A hivatalos levl Tartalma s formja A levl

A hivatalos levél Tartalma és formája

A levél megírásakor figyelembe kell venni: – levél tárgyát, – a levél írásának célját és azt, hogy – ki a címzett – a címzett és a levélíró közötti kapcsolat, – a kapcsolat jellege meghatározza a hangnemet • bárki a címzett, kötelező az udvarias forma

Követelmények • Legyen világos, egyértelmű a fogalmazás. • Legyen könnyen áttekinthető. – Kerülje a levél írója a bonyolult, többszörösen összetett körmondatokat. • Derüljön ki a hivatalos levélből – a levél célja, – mit vár el, – mit ajánl a levél írója

Formai követelmények 1. levélpapír 1. 2. 3. 4. 5. 6. A/4 méretű famentes levélpapír, céges fejléc logo, embléma, cég pontos név és cím, levelezési cím, postafiók, netes elérhetőség, telefon és fax 2. boríték 1. igényes, céges, zárt vagy ablakos

A levél részei és kivitelezése • Arial vagy Times New Roman 12 -es betűtípus, • tömbforma (magyar szabvány szerint) – első oldal céges a többi pedig egyszerűsített cégnyomatos papír, – levél minden sora a levél margójánál kezdődik, – 1 -1, 5 sortáv A tömbforma jellemzőbb az üzleti életben. • francia forma: – – egyéni ízlés szerint, bal margó min 2 cm, dátum a levél alján elköszönés és aláírás jobb oldalon, akár 2 -es sortáv

A hivatalos levél formája Céges papír Küldő (név, cím, tel/fax) Címzett foglalkozik, Tárgy Megszólítás (ezt helyettesítheti a T. cím) Az üzenet szövege Keltezés (város megjelöléssel) Elköszönés Aláírás Mellékletek Hivatkozási szám Ügyintéző (aki az üggyel telefon/faxszáma)

Fogalmazási és stílus követelmények • • • • rövid fogalmazás személy szóljon személyhez az ÖN szó negatív összefüggésben ne szerepeljen általában ÉN helyett MI mindig udvariasan nyelvhelyesség kötelező magyar és idegen nyelvű szakkifejezéseket rugalmasan alkalmazzuk egy gondolat – egy bekezdés fő gondolatok bekezdések elején szerepeljenek pozitív kifejezéseket passzív mondatrészek kerülése fölösleges szavak kerülése rövid mondatok hibás szókapcsolatok kerülése címzés lényegre törő, megszólítás udvarias legyen

Gyakori hibák • a címzéstévesztés – pl. azért mert a cím megváltozott, de a változást nem vezették át a címjegyzékbe a vállalatnál • a címzett nevének, beosztásának helytelen írása – pl. keresztnév elírások nem ritkák, illik az aktuális beosztást ismerni, az Úr, Asszony nagybetűvel írandó így pl. : Igen tisztelt Vezérigazgató Asszony! • ritkán, de előfordul, hogy helyesírási hiba található a levélben, a nyelvhelyességi hibák gyakoribbak • vigyázni kell, a számítógép nem tud helyesen elválasztani; • előfordul, hogy nem a jelzett melléklet kerül becsatolásra, vagy egyáltalán hiányzik;

Az írásos kommunikáció leggyakoribb formái egy vállalatnál • Értesítés – valakit (személy, szervezet) tájékoztatunk valamilyen megtörtént, vagy bekövetkező eseményről – Pl. : ilyen levelet ír a biztosítótársaság, amikor például közli, hogy helyszíni szemlét tart a káreseménnyel kapcsolatban a vállalatnál

• Felszólítás – Pl. : Ha a megrendelő az átvett áru ellenértékét nem fizette ki határidőre, felszólító levelet kap. Az udvarias figyelmeztetés, felszólítás a kötelezettség teljesítésére. (Itt szankciók is megjelenhetnek. ) • Kifogásolás – Pl. : Előfordul, hogy a megrendelt áru, hibásan (gyártási hiba, vagy sérülés), vagy nem a kívánt mennyiségben (pl. hiányosan), összetételben érkezik. Ez esetben kifogással él a megrendelő. • Engedélyező – Az engedélyezések számos fajtája létezik. – Engedélyt kaphat valamilyen körülményre tekintettel a munkavállaló, a szervezeti egység, de kiadható engedély más vállalatok számára is. – Gyakori, hogy a munkavállaló fordul kéréssel munkáltatójához.

• Igazolás – Gyakori levélforma az igazolás. – Itt pontosan rögzíteni kell: kinek, milyen célból állították ki. – Egyértelművé kell tenni a kívülálló, a körülményeket nem ismerő számára is az állítást, az esemény megtörténtét, a viszony meglétét, azt a tényt, amiről az igazolás szól. • Meghatalmazás – A meghatalmazás mind a hivatali, mind a magánéletben alkalmazott irat. – A meghatalmazás az üzleti életben feljogosít valakit képviseletre, adott ügyben eljárjon, jogokat, kötelezettségeket vállaljon. – A meghatalmazás tartalmazza a • • • meghatalmazott nevét, a meghatalmazás tárgyát, a jogosultságot, a meghatalmazás érvényességi idejét, a kiállítás dátumát, a meghatalmazó és meghatalmazott adatait.

• Fellebbezés – Fellebbezést akkor ír a szervezet (vagy magánszemély), ha a határozat megváltoztatása megítélése szerint indokolt. – A határozat megváltoztatását akkor lehet kérni, ha az indokokkal alátámasztható. – Fontos a fellebbezés tárgyilagos, higgadt, meggondolt hangneme, bizonyító ereje az érvelés módja. A szélsőséges hangnem kerülendő. • Bejelentés – a valamely szerv részére fontos lehet bizonyos információk, birtoklása, tények ismerete, az bejelentés formájában juttatható számára – természetesen a bejelentés szóban is történhet – ha szükségesnek látszik a bejelentés tényének tárgyszerű bizonyítása a későbbiekben, úgy a szóbeli bejelentéssel egy időben írásban is átadható a bejelentés tárgyát rögzítő irat.

• Panaszlevél – A bejelentéssel rokon, annak sajátos formája, a panaszos levél. – Itt is fontos a tárgyszerűség és a bizonyító erő. – Fontos, hogy a panaszt tevő rögzítse azokat a körülményeket, amely alapján a panasz tárgya kivizsgálható lesz. – A névtelen levelekkel nem foglalkoznak. • Feljegyzés – A feljegyzés gyakori ügyirat. – Valamilyen teendőről, ügyről készül a közvetlen felettes, vagy a vállalat vezetősége részére. – Tartalmaznia kell, hogy kinek, milyen témában és mikor készült, ki készítette

• Jegyzőkönyv – A jegyzőkönyv feladata, hogy eseményeket, tényeket, megállapodásokat írásban rögzítsen. – A szó szerinti jegyzőkönyv pontosan követi az eseményeket, a lefolyás egymásutániságát. Ebből nemcsak az állapítható meg, hogy mi történt, hanem az is, hogyan zajlott le az esemény.