A j idbeoszts olyan mint a karmester munkja

A jó időbeosztás olyan, mint a karmester munkája: sok hangszert vezényel egyszerre. A közös hangzás legyen jó!

Melyik időpontban tudunk legaktívabban dolgozni? Ez emberenként változik. Pacsirta és bagoly típusok.

Az IDŐT nem tudjuk uralni, de a FELADATOKAT igen!

„Akár azt gondolod, hogy meg tudod csinálni-, akár azt, hogy nem: mindenképpen igazad van!” Azaz: a hozzáállás dönti el a sikerességet!

KRITIKUS KATEGÓRIÁK Hozzáállás Célok kitűzése Prioritások Analizálás Tervezés Ütemezés Megzavarások Értekezletek Papírmunka Munkamegosztás Halogatás ? ? ?

Te melyik kategóriát tudod legjobban és legkevésbé uralni? Osztályozd magad az előző pontok alapján!

Hozzáállás A csüggedőnek mindig rossz napja van…, …a jókedvűnek pedig mindig ünnepe. Példabeszédek 15; 15.

Egy rossz szokás megváltoztatásához legalább 3 hét kell!

A rossz szokás megtörése Ismerd fel a rossz szokást Határozd meg az új szokást Erősen kezd el a változást Soha ne térj le a megkezdett útról Kérj segítséget

Nemes dolog bizonyos dolgokat elkezdeni cselekedni… …de ugyanolyan nemes más dolgokat pedig nem megtenni. AZ ÉLET BÖLCSESSÉGE ABBAN ÁLL, HOGY ELHAGYJUK A LÉNYEGTELENEKET.

A belső dolgok változást idéznek elő, a külsők reagálásra, panaszra késztetnek

|Vess el egy gondolatot, és egy cselekvést aratsz. |Vesd el a cselekvést, és egy szokást aratsz. |Vesd el a szokást, és egy jellemet aratsz. |Vesd el a jellemet, és meghatározod az életet.

Célkitűzések

CÉLKITŰZÉSEK Napi Heti Havi Évi

A CÉL legyen: F Pontos F Mérhető F Elérhető F Reális F Időben meghatározott

IDŐEGYENSÚLY Isten? Munka? Család? Egyéb? Mérlegeld a hasznot!

PRIORITÁSOK

HOGYAN HATÁROZZUK MEG A SORRENDET? Mit csinálok meg először ? v Amit szeretek v Amit tudok v Ami könnyű v Ami gyors v Amit már beütemeztem v Amit mások kérnek tőlem v Ami segít elérni a céljaimat v Aminek itt a határideje v Attól függ, ki kérte v Attól függ, mi lesz a következménye v A kérések beérkezésének sorrendjében

Nem az a fontos, amit csinálunk, hanem amit megcsináltunk.

S Ü R G Ő S Igen KRÍZIS SZOKVÁNYOS MUNKA Nem MEG KELL CSINÁLNI IDŐPOCSÉKOLÁS Igen Nem FONTOS

Tanulj meg nemet mondani! Hogyan? Hivatkozz az ütemtervedre! Mondd meg a „nem” okát világosan! Legyél becsületes, határozott! Adj más lehetőségeket! Önmagadnak is pontosítsd, hogy miért „nem”! Ne érezd magad lekötelezve!

Tevékenységünk 80%-a 20 %-ban eredményes… Miközben 20% tevékenység hozza létre eredményeink 80%-át

Analizálás

Egyetlen problémát sem lehet megoldani addig, amíg pontosan meg nem határoztuk a problémát.

Feladatainkat 3 módon szemlélhetjük: 1. úgy gondolom, hogy ezt vagy azt cselekszem 2. mit kellene cselekednem 3. amit valójában megcselekszem

Tervezés

Ha elmulasztjuk a tervezést… …akkor egészen biztosan betervezzük a mulasztást

Tervezd meg a napodat, mielőtt elkezdenéd!

A tervezés 6 szempontja 1. 2. 3. 4. 5. 6. várható eredmény mit kell a célért tennem minek van elsőbbsége mennyi idő kell rá ütemezés a váratlan dolgok betervezése

Ütemezés

Tervezés: eldöntöm, hogy mit csinálok Ütemezés: átgondolom, hogy mikor csinálom

A tervezés egy szándék, az ütemezés egy odaszánás!

MEGZAVARÁSOK

„BENÉZŐ” VENDÉGEK KEZELÉSE Fontold meg a prioritásokat! Fogd rövidre a látogatásokat! A feladatra koncentrálj! Találkozz irodán kívül! Inkább te látogass! Ha jól felkészülsz, időt spórolsz Ne ülj szembe a nyitott ajtóval!

EGY „NYITOTT AJTÓ” MÓDSZER Akkor dolgozz, ha be tudod csukni az ajtót! Néha be kell csukni az ajtót ahhoz, hogy minőségi időd legyen.

A TELEFONÁLÁS ELLENŐRZÉSE Beszélj röviden! Használj időmérőt amikor telefonálsz! Tudd befejezni! Használj alternatívákat! (E-mail, SMS)

ÉRTEKEZLETEK

MEGBESZÉLÉSEK PROBLÉMÁI: – – – – Nincs cél Nem a megfelelő emberek vannak jelen Félreérthető cél Nincs ütemterv, napirend Nem a napirendet követik A résztvevők nincsenek felkészülve Túl sok résztvevő Késői kezdés, késői befejezés MEGOLDÁS: Határozott üléselnök

FIGYELMET IGÉNYLŐ, RÖVID ÜLÉSEK Ø Ebéd előtti találkozók Ø Reggeli közbeni megbeszélések Ø A résztvevők állva fogadása Ø Ne legyenek túl kényelmesek a székek Ø Állj fel, ha valaki belép!

PAPÍRMUNKA

A PAPÍRHALMOZÓDÁS OKAI: • Nem hozunk döntéseket az ügy érkezésekor • Nincs válogatási / szűrési rendszerünk

MIT CSINÁLJUNK A PAPÍROKKAL? • • Dobjuk ki! Továbbítsuk! Foglalkozzunk vele! Halogassuk az ügyet…

AZ ÍRÁS PROBLÉMÁI • • • Perfekcionizmus „Szószátyár” írás Nincs terv Nincs világos cél Nem az olvasónak készült

„Ha több időm lenne, rövidebb levelet írnék…”

MUNKAMEGOSZTÁS

MIÉRT NEM OSZTJUK LE A FELADATOT? Megállapodás / szerződés hiánya Szabályok hiánya Oktatás hiánya Nem világos az instrukció Bizalom hiánya Önbizalom hiánya Félelem, hogy hibát követek el Tökéleteset szeretnénk Szeretnénk, ha szeretnének… Túlságosan szeretjük a munkát

A FELADATLEOSZTÁS SZINTJEI A leosztás előtt tisztázni kell, milyen szintű a feladat leosztása Függ a feladat nagyságától, az illető képességétől, tapasztalatától

NÖVEKVŐ SAJÁT FELELŐSSÉG 1. Megkapod a feladatot, de mindenben én döntök, 2. Javasolhatsz alternatívákat, de ezek közül én döntök, 3. Dönts, de várd meg a beleegyezésem, 4. Dönts, cselekedj, amíg azt nem mondom, hogy „nem”, 5. Dönts, cselekedj, jelentsd a végeredményt, 6. Dönts, cselekedj, csak akkor szólj, ha kell, 7. Dönts, cselekedj, visszajelzés nem szükséges.

MUNKACSOPORT TIPPEK Példák Megbeszélés Ötletbörze

Halogatás

Miért halogatunk? halogatunk Félelem a kudarctól Nem szeretjük a rendszerezettséget Konfliktus kerülése Döntésképtelenség Félelem a változástól Nem szeretjük a feladatot

A HALOGATÁS LEGYŐZÉSE v Be kell ismerni, nem magyarázkodni, v Mérlegeld a következményeket v A nagy feladatot oszd fel kisebbekre v Munkamegosztás / leosztás v Tűzz ki határidőket!