AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Frgemand Hyer Programleder Intern

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 Konsolideringsgruppe-møder (Imp&For) Dagsorden – Konsolideringsprogrammet 0. Godkendelse af noter fra sidst 1. Status på kommunikation samt Task force aktiviteter 2. Gennemgang af issues fra sidst 3. Prioritering af opgaver – opdatering af ”Bobler-listen” 4. Behandling af indstillinger 5. Indkomne sager 6. Eventuelt 1

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 1. Status på task force aktiviteter i Konsolideringsprogrammet – 14/5 2012 Tid Kritisk for TF 01 Dataopretning v. Jonna Sommer • Der er identificeret og prioriteret 11 igangværende opgaver, 8 er overført til driften og 16 afventer • ASB Øvre struktur: opgaven udvikler sig til et projekt, der involverer Campus. Net-integration. (ca 650 timer) eksamen TF 02 Bevisløsningen v. Anders • Status quo vedr. driftssituation (ASB, Executive, ST ikke i drift) • Der er prioriteret udviklingsopgaver frem til 1/6 (flere udviklingsønsker skal prioriteres – se liste slide 3) 2012 Opgave Penge ASB Øvre strukturopg. vokser Kræver AU IT ressourcer Forventes klar til 1/6 Ext udvikl. Ress hentet ind PID skal opdateres. Fokus? TF 03 EVU betalingsstuderende v. Helle • Der arbejdes på dataopretning, ID 16+18. Fleksibel Masters STU færdig U 20 – udestår dataopretning • Navision-STADS integration: Udfordringer m. EAN. nr samt evt. opgaver ifm. Ny Økonomimodel TF 04 KOT Kvt. 2 Breve og studenter login v. Morten • Fejl ifm. studerndes adgang (snitfladeproblematik STADS/AROS) – er adresseret til AU IT • Udeståender: Brevfletning, konstruerede cpr. numre, sikker drift S 12 Skulle være lukket i uge 14 TF 05 STADS-VIP v. Helle • Tilfredsstillende brugertest – 4 har deltaget og været ok tilfredse med systemet. Go/no go møde 16/5 • Udeståender: sikring af performance, test af WAYF & test af Nem. ID Idrfitsættes 30/5 TF 06 A Optagelse KOT & UKOT v. Ejvin • KOT-test af dataleverance (via Tilmeldingssekretariatet) har ikke fungeret optimalt. TF 06 B – Optagelse KOT & UKOT v. Ejvin • Plan B – er opgaven forankret hos Kirsten/Søren? • Udeståender: DANS KA-optag – 140 regneark, clearingen (deadline 15. juni) TF 07 EDDI færdiggørelse v. Jeppe • Udviklingsønsker: Understøtter EDDI forretningens behov (rejst af HE – drøftes på møde 21/5) Hvad skal fokus være? TF 08 FSS Lifecycle Mgt. (STADS) v. Birgit (? ) • Første møde afholdes d. 15/5, hvor opgaven drøftes • PID fremlægges d. 21/5 Opgaven skal beskrives TF 09 ARTS Eksamensplanlægning v. Morten/Bjarke • Der er lavet aftale om støtte til Arts i form af lister, som opdateres af Bjarke på ad hoc forespørgsel/3 uger Hvad skal fokus være 2

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 TF 02 Bevis - Ønsker til prioritering efter 1/6! › › › › [013]+[021] Praksis: Angivelse af faste emner på EKA ved skalprøver [014]+[022] Praksis: Angivelse af prøvesprog når ikke som bestemt i studieordningen (ordinære resultater) [015]+[023] Praksis: Angivelse af prøvesprog når ikke som bestemt i studieordningen (meritter) [029] LØST. U (for alle andre end supplerende uddannelser mhp. adgang til kandidatuddannelser, gæsterammer (alle andre end via IC), IC-gæstestuderende, tilvalgsrammer (Søren Anker), Ekstra kompetencegivende forløb (for kandidater)): 4. 1: Kommer altid ud som "Full-time" [030] LØST. U (undtagen for diplomudd. , korte udd. under SKT, professionsbachelorer): 5. 1: Mangler [060] Mulighed for at udsøge bevisudskrivers egne RAPEROPL-jobs i Access / Word [061] Labels / følgebrev til beviser (Workaround: Brug RA 002 U – den er ikke flot, der skal bruges saks!) [062] Andre labels [063] Enkeltfagsattester / -udskrifter [070] Automatisk og manuel sletning af tomme / uønskede RAPEROPL-udtræk i Access [079] Knap i Access til separat hentning af opdaterede tekster fra EDDI [087] Bevis leveret i PDF-format. Beviset leveres i form af redigeringslåst PDF-fil, der er lagret på netværksdrev og navngivet jf. beslutningerne om indholdet i stregkodeteksten i #077. Praksis for arkivering (#074) afgør, hvorvidt forklædet (#077) indgår i PDF'en. Forudsætninger for dette ønske er flg. issues: #074 (praksis-beslutning), #077, #059, #084. Dette issue er en alternativ løsning på #083, som vil bortfalde med leverance af dette issue [088] Principbeslutning om anvendelse af indscannet signatur for alle bevisudstedere [089] Direkte arkivering af PDF (forudsætter #087+#088) i digitalt journaliserinssystem (medfører bortfald af #077) [090] Understøttelse af ønsker afledt af Diploma Supplement-kvalitetssikringinitiativ [097] Aktivering af stavekontrol på hhv. dansk og britisk engelsk i Word 3

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 TF 01 Dataopretning – Status /opgaveoversigt 4

Afklaret og slettes næstegang AARHUS UNIVERSITET Udestående og til behandling Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 2. Issues fra Konsolideringsgruppen’s møder Beslutning 23. maj 2012 1. Kommunikation i Studieadministration? Hvordan og hvem gør hvad? Behandlet den 23/5. Lukkes og afventer Gittes præsentation af Studieadminstrationskommunikationssetup. 4. SNUK feedback v. Mikkel og Orla UVA/EKA mange til mange Er i proces i SNUK båndet, lukkes her og Mikkel opdatere SNUK opgavelisten 5. SNUK feedback vedr. 0/5 ECTS og delprøver SS er ansvarlig for den videre proces vedr. godkendelse i Uddannleses Udvalget (UU). 6. U/E bånd issue vedr. Dumpebrev Tina laver beskrivelse af Work-a-round. Orla følger op på udviklingsønsket og får sat den på U/E opgavelisten 7. Opstart af Arts Task force Formål: sikre at Arts U/E medarbejdere kan lave trække lister og afvikle eksamen Orla får afklaret evt nyt scope for en ny Arts TF aftales med Leo 8. Status på opgavelister fra SNUK, OPTAG og Inf&Vejl. FSS/Birgit arbejder på forslag til fælles opgaveliste for de 4 bånd – chefgruppen er enige i behovet for fælles liste. 10. Er der lavet beskrivelse af, hvordan man laver overgangsordninger i STADS? Er i proces i SNUK båndet, lukkes her og Mikkel opdatere SNUK opgavelisten 11. HIH og IHA beviser i STADS (low cost AU-logo papir) Der er fundet en løsning. Kim følger op vedr. ”bevispapir” til udskrifter (uden blå streg) 12. AU IT har meldt servicevindue på alle systemer fredag den 22/6 til lørdag den 23/6 – OK? Orla vurder at det ikke har konsekvenser for studieadministrationen. 13. Udarbejd input til uddannelsesplan/vidensløft Anna udarbejder oplæg sammen med bla Tina 14. Præsentation af STADS ”udviklingsplan” samt Ønskebrønden Orla laver en præsentation 5

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 3. ”Bobler-liste” til konsolideringsprogrammet – task force emner 1. SA Opgaveliste a) Bevisløsningen b) Kommunikation ----- Under stregen ----- e) … f) Eksamensplanlægningsværktøj => Maria indmelder ønske til JJ g) Impl Journalproces i SA => Projekt i Kvalitet h) Syllabus U/E planlægning på BSS => BSS projekt 6. P 1 – SNUK a) EDDI færdiggørelse ----- Under stregen ----- b) … Understøtter EDDI forretningsbehov? c) Nye STU i EDDI og nye kurser V 12 d) Rette data ifbm udskrift af beviser 2. FSS-Support 3. FSS-Forretningskonsulent a) …? a) TF 08 FSS lifecycle Mgt ----- Under stregen! ----b) Bruger dokumentation b) … til STADS VIP c) Undenlandskestuderend e som ikke kan login d) Undervisning tilmeldinger driller 4. FSS- Proces&Projekter a) TF 08 FSS lifecycle Mgt 5. Dataopretning a) TF 01 Dataopret ----- Under stregen ----=> Øvrestruktur ASB, b) Ny øko model STADSExe, 8000 c Navision => c) Syllabus – eksamen m. b) TF 02 Ret bevis data vagt c) TF 03 Ret EVU betalingsdata ----- Under stregen ----- d) Se dataopretlisten e) … 0 7. P 2 – Optag 8. P 3, 4, 5 – U/E a) KOT Kvt 2 Brev & stud. SB a) STADS-VIP ----- Under stregen ----b) EVU betalings Stud b) Dumpebreve c) Optag STADS - KOT c) Kursus katalog vs EDDI d) Optag DANS - UKOT UVA/EKA tilmeldning ----- Under stregen ----e) ? … d) Speciale kontakter … 9. P 6 – Info&Vejl a) ? ----- Under stregen ----- b) Kommunikation til de studerende c) Nyt Vejledningssystem og integration til STADS u t re e t da 2 ge Op 6 ÷Opgaveliste?

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 4. Behandling af indstillinger 9/5 – uge 19 Prioritering af Task force opgaver? - … er det de rigtige opgaver og prioriteter? 1. TF 06 Optag UKOT Kandidat – clear 11. 000 ansøger Ejvin(PL) - Bjarke 2. TF 05 STADS-VIP – (Helle(Krav, test, Impl), Sara(HE- bruger input)) 3. TF 02 Bevis (Anders, Thomas(Udvik, data), Bjarke(data), Birgitte(Wiki), Annia(udd), ITMind? ) 4. TF 01 Dataopret – Øvre struktur, udd. modeller (Jonna, Orla mm) 5. TF 03 EVU betalingsuddan. (Helle(PL), Thomas(Dataopret), AU IT dataopret(ML)) 6. TF 09 Arts eksamensplanlægning – (Bjarke) 7. TF 07 EDDI færdiggørelse og sikre implementering på HO’erne - (Jeppe) 8. TF 08 FSS Life Cycle Management (LCM) – Starter m. STADS leverancer (Birgit) 9. TF 04 Optag KOT Kvt. 1&2 breve og studenter login v. Morten ----------o nye task force kandidater o-----------10. …FSS – hurtigere opdatering af arbejdsgange (processer, NAV, Wiki…. ) 11. … andre? 7

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 4. Behandling af indstillinger 23/5 – uge 21 Prioritering af Task force opgaver? - … er det de rigtige opgaver og prioriteter? 1. TF 10 Kandidatoptagelse 2012 – clear 11. 000 ansøger Ejvin(PL) - Bjarke 2. TF 11 KOT-optagelsen 2012 v. Morten 3. TF 05 STADS-VIP – (Helle(Krav, test, Impl), Sara(HE- bruger input)) 4. TF 02 Bevis (Anders, Thomas(Udvik, data), Bjarke(data), Birgitte(Wiki), Annia(udd), ITMind? ) 5. TF 01 Dataopret – Øvre struktur, udd. modeller (Jonna, Orla mm) 6. TF 09 Arts eksamensplanlægning – v. Morten 7. TF 07 EDDI færdiggørelse og sikre implementering på HO’erne - (Jeppe) 8. TF 08 FSS Life Cycle Management (LCM) – Starter m. STADS leverancer (Birgit) ----------o nye task force kandidater o-----------9. …FSS – hurtigere opdatering af arbejdsgange (processer, NAV, Wiki…. ) 10. … andre? ----------o Afsluttede TF opgaver o-----------11. TF 00 Performance 12. TF 03 EVU betalingsuddan v. Helle 13. TF 04 Optag KOT Kvt. 1&2 breve og studenter login v. Morten 14. TF 06 Optag KOT og UKOT v. Ejvin 8

AARHUS UNIVERSITET Konsolideringsprogrammet Anders Færgemand Høyer Programleder (Intern) 2012 5. & 6. Indkommende sager & Evt? 5. Indkommende sager 6. EVT 9