7 PREDAVANJE OPERATIVNO POSLOVANJE NABAVE Operativno poslovanje nabave

7. PREDAVANJE

OPERATIVNO POSLOVANJE NABAVE Operativno poslovanje nabave, ili operativni management nabave se odnosi na proces nabavljanja i poslove vezane uz proces nabavljanja (prikupljanje i analiza podataka o dobavljačima, gospodarskoj i političkoj situaciji i konkurentima, posjećivanje sajmova, izložbi i ostalih manifestacija u svezi nabave, vođenje pregovora, vođenje evidencije nabave, organiziranje, vođenje i sudjelovanje na sastancima i konferencijama u svezi nabave, kontrola aktivnosti nabave i sl. ). Proces nabavljanja obuhvaća sve aktivnosti u svezi pripreme i izvršenja kupnje, isporuke, dopreme, prijama i skladištenja predmeta inputa, te njihova disponiranja u skladu sa zahtjevima korisnika. Za cjelokupni proces nabavljanja koriste se i nazivi “tehnika nabavljanja”, “postupak nabavljanja”, “odvijanje procedure nabave” i “sustav nabave”.

AKTIVNOSTI PROCESA NABAVLJANJA - izdavanje, prikupljanje i obrada zahtjeva za nabavu, - utvrđivanje izvora nabave i potencijalnih dobavljača, - izrada i dostava upita dobavljačima, - prikupljanje i ispitivanje ponuda, - vođenje pregovora, - ocjenjivanje i usporedba ponuda, izbor najpovoljnije ponude i donošenje odluke o nabavi, - sklapanje ugovora o kupnji i naručivanje predmeta inputa, - praćenje izvršenja ugovora i narudžbi, te poduzimanje mjera zaštite prava u slučaju neispunjenja obveza dobavljača u skladu sa odredbama ugovora, - prijam i ispitivanje količine i kakvoće isporučene robe i/ili izvršenih usluga i reklamacije u slučaju otklona od ugovorene količine i kakvoće, - skladištenje predmeta nabave, - likvidacija računa dobavljača, - komisioniranje i izdavanje predmeta nabave korisnicima.

Vrijeme odvijanja procesa nabavljanja Postoje tri skupine čimbenika koji utječu na vrijeme nabavljanja: 1) Asortiman predmeta nabave i njihovih varijanti – ako se pribavlja mnogo vrsta, ili različite varijante istih proizvoda, povećava se utrošak vremena u procesu nabavljanja i obrnuto. 2) Organizacija i mjesto nabave u strukturi poduzeća – organizacijska struktura nabave povezana je sa organizacijom poslovanja i informacijskim sustavom, a u odnosu na lokaciju dobavljača dolazi do različitog utroška vremena u obavljanju pojedinih aktivnosti u procesu nabavljanja. 3) Tijek dobara – na tijek dobara utječe preciznost plana nabave, kakvoća organizacije logističkih procesa, usklađenost informacijskih i fizičkih procesa, raspoloživost transportnih sredstava, usklađivanje otpremnih, transportnih i skladišnih jedinica, te načina utovara, pretovara i istovara robe, a sve to utječe na tijek dobara.

ELEMENTI PROCESA NABAVLJANJA ZAHTJEV (NALOG) ZA NABAVU Zahtjev za nabavu mogu izdati organizacijske jedinice kojima su potrebni predmeti rada (sve organizacijske jedinice nabave i sve organizacijske jedinice poduzeća). U praksi se koriste i nazivi “zahtjevnica materijala”, “interna narudžba”, “trebovanje materijala” i “trebovnica materijala”. Zahtjev za nabavu mora sadržavati: - podatke o vrsti proizvoda (naziv i šifra), - obilježja proizvoda i količinu potrebnih proizvoda, - datum ispostavljanja zahtjeva za nabavu i podatke o onom tko ispostavlja zahtjev, - podatke o rokovima i mjestu ispostave materijale, - oznaku namjene proizvoda (sirovina, potrošni materijal, pogonski dio, novi ili zamjenski uređaj i sl. ),

- podatke o atestima, - podatke o ispitivanjima koje proizvod treba proći, - podatke o načinu pakiranja, - nacrte i ostalu dokumentaciju potrebnu u nabavi. Prije donošenja odluke o nabavi zahtjeve za nabavu je potrebno preispitati kako bi se utvrdilo slijedeće? - Jesu li zahtijevani predmeti nabave jednoznačno specificirani? Jesu li za materijale navedene njihove šifre, nazivi, kakvoća, funkcije, namjena, učinci i sl. ? - Je li zahtijevana vrsta i količina predmeta rada predviđena planom nabave, a ako nije na koji će način biti pokriveni troškovi nabave? - Jesu li rokovi i količine nabave normirani? - Postoji li ekonomska opravdanost nabave, mogućnost korištenja rezerviranih zaliha, ili mogućnost supstitucije raspoloživim, ili jeftinijim materijalom? - Mogu li se potrebni predmeti rada pribaviti recipročnom nabavom, kooperacijom u nabavi, ili, kod nabave strojeva, postoji li mogućnost zakupa ili zajma? - Sadrže li zahtjevi sve potrebne podatke, jesu li potpisani od strane ovlaštene osobe?

UPITI Upit predstavlja zahtjev dobavljaču da dostavi ponudu, ili informacije o njegovim proizvodima, odnosno uslugama. Upiti se šalju u slijedećim slučajevima: - kada na temelju plana potreba i zahtjeva korisnika nabava pribavlja sredstva za rad u količinama i vrijednostima za koje se očekuje da će postići značajne uštede izborom najpovoljnijeg rješenja zadovoljenja potreba, a na tržištu postoji više potencijalnih dobavljača od kojih je potrebno zatražiti ponude, - kada nabava želi iskorititi povoljnu tržišnu situaciju, - kada se jave teškoće u opskrbi sa postojećih izvora, te je se potrebno orijentirati na nove izvore, - kada se potencijalne dobavljače želi upoznati sa očekivanim specifičnim potrebama u slijedećem planskom razdoblju, te putem upita ispitati tržište bez vremenskog pritiska, te najaviti količine i obilježja potrebnih proizvoda, - zbog prikupljanja informacija o mogućnostima i uvjetima nabave predmeta rada.

Upit bi trebao sadržavati slijedeće podatke: - naziv i adresu poduzeća koje šalje upit, - datum upita i šifru upita na koju se dobavljač treba pozvati u ponudi, ili ako ima pitanja prije dostavljanja ponude, - neutralni opis predmeta za koji se šalje upit napravljen prema opće poznatim standardima, - količinu potreba u određenim rokovima, - potreban rok isporuke predmeta nabave, - adresu odredišta na koju se otprema roba, - način plaćanja (u normalnim uvjetima prepušta se dobavljaču da odredi način plaćanja), - zahtjev da se raščlani ukupna ponuđena cijena prema elementima strukture cijena radi bolje analize više ponuda i usporedbe pojedinih stavki, - rok dostavljanja ponude, - opće uvjete nabave (svrha im je upoznati dobavljača sa uvjetima koje mora poštivati u poslovnom odnosu).

Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006. , str. 426.

PONUDA Ponuda je, od ponuđača izražena pismena ili usmena suglasnost jednoj ili više određenih osoba za izvršenje konkretnog dijela uz definirane uvjete. S pravnog stajališta, ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora upućen jednoj, ili više određenih osoba. Prijedlog upućen neodređenom broju osoba smatrat će se samo pozivom da se uputi ponuda. U tom smislu, ponudom se ne mogu smatrati oglasi u novinama, prospekti i cjenici, jer nisu naslovljeni određenim osobama. U gospodarskoj praksi, ponudom se tretira prijedlog kojim prodavaoc nudi proizvode i usluge s ozbiljnom namjerom da se obveže na izvršenje u slučaju da kupac prihvati prijedlog. Ponuda prodavaoca obvezuje da ponuđeno i izvrši ako kupac prihvati ponudu. U trenutku kada ponuđaču ( potencijalnom dobavljaču) stigne izjava o prihvatu ponude, sklopljen je ugovor. Izjava (usmena, ili pismena) o prihvatu ponude mora biti izričita, te mora ponuđeni prihvat ponude potvrditi svojim sadržajem.

Ponuda se može i opozvati, ali povlačenje ponude mora ponuđenome stići prije nego on pošalje izjavu o prihvatu ponude, ili u isto vrijeme kada i ponuda. Iznimke od navedenog pravila vrijede: - ako je ponuda neopoziva, - ako je ponuđeni razumno vjerovao kako je ponuda neopoziva, a to proizlazi iz njegova ponašanja. Dobavljači mogu ponude dostavljati samoinicijativno, ili na temelju: - usmenog, ili telefonskog upita kupca, - pismenog upita kupca, - objavljenog javnog nadmetanja (pismenim putem) za nabavu robe / usluga, - nadmetanja pismenim putem po pozivu u ograničenom postupku (u takav postupak mogu se javiti samo subjekti koje naručitelj pozove) nabave roba i / ili usluga.

Javno nadmetanje pismenim putem je način nabave i otvoreni postupak nabave za koji je javno objavljen poziv za nadmetanje i u kojem zainteresirane osobe mogu sudjelovati i podnijeti ponude sukladno zahtjevima i uvjetima iz dokumentacije za nadmetanje. Nadmetanje po pozivu je dvostupanjsko nadmetanje, u kojem naručitelj u prvom stupnju oglašavanjem poziva sve zainteresirane osobe da dostave zahtjev za sudjelovanje u postupku nabave i odabire sposobne natjecatelje, a u drugom stupnju, bez javnog objavljivanja poziva za nadmetanje, poziva sve sposobne natjecatelje da dostave ponude sukladno dokumentaciji za natjecanje. Naručitelj može koristiti način nabave nadmetanjem po pozivu u slijedećim slučajevima: - ako je ograničen broj stručnih, sposobnih i pouzdanih ponuđača, - ako bi javno nadmetanje ugrozilo javne interese u smislu povjerljivosti, - ako bi javno nadmetanje prouzročilo nesrazmjerne troškove, ili poteškoće, ili je iz drugih razloga nesvrsishodno (složena, ili opsežna nabava).

Ponuda, koju dobavljač daje na temelju upita kupca, ili na temelju objavljenog javnog nadmetanja, ili nadmetanja po pozivu treba biti u skladu sa zahtjevima i uputama kupca. Ponuda treba sadržavati: - naziv i sjedište ponuditelja (kod zajedničke ponude – naziv i sjedište za sve ponuditelje, naznaku o nositelju ponude, te podatak o potpisniku, ili potpisnicima zajedničke ponude), - adresu elektroničke pošte ponuditelja (službe ovlaštene za zaprimanje ponuda), - dokaze o sposobnosti (osim kada se sposobnost ocjenjuje prije dostavljanja ponude), - obvezne dijelove i / ili priloge ponude (jamstva, tehničke specifikacije, tehnička dokumentacija, izjave, nacrti, fotografije, skice, uzorci i sl. ), - cijenu ponude, - rok valjanosti ponude, - potpisan prijedlog ugovora ili okvirnog sporazuma, ako je sastavni dio dokumentacije za nadmetanje, - popis svih sastavnih dijelova i priloga ponude, ako su traženi, - ostale podatke tražene u dokumentaciji za nadmetanje, - datum i potpis ponuditelja. [ 1 ] Javna nabava – minivodič za poslovnu zajednicu, Ministarstvo gospodarstva, rada i poduzetništva, Zagreb, travanj, 2009.

ISPITIVANJE PONUDA Dostavljene ponude je potrebno ispitati i međusobno usporediti. Nakon što se utvrdi koje su ponude pravovaljane prema roku dostave, načinu podnošenja, dokumentaciji i sadržaju, slijede ispitivanja elemenata koji trebaju omogućiti ocjenjivanje, međusobnu usporedbu i izbor najpovoljnije ponude. To su prvenstveno slijedeća ispitivanja: - Zadovoljava li ponuđena kakvoća predmeta nabave naše zahtjeve? - Je li ponuđena količina predmeta nabave u skladu sa količinom u upitu, odnosno sa našim potrebama i politikom količine nabave? - Je li cijena predmeta nabave primjerena tržišnim cijenama i je li raščlanjena na način kako je traženo u upitu da se može analizirati? - Jesu li uvjeti i način plaćanja u skladu sa tržišnom situacijom, te sa zahtjevima i mogućnostima? - Tko snosi troškove pakiranja, te rizik otpreme i transporta? - Može li dobavljač ispuniti zahtijevani rok isporuke? - Koji su ostali kriteriji značajni za poslovne odnose i kako ih ispunjava pojedini ponuđač?

USPOREDBA PONUDA I IZBOR NAJPOVOLJNIJE PONUDE Kako bi usporedili ponude i izabrali najpovoljniju ponudu, ponude je potrebno usporediti prema nizu kriterija kao što su kakvoća i cijena ponuđene robe i / ili usluga, rok i sigurnost isporuke, rok i način plaćanja, pouzdanost dobavljača, troškovi nabave i dopreme, jamstvo za kakvoću, mogućnost sklapanja recipročnih poslova, usluge i tehnička pomoć tijekom i poslije isporuke, ugled dobavljača, itd. U svakodnevnom poslovanju zbog nedostatka vremena nije moguće, niti ekonomski opravdano, zbog odnosa između rezultata i troškova, uzimati u obzir sve navedene, te ostale faktore, na temelju kojih se uspoređuje ponuda. Zbog toga se ponuda često bira samo na temelju jednog kriterija, dok su ostali kriteriji podjednako zadovoljeni, te nemaju značajnijeg utjecaja na odluku o izboru. Takav kriterij je najčešće cijena, rok isporuke i kakvoća, ali u specifičnim situacijama to mogu biti i odnosi sa dobavljačima, iskustva iz ranijih poslovnih odnosa, uvjeti i način plaćanja i sl.

Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006. , str. 435.

Usporedba ponuda samo na temelju cijene može se koristiti kada je riječ o predmetu rada iste, ili približno iste kakvoće, te ako su zadovoljeni ponuđeni rokovi, način isporuke, servis dobavljača, način plaćanja i ostali kriteriji. Pri usporedbi cijene u ponudama, osim cijene predmeta rada, u obzir treba uzeti i odbitke i dodatke na cijenu, te ovisne troškove. Usporedba ponuda samo na temelju kakvoće može dovesti do lošeg izbora dobavljača jer se zanemaruju čimbenici koji utječu na ekonomičnost, sigurnost i optimalizaciju nabave. Usporedba ponuda samo na temelju roka isporuke je opravdana jedino u slučajevima hitnih potreba kada kupcu manjak neke robe uzrokuje manjak u proizvodnji, ili isporuci gotovih proizvoda, te velike troškove. Općenito, usporedba ponuda samo na temelju jednog kriterija se može primjeniti za robe i usluge malenih vrijednosti koje nabavljamo jednokratno, ili u malenim količinama, a za koje postoji široka ponuda niza dobavljača.

Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006. , str. 436.

MANIPULACIJE U PONUDAMA Razlikujemo ograničenje i spriječavanje tržišnog natjecanja. Ograničenjem tržišnog natjecanja pojedini se ponuđači dovode u lošiji položaj na razne načine, ili se isključuju iz natjecanja, dok se spriječavanjem ukida svako natjecanje i stvara monoploski odnos. Pokušaji ograničenja i spriječavanja tržišnog natjecanja su češći ako ne postoji sustav načela ponašanja u nabavi, te sankcija za davanje prednosti nekome bez prave podloge, ako dolazi do smanjenja konjukture te se u većoj mjeri javljaju slobodni kapaciteti proizvodnje, ako pojedina poduzeća zaostaju u tehnološkom, marketinškom i organizacijskom pogledu, ako je riječ o velikim investicijama i dugoročnim poslovima i sl. Neke od manipulacija u ponudama su podmićivanje, naknadne promjene u ponudama, dogovori o cijenama i uvjetima kupnje i plaćanja na strani ponude.

VOĐENJE PREGOVORA U NABAVI Pregovori podrazumijevaju sporazumno sučeljavanje interesa, želja, zahtjeva, mišljenja, ideja i stavova dviju ili više ravnopravnih osoba, sa ciljem da postignu rješenje koje smatraju pravednim i / ili prihvatljivim u konkretnoj situaciji. S obzirom kako su interesi obiju strana ostvariti pogodnosti, o njihovim znanjima, iskustvu, volji, odlučnosti, te o umijeću i primjeni tehnike i taktike pregovaranja, ovisi koliko će u tome uspjeti. Osim poznavanja predmeta rada koje trebaju pribaviti, pregovarači u nabavi moraju poznavati ljude s kojima posluju, te njihove osobine. Svako pregovaranje omogućava pronalaženje obostranih koristi jer se mobiliziraju interesi obe strane. Najznačajniji slučajevi i okolnosti kada su potrebni pregovori su: 1. Nabava predmeta rada velike vrijednosti i velikog značaja za kupca.

2. Kada nema dovoljno konkurencije, osobito u slučajevima monopola. 3. Kada od primljenih ponuda niti jedna nije zadovoljavajuća zbog visoke cijene, neodgovarajuće kvalitete, rokova isporuke, ili drugih neprihvatljivih uvjeta. 4. Nabava proizvoda koji se izrađuju prema specifikacijama kupca, osobito kad je riječ o prvoj kupnji takvog proizvoda. 5. Kad specifikacije nisu potpuno jasne i određene. 6. Kad se mijenjaju nacrti ili specifikacije, količine, rokove isporuke, uvjeti plaćanja i drugi uvjeti nakon zaključivanja ugovora. 7. Nabava proizvoda specijalne, izrazito visoke, ili savršene kvalitete. 8. Nabava proizvoda iz područja vrlo brzih tehnoloških promjena, gdje su često potrebne promjene nacrta i specifikacija kako bi se izbjeglo zastarijevanje proizvoda još prije njihove isporuke. 9. Kada su za izradu proizvoda koji se nabavljaju potrebni specijalni alati, modeli, uređaji i oprema za ispitivanje s velikim udjelom u ukupnim troškovima, te ograničenom primjenom za pojedinog kupca.

10. Nabava proizvoda sa dugim trajanjem procesa proizvodnje. 11. Zaključivanje godišnjih i dugogodišnjih kupoprodajnih ugovora. 12. Kada postoji velika neizvjesnost zbog rizika cijene i drugih rizika. 13. Kada promijenjeni gospodarski i tržišni uvjeti zahtijevaju promjenu cijena, ili količina. 14. Kada za proizvode koji se nabavljaju kupac isporučuje prodavaocu pojedine materijale, specijalne alate i uređaje. 15. Kada se sklapaju poslovi recipročne nabave. 16. Zaključivanje JIT, ili Kanban ugovora o opskrbi. Pregovori mogu biti pismeni i usmeni.

UGOVOR O NABAVI I NARUDŽBA Zaključivanje ugovora o nabavi, ili kupoprodajnog ugovora je rezultat suglasnosti volje kupca i prodavaoca na temelju njihove aktivnosti u procesu nabavljanja, kojom se usklade izražene želje u svezi razmjene predmeta rada dvaju ili više partnera. Ugovor služi kao dokaz prihvaćenih obostranih prava i obveza za potrebe reguliranja njihove realizacije, kao i u slučaju spora. On bi trebao sadržavati sve što je dogovoreno, sve tehničke i komercijalne odredbe, kako tijekom izvršenja ugovora, kao i tijekom spora, ne bi došlo do njegovog jednostranog interpretiranja. Za potrebe jednokratne, promptne nabave, stranke izbjegavaju izradu detaljno oblikovanih ugovora iz slijedećih razloga: - jer njihova priprema iziskuje mnogo posla, - jer se u dosadašnjem poslovanju pokazalo kako je ekonomično koristiti jednostavnije oblike ugovora, - jer bi ugovori mogli loše utjecati na dosadašnje fleksibilne poslovne odnose. Zbog navedenog, nabava je sklona korištenju narudžbi.

NAČIN ZAKLJUČIVANJA UGOVORA O NABAVI U pravilu se zaključuju u pismenom obliku iz kojeg su vidljive obostrana prava i obveze ugovornih strana. Ugovor se zaključiva kada se usklade tehnički i komercijalni uvjeti kupoprodaje, na temelju ponude dobavljača, njezine analize i rezultata pregovora. SADRŽAJ UGOVORA O NABAVI U ugovoru o nabavi razlikujemo bitne i ostale elemente. Bitni elementi (sastojci) ugovora su: oznake ugovornih stranaka, predmet ugovora i cijena. Ostali elementi su: kakvoća predmeta nabave, način pakiranja, rok, način i mjesto isporuke, uvjeti i mjesto plaćanja, način transporta, osiguranje, jamstvo, nadležnost suda u slučaju spora i sl. Svi elementi ugovora služe kao dokumentacijska podloga za pravilno izvršenje obveza i kontrolu poslova ispunjenja ugovora, te za smanjenje i rješavanje sporova između ugovornih stranaka.

Izvor: Izrada autora

SREDSTVA ZA POJAČANJE UGOVORA Jamstvo – ugovor kojim se netko treći, tj. jamac, obvezuje vjerovniku da će ispuniti pravovaljanu i dospjelu obvezu glavnog dužnika ako je ovaj ne bi ispunio. [ 2 ] Jamstvo je pravovaljano ako je napravljena pismena izjava o jamstvu. Opseg jamstva može biti samo u okvirima obveze glavnog dužnika. Razlikujemo obično jamstvo (jamac se poziva platiti tek kad dužnik ne ispuni svoju obvezu) i solidarno jamstvo (vjerovnik može zahtijevati ispunjenje obveze od obojice – dužnika i jamca). Ugovorna kazna – novčani iznos ili neka druga materijalna korist koju je dužnik obvezan platiti, ili pribaviti vjerovniku u slučaju povrede ugovornih odredbi (npr. neizvršenje isporuke u roku). Zatezne kamate – dužnik plaća vjerovniku ako je zakasnio s ispunjenjem novčane obveze iz ugovoru. Kapara – novčani iznos, ili neka druga zamjenjiva stvar koju u trenutku sklapanja ugovora jedna stranka daje drugoj kao znak da je ugovor sklopljen, i kao sigurnost da će se ugovor ispuniti. U slučaju ispunjenja ugovora primljena kapara se vraća, ili se uračunava u ispunjenje obveze. [ 2 ] Ekonomski leksikon, Leksikografski zavod “Miroslav Krleža” i Masmedia, Zagreb, 1995. , str. 357.

Odustatnina – plaćanje koje omogućuje ugovornom partneru odustajanje od ugovora. Zalog – oblik osiguranja vjerovnikova potraživanja na način da mu dužnik preda neku pokretnu stvar, na kojoj ima pravo vlasništva, kako bi se prodajom te stvari mogao naplatiti iz njezine vrijednosti, ako mu potraživanje ne bude realizirano do dospjelosti. Hipoteka – založno pravo na zemljištu ili nekretninama na temelju kojeg vjerovnik može podmiriti svoje potraživanje u slučaju da mu dužnik ne ispuni dospjelo potraživanje. NARUDŽBA Narudžba je nalog kupca prodavaocu, kojim traži robu ili usluge uz određene uvjete. Narudžba se može ispostaviti usmeno i pismeno. U pravilu se dostavlja pismena narudžba jer pruža pouzdanije informacije za izvršenej posla. Narudžba se može dostaviti dobavljaču: 1. Kao prihvat ponude prodavaoca – daje se izjava o prihvatu ponude bez navođenja svih elemenata i uvjeta ponude (ako kupac u potpunosti prihvaća uvjete ponude).

2. Kao nova ponuda – ako nabava nije dijelom, ili u cijelosti suglasna sa ponudom dobavljača. U takvim slučajevima narudžba sadrži poziv na ponudu prodavaoca, te prijedloge promjene uvjeta ponude koje kupac ne želi prihvatiti. 3. Kao prijedlog za zaključivanje posla na temelju poznatih uvjeta prodaje dobavljača – na temelju cjenika, prijašnje isporuke, oglasa u medijima i sl. 4. Kao nalog za izvršenje dijela isporuke robe – na temelju okvirnog, ili godišnjeg ugovora. Narudžba treba sadržavati: - naziv i adresu kupca (naručioca) koji ispostavlja narudžbu, - naziv i adresu dobavljača (prodavaoca) kojem je upućena narudžba, - naslov: NARUDŽBA br. , NARUDŽBENICA br. , - datum narudžbe i oznake na koje se treba pozivati u komunikaciji, - redni broj predmeta koji naručujemo, - točan opis predmeta koji naručujemo, sa podacima o kakvoći, jedinici mjere, količini i cijeni,

- uvjete isporuke, - rok i mjesto isporuke, - rok i način plaćanja, - način otpreme, - sve ostalo što je dogovoreno između stranaka, - potpis naručioca. Prihvat narudžbe, zajedno sa narudžbom, predstavlja kupoprodajni ugovor.

PREUZIMANJE ISPORUČENE ROBE Mjesto preuzimanja robe određuje se ugovorom o nabavi. Kako bi se preuzimanje isporučene robe obavilo pravodobno i uspješno, potrebno je obavijestiti organizacijska mjesta zadužena za preuzimanje robe o slijedećem: datum isporuke, količina i vrste naručene robe, način transporta i pakiranja, mjesto preuzimanja i sl. Ako se roba ne preuzima na skladištu prodavaoca, ili mjestu otpreme, onda se u većini slučajeva preuzima od prijevoznika na temelju prijevoznog dokumenta. Preuzimanje isporučene robe u manjim poduzećima obavlja skladištar, ili prijamna komisija u sastavu skladišne službe. U većim poduzećima organizira se posebni odjel u sastavu skladišne službe. Prilikom preuzimanja utvrđuje se da li navedena roba odgovara prema uvjetima sadržanima u ugovoru, narudžbi, ili izjavi o prihvaćanju ponude dobavljača. Također se obraća pozornost na ispravnost proizvoda, na oštećenja, promjene izgleda robe i njezinih funkcionalnih karakteristika. Količina isporučene robe kontrolira se vaganjem, mjerenjem ili brojanjem. Ako se primjete otkloni potrebno je napraviti zapisnik, te ga predati predstavniku dobavljača.

KONTROLA KAKVOĆE ISPORUČENE ROBE Prijamna kontrola kakvoće. Ona može biti potpuna (100 %), ili na temelju uzorka. usmjerena je na spriječavanje ulaza robe koja ne zadovoljava razinu prihvatljive kakvoće 100 % kontrola kakvoće isporučene robe je kontrola bitnih osobina svakog komada proizvoda i njegovih komponenata, a primjenjuje se u slučajevima kada iz sigurnosnih, ili zdravstvenih razloga proizvodi moraju funkcionalno u potpunosti ispunjavati zahtjeve kakvoće. Kontrola kakvoće na temelju reprezentativnog uzorka provodi se tako da se ispituju osobine proizvoda značajne za ispunjenje predviđenih funkcija u predivđenoj namjeni. Zadatak kontrole kakvoće je redovito preispitivanje u smislu ispunjavaju li isporuke prihvatljivu razinu kakvoće kako bi se smanjili rizici u svezi sa primjenom tih proizvoda, te adekvatno ocijenili dobavljači. U tu svrhu preispituju se funkcionalne, fizičke, kemijske i biološke sastavnice proizvoda.

PRIJAM MATERIJALA U SKLADIŠTE Materijal se prima u skladište nakon preuzimanja, na temelju otpremnih dokumenata i nalaza prijamne kontrole. Kod prijama u skladište, materijala isporučenih od drugih poduzeća, ispostavlja se skladišna primka (primka, nalog za prijam robe, potvrda o prijemu robe ili materijala, robni prijamni list i dr. ). Primka se ispostavlja i prilikom isporuke tuđe robe na preradu, doradu ili popravak, prilikom predaje tuđe robe na skladištenje, vlastite robe koja se vraća sa servisa, vlastite ambalaže koju vraćaju kupci i sl. Ako je riječ o neutrošenom materijalu koji se u skladište vraća iz vlastite proizvodnje ili od drugih korisnika u poduzeću, onda korisnik koji vraća materijal, ili skladištar, ispostavlja dokument koji se naziva povratnica. U slučaju da se u skladište prima materijal iz drugoga skladišta istog poduzeća, onda se ispostavlja međuskladišnica.

Odluka o primjeni određenog sustava skladištenja ovisi o organizaciji skladišta, o centralizaciji i decentralizaciji skladišta, o vrsti i obrtaju robe, o primjeni sredstava unutarnjeg transporta, o korištenju pomoćnih skladišnih sredstava i o načelima skladištenja. Robu treba skladištiti prema vrstama i svojstvima. Posebnu pozornost potrebno je dati lomljivoj, zapaljivoj, pokvarljivoj i po zdravlje opasnoj robi, te je smjestiti u adekvatni skladišni prostor. Tešku robu potrebno je smjestiti na donje police blizu mjesta izdavanja. Robu koja ima visok koeficijent obrtaja treba smjestiti bliže mjestu izdavanja, ili u decentralizirana skladišta kako bi se smanjili troškovi unutarnjeg transporta. Robu na skladištu treba smjestiti prema usvojenim načelima na način da ju možemo lagano pronaći, kontrolirati i prema potrebi izdati. Za potrebe skladištenja robe različitih dimenzija, ili volumena, potrebno je imati pretince različite visine kako bi se što bolje iskoristio skladišni prostor.

S obzirom na statičnost i dinamičnost skladištenja koriste se tri sustava rasporeda robe na skladištu: 1) Smještaj materijala / robe na fiksna mjesta – materijalu / robi, ili skupini istovrsnih materijala / roba se dodijeli fiksno mjesto u skladištu na koje se uskladišti sve količine tog materijala / robe. Određivanje takvog mjesta obavlja se kompjuterski, ili ga odredi sam skladištar s obzirom na količine, koeficijente obrtaja, dimenzije i druge različite čimbenike. Potrebno je predvidjeti toliko mjesta da se mogu staviti maksimalne zalihe pojedinih materijala. Ako se zalihe povećaju iznad te razine, smještaju se na određeno još neraspoređeno skladišno mjesto. Najčešće se u određivanju fiksnih mjesta za smještaj robe koriste određena logička načela: smještaj prema granama proizvodnje, skupinama, vrstama proizvoda, izvorima nabave, potrebama proizvodnje i sl. Prednost rasporeda na fiksna mjesta je u lakom pronalasku potencijalnih predmeta rada (radnici dobro znaju gdje su smješteni pojedini materijala). Ovakav sustav uspješno se primjenjuje ako je asortiman materijala / robe malen.

2) Slobodno korištenje mjesta unutar određemog prostora – predstavlja kombinaciju fiksnog i slobodnoga korištenja prostora. U ovakvom sustavu se pretežni dio skladišnog prostora odredi prema korištenom kriteriju podjele mjesta za skladištenje pojedinih vrsta roba, a manji dio koristi se slobodno (npr. za materijale / robe s velikim koeficijentom obrtaja, bez obzira na vrstu tih roba, odredi se dio skladišta smješten blizu izlaza, te se na tome dijelu smjesti takva roba sukladno slobodnom prostoru. Na taj način povećava se brzina izdavanja, te smanjuju troškovi izdavanja materijala korisnicima). 3) Potpuno slobodno korištenje prostora (kaotično skladištenje) – koristi se u velikim skladištima u kojima se smještajem i izdavanjem robe upravlja kompjuterski. Raspored robe u skladištu provodi se prilikom ulaza prema svim kriterijima racionalnog smještaja. Pretpostavka ovakvog korištenja skladišnog prostora je razrađen i proveden sustav šifriranja skladišnih mjesta, te raspolaganje hardwareom i softwareom za upravljanje procesima smještaja i izdavanja robe, kao i adekvatnom skladišnom opremom.

Prednosti: - mjesto skladištenja i potreban prostor određuju se prema aktualnim potrebama, - bolje iskorištenje skladišnog prostora, - nema potrebe za pričuvnim prostorom i premještanjem robe u skladištu, - upravljanje procesima skladištenja i izdavanja je jednostavno, - malen je rizik neovlaštenog izdavanja robe, jer se kompjuterski automatski evidentira vrsta i količina izlaza. Nedostatak: - robu nije moguće pronaći u kratkom vremenu ukoliko nam nije poznata šifra robe, ili šifra mjesta na kojem je roba uskladištena.

Izvor: Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006. , str. 488.

KONTROLA I DAVANJE NALOGA ZA PLAĆANJE RAČUNA DOBAVLJAČA Nabava mora iskontrolirati je li račun dobavljača u skladu sa naručenom, isporučenom i preuzetom robom, te ispravnost obračunate cijene isporučene robe. Na temelju dokumenata koje joj dostavlja skladištar, na temelju ugovora / narudžbe i računa dobavljača, nabava kontrolira: - Je li isporučena roba prema količini, težini i broju komada u skladu sa zahtjevom za nabavu i ugovorom, odnosno narudžbom? - Je li dobavljač možda samovoljno napravio neke promjene u svezi vrste, kakvoće i količine isporučene robe? - Je li se dobavljač pridržavao općih uvjeta nabave? - Je li dobavljač obračunao cijenu isporučene robe u skladu sa ugovorom? Nakon što nabava utvrdi sve navedeno, te eventualno otkloni sve nesuglasnosti, daje likvidaturi svu potrebnu dokumentaciju koja još jednom pregledava račune, te se odobrava plaćanje računa.

IZDAVANJE MATERIJALA IZ SKLADIŠTA Izdavanje materijala iz skladišta je djelatnost koja sadrži niz aktivnosti koje nazivamo komisioniranje. Takve aktivnosti odnose se na uzimanje potrebne količine materijala sa mjesta uskladištenja, otpakiravanje, rezanje, krojenje, dopremu materijala na mjesto u skladištu gdje se slažu i pakiraju prema vrstama, rokovima i količinama koje su u skladu sa zahtjevima / nalozima korisnika. Nakon toga materijali se izdaju iz skladišta. Materijali se izdavaju prema korisnicima u poduzeću (interno izdavanje), te prema drugim osobama, ili poduzećima (eksterno izdavanje). Izdavanje materijala mora se odgovarajuće dokumentirati. Prilikom internog izdavanja materijala koriste se nazivi poput “izdatnica”, “trebovnica” i “zahtjevnica”. Kod eksternog izdavanja riječ je o “otpremnici”. Svaki ulaz i izlaz materijala iz skladišta potrebno je evidentirati u datoteci / kartoteci zaliha.