceso porque… Defines la necesidad (especificaciones técnicas). Evalúas técnicamente las ofertas. Administras los servicios Evalúas el desempeño del contratista en la prestación del servicio.

¿Cuál es el documento indicado para hacer la solicitud de un servicio o compra de un producto? Carrito de Compras QTH QA

COMPRAS Procedimiento Administración y Manejo de Subcontratista B-SC 1 -GE-003 El objetivo de este procedimiento es describir los diferentes pasos necesarios para asignar y administrar un contratista/subcontratista de control, asegurando el cumplimiento de la Política de Ética, los procedimientos de contratación y los Valores Corporativos de Massy Energy Colombia. Mediante flujogramas muestra las responsabilidades de los diferentes actores con el fin de asegurar las etapas de selección, el arranque, la ejecución y el cierre de un servicio.

COMPRAS ¿Cuál de los siguientes Documentos, No manejamos para terceros? : A Pedido de compra B Pedido de compra abierta C Orden de servicio simple D Orden de servicio E Contrato F Orden de arresto G Autorización de servicio

¿Para realizar la compra de un producto o servicio qué debo hacer? A Indicarle al área de abastecimiento que realice el carrito de Compras. B Solicitar a un comprador de abastecimiento que solicite cotizacion al proveedor, y el usuario genera un carrito de compras en SAP y hace seguimiento a la aprobación.

COMPRAS COMITÉ DE COMPRAS Y CONTRATOS Es una reunión de alto nivel donde se aprueban las estrategias y adjudicaciones para la adquisición de bienes y servicios. ¿QUIÉNES CONFORMAN EL COMITÉ? Gerente General Gerente Financiero Líder Legal Gerente SCM Quorum: 3/4

COMPRAS ¿Cuándo se debe ir a Comité? • Monto de la solicitud supera 100 millones de pesos. • Adjudicación directa que supere los 15 millones de pesos. • Monto de una extensión supere el 10% del valor previamente aprobado por el comité. • Monto de una extensión supere los 100 M de compra o servicio no aprobada en comité El comité puede cambiar estos valores dependiendo de la estrategia de cada proyecto

COMPRAS ¿Cuándo y dónde se realiza el Comité? • Se maneja el esquema de aprobaciones electrónicas, para ello el usuario enviara el formato de comité con los soportes para revisión y los integrantes del comité realizaran observaciones y emitirán su aprobación por ese mismo medio. • Se realizará comité extraordinario cuando la operación lo requiera y se definirá la hora, fecha y lugar de la reunión cuando sea necesario.

COMPRAS ¿Qué se requiere para ser incluido en la agenda del comité? Formato(s) diligenciado(s) y enviados a tiempo Sandra. diaz@massygroup. com El Coordinador de Abastecimiento dará la aprobación para su envío o definirá si se debe realizar reunión.

COMPRAS Formato presentacion estrategia Comité C&C B-SC 1 -AD-019 Formato presentacion adjudicacion Comite C&C B-SC 1 -AD-018

Uno de los motivos por los cuales necesito presentarme ante el Comité de Compras y Contratos es porque… A Van a verificar que cumplo con las Políticas de la compañía. B El monto de la solicitud supera los 100 millones de pesos. C Me van a solicitar que haga otra Carrito de compras.

LOGÍSTICA Coordinamos y supervisamos el transporte (internacional y nacional), el trámite aduanero de todos los procesos logísticos en la importación, exportación y compras nacionales de materiales para las áreas de negocio.

LOGISTICA IMPORTACIÓN Las actividades que se desarrollan en Importaciones son: • Coordinación de despacho desde el exterior. • Seguimiento al proceso de nacionalización. • Coordinación de despacho desde el puerto, aeropuerto ó deposito, hacia el lugar de destino final informado por nuestro cliente interno.

LOGISTICA EXPORTACIÓN Las actividades que se desarrollan en Exportaciones son: • • Verificación del material a exportar. Coordinación del Transporte nacional e Internacional. Coordinación y seguimiento al trámite de exportación ante la DIAN. Confirmación de despacho y recibo de seguimiento

LOGISTICA DISTRIBUCIÓN Las actividades que se realizan en Distribución de compras nacionales son: Supervisar las entregas en bodega. Seguimiento a los despachos a nuestros clientes internos y las diferentes facilidades.

¿Cuáles son los tres tipos de logística que manejamos en Abastecimiento? I M P O D I E X R T S T P O A C R I R T I Ó N B U C I A C I Ó N

Encargada de coordinar y supervisar el transporte (internacional y nacional) ¿Quién tiene la razón sobre la logística? Es un proceso que nos permite definir el costo de un producto y/o servicio Es la que define que es lógico y qué es ilógico en un proceso

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Cuándo llegas a Massy te son asignados algunos activos como: Computador, equipos de comunicaciones, entre otros. Allí el Área de Abastecimiento se encarga de: § La administración y control de los activos fijos de Massy. § Asignación, cambio de custodio y control de bajas de los activos. § Ejecución de inventarios físicos.

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS En Massy Energy, los activos como equipo de cómputo y comunicaciones serán asignados únicamente por el Área de IT y traslados por esta área.

ADMINISTRACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Es obligación de todo empleado que cuando se le asigne activos y/o herramientas diligencie el “Formato para movimiento y baja de activos fijos – B-SC 3 -AI-008” y enviar original a Flor Beltran al correo a: flor. beltran@massygroup. com