A Funo Compras 1 Palavras para definir conceito

A Função Compras 1

Palavras para definir conceito 2

FUNÇÃO DE COMPRAS Suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas e verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado. 3

EVOLUÇÃO DAS COMPRAS ATÉ ANOS 80 • Muitos fornecedores • Relações antagônicas • Ênfase no preço • Processos ineficientes ANOS 90 • Poucos fornecedores • Parceria • Ênfase no custo global • Processos simplificados A PARTIR DE 2000 • Terceirização • Transações virtuais • Operações unitárias • Resultados compartilhados 4

Atual Vendas +17% Preço +5% M. O. e Salário s -50% CIF 20% Compras -8% Vendas 100 117 105 100 100 Produtos e serviços comprados 60 70 60 60 60 55 Mão de obra e salários 10 12 10 5 10 10 Custos indiretos de fabricação 25 25 20 25 LUCRO 5 10 10 10 Demonstrativo de Resultado Simplificado Alavancagem em Compras para Dobrar o Lucro – R$ (milhões) 5

“Quando companhias como GE, GM e United Airlines empreendem iniciativas de economia de custo, não é incomum para elas procurar cortes de preço de seus fornecedores. Reconhecendo que as compras de materiais em média são mais de 50% de suas despesas, fornecedores são o foco óbvio da redução de custo. ” Ballou, Ronald 6

Custo pode significar. . . Hospital Supermercado 22% 73% Fábrica de Automóveis 65% 7

Responsabilidades Compras • Planejamento • Processo de decisão (cotações, análise de mercado, etc) • Pesquisa e seleção de fornecedores • Follow-up • Inspeção quantitativa e qualitativa • Avaliação de fornecedores • Determinar o que comprar ou fabricar • Padronização e simplificação 9

Responsabilidades Compras • Introdução de novos materiais • Manutenção e registro das compras realizadas • Manutenção do catálogo de materiais 10

Objetivos de Compras • Proporcionar um fluxo initerrupto de materiais, suprimentos e serviços necessárioas para operar a organização • Manter os investimentos e perdas de estoques a um nível mínimo • Manter padrões adequados de qualidade • Descobrir e desenvolver fornecedores competentes • Padronizar, onde possível, os itens adquiridos 11

Objetivos de Compras • Comprar itens e serviços ao menor preço possível • Melhorar a posição competitiva da organização • Atingir relações harmoniosas e produtivas com outros departamentos dentro da empresa • Atingir os objetivos de compras ao menor nível possível de custos administrativos 12

“O tomador de decisões na área de compras assemelha-se a um equilibrista, tentando manter diversas bolas no ar ao mesmo tempo, pois o comprador deve atingir diversas metas simultaneamente. ” 13

TIPO DE COMPRAS • Quanto ao mercado fornecedor: – Venda corrente – Preços fixados correntemente – Sob encomenda, com preços fixados pelo fornecedor – Fornecimento em regime de escassez. 14

TIPO DE COMPRAS • Quanto à frequência da necessidade do suprimento: – Constantes e habituais – Programadas – Investimentos – Emergência 15

Quantidade Qualidade Prazo INFORMAÇOES ESSENCIAIS PARA A ÁREA DE COMPRAS 16

Qualidade • Diferentes conceitos de qualidade – Atendimento a requisitos – Conformidade a padrões e normas – Adequação ao uso 17

xa de de m a d an (d ) Ponto de reposição PR Quando comprar? Ta Nível de estoque Quantidade tempo Lead time (LT) ou tempo de ressuprimento PR = C. TR 18

Prazo Origem da necessidade Requisição Pedido Encaminhado Pedido Recebido Início de Fabricação Concluída Origem da necessidade Despacho Recebimento Disponibilidade Posse do usuário Uso ou consumo 19

O PROCESSO DA COMPRA 20

PROCESSO DE COMPRA Pedido de cotação Requisição de compra Compra Necessidade de Material Operação Cotação 1 Cotação 2 Cadastro de Fornecedores Cotação 3 Cotação n Recebimento N. F. Decisão Material 21

Requisição de Compras • Informações necessárias: – Descrição – Aplicação – Estatísticas – Dados (data e preço da última compra) – Método (como preencher a requisição) – Oficialização 22

REQUISIÇÃO DE COMPRAS • Uma requisição de compras é normalmente uma resposta a uma nova necessidade ou a uma já existente por parte do usuário. • Ao receber a requisição de compras o comprador deve: – Determinar a urgência – Compreender o produto – Esclarecer a especificação – Reconhecer as necessidades reais da entrega – O material é perigoso? 23

É comum ouvirmos que: USUÁRIOS COMPRADORES • O material solicitado pode ser comprado em qualquer esquina. • Os solicitantes não sabem o querem. • Esse produto é de prateleira do fornecedor • Não conhecem as dificuldades que encontramos no mercado. • Não aprendem nunca. • Esses compradores só complicam as coisas. 24

Requisição de compra Compra Necessidade ÁREA Cadastro de Fornecedores 25

Cadastro de Fornecedores • Fornecedores Potenciais • Fornecedores Habituais 26

Cadastro de Produtos • Os itens comprados por uma empresa devem ser devidamente cadastrados em um banco de dados. 27

Requisição de compra Pedido de cotação Compra Cotação 2 Necessidade ÁREA Cotação 1 Cadastro de Fornecedores Cotação 3 Cotação n 28

Cotação • As consultas feitas aos fornecedores deverão ser registradas, documentadas e acessíveis ao longo de todo o processo. 29

Avaliação das Cotações • Determinar a confiança e o relacionamento com o fornecedor em potencial. • Assegurar a comparação. • Avaliar garantias e serviço de apoio. • Avaliar claramente as condições de vendas incluindo os prazos de pagamento. • Disponibilidade e serviço de entrega. • O preço a vista ou faturado 30

COTAÇÕES Uma compra nunca deve ser realizada exclusivamente pelo critério de menor preço, ela deve obedecer a critérios qualificadores e critérios classificadores. 31

Requisição de compra Pedido de cotação Compra Cotação 2 Necessidade ÁREA Cotação 1 Cadastro de Fornecedores Cotação 3 Cotação n Decisão 32

CRITÉRIOS QUALIFICADORES • Situação legal e fiscal • Situação econômico financeira estável • Referências de outros clientes de bons serviços prestados • Sistema de garantia de qualidade • Certificações de qualidade emitido por instituições apropriadas • Histórico adequado de fornecimento ao mercado 33

CRITÉRIOS CLASSIFICADORES • • Preço Prazo Condições de pagamento Tecnologia 34

Pedido de Compras • O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra aí estabelecida. 35

PROCESSO DE COMPRA Pedido de cotação Requisição de compra Compra Necessidade de Material Operação Cotação 1 Cotação 2 Cadastro de Fornecedores Cotação 3 Cotação n Recebimento N. F. Decisão Material 36

Após o envio do Pedido • Follow up • Avaliação do processo de compras (problemas no recebimento relacionados a divergencias, prazos, etc) 37

Quem Recebe o Pedido de Compra? • • • Fornecedor Setor de Compras Almoxarifado Contas a Pagar Controle de Qualidade 38

A NEGOCIAÇÃO 39

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“Negociação é o processo através do qual, as partes envolvidas se deslocam de suas posições inicialmente divergentes, para um ponto no qual o acordo passa a ser realizado. ” 41

Negociação NÃO é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem prejuízo. Quando numa negociação ambas as partes saem ganhando, podemos dizer que houve uma boa negociação. Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas em um comprador. 42

TERCEIRIZAÇÃO COMPRAR ? FABRICAR? ? 43

DEFINIÇÃO Um processo de gestão pelo qual se repassam algumas atividades para terceiros, com os quais se estabelece uma relação de parceria, ficando a empresa concentrada apenas em tarefas essencialmente ligadas ao negócio em que atua. ” [Lívio Giosa] “A transferência de atividades para fornecedores especializados, detentores de tecnologia própria e moderna, que tenham esta atividade terceirizada como sua atividade-fim, liberando a tomadora para concentrar seus esforços gerenciais em seu negócio principal, preservando e evoluindo em qualidade e produtividade, reduzindo custos e ganhando competitividade. ” [Ciro Pereira da Silva] 44

Terceirização é uma tendência 45

1. Valor Estratégico da Tecnologia de Fabricação do Item a ser Comprado 46

2. Qualidade do Produto • Qualidade assegurada no fornecimento é essencial para que o produto final tenha o desempenho desejado pela empresa compradora. 47

3. Confiabilidade no Cumprimento de Prazos • Atrasos no fornecimento podem comprometer a entrega do produto final. 48

4. Possibilidade de Liberação de Recursos Produtivos • Recursos que antes eram utilizados na produção, podem ser utilizados em outras atividades ligadas ao “core competence” da empresa. 49

5. Indisponibilidade de Recursos 50

6. Custo • Nem sempre o custo de aquisição é menor que o de fabricação, porém. . – Liberação de recursos para atividades de maior lucratividade; – Custos fixos transformam-se em custos variáveis; – Qualidade maior; – Eliminação da necessidade de inspeções durante o processo de fabricação; 51

Problemas Relacionados à Aquisição • Às vezes os ganhos obtidos com a aquisição podem ser anulados devido. . . – Aumento do custo de estoques para prevenir atrasos do fornecedor; – Baixa capacidade de recebimento – Perda de vendas por atraso de entrega do produto final 52

O QUE É E-PROCUREMENT? • “. . . é o processo de interligar consumidores e fornecedores via internet, com o intuito de direcionar e automatizar compras entre os diversos interessados. ” 53

O QUE É E-PROCUREMENT? • e-Procurement pode também significar, encomendar eletronicamente produtos através de um catálogo eletrônico disponibilizado por fornecedores. • O e-procurement inclui requisições eletrônicas, fluxos de aprovação pré-definidos e tem como principal objetivo a interligação ponto a ponto entre fornecedores e compradores. 54

Vantagens do e-Procurement Centralização eletrônica das compras; Processos de aprovação simplificados Otimização dos fluxos de estoque; Consolidação e otimização da base de fornecedores; • Integração com sistema de gestão. • • 55

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Cuidados em Compras 57

1. Inversão da Posição Comercial • A DISPUTA – posição inicial do comprador onde ele se posiciona como pessoa que detém o poder. • A ANSIEDADE – após emissão da OC o comprador fica à mercê do fornecedor, adotando uma postura de vigilância para que o pedido seja entregue dentro das especificações. 58

2. Número Ideal de Fornecedores • Fornecedor Único – Aumento do conhecimento entre empresas – Homogeneidade da qualidade dos materiais fornecidos – Concentração de compras para obter melhores condições de fornecimento – Dependência exagerada 59

2. Número Ideal de Fornecedores • Vários Fornecedores – Estabelecimento da condição de concorrência – Liberdade na escolha de opções – Independência em relação aos fornecedores 60

3. Rejeição de Propostas • Os fornecedores deverão ser informados, com muita clareza e honestidade, das razões pelas quais a empresa recusou o seu fornecimento. 61

4. Prazos de Entrega • Produtos que apresentam um fornecimento difícil quanto ao prazo de entrega devem merecer cuidados especiais do comprador. 62

5. Tentação da Especulação • Existe uma tentação muito grande por parte do comprador em comprar maiores quantidades para se obter melhores preços. 63

Cuidados com Recebimento 64

1. Prazos de Entrega • É importante criar um instrumento de pressão para aumentar as garantias da empresa quanto aos cumprimentos dos prazos de entrega pelos fornecedores. 65

2. Controle Quantitativo • RECEBIMENTO – Conferência – Contagem – Canhoto – Registro no livro de recebimento – Documentação (em hipótese alguma os documentos fiscais devem ficar no Recebimento) 66

3. Controle Qualitativo • O responsável pelo controle qualitativo deverá examinar e aprovar por escrito a boa qualidade do material fornecido. 67

4. Registros Históricos 68

Seleção de Fornecedores 69

“Nenhum sistema produtivo pode fabricar ou prestar serviços com qualidade se os materiais utilizados, ou os serviços adquiridos, não estiverem dentro das especificações adequadas. ” 70

PEDIDO FORNECIMENTO 71

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PROCESSO DE SELEÇÃO • Pesquisar fornecedores potenciais; – Sindicatos e associações – Publicações especializadas – Internet – Consultoria com especialistas – Feiras e exposições – Lista telefônica – outros 73

PROCESSO DE SELEÇÃO • Estabelecer Critérios de Avaliação de Fornecedores – O objetivo principal da avaliação de fornecedores é comprovar a capacidade de atendimento dos requisitos especificados do produto a ser comprado. § § § Avaliação Qualitativa pelo histórico Avaliação Quantitativa pelo histórico Avaliação por auto-avaliação Avaliação por auditoria (produto, processo e sistema) Avaliação por certificação (ISO 9000, QS 9000 VDA 1. 61, etc) 74

PROCESSO DE SELEÇÃO AVALIAÇÃO QUANTITATIVA PELO HISTÓRICO IQ – INDICADOR DE QUALIDADE Entrega Lote sem problema de qualidade Lote com problema de qualidade tolerável Lote devolvido Pontuação 100 50 0 IP – INDICADOR DE PRAZO Entrega Lote entregue sem atraso Lote entregue com atraso de até 3 dias Lote entregue com atraso de 3 a 10 dias Lote entregue com atraso de mais de 10 dias Pontuação 100 70 50 0 Critério para Aceitação IQ > 80 e IP > 95 75

PROCESSO DE SELEÇÃO • Cadastrar Fornecedores Selecionados – Aplicados os critérios de aceitação de fornecedores, deve ser elaborada uma lista de fornecedores selecionados para cada tipo de produto comprado pela empresa. ü Preço NÃO deve ser um dos critérios de aceitação 76

PROCESSO DE SELEÇÃO • Acompanhar o Desempenho do Fornecimento. – Tão importante quanto ter critérios para a seleção de fornecedores é ter critérios para a desqualificação de fornecedores. • • • Indicadores Advertências Avaliação Assistência Correção 77

PROCESSO DE SELEÇÃO • Fazer Parcerias com Fornecedores – Maior transparência nas negociações entre as partes; – Segurança quanto à estabilidade de preços de fornecimento – Resolver problemas de qualidade e prazo com a colaboração do comprador e do fornecedor – Melhoria nos processos produtivos – Redução de estoques 78

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COMO VAI A ÁREA DE COMPRAS DE SUA EMPRESA? 81

Por que medir o desempenho? Organizações estão percebendo que medir a performance ajuda a: – Quantificar, e em alguns casos estimar os valores futuros – Estimar os pontos fortes e fracos dos processos do negócio – Monitorar a performance dos esforços de melhoria – Tomar decisões estratégicas Você não pode gerenciar o que você não pode medir! 82

MEDINDO SEMPRE Saiba porque está medindo Divulgue Utilize a medição para alterar comportamentos As expectativas dos clientes devem tornar-se Indicadores Realize revisão dos indicadores 83

CONCEITO DE INDICADOR “Indicador é uma relação matemática que mede, numericamente, atributos de um processo ou de seus resultados, com a intenção de comparar esta medida com metas pré-estabelecidas. ”* *Fonte: FPNQ 84

Características de um Bom Indicador Ser importante Fácil entendimento Testado em campo Econômico Compatível Disponível a tempo 85

INDICADORES DE DESEMPENHO NA LOGÍSTICA 1. INDICADORES DO SERVIÇO AO CLIENTE INDICADOR % de Entregas no Prazo ou On Time Delivery DESCRIÇÃO Desmembram ento da OTIF; mede % de entregas realizadas no prazo acordado com o Cliente. CÁLCULO META Entregas no prazo / Total de Entregas Realizadas Variam de 95% a 98 % 86

INDICADORES DE DESEMPENHO NA LOGÍSTICA 1. INDICADORES DO SERVIÇO AO CLIENTE INDICADOR DESCRIÇÃO CÁLCULO META Tempo de Ciclo do Pedido ou Order Cycle Time Tempo decorrido entre a realização do pedido por um Cliente e a data de entrega. Data da Entrega menos a Data da Realização do Pedido Menos de 24 horas para localidades mais próximas ou até um limite de 350 km. 87

INDICADORES DE DESEMPENHO NA LOGÍSTICA 2. DESEMPENHO NA GESTÃO DOS ESTOQUES INDICADOR Acuracidade Inventário ou Inventory Accuracy DESCRIÇÃO Corresponde à diferença entre o estoque físico ea informação contábil de estoques. CÁLCULO META Estoque Físico Atual No Brasil, 95 %. por SKU / No Japão atingem Estoque 99, 95 % e nos EUA Contábil ou entre 99, 75 % a Estoque 99, 95%. Reportado no Sistema 88

INDICADORES DE DESEMPENHO NA LOGÍSTICA 2. DESEMPENHO NA GESTÃO DOS ESTOQUES INDICADOR Visibilidade dos Estoques ou Inventory Visibility empresa. DESCRIÇÃO Mede o tempo para disponibilizaç ão dos estoques dos materiais recém recebidos nos sistemas da empresa CÁLCULO META Data / Hora do Registro da Informação de Recebimento Máximo de 2 horas. do Material nos Sistemas da Empresa Data / Hora do Recebimento 89 Físico

Ainda em KPIs • R$ de Savings em Negociação • ROI em compras (savings/custos operacionais) • % de fornecedores que representam 80% das compras • Performance do Fornecedor (preço, prazo, qualidade, etc. ) • Volume de requisições • Feedback subjetivo (pesquisa) 90

JÁ MEDI. E AGORA, O QUE FAZER? • Os indicadores devem ser utilizados como instrumentos de gerenciamento da empresa, fornecendo subsídios para o planejamento do negócio, para a tomada de decisões, para os processos de prevenção e para a melhoria da qualidade e produtividade. 91

Conjunto de Boas Práticas • Fornecedores – Escolha uma boa gama de fornecedores que possam fornecer produtos confiáveis e de qualidade a bons preços com boas condições. • Relacionamento com Fornecedores – Certifique-se que bons relacionamentos são mantidos com seus fornecedores para que os problemas possam ser resolvidos facilmente 92

Conjunto de Boas Práticas • Lista de Fornecedores preferidos – Deve ser revista e atualizada regularmente. • Redução de custos – Esta deve ser a chave para todas as suas atividades. • Entregas – Estas devem ser consolidadas sempre que possível. As entregas devem ser rastreadas e todos os itens checados. 93

Conjunto de Boas Práticas • Negociação – Negociar duro, mas de forma justa para que seus fornecedores entendam a sua necessidade de preços competitivos, mas continue a querer fazer negócios com você • Informações sobre o produto – Assegurar que todas as informações sobre o produto e os preços são atuais e que os catálogos completos são mantidos. 94

Conjunto de Boas Práticas • Pessoal – Garantir que todos os funcionários são bem treinados e motivados e compreendem todos os objetivos do negócio. • Políticas – Comunicar todas as políticas de compra para o pessoal relevante. 95

Conjunto de Boas Práticas • Gestão – Todo os gestores devem entender e manter as melhores práticas de compra. • Centralizada – Todas as informações de compra devem ser centralizadas e as atividades de compras centralizadas, tanto quanto possível. 96

Conjunto de Boas Práticas • Integrado – Compra deve ser totalmente integrada com estoque, armazenagem e contabilidade, para que os lucros sejam maximizados. • Tecnologia – Comprar e instalar a melhor tecnologia que a sua empresa possa pagar para que seu departamento de compras para ser o melhor que pode. • Incentivo – Proporcionar incentivos para toda a sua equipe para poupar dinheiro n 97