A A 20062007 Risultati delle attivit di controllo

A. A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano Agenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario

TIPOLOGIA DEI CONTROLLI 1. CONTROLLO FINANZIARIO 1. AUDIT IN SITU (CONTROLLO FINANZIARIO E MONITORAGGIO) 1. MONITORAGGIO

Controllo Finanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 23, PER COMPLESSIVI € 2. 247. 631, 75 N° 18 Istititi per la Mobilità Studenti e la Mobilità Docenti N° 2 Istituti per la sola Mobilità Studenti N° 3 Istituti per la sola Mobilità Docenti

Controllo Finanziario – Istituti controllati 1. 2. CONSERVATORIO DI MUSICA - ADRIA 13. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PERUGIA CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA 14. FONDAZIONE ACCADEMIA DI BELLE “DOMENICO CIMAROSA” - AVELLINO ARTI “PIETRO VANNUCCI” - PERUGIA 3. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DEL MOLISE 15. SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISA 4. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA 16. ISTITUTO SUPERIORE DI STUDI "AGOSTINO STEFFANI" - TREVISO MUSICALI "ACHILLE PERI“ – REGGIO EMILIA 5. CONSERVATORIO "G. F. GHEDINI" - CUNEO 17. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI ROMA TRE 6. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA LUIGI CHERUBINI - FIRENZE 18. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – TRENTO 7. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FOGGIA 8. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FROSINONE 19. CONSERVATORIO DI MUSICA - TRIESTE 20. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI UDINE 9. UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI GENOVA 21. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – 10. CONSERVATORIO DI MUSICA "ALFREDO UDINE CASELLA“ – L’AQUILA 22. CONSERVATORIO DI MUSICA DI VENEZIA 11. CONSERVATORIO DI MUSICA 'NINO ROTA‘ 23. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI VERONA – MONOPOLI 12. SECONDA UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI NAPOLI

Controllo Finanziario MOBILITA’ IN USCITA Verifica dei documenti finanziari in copia conforme all’originale STUDENTI - SM –Accordo Istituto/studente –Documenti inerenti eventuali prolungamenti –Emendamento bonus 135 € –Attestato di partecipazione –Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso –Rapporto Narrativo studente –Piano di studio (learning agreement) degli studenti –Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti –Accordo Istituto/studente per l’erogazione del contributo EILC (se del caso)

–Prova del versamento del contributo EILC (se del caso) –Attestato di partecipazione al corso EILC (se del caso) DOCENTI - TS –Accordo Istituto/docente –Attestato di partecipazione –Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso –Rapporto Narrativo docente –Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti

Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del Controllo (dati provvisori) Mobilità Studenti ► 7. 980 € (54 mensilità) ► 945 € (Bonus Revocati) ► 6. 500 € (13 borse Eilc Revocate) ► 7 Istituti Mobilità Docenti ► 2. 710, 60 € (costi non ammissibili) ► 9 Istituti Organizzazione della Mobilità 350, 00 € ► 1 Istituto

RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06; 2006/07 N° Istituti controlla ti 2000/0 1 2001/0 2 4 4 2002/0 2003/04 2004/0 3 5 7 8 20 2005/06 2006/07 dato provvis orio 26 23 Rimborsi 5. 330, 0 1. 130, 0 5. 580, 0 10. 800, 1. 640, 0 25. 230, 0 15. 425, 0 SM 0 00 0 0+ 0 richiesti (3. 470 € + € OM) (350, 00 € OM) Rimborsi 2. 850, 1 379, 05 TS 0 richiesti 960, 28 828, 20 837, 40 666, 53 2. 710, 60

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Istituti visitati: n. 5, per complessivi € 1. 340. 419, 26 L’AN ha effettuato un controllo - a campione - delle pratiche relative agli studenti ed ai docenti in mobilità ERASMUS nell’a. a. 2006/2007 1. Conservatorio di Musica G. Verdi di Como 2. Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia 3. Università degli Studi di Padova 4. Scuola Superiore per Mediatori Linguistici - Roma 5. Libera Università degli Studi "S. Pio V“ - Roma

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Fasi principali: 1. Gestione delle attività ERASMUS 2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” 3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 1. Gestione delle attività ERASMUS - Politica Internazionale dell’Istituto per la mobilità e prospettive per il futuro; - Organizzazione amministrativa dell’Istituto nell’ambito ERASMUS; - Accordo ed eventuali Emendamenti stipulati tra l’Agenzia Nazionale e l’Istituto per l’erogazione dei fondi relativi all’a. a. 2006/2007; - Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dell’Istituto (conto corrente separato o conto corrente unico); - Prova che i fondi ERASMUS confluiscano univocamente su tale conto; - Eventuali Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS;

- Modalità di registrazione delle transazioni nei confronti degli studenti/docenti ERASMUS; - Tempi e procedure di pagamento agli studenti/docenti ERASMUS; - Modalità di verifica della procedura ai fini di evitare il doppio finanziamento per una stessa voce di spesa; - Co finanziamenti previsti per ERASMUS dall’Istituto e/o da altri Enti - Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dall’Istituto; - Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS in entrata.

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2. Verifica delle procedure e della documentazione “gestionale” o Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS o Procedure selezione disabili o Accordi Bilaterali o Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS o Preparazione linguistica o Materiale informativo eventualmente prodotto

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 3. Verifica delle procedure e della documentazione “finanziaria” in originale o Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM (richieste, autorizzazioni e emendamento di prolungamento delle mensilità studenti). o Emendamento erogazione bonus pari a 135 Euro (ove previsto). o Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti o Piano di studio (learning agreement) dello studente stipulato prima della partenza. o Attestato di partecipazione al termine del periodo di studi/docenza all'estero o Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente o Rapporto Narrativo dello studente/docente o Documenti (accordo/attestato) e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti o Documenti (Emendamento) e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti o Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti e modalità di rimborso adottate (regime forfetario e il regime piè di lista )

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Rimborsi a seguito di Audit Mobilità Studenti ► 2. 320 € (14 mensilità) ► 4 Istituti Mobilità Docenti ► 451, 56 € (Costi non ammissibili) ► 2 Istituti

RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06 2000/0 2001/02 2002/0 2003/04 2004/05 2005/06 1 3 N° Istituti visitati 3 3 Rimborsi 1. 060, 0 5. 020, 0 SM 0 0 richiesti € Rimborsi 650, 00 TS richiesti € 5 0 5 6 7 2. 760, 00 1. 220, 00 3. 220, 0 0 90, 00 OM 115, 71 201, 02 1. 221, 03 2. 001, 18 270, 14 807, 35 630, 00 SEV OM 2006/07 5 2. 320, 00 451, 56

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1 MOBILITA’ STUDENTI/DOCENTI Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti ®Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dell’attività (minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e massima di dodici mesi) e Mensilità (Contributo mensile accordato) ® Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile ® SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per l’attribuzione delle Mensilità ESEMPIO: dal 01/01/2006 all’ 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg. ): DURATA NON AMMISSIBILE

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2 Ritardo nell’erogazione dei contributi ® alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale all’Agenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi ® Eventuali posizioni ancora aperte dopo la Rendicontazione Finale, devono essere comunicate all’Agenzia Nazionale ® i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari: Richiesta scritta dello studente Autorizzazione dell’Istituto ospitante Emendamento all’Accordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Accordi con gli studenti/docenti, stipulati prima del periodo di Validità. Corsi EILC effettuati durante il periodo di attività Erasmus

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Mancanza/Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; Mancanza di documentazione scritta relativa all’erogazione del Bonus (stipulare emendamento per l’a. a. 2007/2008) SM: attestati senza l’indicazione del periodo della mobilità TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo dell’uso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. L’Importo del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo

PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 5 Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo l’inizio dell’attività; firme non autentiche; firma prima dell’Istituto e successivamente dello studente/docente; Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie

Grazie per l’attenzione!