6 PREDAVANJE OPERATIVNO PLANIRANJE NABAVE Operativnim planovima izraavaju

6. PREDAVANJE

OPERATIVNO PLANIRANJE NABAVE Operativnim planovima izražavaju se rješenja realizacije strategijskih ciljeva nabave u svezi sa opskrbom poduzeća sredstvima za proizvodnju i uslugama. Planiranje, dakle služi sustavnoj spoznaji rješenja budućih problema opskrbe. U tu svrhu vrlo je važno prognozirati tehničku i metodičku provedbu pravodobne opskrbe korisnika , te definirati što ekonomičniji način realizacije opskrbe. Planiranje nabave započinje istraživanjem i definiranjem potreba korisnika, te procjenom uvjeta okruženja značajnim za ostvarenje ciljeva nabave (procjena budućeg stanja tržišta nabave, kod dobavljača i konkurenata). Operativno planiranje nabave se temelji na politici i strategiji nabave. Između operativne i strateške razine postoji taktička razina koja se naročito odnosi na provođenje mjera strukturiranja lanca stvaranja vrijednosti, obuhvaćajući u njemu dobavljače, nabavu, proizvodnju i prodaju. U strukturiranju lanca stvaranja vrijednosti nabava treba surađivati pri oblikovanju strukture proizvoda i kanala distribucije, a u skladu sa strukturom proizvodnje i prodaje mora oblikovati strukturu nabavljanja.

Oblikovanje strukture nabavljanja ovisi o dimenzijama nabave, o situaciji, te o izboru koncepcije nabave. Za složene predmete nabave velikih vrijednosti i specifičnih obilježja je normalno birati partnerstvo na lokalnom tržištu, tražiti opskrbu iz jednog izvora, sinkronizirati proizvodnju, normirati odnose sa dobavljačima i sl. Izvor: Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, Zagreb, 2006. , str. 248.

Nadalje, dimenzije i strukturu nabave je potrebno izraziti planovima nabave. Na osnovu donesenih planova nabave će se poduzimati adekvatne mjere (istražiti tržište nabave, prikupiti ponude, osigurati potrebna sredstva – financijska, upravljačka i sl. ). Također, u okviru planova nabave je moguće ostaviti stanovite mogućnosti fleksibilnosti kako bi se moglo prilagoditi tržišnim situacijama. Planove nabave prema sadržaju možemo podijeliti: 1) Planove nabave dobara i usluga koja / koje se pribavljaju kontinuirano u skladu sa potrebama proizvodnje i / ili prodaje, 2) Planove nabave dobara i usluga koja / koje se nabavljaju periodično, 3) Planove nabave dobara i usluga koja / koje je potrebno nabaviti jednokratno, 4) Planove troškova funkcije nabave (osoblja, prostora, uređaja i dr. ). Kontinuirano se nabavljaju predmeti rada potrebni za realizaciju programa proizvodnje i prodaje, bez obzira troše li se u planskom razdoblju jednakomjerno ili ne. Potrebe takvih dobara je potrebno precizno prognozirati, odnosno istražiti prema količinama, vremenu i kakvoći kako bi plan mogao poslužiti kao podloga raznih aktivnosti nabave (istraživanja tržišta, izbora sustava nabavljanja, sklapanja ugovora s dobavljačima, izračunavanja ekonomičnih količina nabave, normativa zaliha i sl. ).

Potrebe za uslugama koje se kontinuirano pribavljaju je teže istražiti nego potrebe za dobrima. Npr. usluge prijevoza robe, održavanja, ispitivanje kakvoće materijala i sl. , ovise o raznim čimbenicima koji utječu na stupanj zaposlenosti i korištenja određene djelatnosti (npr. usluge prijevoza materijala ne ovise samo o količinama nabave, nego i lokaciji dobavljača, uvjetima prijevoza, hitnosti dostave i sl. ). Planovi periodične nabave predmeta rada se odnose na dobra malene vrijednosti koja se drže na zalihama, na dobra koja su rezultat periodične proizvodnje (npr. poljoprivreni proizvodi), na pribavljanje potrošnih alata, manjih strojeva i uređaja sa kratkim vijekom uporabe, propagandne materijale i sl. Potrebe za takvim predmetima rada određuju njihovi korisnici u pojedinim poslovnim funkcijama u suradnji s nabavom i rukovodstvom poduzeća na temelju podataka o potrošnji u prošlim razdobljima, te na temelju aktualnih planova proizvodnje i prodaje. Takve planove je potrebno često korigirati zbog mjera štednje i racionalizacije, nedostatka financijskih sredstava, problema u svezi s plaćanjem, promjena tehnologije proizvodnje, pojave novih proizvoda i sl.

Planovi jednokratne nabave odnose se na predmete rada o čijoj nabavi odlučuje rukovodstvo poduzeća, ili organi upravljanja poduzećem. Tu je riječ o strojevima, građevinskim objektima, pravima, uslugama i dr. Takvi planovi temelje se na dugoročnom investicijskom planu poduzeća, a odluke o nabavi donosi uprava, ili vlasnik poduzeća, odnosno posebno povjerenstvo. Planovi troškova funkcije nabave sadrže podatke o predviđenim troškovima nabavne službe u planskom razdoblju prema vrstama troškova (osobni dohotci zaposlenika, troškovi korištenja prostorija i uređaja, informacijski i telekomunikacijski troškovi, troškovi putovanja i dnevnica, troškovi izobrazbe kadrova, socijalna davanja i dr. ). Mnogi od tih troškova ostaju isti u pojedinim planskim razdobljima, ili se mijenjaju u istom razmjeru, ovisno o opsegu poslova i promjenama u okolini (npr. u skladu s povećanjem, ili smanjenjem opsega nabave, s proširenjem tržišta nabave, smanjenjem ponude roba i povećanjem konkurencije na strani potražnje). Troškove nabave je potrebno planirati sa ciljem osiguranja povoljnije opskrbe.

Planiranje nabave mora omogućiti rad nabave u skladu sa ciljevima poduzeća. Operativni planovi moraju biti usklađeni sa vizijom i strategijom poduzeća, te sa odvijanjem svih faza u procesu stvaranja vrijednosti, sve u svrhu kako bi se postigla kakvoća ukupnog poslovanja. Svaka funkcija i njezine aktivnosti moraju biti usmjerene vizijama i ciljevima poduzeća. Poslovne procese je potrebno kontinuirano poboljšavati. U tu svrhu potrebno je analizirati polaznu situaciju i odrediti ciljeve, nakon toga izraditi planove, tj. mogućnosti rješenja. Nakon toga kreće provedba planova, tj. oblikovanje i izvršenje zadataka nabave, te kontrola ostvarenja zadataka, odnosno ciljeva.

PLANIRANJE POTREBA ZA PREDMETIMA RADA Cilj planiranja potreba za predmetima rada je definirati njihov asortiman, kakvoću, količinu, , vrijeme i mjesto potreba u skladu sa planovima proizvodnje i prodaje za plansko razdoblje. Utvrđene potrebe za predmetima rada, koje proizlaze iz planova proizvodnje i prodaje, treba povećati s količinama za osiguranje od rizika isporuke i potrošnje, kako bi se dobile ukupne brutto potrebe. Dodatne se potrebe mogu javiti i kao potrebe za pričuvnim dijelovima. Od ukupnih potreba odbiti raspoložive zalihe i pristigle isporuke kako bi smo dobili neto potrebe.

Izvor: Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006. , str. 251.

KORACI U PLANIRANJU POTREBA I VRSTE POTREBA Planiranje potreba odvija se određenim redoslijedom u tri koraka. U prvom koraku je planom prodaje potrebno odrediti potrebe za konkurentnim proizvodima, gotovim proizvodima, pričuvnim dijelovima i trgovačkom robom. S obzirom da se takve potrebe određuju u prvom koraku, nazivamo ih primarnim potrebama. Prognoze krajnjih tržišnih potreba su pouzdanije ako se odnose na kraće razdoblje, pa se stoga preporučava primjena djelomičnog planiranja (plan potreba se podijeli na vremenske segmente, te se za svaki najbliži vremenski segment izvrši revizija plana primarnih potreba prema prikupljenim podacima, spoznajama o promjenama uvjeta na tržištu, te prema mogućnostima proizvodnje – npr. u godišnjem planu se napravi revizija mjeseca ispred za naredni mjesec). Primarne potrebe je potrebno prilagoditi zahtjevima kupaca, prema asortimanu. Asortiman se, dakle, zbog prilagodbe takvim zahtjevima, te zbog smanjenja tržišnih rizika, proširiva, ili sužava, ili ako se radi o užem segmentu kupaca, dakle produbljuje. Oblikovanje asortimana zahtijeva provedbu stalnih istraživanja kako bi se smanjili rizici plasmana proizvoda na tržištu.

Iz primarnih potreba, na drugom koraku, proračunom se utvrđuju sekundarne potrebe. To su potrebe za materijalima, dijelovima i sklopovima koji se ugrađuju u proizvode za tržište. Uz primarne i sekundarne potrebe postoje i tercijarne potrebe. To su razni pogonski materijali koji ne ulaze u sastav proizvoda, ali su nužni za odvijanje proizvodnje. Uz prognozu potrebnih količina predmeta rada određene kakvoće, značajno je odrediti i vremensku dimenziju potreba. Kako se potrebe uvijek odnose na određeno razdoblje (period), a unutar toga na određene rokove, treba ih što bolje uskladiti sa procesima proizvodnje i prodaje. Sve to pretpostavlja usklađivanje rokova predmeta nabave sa potrebama korisnika.

Izvor: Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006. , str. 253.

METODE ISTRAŽIVANJA POTREBA ZA PREDMETIMA RADA Istražiti potrebe za predmetima rada je potrebno odraditi što preciznije, međutim to nije uvijek ekonomično, naročito za materijale čiji je udio u ukupnoj vrijednosti objekata nabave malen. Prema načinu istraživanja potreba i stupnju preciznosti rezultata razlikujemo determinističke, stohastičke i heurističke metode istraživanja potreba za predmetima rada. DETERMINISTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA Tipično područje primjene determinističkih metoda istraživanja potreba su slučajevi u kojim je riječ o materijalima velike vrijednosti, koji se utroše u procesu proizvodnje u kraćem vremenu nego što je period njihova nabavljanja. Podloga za determinističko istraživanje potreba su jednoznačni, potpuni i točni opisi proizvoda koje se može napraviti na različite načine. Najčešće se koriste tehnički opisi proizvoda (nacrti i sastavnice).

NACRTI Nacrti grafički prikazuju sastav proizvoda u određenom mjerilu, ili pomoću normiranih simbola. Sastav kompleksnih proizvoda ne može se prikazati jednim nacrtom, te se uslijed toga nacrti hijerarhijski rasčlanjuju. U tom slučaju, s obzirom na sadržaj, razlikujemo: - nacrte proizvoda, kojima se prikazuju komponente/sklopovi, - nacrte sklopova, kojima se prikazuju sastavni dijelovi sklopova, - nacrte dijelova, kojima se prikazuju njihovi sastavni elementi, tj. vrste i količine materijala. Na temelju nacrta može se ručno napraviti specifikacija ukupno potrebnih materijala (prema vrstama, količinama i obilježjima) za izradu jednog proizvoda. U specifikaciji materijala potrebno je navesti šifre i nazive materijala, te jedinice mjere.

SASTAVNICE Sastavnice prikazuju strukturu proizvoda u obliku liste u kojoj su navedeni bitni podaci o proizvodu i njegovim komponentama (materijalima, dijelovima i sklopovima). U pojedinim industrijskim granama se umjesto naziva “sastavnica” koristi naziv “receptura” – kemijskoj i prehrambenoj industriji, “lista materijala” – građevinskoj industriji i montažnoj djelatnosti, “lista drva” –drvnoj industriji i sl. Sastavnice možemo razmatrati prema strukturi, sadržaju, primjeni i načinu provedbe izmjene u njima. Temeljni oblik sastavnice je tzv. skupna sastavnica koja sadrži šifru i naziv proizvoda, ili sklopa na koji se odnosi, podatke o komponentama (sastavnim dijelovima i materijalima) od kojih se sastoji proizvodni sklop, podatke o količinama potrebnih komponenata.

Izvor: Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006. , str. 255. Sastavnicama se može prikazati struktura proizvoda na različite načine pa sa toga stajališta razlikujemo količinske, strukturne, hijerarhijske sastavnice i sastavnice varijanata.

Pregledi potreba za materijalima se rade kako bi mogli odgovoriti na slijedeća pitanja: - u koje se proizvode ugrađuju pojedini materijali, dijelovi i sklopovi? - koji se proizvodi ne mogu proizvoditi ako dođe do nedostataka određenih materijala, dijelova ili sklopova? - kakve posljedice ima povećanje / sniženje cijene određene komponente za pojedine proizvode? Pravodobno zadovoljavanje potreba ovisi i o vremenu (periodu) nabavljanja pojedinih materijala, kao i o vremenu protoka materijala u proizvodnom procesu. Za rad nabave je značajno da su pojedini predmeti rada šifrirani na način da ih se može nedvosmisleno identificirati, da imaju jednoznačne nazive, da su za njih određene jedinice mjere s kojima se vode u sastavnicama, da imaju oznake vrste u svezi sa proizvodnjom (proizvod, sklop, dio sirovina), da imaju oznaku načina pribavljanja (vlastita proizvodnja, dobavljač, kombinirano), da imaju naveden status pojedinog materijala ( ugrađuje se u proizvod, pogonski / pomoćni materijal, pričuvni dio) i da imaju navedene tehničke podatke ( težina po jedinici mjere, dimenzije, oblik, agregatno stanje).

Za potrebe nabave se većinom koriste količinske sastavnice, te pregledi potreba prema stupnjevima proizvodnje / ugradnje. Istražene potrebe nisu nepromjenjive. Promjene potreba se provode zbog različitih tehničkih i ekonomskih razloga. Tehnički razlozi mogu biti razna poboljšanja i uklanjanje nedostataka, a ekonomski se mogu odnositi na primjenu funkcionalno zadovoljavajućih, ali i jeftinijih materijala, na uzimanje u obzir želja kupaca, te mogućnosti i ograničenja na tržištu nabave. STOHASTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA Za većinu predmeta rada ( 70 – 80 %) nije ekonomično, ili nije moguće koristiti determinističke metode istraživanja potreba. Ovdje je većinom riječ o materijalima koji su ABC analizom razvrstani u skupinu C, te o pomoćnim i pogonskim materijalima koje nabava drži na zalihi, te za njih ima utvrđene normative zaliha i samostalno istražuje buduće potrebe. U praksi se prilikom takvog istraživanja postupa vrlo jednostavno. Za pojedinačne materijale se uzima prosjek potrošnje zadnjih nekoliko mjeseci, te se tome svaki mjesec dodaje potrošnja prošlog mjeseca, a isključuje se najstariji podatak o potrošnji. Prosjek potrošnje predstavljaju prognozirane potrebne količine za naredni mjesec na osnovu prethodno utvrđenih podataka.

Međutim, stohastičko istraživanje potreba je zadovoljavajući postupak samo u određenim slučajevima. Potrošnja i zalihe, naime, imaju različitu dinamiku, pa je potrebno izabrati postupke procjene budućih potreba na način da održavaju tendenciju razvoja potreba. Tako je vrlo važno razlikovati slučajeve kada je riječ o redovitim potrebama i slučajeve kada je riječ o sezonskim, sporadičnim, neredovitim potrebama koje jako variraju. Ako je riječ o redovitim potrebama, one mogu biti konstantne, ili, pak, imaju trend rasta, ili pada. Kod neredovitih potreba dolazi do većih otklona potrošnje od prosječne godišnje vrijednosti. Za svaku od takvih potreba je potrebno izabrati prikladne metode prognoze na temelju podataka iz prošlosti. Kod takvih situacija je značajno postojanje dovoljnog broja podataka iz prošlih razdoblja kako bi se dobio precizniji tijek razvoja potreba, reprezentativnost (dužina) razdoblja za koje radimo prognozu, te učestalost izrade prognoze.

Pretpostavke za primjenu stohastičkog istraživanja potreba su: - da se vodi evidencija potrošnje i stanja zaliha materijala, - da je broj podataka iz vremenskog niza dovoljan za eliminiranje slučajnih kolebanja, - da se raspolaže podacima iz kontinuiranog slijeda kretanja potrošnje u dužem razdoblju. DINAMIKA ZALIHA POJEDINIH VRSTA MATERIJALA Zalihe materijala su dinamične i mijenjaju se s obzirom na: - količinu isporuke materijala, - period nabavljanja materijala (učestalost isporuka), - količinu potrošnje materijala, - period potrošnje materijala. Kod kontinuirane potrošnje materijala bi bilo najbolje da u trenutku kad zaliha jednog materijala padne na nulu stigne nova isporuka koja bi omogućavala daljnje nesmetano poslovanje korisnika. Takav slučaj bi bio moguć kod potpuno ravnomjerne potrošnje uz idealne uvjete nabave i isporuke materijala. Količine takvih materijala se mogu dosta precizno izračunati i planirati. Određeni otkloni ovise o slučajnim utjecajima i nemaju nikakvu zakonitost. U toj skupini materijala se nalazi pretežni dio materijala u masovnoj i serijskoj proizvodnji.

S obzirom na period potrošnje materijala potrošnja i nabava takvih materijala ovise o raznim čimbenicama (sezoni, nabavnoj cijeni, potrebama korisnika i sl. ). Ovakvo kretanje zaliha je karakteristično za materijale koji se nabavljaju u sezoni (poljoprivredni proizvodi, drva za ogrjev) i koji se povremeno troše. Potrebe za ovakvim materijalima se mogu procijeniti i planirati, međutim, potrebno ih je češće mijenjati zbog promjena okolnosti na tržištu i potrošnji (njihove normative). U treću skupinu pripadaju materijali za koje ne možemo istražiti i predvidjeti potrebe jer ne pokazuju nikakvu ravnomjernost u potrošnji i nabavi. U tu skupinu ubrajamo materijale koje treba povremeno i neplanirano nabaviti poradi posebnih slučajeva (kvarovi i sl. ), te materijale čije se naručivanje ne ponavlja (npr. materijale za investicijske potrebe).

PROGNOZA REDOVITIH POTREBA Kod redovitih potreba nastaju slučajna variranja potrošnje koja se kreću oko srednje vrijednosti potrošnje, te se buduća potrošnja može prognozirati na temelju srednje vrijednosti vremenskoga niza, ili na temelju kretanja linije trenda. Srednje vrijednosti se izračunavaju na različite načine (aritmetička sredina, vagana aritmetička sredina, metoda pomičnih prosjeka, eksponencijalno ponderiranje). PROGNOZA NEREDOVITIH POTREBA Prilikom razmatranja dinamike zaliha pojedinih materijala može se ustanoviti kako se neki materijali troše neravnomjerno, povremeno, a postoji i sezonska potrošnja. Za prognozu takvih potreba obično se koriste tzv. dvostruke prognoze (posebno se prognozira učestalost potrošnje u pojedinim razdobljima, a posebno količina potrošnje. Periodične se potrebe zatim izračunavaju kao umnožak prognoze učestalosti potrošnje u određenom razdoblju i količine potrošnje po pojedinom radnom nalogu). KONTROLA REZULTATA PROGNOZE Bez obzira koja se stohastička metoda koristi za prognoziranje potreba, uvijek dolazi do otklona između prognoziranih i stvarnih potreba. Ako su otkloni slučajni, to ne bi trebalo biti simptomatično, već su važni otkloni do kojih dolazi zbog primjene neprikladnih metoda procjene. Ako su prognoze dobre, zbroj pozitivnih i negativnih otklona bi morao biti otprilike jednak. Kod loših prognoza otkloni su veliki.

HEURISTIČKO ISTRAŽIVANJE POTREBA Često se primarne i sekundarne potrebe procjenjuju prema subjektivnim ocjenama zahtjeva tržišta, te mogućnostima njihova realiziranja u poduzeću. Primarne se potrebe procjenjuju u službi prodaje. Tu može biti riječ o zahtjevima za novim proizvodima s različitom strukturom od postojećih, što dovodi do promjena sekundarnih potreba. Sekundarne se potrebe mijenjaju i prilikom provedbe normizacije sastavnih dijelova proizvoda. U pravilu se heurističkim metodama istražuju potrebe za malen broj predmeta rada. U procjeni takvih potreba se koriste logičke i intuitivne metode. Logičke metode procjene potreba se temelje na analogijama potreba iz prošlosti. Intuitivne procjene su rezultat slobodne procjene pojedine osobe, ili skupine djelatnika. U tu se svrhu koriste različiti postupci, poput procjene ekstremnih vrijednosti i traženja srednjih vrijednosti, ili da procjenu vrši više djelatnika zajedno, a zatim da usklade svoje prognoze. Također, moguće je korištenje različitih pomoćnih sredstava koja olakšavaju izradu prognoze.

Ferišak, V. : Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, Zagreb, 2006. , vlastita naklada, str. 254.

VREDNOVANJE POTREBA Planiranje nabave ne završava prognozom potrebnih količina. Količine je potrebno vrednovati kako bi mogli planirati potrebna financijska sredstva, evidentirati ulaze, izlaze i zalihe, obračunavati utrošene materijale, izraditi kalkulacije, kontrolirati uspješnost nabave, platiti porez, ili zatražiti povrat poreza. S obzirom kako tijekom vremena cijene predmeta rada podliježu promjenama, da se potrebne količine nabavljaju iz različitih izvora i po različitim cijenama, a kupnja i potrošnja / prodaja se vremenski ne poklapaju, postavlja se pitanje sa kojim cijenama planirati nabavu i napraviti obračun utrošenih predmeta rada, odnosno po kojim cijenama evidentirati zalihe i kontrolirati učinke nabave. Vrednovanje predmeta nabave se može provoditi po planskim cijenama, stvarnim nabavnim cijenama, prosječnim cijenama i fiktivnim nabavnim cijenama.

PLANSKE CIJENE Planske se cijene izračunavaju (za predmete rada) tako da se cijene dobavljača u prošlom razdoblju (stvarne nabavne cijene, ili prosječne nabavne cijene) povećaju za ovisne troškove (troškove pakiranja, prijevoza, pretovara, osiguranja, carine i dr. ), te da se prema očekivanjima budućeg kretanja cijena na tržištu odredi faktor s kojim se te cijene korigiraju za novo plansko razdoblje. Planskim cijenama kao internim obračunskim cijenama se želi eliminirati vanjske utjecaje (probleme stalnih promjena cijena na tržištu). STVARNE NABAVNE CIJENE U planu nabave mogu se koristiti i stvarne nabavne cijene iz prošlog razdoblja. Stvarne nabavne cijene u prošlom razdoblju obuhvaćaju se prilikom svakog ulaza predmeta rada u poduzeće , te se obračunavaju prilikom njihova izdavanja. Međutim, tu postoji opasnost znatnijih otklona ostvarenih cijena u novom razdoblju od planiranih cijena (moguće promjene na tržištu).

PROSJEČNE NABAVNE CIJENE Računaju se za materijale koji se nabavljaju po različitim cijenama, u različitim vremenskim razdobljima i / ili s raznih izvora. FIKTIVNE NABAVNE CIJENE Obračunavaju se prema redoslijedu prispjeća i potrošnje / prodaje materijala po njihovim nabavnim cijenama. S obzirom na njihov obračun razlikujemo slijedeće metode: fifo, lifo, hifo, lofo. Metoda Fifo (first in – first out) se temelji na izlazu materijala prema redoslijedu njihova prispjeća. Prvo sa skladišta izlaze materijali koji su u skaldištu prvi primljeni i obračunavaju se po njihovoj nabavnoj cijeni. Kad su iscrpljene njihove zalihe, slijedi izlaz materijala koji su u skladište ušli nakon njih, te se oni obračunavaju po svojoj nabavnoj cijeni. Metoda Lifo (last in – first out) – prema ovoj metodi prvo se troše, ili prodaju materijali koji su posljednji primljeni u skladište, te se obračunavaju po njihovim nabavnim cijenama. Zatim se troše / prodaju materijali koji su u skladište ušli prije njih, te se obarčunavaju po njihovim nabavnim cijenama. Ako na kraju planskog razdoblja ima zaliha materijala, one se obračunavaju po posljednjoj nabavnoj cijeni. Cilj Lifo metode je korištenje cijena u obračunu materijala koje se što manje razlikuju od aktualnih tržišnih cijena.

Metoda Hifo (highest in – first out) - prvo se troše / prodaju materijali nabavljeni po najvišoj cijeni. Metoda Lofo (lowest in – first out) – prvo se troše / prodaju materijali nabavljeni po najnižoj cijeni. PRAKTIČNA PRIMJENA ISTRAŽIVANJA POTREBA Istraživanje potreba primjenom determinističkih metoda u suvremenoj praksi ne stvara probleme ako se raspolaže sastavnicama proizvoda i sustavom za elektroničku obradu podataka sa programima za planiranje i upravljanje proizvodnjom. Nasuprot tome, primjena stohastičkih metoda često je nesigurna, te nije rijetkost da se javljaju velike razlike između planiranih i stvarnih potreba. Posljedice su premalene, ili prevelike zalihe, te problemi u svezi sa količinama i rokovima isporuke materijala, ostali nepotrebni troškovi i sl. Kako bi se u što većoj mjeri izbjegle negativne posljedice posebnu pozornost važno je posvetiti izboru i potpunosti podataka na temelju kojih se istražuju i prognoziraju potrebe, te izboru metoda o kojima ovise rezultati prognoze za određenu dinamiku potrošnje predmeta rada. Uz pretpostavku da će dinamika prošle potrošnje vrijediti i u novom planskom razdoblju, bira se model potrošnje.

Rezultati heurističkog istraživanja potreba su najmanje precizni u odnosu na stvarne potrebe, a ovise o iskustvima, sposobnostima i intuiciji prognostičara. Ako su stvarne potrebe veće od planiranih, otkloni nisu bitni jer je riječ o relativno malom broju predmeta rada čija vrijednost nije velika. Jedino se znatnije povećavaju troškovi skladištenja. Problemi nastaju u slučaju da nije planirana dovoljna količina pa dolazi do nedostatnih zaliha. U svakom slučaju teži se smanjenju rizika pogrešnog planiranja kako bi se što više uskladile planirane i stvarne potrebe, te izbjegle prekonormne, ili nedostatne zalihe. U tu svrhu potrebno je dobro iskoordinirati rad prodaje, nabave, proizvodnje , te primjeniti procesnu organizaciju.

PLANIRANJE NAČINA NABAVLJANJA Pravodobnu opskrbu korisnika uz što povoljnije troškove nabava treba realizirati u skladu sa načinom proizvodnje i situacijom na tržištu, kako bi osigurala odvijanje procesa reprodukcije bez zastoja. Skup odluka u svezi s ispunjenem tih zadataka naziva se dispozicija materijala. Na odluke o dispoziciji materijala utječu razni instrumenti politike nabave: politika kakvoće, cijena, količina, izbora dobavljača, odnosa sa dobavljačima, politika ugovora, te situacija na tržištu i troškovi nabavljanja (troškovi dopreme, skladištenja i zaliha). O svemu tome je potrebno voditi računa prilikom izrade plana i programa nabavljanja u kojem se okvirno definira kada i koliko nabaviti od ukupno potrebnih predmeta rada u planskom razdoblju. Pitanje količine i rokova nabave nekog materijala povezano je i sa pitanjem zaliha. S obzirom na učestalost nabavljanja potrebno je odlučiti hoćemo li koristiti mogućnost jednokratne nabave ukupne količine materijala u planskom razdoblju, ili ponavljajuću nabavu u istim, ili promjenjivim količinama.

Ako se predmeti nabave nabavljaju u većim količinama onda su troškovi dopreme po jedinici predmeta manji, ali se povećavaju troškovi skladištenja i zaliha jer se povećavaju količine zaliha i smanjuje njihov koeficijent obrtaja. Kako bi se potrebe u planskom razdoblju zadovoljile sigurnije i povoljnije potrebno je istražiti optimalne količine i rokove nabave. S obzirom kako nije moguće u potpunosti uskladiti isporuke dobavljača i potrošnju predmeta rada, potrebno je držati sigurnosne zalihe kojima se pokrivaju rizici otklona od rokova i količina isporuka, te od količina i rokova potrošnje. U planu nabavljanja potrebno je dakle odgovoriti na pitanja: Kada i koliko nabaviti kako bi pravodobno dopunili zalihe i postigli optimalne troškove nabave? Odgovori na ta pitanja se razlikuju s obzirom na vrste i obilježja predmeta rada.

PLANIRANJE ROKOVA NABAVE Za svaki predmet nabave potrebno je poznavati njegov period nabavljanja. Period nabavljanja je vrijeme koje prođe od trenutka utvrđivanja potreba za određenim predmetom nabave do trenutka kada je taj predmet raspoloživ korisnicima. To vrijeme u poduzeću obuhvaća vrijeme potrebno za administrativnu obradu zahtjeva za nabavu i vrijeme naručivanja (određivanje izvora nabave, izrade i dostave upita dobavljačima, prijama, ispitivanja i ocjenjivanja ponude, izbora izvora nabave, izrade i dostave narudžbe). Zatim tu ulazi vrijeme potrebno za dobivanje odgovora dobavljača (potvrde prihvaćanja narudžbe), vrijeme izrade i otpreme predmeta nabave, prijevoza robe, te vrijeme prijama, kontrole i uskladištenja isporučene robe. Tome vremenu je još potrebno dodati vrijeme dostave predmeta rada korisnicima.

Naručivanje potrebnih predmeta rada može uslijediti kada su poznati uvjeti dobavljačeve isporuke (rok isporuke, cijena, uvjeti plaćanja i sl. ). Vrijeme potrebno za istraživanje uvjeta dobavljačeve isporuke ovisi o tipu transakcije. Ako je riječ o ponavljajućoj nabavi, onda je to vrijeme gotovo zanemarivo. Ako je riječ o modificiranoj ponavljajućoj nabavi, ili o novoj nabavi onda je prvo potrebno istražiti moguće izvore nabave, te uvjete i rokove isporuke pojedinih dobavljača. Period nabavljanja biti će kraći ako takvi dobavljači imaju svjedodžbe kakvoće ISO 9001 i ISO 9002. Period nabavljanja biti će duži ako su putevi naručivanja duži (npr. kada u lancu nabave sudjeluje više poduzeća). U izradi plana rokova nabave je potrebno računati s rizicima isporuke kako ne bi došlo do prekida proizvodnje / prodaje zbog nedostatka predmeta rada. Troškovi povećanih zaliha manji su od šteta koje nastaju zbog prekida procesa proizvodnje / prodaje.

PLANIRANJE KOLIČINA NABAVE U svrhu planiranja količina nabave potrebno je istražiti koje će količine nabave omogućiti najniže troškove nabave, dopreme, skladištenja i zaliha uz istodobno zadovoljenje zahtjeva sigurnosti opskrbe. U obuhvatu ukupnih troškova u obzir je potrebno uzeti slijedeće troškove: - izravne troškove, - neizravne troškove, - troškove nedostatnih zaliha, - kamate i troškove skladištenja. Izravni troškovi su troškovi predmeta nabave. Izračunavaju se množenjem nabavne cijene i količine. Neizravni troškovi nabave su troškovi funkcije nabave (plaće djelatnika, troškovi za potrebe planiranja, dipsozicije, istraživanja, nabavljanja, prijama pošiljaka, ispitivanja kakvoće, unutarnjeg transporta, uskladištenja, vođenja evidencije, materijalnog knjigovodstva, platnog prometa, obrade podataka, telekomunikacijskih usluga i sl. ). Takvi troškovi su fiksni, padaju s porastom količine nabave, a rastu sa smanjenjem količine nabave.

Troškovi nedostatnih zaliha se javljaju ako materijal nije pravodobno isporučen, a sigurnosna zaliha ne pokriva rizik isporuke. Kako bi se izbjegle veće štete potreban materijal se zamjenjuje raspoloživim skupljim materijalom, ili se hitno nabavlja po višim cijenama. Vjerojatnost nastanka troškova zbog nedostatnih zaliha je manja ako su količine nabave veće. Troškovi kamata na zalihe i troškovi skladištenja (amortizacija skladišnih zgrada i opreme u skaldištu, plaćanje najma za tuđi skladišni prostor i opremu, troškovi grijanja, rasvjete, čišćenja, troškovi zbog gubitaka količine; kalo, krađa, lom; , gubitaka kakvoće) povećavaju se u skladu sa povećanom količinom nabave. Dakle, cilj planiranja količina nabve je optimiziranje ukupnih troškova. Ekonomična (optimalna) količina nabave podrazumijeva količinu dobra određene kakvoće, koje se pod određenim rokom isporuke isporuči od nekog dobavljača nakon što se izračuna optimum ukupnih troškova uzimajući u obzir potrebe i cijenu dobra, mogućnosti troškova transporta, skladištenja, uvjeta plaćanja, kamata na obrtna sredstva i rokova isporuke.

Ako se u planskom razdoblju odjedanput nabavi ukupno potrebna količina nekog dobra, onda govorimo o maksimalnoj količini nabave (isporuke, ili narudžbe). Ako se nabavlja količina dostatna za dnevne, ili poludnevne potrebe, odnosno količina koja je dovoljna da formira zalihu na najmanjoj mogućoj razini, uz uvjet da takva zaliha osigura redovitu i nesmetanu potrošnju, onda je riječ o minimalnoj količini nabave. U situaciji kada se u planskom razdoblju znatnije ne mijenjaju uvjeti nabave i potrošnje, nije potrebno ponavljati proračun količina nabave, već se isporuke ponavljaju u istoj količini. U tome slučaju govorimo o normiranoj količini nabave. Uvjet za primjenu normirane količine nabave je da ne postoje znatniji otkloni između stvarne i planirane količine predmeta rada, te da ne dolazi do većih tržišnih turbulencija u mogućnostima isporuke.

SUSTAVI NABAVLJANJA Sustav nabavljanja je sređeni postupak opskrbe poduzeća potrebnim predmetima rada, a cilj mu je da uz što manje troškove nabavljanja ostvari sigurno zadovoljenje potreba korisnika u procesu reprodukcije. Sustav nabavljanja trebao bi ispuniti slijedeće zahtjeve: - zadovoljiti ciljeve sigurnosti i ekonomičnosti, te odgovarati prilikama na tržištu, - što bolje iskoristiti instrumente količine isporuka i trenutaka nabave, - treba biti realana, mora se provoditi u konkretnim uvjetima primjenom raspoloživih organiazcijskih sredstava, - jeftin i jednostavan, - pregledan, mora olakšavati kontrolu poslovanja.

KONTINUIRANI SUSTAV NABAVLJANJA Prema kontinuiranom sustavu nabavljanja, trenutak nabave je, dakle, kod one količine zaliha koja će moći pokriti potrebe u periodu nabavljanja, tj. do trenutka kad će predmeti rada iz nove pošiljke biti raspoloživi za izdavanje. PERIODIČNI SUSTAV NABAVLJANJA Koristi se u slučajevima kada je nabava moguća samo u zadanim rokovima koji odgovaraju ritmu isporuke dobavljača, ili ritmu potrebe vlastite proizvodnje / prodaje, a prema kojima se utvrđuje i rok nabave. ADAPTIVNI SUSTAV NABAVLJANJA Kontinuirani i periodični sustavi nabavljanja se primjenjuju u slučajevima približno konstantne potrošnje / prodaje u dužem vremenu, te ih se ne može prilagoditi kratkoročnim promjenama potreba. U takvim se slučajevima koriste adaptivnis sustavi nabavljanja.

KANBAN SUSTAV Kanban je sustav upravljanja proizvodnjom i isporukama materijala od strane korisnika. Materijali se isporučuju u fiksnim količinama (tzv. kanban količinama) u standardnim posudama, ili kutijama. Korisnici određuju kada i koliko kutija materijala dobavljača mora isporučiti u ugovorom zadanim rokovima. Nova se isporuka inicira automatski kada zaliha prijeđe normiranu donju granicu. Korisnici mogu dobavljača o tome obavijestiti na različite načine. Prvotno je, u tu svrhu, kao nosilac informacija služila japanska kartica (kanban), prema čemu je sustav i dobio naziv. Također, dobavljaču se može poslati obavijest kada zaliha padne na minimalnu razinu, ili pomoću ispražnjenih kutija / posuda koje se skupljaju u nekom centralnom mjestu u poduzeću, gdje ih dobavljač preuzima u zadanim rokovima. U suvremenim uvjetima se koristi i elektroničko komuniciranje. Prilikom uvođenja Kanban sustava u skladištu na policama moraju biti barem po dvije pune posude / kutije svakog materijala kako bi se odmah nakon što se isprazni jedna posuda inicirala isporuka druge, pune, te punjenje praznih. Na taj način je osigurana dovoljna zaliha kod korisnika, te spremnost dobavljača za isporuku nove Kanban količine.

Ovakav sustav vrlo je racionalan sa stajališta troškova nabave i logistike. Obično se koristi za opskrbu poduzeća sitnim materijalima malene vrijednosti. Korisnik ne smije zahtijevati više materijala nego što mu je potrebno i prije nego što utvrdi konkretne potrebe, a proizvođač ne smije proizvesti više materijala nego što korisnik zahtijeva. Sustav Kanban se često koristi u divizionalnim i fraktalnim organizacijama. Uvjeti za primjenu takvog sustava je kontinuirana proizvodnja / prodaja bez velikih oscilacija. Moguće prepreke očituju se u otporima djelatnika, neprecizno razrađena organizacija sustava opskrbe, neprikladno označavanje posuda i materijala što onemogućava identifikaciju. Prednosti se očituju u radikalnom smanjenju prosječnih zaliha, povećanju koeficijenta obrtaja zaliha, te u smanjenju operativnih poslova nabave.

“JUST IN TIME” SUSTAV NABAVLJANJA Ovakav sustav nabavljanja razvijen je na temelju Kanban sustava. Za razliku od Kanban sustava koji je orijentiran potrošnjom, JIT sustav je orijentiran potrebama korisnika, a primjenjuje se za materijale i proizvode s velikim udjelom u vrijednosti potrošnje, za koje se isplati sinkronizirati proizvodnju u lancu stvaranja vrijednosti prema dnevnim programima. To se naročito odnosi na zadnju fazu proizvodnje (montaža i sl. ). Sinkronizirana proizvodnja podrazumijeva da se na svakom stupnju proizvodnje uskladi proces rada sa ostalim stupnjevima, uključujući i isporuke predmeta rada, te da se proizvodnja odvija bez skladišta i sa minimalnim zalihama. JIT sustav pribavlja materijale zahtijevane kakvoće samo u onoj količini, i samo onda kad je to upravo potrebno. Kako bi se JIT sustav mogao realizirati potrebno je ispuniti određene pretpostavke: - osigurati isporuku dobara zahtijevane kakvoće (bez grešaka) kako bi se mogla eliminirati prijamna kontrola, - uskladiti kapacitete u proizvodnom lancu i osigurati visok stupanj pouzdanosti dobavljača,

- koristiti autonomne organizacijske jedinice / mala poduzeća i povezati informacijske sustave kupca i dobavljača u upravljanju zalihama, - proizvoditi u malim serijama, - suvremenim logističkim rješenjima i korištenjem sigurne prometne infrstrukture osigurati efikasan protok materijala bez zastoja. Prednosti za dobavljače kod JIT sustava isporuke: - sklapaju dugoročne ugovore kojima osiguravaju plasman svojih proizvoda, - ojačavaju tržišni položaj u odnosu na konkurente, - investicije u proširenje kapaciteta proizvodnje i vođenje brige o zalihama, podloga su za postizanje bolje prodajne cijene, - osigurani plasman proizvoda omogućuje im više vremena za bavljenje razvojem i racionalizacijom poslovanja kako bi što više udovoljili zahtjevima kupaca i skratili vrijeme lansiranja novih proizvoda.

PLANIRANJE ZALIHA PREDMETA RADA S obzirom kako nije uvijek moguće, niti ekonomično, sinkronizirati isporuke i potrošnju predmeta rada, potrebno je držati zalihe kako bi se u kratkom roku mogle zadovoljiti potrebe za predmetima rada. Pri tomu je potrebno nastojati da se u zalihama ne “zamrzne” previše kapitala. Zalihe ne smiju biti niti prevelike, niti premalene. Premalene zalihe ugrožavaju normalnu opskrbu korisnika. Zbog nedostatnih zaliha može doći do zastoja u odvijanju procesa reprodukcije, do potrebe hitnog naručivanja predmeta rada, do preorijentacije proizvodnje na druge zadatke, do kašnjenja isporuka gotovih proizvoda, što sve dovodi do povećanja troškova. Previsoke zalihe smanjuju ekonomičnost poslovanja jer nastaju nepotrebni troškovi skladištenja i zaliha, a vezani kapital u zalihama smanjuje likvidnost. Pored toga postoji opasnost zastarijevanja, kvarenja, gubitaka materijala i opasnost pojave nekurentnih zaliha.

Planiranje zaliha predmeta rada omogućava smanjivanje vezanog kapitala u zalihama, te usklađivanje zaliha sa potrebama poduzeća i situacijom na tržištu. Za potrebe planiranja potrebno je poznavati ukupne planske potrebe, prošlu potrošnju, stanje zaliha, količine zalihe i sustav nabavljanja pojedinih skupina materijala. Polazište u planiranju zaliha predmeta rada su pokazatelji prosječnih količina i vrijednosti zaliha u prošlom razdoblju, te pokazatelji koeficijenta obrtaja pojedinih vrsta predmeta rada. Razlikujemo raspoložive i rezervirane količine zaliha. Raspoloživu količinu zaliha pojedinih predmeta rada moramo izračunati ako je dio zalihe rezerviran za neku planiranu namjenu i / ili ako još nisu dospjeli rokovi isporuke pojedinih narudžbi u tijeku. Rezervirana količina zalihe odnosi se na dio zalihe s kojim se ne može raspolagati jer je namijenjen za konkretne potrebe unutar planskog razdoblja. Rezerviranje materijala ima smisla kad kupci zahtijevaju isporuke u kratkim rokovima. Ponekad je potrebno privremeno osloboditi takve zalihe za redovitu potrošnju ako se pojave smetnje u opskrbi, ili ako zbog zastoja treba promijeniti plan proizvodnje.

NORMATIVI ZALIHA PREDMETA RADA Normativi zaliha predmeta rada predstavljaju određene količine materijala, dijelova, sklopova i / ili trgovačke robe unutar kojih se moraju kretati zalihe kako bi se osiguralo nesmetano odvijanje procesa reprodukcije, tj. da bi se zadovoljili zahtjevi sigurnosti opskrbe, a isto tako i ekonomičnosti. Egzaktno utvrđeni normativi zaliha predmeta rada omogućuju: - odvijanje procesa reprodukcije uz racionalne zalihe i racionalno korištenje skladišnog prostora, - realno planiranje obrtnih sredstava, planiranje kamata i troškova osiguranja predmeta rada, - primjenu i funkcioniranje adekvatnih sustava nabavljanja, - bolju kontrolu i analizu zaliha predmeta rada.

SIGURNOSNA ZALIHA Sigurnosna zaliha služi za pokrivanje potreba samo u slučajevima kada dođe do veće potrošnje predmeta rada nego što je planirano (zbog škarta u proizvodnji, zbog korištenja predmeta rada neadekvatne kakvoće, ili dimenzija), u slučaju kašnjenja isporuka, isporuka na krivom mjestu, isporuka pogrešnog materijala i sl. Ona dakle služi za zaštitu od rizika i iznenađenja. SIGNALNA ZALIHA Signalna zaliha je količina zalihe kod koje treba započeti proces nabavljanja kako bi pravodobno nadopunili zalihu, kako tijekom nabavljanja ne bi morali koristiti sigurnosnu zalihu. MAKSIMALNA ZALIHA Maksimalna zaliha je normativ koji su u literaturi ne može tako precizno definirati kao ostali normativi zaliha. Maksimalna zaliha je gornja granica zalihe koju u pravilu ne treba prijeći. Zaliha do te granice je još uvijek ekonomski opravdana s obzirom natroškove skladištenja i zaliha, te stupanj sigurnosti zadovoljenja potreba korisnika.

MJERE ZA REDUKCIJU KOLIČINE ZALIHA - centralno utvrđivanje potreba, - centralizirano vođenje evidencija zaliha, - eliminiranje međuskladišta, - promjene konstrukcijskih rješenja, - promjene procesa proizvodnje, - eliminiranje prekomjernog rezerviranja materijala, - uspostavljanje partnerstva sa dobavljačima, - kooperacija u nabavi, - skraćenje perioda nabavljanja, - uspostavljanje konsignacijskih skladišta, - prodaja nekurentnih i prekonormnih zaliha, - sinkronizacija isporuke i potrošnje materijala.