Aanbesteding Communicatiediensten Even voorstellen Ongeveer 30 creatieve geesten

Aanbesteding Communicatiediensten

Even voorstellen • Ongeveer 30 creatieve geesten • Aanbestedingsteam Helicon Opleidingen • Jean-Paul Roegies, inkoopadviseur

Regels • Alleen vragen over de formulering van de opdracht en de procedure worden beantwoord • Aan (vermeende) antwoorden die niet schriftelijk zijn gecommuniceerd kunnen geen rechten worden ontleend • Vragen over een oplossing worden NIET beantwoord, ook niet schriftelijk

Programma • Opdracht • Procedure • Vragen

Opdracht • • Helicon Opleidingen wenst een leverancier van communicatiediensten te contracteren dat, onder regie van de afdeling communicatie van Helicon, uiteenlopende online en te drukken communicatiemiddelen ontwikkelt. Daarbij draagt de leverancier bij aan verdere ontwikkeling van de communicatiestrategie van Helicon, stelt het zich op als adviseur en deelt het actief kennis. De te contracteren leverancier werkt met de bestaande huisstijl van Helicon en de door Helicon vastgestelde en vast te stellen communicatiestrategie. De leverancier draagt bij aan de zelfwerkzaamheid van Helicon-medewerkers, onder andere door(technische) oplossingen aan te dragen, waarmee zij zelf, binnen de richtlijnen van de huisstijl, communicatiemiddelen kunnen aanpassen. De leverancier neemt ook de rol op van mediabureau. De leverancier communiceert met Helicon via een vast contactpersoon die de totstandkoming van communicatiemiddelen coördineert en in het algemeen de rol van ‘spin in het web’ vervult, waar nodig ook naar andere leveranciers van Helicon. In voorkomende gevallen is de leverancier in staat en graag bereid spoedopdrachten uit te voeren, op te leveren binnen enkele uren na opdracht. De grondhouding van de leverancier wordt aantoonbaar gekenmerkt door ‘Plan, Do, Check en Act’.

Randvoorwaarden • Tarieven worden, op basis van referentieopdrachten, vooraf vastgesteld. Kosten worden tegen de referentietarieven gefactureerd. In de tarieven wordt onderscheid gemaakt tussen het ontwikkelen van nieuwe communicatiemiddelen en het aanpassen van bestaande communicatiemiddelen. De leverancier toont aan dat Helicon altijd een scherpe prijs betaalt. • Alle te ontwikkelen communicatiemiddelen zijn eigendom van Helicon. Periodiek worden alle geproduceerde middelen beschikbaar gesteld, zodat ze in de ICT omgeving van Helicon kunnen worden opgeslagen. • De regisseur namens Helicon brieft de leverancier, controleert het werk en communiceert met de medewerkers van Helicon. Alleen op aangeven van de regisseur, communiceert de contactpersoon, wanneer het de effectiviteit en efficiency ten goede komt, rechtstreeks met andere Helicon-medewerkers.

Minimum eisen • Solvabiliteit tenminste 20% • Kwaliteit uitgevoerd werk voldoet, te beoordelen aan de hand van monsters

Overeenkomst • Overeenkomst voor vier jaar met een tussentijdse opzegtermijn van zes maanden • Algemene Inkoopvoorwaarden van MBOraad • Eventueel aanvullende bepalingen in de overeenkomst

Inschrijving • Vier onderdelen: – Prestatie onderbouwing – Risicodossier – Kansendossier – Interview • 4 kantjes A 4, plus de verplichte stukken voor kwalificatie (UEV) en de monsters

Prestatie onderbouwing • Aantonen dat je in staat bent doelstellingen te realiseren • Stellingen die iets zeggen over je aanpak in relatie tot de doelstellingen, te onderbouwen met dominante informatie (niet weerlegbaar, accuraat omschreven en onderbouwd met meetgegevens) • Geen referentielijst, maar informatie gericht op de opdracht en de realisatie van doelstellingen

Risico dossier • Risico’s voor Helicon Opleidingen, rondom de opdracht, buiten invloedssfeer inschrijver • Waarom is een risico belangrijk • Hoe wordt het risico weggenomen • Hoe wordt dat wegnemen gemeten • Waarom gaat de maatregel werken

Kansendossier • Wat kan inschrijver toevoegen aan de vraag • Geen wezenlijke wijziging • Kosten en consequenties voor de planning apart benoemen

Interviews • De personen die namens opdrachtnemer verantwoordelijk zijn voor de uitvoering en aansturing van de hele opdracht en structureel contact hebben met Helicon Opleidingen • In het interview wordt nagegaan in hoeverre diegenen de opdracht en de inschrijving overzien • Alleen de tot dan toe drie beste inschrijvers

Concretiseringsfase • • • Uitwerken inschrijving Detailleren plan Binnen kaders uitvraag en inschrijving Resultaat is realiseren doelstellingen Er wordt niet onderhandeld

Uitvoering • Verantwoordelijkheid Opdrachtnemer • Verantwoording afleggen over realisatie doelstellingen met behulp van periodieke rapportage • Risico`s beheersen • Doelstellingen realiseren

Tips • Lees goed • Laat degene die verantwoordelijk wordt meedenken en meeschrijven • Elk woord telt, ook in inschrijving • Ga op de stoel van Helicon Opleidingen zitten • Begin op tijd

Organisatie van communicatie • 9 mbo, 4 vmbo, in Gelderland en Noord-Brabant • ‘Operatie één sterk merk’ – Weerspiegelt sterkere samenwerking – Nadrukkelijke wens: minimaal 5 jaar vasthouden • Organisatie communicatie: – – Accountmanagers onderwijs op scholen Stafafdeling met beleidsmedewerkers Sterk in lijnen uitstippelen Op zoek naar vertaling naar en uitvoering van middelen

Vragen ?