A rendezvnyszervezs feladatai Rendezvny eltti feladatok Szervezk kijellse

A rendezvényszervezés feladatai Rendezvény előtti feladatok � Szervezők kijelölése � Helyszínkiválasztása � Időpont-választás � Tárgyi és infrastrukturális feltételek biztosítása � Programterv és időterv összeállítása � Költségvetés, üzleti tervezés � Nyomtatványok, kiadványok tervezése � Kiegészítő szolgáltatások szervezése (pl. szállás, vendéglátás, közlekedés, � turisztikai programok) � Előzetes regisztráció � Jogi kérdések (szerződéskötés) � Kockázatkezelés, felkészülés � Marketingfeladatok � Protokoll � Lebonyolítási forgatókönyv készítése � Egyéb (pl. hatósági engedélyek beszerzése: közterület, rendőrség, ÁNTSZ, � vám, tűzoltóság, orvosi ügyelet, légtérhasználat)

A rendezvényszervezés feladatai II. Rendezvény alatti feladatok �Vendégek fogadása (transzfer szervezése) �Programok koordinációja �Információs anyagok (pl. konferenciatáska) bekészítése, átadása �Helyszíni regisztráció �Információs iroda működtetése �Biztonság a rendezvényeken (pl. teremfelügyelet, ruhatár) �Marketing, PR feladatok �Rendezvény alatti protokoll �Egyéb (pl. installáció, technikai eszközök működtetése)

A rendezvényszervezés feladatai III. Rendezvény utáni feladatok �Bontás, tereprendezés, takarítás �Pénzügyi elszámolások �Utókalkuláció készítése �PR cikkek �Sajtóanyagok összegyűjtése �Follow-up (köszönőlevelek küldése, ajándék party) �Dokumentálás (proceedings) �Értékelések, jelentések készítése �Rendezvény hatásvizsgálata �Egyéb (pl. referencia kérése)

Forgatókönyv A forgatókönyv tartalmazza: �eseményt (mi az? ) �mikor van? �hol van? �milyen technikát igényel (szállás, fény, hang) �ki a felelős, ügyeletes? �feladatok időrendben leírva. (igények: konferanszié, székek, ajándék átadás, stb. )