A knyvtri minsgfejleszts ajnlott lpsei Vidra Szab Ferenc
A könyvtári minőségfejlesztés ajánlott lépései Vidra Szabó Ferenc pszichotura@gmail. com
Mi a minőség? § Alapvető üzleti stratégia l l amely alapján készített termékek és szolgáltatások kielégítik mind a belső, mind a külső partnerek szükségleteit, igényeit, azáltal, hogy megfelelnek a kimondott és kimondatlan elvárásaiknak.
Minőségmenedzsment § Indokok: l l l Versenyhelyzet! A meglévő erőforrások gazdaságosabb kihasználása A partnerek igényeinek minél jobb kielégítése § Kizáró okok: l l l Válsághelyzet Átszervezés Forráshiány
A minőségközpontú szemlélet kialakulása a könyvtárakban § Lakitelek, 1994. : Maurice Line vezetésével tréning § Katona József Könyvtár, Kecskemét: évenkénti akkreditált képzés § Minőségmenedzser Műhely: Könyvtári Intézet, 2002 -től § Pályázatok: l l l Könyvtári minőségfejlesztés – könyvtári korszerűsítés Teljesítménymutatók Benchmarking § Könyvtári Minőségfejlesztés 21 modell: 2002. § Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer: 2010. § A Könyvtári minőségfejlesztés szakmai szempontjai: 2015.
ISO vagy TQM?
Milyen legyen a könyvtári modell? § § § TQM-felé törekvő Emberarcú Alulról építkező Ésszerű Hatékony
TQM (Total Qality Management) Vezetési filozófia, vállalati gyakorlat § amely a szervezet céljainak érdekében a leghatékonyabb módon használja fel a szervezet rendelkezésére álló emberi és anyagi erőforrásokat. § Felülről, vezetői szintről építkezik. § Átfogja a szervezet működését. § A hangsúly a partnerek elégedettségén és a szervezet folyamatos fejlesztésén van.
A TQM ALAPELEMEI CÉL HOSSZÚ TÁVÚ SIKEREK ELÉRÉSE ALAPELEMEK partnerközpontúság TÁMOGATÓ ELEMEK vezetés, rugalmas támogató szervezet, képzés, tréningek, kommunikáció, értékelés, motiváció, elismerés, mérés, eszközök (módszerek, technikák) folyamatos fejlesztés alkalmazottak bevonása
Jogszabályok Az oktatási és kulturális miniszter 12/2010. (III. 11. ) OKM rendelete a Minõsített Könyvtár cím és a Könyvtári Minõségi Díj adományozásáról
Jogszabályok 120/2014. (IV. 8. ) Korm. Rendelet § A könyvtár a Minősített Könyvtár cím és a Könyvtári Minőségi Díj adományozásáról szóló miniszteri rendelet alapján kidolgozott könyvtári önértékelés szakmai szempontjait figyelembe véve szervezi a szolgáltatásait, vizsgálja a könyvtárhasználók igényeit
Minősített könyvtári cím § Az évente elnyerhető cím száma nem limitált § Nincsenek fokozatok és kategóriák § A cím 5 évre szól, ezután új pályázattal meg lehet erősíteni § A minősített Tanúsítványt kap
Könyvtári Minőségi Díj § Csak a Minősített Könyvtári Címmel rendelkezők pályázhatnak § A korábban feltárt hiányosságokon alapuló intézkedések a döntőek § A Díjat évente egy könyvtár kaphatja § A Díj örökre szól, nem kell megújítani
Általános Értékelési Keretrendszer (CAF modell) § § § Önértékelési keretrendszer Vezetői eszköz a fejlesztések megalapozásához Figyelembe veszi a szervezetek specialitásait Kritériumalapú értékelés Európa szerte ismert és elfogadott
A CAF modell § Lefedi a szervezet teljes működését § Adottságok és Eredmények alapján értékelünk § Az Adottságok és az Eredmények kölcsönösen támogatják egymást
Megvalósítás § Könyvtári Minőségügyi Bizottság § Könyvtári Közös Értékelési Keretrendszer
A modell felépítése § …Kritérium l …Alkritérium • … Segítő kérdések
Adottságok § Olyan módszerek és eljárások, melyek segítségével a szervezet eléri eredményeit 1. Vezetés 2. Stratégia és tervezés 3. Munkatársak 4. Partnerkapcsolatok és erőforrások 5. Folyamatok
Eredmények § Milyen eredményeket ért el a szervezet? 6. A használókkal kapcsolatban elért eredmények 7. A munkatársakkal kapcsolatos eredmények 8. A társadalmi környezetre gyakorolt hatásokkal kapcsolatos eredmények 9. A szervezet kulcsfontosságú eredményei
A CAF modell logikája Adottságok Vezetés Eredmények Stratégia és tervezés A használókkal kapcsolatos eredmények Emberi erőforrások Munkatársakkal kapcs. eredmények Partnerkapcsolatok Folyamatok A társ. környezetre gyakorolt hatás eredményei Innováció és tanulás A szervezet kulcsfontosságú eredményei
A megvalósítás lépései
A vezetőség elkötelezettsége, felelősége § Vezetői elköteleződés. A vezetőség részére továbbképzések, tréningek. § Minőségirányítási Tanács (MIT) a nem formális vezetőkből. Továbbképzés, tréning. § Minőségügyi vezető kijelölése. § A könyvtár minőségpolitikájának megfogalmazása. § Külső szakértő felkérése. § A minőségfejlesztéshez szükséges források (személyi, anyagi, tárgyi) számbavétele, biztosítása. § Minőségfejlesztő ütemterv készítése. § A MIT ügyrendjének összeállítása
A MIT ügyrendje l l l l l A MIT feladatköre Tagok kiválasztása A csoportvezető személye Feladatok, kompetenciák Az ülések gyakorisága A döntéshozatal módja A döntések/javaslatok további sorsa A dokumentumkezelés módja A tagság megszűnése • Stb.
Helyzetértékelés, stratégia § Szervezeti háló (organogram) elkészítése. § A küldetés és jövőkép kidolgozása. § SWOT analízis készítése a szervezet egészére és a fontos részterületekre. § PGTTJ analízis § Stratégiai terv készítése (felülvizsgálata) a szervezet egészére és a fontos részterületekre
A szervezeti kultúra fejlesztése § Belső és külső kommunikációs rendszer felülvizsgálata. § Kommunikációs stratégiai terv készítése. § Humán erőforrás stratégia kialakítása. § Képzési tervek elkészítése. § Belső motivációs rendszer kialakítása. § A szervezeti kultúra kérdőíves vizsgálata. Az eredmények elemzése.
A tanuló szervezet § Nem készen kapható sémák, hanem közös út keresés: kreatív csapatunka. § Önvizsgálat, önértékelés. § A célok közös meghatározása. § Lehet hibázni - de a hibákból tanulni kell. § Lehet önállóan cselekedni - de vállalni kell a felelősséget. § Lehet fejlődni, új szerepeket kipróbálni - de nem lehet azt mondani: nekem ennyi elég!
A külső partneri kapcsolatok vizsgálata § Partnerazonosítás, súlyozás § A partneri elvárások és elégedettségek vizsgálata l l l Kérdőíves vizsgálatok Interjúk, feljegyzések Panaszok, reklamációk kezelésének szabályozása Vendégkönyv Fókusz csoport § A vizsgálati eredmények elemzése.
A folyamat célja, hogy eredményt hoz létre a belső és külső partnerek számára
Folyamatszabályozás § § A folyamatok azonosítása Folyamatgazdák kijelölése Folyamatleírások, folyamatábrák készítése Ellenőrzőpontok, kockázatelemzések, hatásvizsgálatok § Beavatkozások, felülvizsgálatok
Folyamatábra készítése Egy-egy eljárás eseményeinek, részfeladatainak egymásutániságát írja le. Kezdés (start) Mozgás Tevékenység Előkészítés Döntés Dokumentum Összegzés Befejezés
Start Dokumentálás Előkészítés Tevékenység Döntés Tevékenység Összegzés Befejezés
PDCA P = Plan (tervezés) D = Do (kivitelezés) C = Check (ellenőrzés) A = Action (a levont következtetés után módosított bevezetés) A P C D
Próba önértékelés elvégzése § Az eddig végzett munka, valamint az elkészült dokumentumok áttekintése. § Önértékelő munkacsoport felállítása. § Az önértékelés menetének ismertetése. § Egyéni értékelés, pontozás. § Csoportülés – konszenzusos értékelés. § Erősségek és fejlesztendő területek kijelölése. § Intézkedési terv elkészítése.
Az egyes kritériumok pontértékei Adottságok: max. 540 pont A szolgáltatást igénybevevőkkel kapcs. eredmények 100 pont Stratégia és tervezés 100 pont Vezetés 120 pont Emberi erőforrások 100 pont Partnerkapcsolatok 110 pont Eredmények: max. 460 pont Folyamatok 110 pont Munkatársakkal kapcs. eredmények 160 pont A társ. környezetre gyakorolt hatás eredményei 100 pont A szervezet kulcsfontosságú eredményei 100 pont
Intézkedési terv § § § § § Fejlesztendő terület: A probléma definiálása: Felelős: Közreműködők: Alkalmazott módszerek: A fejlesztés lépései: Részhatáridők: Az intézkedési terv végső határideje: Várható eredmény (indikátorokkal): Az eredmény dokumentálásának, kommunikálásának módja:
Az intézkedési terv végrehajtása § § A minőségfejlesztő ütemterv aktualizálása. Újabb munkatársi elégedettségi vizsgálat. Újabb használói elégedettségi vizsgálat. A vizsgálati eredmények elemzése, összehasonlítása. § A hiányzó dokumentumok pótlása, aktualizálása. § A Minőségi Kézikönyv összeállítása
Az újabb önértékelés elkészítése § A próba önértékelés tapasztalatai alapján az önértékelés előkészítése. (PDCA!) § Egyéni értékelés- konszenzusos értékelés. § Erősségek, fejlesztendő területek, intézkedési elemek.
A pályázat elkészítése § A kötelező és ajánlott dokumentumok áttekintése. § A pályázat szöveges részének elkészítése. § A pályázati anyag végleges formába öntése. l l l „Tetszetős” külső. Egységes szövegmegjelenés. Áttekinthetőség, logikus felépítés. Ábrák, mellékletek, hivatkozások. Helyesírási és elütési hibák javítása. „Minden rendben? ” - postázás
Értékelés, további teendők meghatározása § A minőségfejlesztés során szerzett tapasztalatok összegzése. § További teendők, célok meghatározása. § „Nem szabad leállni”! § Az értékelő szakértők látogatásának előkészítése.
A minősített cím megszerzése után… § § Ünneplés! Az eredmények kommunikálása! A tapasztalatok tovább adása! Újabb célok kijelölése! l Felkészülés a Minőségi Díj pályázatra (? )
Köszönöm a figyelmet!
- Slides: 40