A vllalati informcis rendszerek a vllalati tevkenysgekben 1

A vállalati információs rendszerek a vállalati tevékenységekben 1. hét Üzleti folyamatok újjászervezése Dr. Sziray József, Erdős Ferenc, Gaul Géza 2005.

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Információs rendszerek bevezetése • Mindig egy nagyobb, a vállalat működésének egészét többé-kevésbé megváltoztató folyamat része. • A változtatás kiterjedhet – az üzleti folyamatokra, – a szervezeti struktúrákra, – a munkahelyekhez rendelt feladatokra, – a munkakörök viszonyára. • Vállalati folyamatok javítása TQM-alapú felfogásban 2

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Teljes körű minőségmenedzsment, TQM • A TQM értelmezései: – Irányítási koncepció, amelynek központjában a minőség áll. (ISO 8402: 1994) – Vezetési filozófia, mely összefogja a szervezeti potenciált a folyamatos fejlesztés irányába. – Valamely szervezet azon képességeinek kialakítása és működtetése, melyek lehetővé teszik a folyamatosan változó belső és külső igények kielégítését. • Attól teljes körű (Total), hogy mindenki részt vesz benne, a szervezet minden tevékenységére és minden egységére vonatkozik. 3

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem TQM jellemzői • A TQM alapelvei: – vevőközpontúság, – a folyamatok folytonos fejlesztése, – a dolgozók teljes körű részvétele, – tanuló szervezetté válás. • Az ilyen szervezetben mindenki ismeri a feladatát, szerepét és munkáját, a céljai világosak. 4

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Folyamatok változtatása • Meg kell tervezni, ennek részei: – alapos feltérképezés, leltározás, – az alapvető folyamatok azonosítása, – folyamatok hatásosságának mérése • milyen mértékben szolgálják a vevők igényeit, – folyamatok hatékonyságának mérése • ezt az erőforrások milyen ráfordításával érik el. • Változtatás módjai: – folytonos javítás, működés közben, – benchmarking, időnként, – újjáalakítással (BPR), esetenként. 5

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Az eredményesség feltételei • Egy formális (nevesített) folyamat hozzárendelése és elindítása, és • a felső vezetés elkötelezettsége és részvétele ebben a folyamatban, • bevezetési akcióterv készítése, amelyben – meg kell nevezni a változtatás irányítóját (egy vezetőt), és – létre kell hozni csapato(ka)t (team) a tényleges munkavégzésre, és – létre kell hozni az egyéneknek a változtatásban végzett munkáját mérő, értékelő és jutalmazó rendszert. 6

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A folyamatok elemzése • A folyamat: egy vagy több tevékenység, amely értéket növel úgy, hogy egy bemenetkészletet átalakít kimenetek készletévé egy másik személy számára, emberek, módszerek és eszközök kombinációjával. • A vállalat működése folyamatok hálózata. • A folyamatok nem mindig láthatók (pl. ügyvédi szolgáltatások), máskor egészükben és formálisan is dokumentáltak (pl. a gyártásban). 7

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Egy folyamat, példa: a hajvágás Tehát szolgáltatás. • A magfolyamat, amikor – a vendég beül a székbe, – a fodrász veszi a szerszámait, és • • lenyírja a haját, meg is mossa és szárítja, esetleg színezi is. • Egy alfolyamat, amikor – fodrász megbeszéli a vendéggel a fazont • vagy szóban, • vagy fényképek megtekintésével, • vagy számítógépes képgenerálással, a vendég fejéhez igazított képekkel 8

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A hajvágás segédfolyamatai • Kell helyiség, berendezés, eszközök, szerszámok, segédanyagok, emiatt: – anyagbeszerzés, – fűtés-hűtés, – takarítás, – karbantartás. • A vendégnek tudnia kell a fodrászüzletről, emiatt: – kommunikáció (cégtábla, reklám). 9

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A hajvágás segédfolyamatai (bis. ) • Pénzforgalom, emiatt: – pénztár, – számlázás, – könyvelés. • Szakszemélyzet, emiatt: – alkalmazás (felvétel, elbocsátás, fizetés), – társas viszony (társasági szerződés), – szakvizsga, képzés, továbbképzés, – tanuló foglalkoztatása. 10

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Az alapvető folyamatok Meghatározó jellemzői: • Stratégiai szerepük: – Jelentősek a szervezet küldetését, céljait tekintve. – Versenyelőnyt ill. gyengeséget jelenthetnek. • Hatásuk a vevőkre: – A vevőkre közvetlen hatással lévő folyamatok azok. – A belső folyamatok a támogatáshoz tartoznak, mégis előfordulhat, hogy célszerű alapvetőnek tekinteni őket. • Keresztfunkcionális jelleg: – Az alapvető folyamatok gyakran keresztezik a meglévő, belső, szervezeti határokat. – A folyamatra orientált szervezetek alapvető folyamatai gyakran egyetlen szervezeti egységen belül vannak. 11

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A General Electric alapvető folyamatai • • • Fejlett technológia Fejlesztés felajánlása Megjelenés a piacon A megrendeléstől az átutalásig Szolgáltatások nyújtása Támogatás 12

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A teljesítmény mérése • Visszacsatolt szabályozási kör: mérés, ítéletalkotás, beavatkozás. • Mérés szintjei: – folyamat működési jellemzői, – kimenetek: jellemzők a folyamatok hatásosságára, – végeredmény: az egész szervezet sikerességét jellemzi. 13

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A teljesítmény mérés szintjei 1 • A folyamat mérése: – A felhasznált erőforrások mennyisége, az optimumhoz képest (pl. költség). – Közvetlenül befolyásolják az erőforrások (nyersanyagok, gépek, emberek, eljárások, módszerek) összehangolását. – A részfolyamatok és a beszállítói teljesítmények mércéi. 14

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A teljesítmény mérés szintjei 2 • A kimenet mérése • A folyamat hatásosságát méri – az előállított termék vagy szolgáltatás mennyire felel meg a céljának, – a fogyasztói elvárásoknak, – a tulajdonságai milyen mértékben érik el a szükséges értékeket. • A végeredmény mérése – A fogyasztói igények kielégítettségének mértékét határozza meg. – A termék vagy szolgáltatás hatásosságának mérése, a felhasználási helyén, tehát a fogyasztónál. Közvetlenül, többnyire nem lehetséges. – A fogyasztói elégedettség mérése. Mérhető. 15

Széchenyi István Egyetem Üzleti folyamatok újjászervezése A folyamatok javítása Mechanizmus Elérhető változás Folyamatos javítás esetenként néhány % kicsi Benchmarking 20 -50% Újjáalakítás többszörös (BPR) Kockázat Költség Tartam Nehézség kicsi rövid (ismétlődő! ) könnyű kicsi közepes hosszú közepes nagy!! nagy hosszú nagyon nehéz 16

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Folyamatos javítás Lépései: • a vevő megismerése, • a hatékonyság felmérése, • folyamatelemzés, • folyamatfejlesztés, • változtatások bevezetése, • egységesítés és • megfigyelés. 17

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A vevő megismerése • • • a folyamat kimenetének meghatározása, a vevő azonosítása, a vevő igényeinek meghatározása, a vevői követelmények átalakítása specifikációvá, a hatásosság mérése, az adatgyűjtés megtervezése, adatgyűjtés és elemzés, új célok kitűzése, közreadás. 18

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A hatékonyság felmérése Az erőforrások felhasználását méri. Lépései: • hatékony mérőeszközök meghatározása • adatgyűjtő rendszer tervezése • költségelemzés • az eltérések, ingadozások elemzése • a ciklusidő elemzése • új célok kitűzése • közreadás 19

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Folyamatelemzés A tennivalók iránya. Lépései: • a folyamat állapotának összefoglalása, • javítási lehetőségek sorrendbe állítása, • a folyamat és részei kezelésének sorrendbe állítása, • a javítási útvonal kiválasztása, • közeradás. 20

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Változtatások bevezetése Hipotézisek kidolgozása és próbája. Alapelvek : • Tesztelés kicsiben! • Bevezetés a gyakorlatba: beindítás, váltásmenedzsment, dokumentálás. • Eredmények szemmel tartása. • Résztvevők jutalmazása. • A következő javítási lehetőség kijelölése. 21

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Folyamatbenchmarking 1. A javítandó folyamat meghatározása. 2. Az összehasonlítás alapjainak megkeresése. 3. Adatgyűjtés. 4. Az eltérések felismerése, meghatározása. 5. A jövőbeli teljesítmény becslése. 6. Közreadás. 7. Célkitűzés. 8. Akcióterv készítés. 9. Megvalósítás, megfigyelés. 10. Újabb célok kitűzése. 22

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Újjáalakítás (reengineering, BPR) • „A vállalati folyamatok újjáalakítása (BPR) – Michael Hammer és James Champy (USA) szerint – : Az üzleti folyamatok alapvető újragondolása és gyökeres újratervezése azzal a céllal, hogy lényeges, nagymértékű javulást érhessünk el több területen, mint például a költségekben, a minőségben, a szolgáltatásban és a gyorsaságban. ” 23

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Újjáalakítás projekt megszervezése • • a szervezet kultúrájának elemzése, a magfolyamatok azonosítása, hatékonyság, hatásosság mérése, folyamatok megértése, folyamat állapotának felmérése, prioritások felállítása, jelentés, támogatás megszerzése. 24

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Újjáalakítás projekt elindítása • • • team kinevezése és kiképzése, környezet elemzése, irányvonal meghatározása, részletes projekt-alapokirat készítése, a vállalat változásra érettségének összegzése. 25

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Az új folyamat kitalálása • Ez az eljárás specifikus eleme. – Kell egy idealizált, semmitől sem korlátozott és egy a környezet által kötött terv. – Többféle forgatókönyv, többféle lehetőség. – A legjobb kiválasztása. • Integráció – eredmények közreadása, célok újragondolása • Cselekvés – tesztelés kicsiben, – akcióterv készítése, – végrehajtás. • Értékelés. 26

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem A megvalósítás Közös a három mechanizmusban: • Közreadás – Mind a tájékoztatandók köre, mind a tájékoztatás módja fontos! A kidolgozó csapat mindegyik tagja vegyen részt benne! • • Tesztelés kicsiben! Akcióterv létrehozása Sorrendek felállítása Bevezetés a gyakorlatba: beindítás, váltásmenedzsment, dokumentálás. • Eredmények szemmel tartása. • Résztvevők jutalmazása. • A következő javítási lehetőség kijelölése. 27

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem Arany szabályok • Az átalakításba olyan sok személyt kell bevonni, amennyit csak lehetséges. • A folyamatos változást a kultúra részévé kell tenni. • Mindenkivel olyan sokat kell közölni, és olyan nyíltan, amennyi emberileg lehetséges, lehetőleg személyesen. • Élni kell a pénzbeli elismeréssel. • A vállalati kultúrán belül kell dolgozni, nem azt megkerülve. 28

Üzleti folyamatok újjászervezése Széchenyi István Egyetem És a rendszerfejlesztési ciklus? • A Bevezetés a vállalati információs rendszerekbe című jegyzetben tárgyaltuk az információs rendszer kialakítását. • Itt a teljes vállalati környezet átalakítását. • A kettő között átlapolás van, az információs rendszer kialakítását a vállalat átalakításába beágyazottan kell végrehajtani. 29