A CADA AUTOR SEU NOME A CADA NOME

A CADA AUTOR, SEU NOME. A CADA NOME, SEU DOCUMENTO: POLÍTICA DE CONTROLE DE AUTORIDADE EM AMBIENTE DE CATALOGAÇÃO DESCENTRALIZADA E COOPERATIVA Layout do título Denise Ramires Machado, Zuleika de Souza Branco, Zita Prates de Oliveira, Beatriz Helena Cestari Comissão de Automação/UFRGS, Porto Alegre, RS Rio de Janeiro 27 a 29 nov. 2013

VISÕES DO CATÁLOGO DE BIBLIOTECA Catálogo como inventário/lista daquilo que a biblioteca possui Catálogo como meio de comunicação com o usuário – recuperação da informação

OBJETIVOS E FUNÇÕES DO CATÁLOGO DE BIBLIOTECA (PIC*, 2009) Instrumento efetivo e eficiente que possibilita ao usuário: • Encontrar: recursos bibliográficos numa coleção como resultado de uma busca • Identificar: um recurso bibliográfico ou agente • Selecionar: um recurso bibliográfico que seja apropriado às suas necessidades • Adquirir ou obter: acesso a um item descrito • Navegar: num catálogo ou para além dele *DECLARAÇÃO DE PRINCÍPIOS INTERNACIONAIS DE CATALOGAÇÃO 2009. Disponível em: <http: //www. ifla. org/files/assets/cataloguing/icp_2009 -pt. pdf>.

CONTROLE DE AUTORIDADES Objetivo - Qualificar o ingresso da informação na base de dados visando otimizar a recuperação da informação Elementos constituintes - unificação de nomes idênticos grafados de forma distinta - diferenciação de pontos de acesso distintos escritos de forma idêntica - estabelecimento de relacionamento entre as diferentes formas de um mesmo ponto de acesso, vinculando as formas autorizadas às suas variantes não autorizadas - estabelecimento de relações associativas e hierárquicas entre pontos de acesso diferentes (ALBÁS, 2003)

CONTROLE DE AUTORIDADES EM CATÁLOGO ON-LINE Consiste em criar registros de autoridade reuni-los em uma base de dados associar os registros de autoridades aos registros bibliográficos manter e consistir a base de dados de autoridades avaliar os resultados via pesquisa no catálogo bibliográfico

CATÁLOGO DE AUTORIDADES Base de dados que 4 registra a forma preferida de uma entrada usada de forma única, consistente e não ambígua para representar um ente (nome, título, série) ou conceito (assunto) 4 fornece referências para entradas equivalentes em alfabetos não latinos, entradas não autorizadas (remissivas), entradas relacionadas (nome anterior e posterior), entradas de assunto (geral, específico e relacionado) 4 inclui notas explicativas, relativas às fontes consultadas e às decisões tomadas pelo catalogador na definição das entradas

CONTEXTO DA CATALOGAÇÃO NO SBUFRGS • 33 bibliotecas distribuídas em 5 campi • Software Aleph v. 20 (sistema SABi) faz gerência integrada das atividades, serviços e catálogo on-line das bibliotecas • Adota padrões internacionais no registro de dados bibliográficos (Marc 21) e intercâmbio de informações (ISO 2709 e ANSI Z 39. 2) • Módulo de catalogação composto por 3 bases de dados: bibliográfica, de autoridades e de itens • Política de catalogação (a partir de 2000): cooperativa (um só registro bibliográfico contém as informações de todas as bibliotecas que possuem o documento) e descentralizada (executada pelos catalogadores em cada biblioteca) • Política de catalogação (até 1999): cooperativa/não cooperativa (dependendo da estrutura de rede de dados disponível na biblioteca) e descentralizada

BASE DE AUTORIDADES DO SABi Principal característica Inconsistência nos registros devido à: ▪ registros de autoridade criados a partir de entradas de nome/assunto de registros bibliográficos anteriores à política de catalogação cooperativa ▪ criação de campos locais para autoridade Nome-Assunto para que as bibliotecas pudessem identificar suas próprias entradas de assunto ▪ existência de entradas de nome (pessoal, entidade, evento) no campo de assunto 650, único usado para assunto (tópico, nomes e geográfico) até 1999 ▪ diferentes entradas para o mesmo autor/entidade/evento por não ser feita pesquisa de nome para fixar a forma da entrada

BASE DE AUTORIDADES DO SABi Inconsistência nos registros da base de autoridades = Uma lista de nomes NÃO um catálogo de autoridades Faltam os “fundamentos do controle de autoridade: unicidade, padronização e links” (CLACK, 1990)

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento Consistência das bases bibliográfica e de autoridades: - avaliação manual de entradas de nomes (2010 -2012) - transferência de registros de autoridades dos campos 150, 195, 196 e 197 para campos 100, 110 e 111 - correção, exclusão e inclusão de campos/subcampos nos registros visando à consistência em ambas as bases. Exemplos: Registros de autoridade 100 |a. Assis, Machado de|d 1839 -1908 (incluir |d) 150 |a. Assis, Machado de|d 1839 -1908 (excluir campo) 195 |a. Assis, Machado de (excluir campo) Registro bibliográfico 100 |a. Assis, Machado de|d 1839 -1908 (corrigir campo incluindo |d ) 650 |a. Assis, Machado de|d 1839 -1908 (alterar para campo 600)

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento w Definições básicas do controle a ser implantado: 1 - Seleção inicial de controle das entradas/remissivas ver Nome pessoal com base em necessidades de a) desambiguação de nomes pessoais de autores de PI/UFRGS: a correta vinculação autor-documento é essencial para gerar índices confiáveis para avaliação e gerência institucionais b) alteração da política de registro de entrada de autores de PI: da entrada pelo nome completo forma do nome preferida pelo autor c) consistência de diferentes entradas de nome para o mesmo autor pessoal identificadas no catálogo SABi

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento w Definições básicas do controle a ser implantado: 2 - Validação de entradas de nome pessoal incluídas no Cat. de Autoridades com base na consulta a catálogos e fontes especializadas (VIAF, Lattes, etc. ) 3 - Validação seletiva de entradas de autoridade incluídas no Cat. de Autoridades (autores homônimos, clássicos e do corpo docente, técnico e discente da UFRGS) 4 - Revisão dos registros de autoridades de nome pessoal por demanda ou por iniciativa da COMAUT para corrigir inconsistências identificadas

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento w Definições básicas do controle a ser implantado: 5 - Manutenção permanente do Cat. de Autoridades com inclusão/correção de entradas/remissivas e exclusão de entradas obsoletas 6 - Adoção de gerência centralizada do controle de remissivas e da correção de entradas de nome pessoal na COMAUT, para garantir a consistência das entradas em ambiente de catalogação descentralizada

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento w Elaboração de política de controle de autoridades: Objetivos fornecer diretrizes gerais para os catalogadores sobre o tratamento de autoridades no SBUFRGS otimizar a entrada de dados no registro bibliográfico consistir a base bibliográfica qualificando a recuperação da informação Estabelecer entrada de nome “. . . a qual deve ser usada de forma única, consistente e não ambígua para representar um ente ou um conceito. ” (National Library of Australia, 200 -)

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento w Elaboração de política de controle de autoridades: Mudanças pretendidas ▪ incorporar a rotina de controle de autoridades ao fluxo de trabalho dos catalogadores ▪ habilitar catalogadores no uso de fontes para validação de entradas de nome pessoal no catálogo de autoridades ▪ registrar e compartilhar as decisões acerca da forma da entrada entre os catalogadores do SBUFRGS ▪ estabelecer procedimentos que evitem inconsistências nas entradas de autoridade = criação de entradas de nome pessoal únicas, consistentes e não ambíguas e registro das relações entre diferentes formas do nome de um autor, permitindo ao usuário localizar todas as suas obras independente da forma do nome usada na busca

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Planejamento w Capacitação dos catalogadores no controle de autoridades: ▪ Reunião técnica (4 h) - apresentação das modificações na metodologia de trabalho para criação de autoridades de nome pessoal e inclusão de remissivas no SABi Conteúdo visava entendimento do processo de controle de autoridades, do novo fluxo de trabalho, das fontes para validação dos nomes pessoais, do funcionamento e solicitação de remissivas e das alterações nas políticas para nomes pessoais de PI da UFRGS ▪ Disponibilização no site Document@ do conteúdo da reunião técnica, da documentação atualizada dos manuais de autoridades e de registro bibliográfico e do formulário de solicitação de remissivas

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Implantação w Implantação do controle de autoridades e remissivas no SABi: ▪ Testes e documentação (dez. 2012 - maio 2013) Inclusão de remissivas, elaboração do formulário de solicitação de remissivas, criação de campos de remissivas 400 e 500 e revisão da documentação dos campos de registros de autoridades e bibliográficos relacionados com remissivas ▪ Estatísticas de uso (dez. 2012 - jul. 2013) - 20 bibliotecas solicitaram 156 remissivas (43 autores de PI, 44 autores clássicos e 69 outros) - apenas 3 solicitações recusadas - principais fontes de validação: FBN, LC, Bn. F, Lattes, Consulta vínculos SABi/UFRGS

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Considerações finais Ü Controle de autoridades no SABi = redução de inconsistências de entradas de nome pessoal nos registros bibliográficos visando: : ▪ otimizar a recuperação da informação no catálogo on-line ▪ dar confiabilidade aos registros bibliográficos de PI que são apropriados por outros sistemas gerenciais da Universidade ▪ uso dos registros para divulgar a PI em veículos de comunicação Ü Disponibilidade de fontes de consulta na web facilita o trabalho de controle de autoridades no SABi = redução de inconsistências de entradas, pesquisa e validação de entradas do catalogador, bem como o acesso direto aos autores via páginas pessoais e institucionais

CONTROLE DE AUTORIDADE NO SABi Considerações finais Ü Necessidade de capacitação dos catalogadores para identificação de fontes de validação de entradas e para leitura de registros de autoridades (compreensão de seu conteúdo) Ü Consistência na aplicação da política de controle de autoridades só é obtida com acompanhamento e monitoria das bases de autoridades e bibliográfica do SABi = trabalho permanente de inclusão/revisão/exclusão de entradas Ü Um grupo de catalogadores já incorporou pesquisa de nome certo à rotina de definição da forma da entrada do nome pessoal Ü Controle de autoridade de nome deve ser expandido para controle de entidade, evento, título uniforme e série