5 Sistemi za podrku upravljanju i odluivanju Uloge

5. Sistemi za podršku upravljanju i odlučivanju

Uloge menadžera Uloge u međuljudskim odnosima nominalni vođa, osoba za komunikaciju. Informacione uloge kontrolor, osoba za širenje informacija, portparol. Uloge u donošenju odluka preduzetnik, osoba za režavanje problema, osoba za raspoređivanje resursa, pregovarač 2

Proces i faze donošenja odluka Faza prikupljanja informacija Realnost Ciljevi organizacije Postupci pretraživanja i pregledanja Prikupljanje podataka Identifikacija problema Klasifikacija problema Ispitivanje Faza projekta Provera valjanosti modela USPEH Formulisati model (pretpostavke) Odrediti kriterijume za izbor Tražiti alternative Predvideti i izmeriti rezultate Faza Izbora Provera, testiranje predloženog modela Implementacija rešenja Rešenje modela Analiza osetljivosti Izbor najbolje (dobre) varijante Plan implementacija (akcija) Projektovanje kontrolnog sistema 3 NEUSPEH

Zašto je menadžerima u donošenju odluka potrebna podrška IT? l Povećava se broj varijanti koje se razmatraju usled inovacija u tehnologiji, poboljšanja komunikacija, rasta globalnog tržišta i primene e-poslovanja. Sve veći broj informacija veće su potrebe za traženjem i međusobnim poređenjem. l Mnoge odluke se donose pod pritiskom rokova. Često je nemoguće da se potrebne informacije dovoljno brzo obrade ručnim putem da bi bile efikasne. l Usled povećanih fluktuacija i neizvesnosti u okruženju neophodno je sprovesti složenu analizu da bi se donela dobra odluka (Potreba modeliranja). l Česta potreba za brzim pristupom udaljenim informacijama, savetovanjem sa stručnjacima, održavanjem sastanka, da bi se donela odluka i to obaviti brzo bez prevelikih troškova. 4

Kako se određuju informacione potrebe menadžera? Prepoznavanje informacionih potreba menadžera može se sprovesti u dve faze ¡ Faza I Obavljanje strukturiranih intervjua sa menadžerima da bi se dobile informacione potrebe prema njihovom viđenju. ¡ Faza II Konstruisanje prototipa informacionog sistema i njegovo pokazivanje menadžerima koji zatim predlažu poboljšanja. Sistem se potom modifikuje i opet prikazuje menadžerima. Ovaj postupak se ponavlja nekoliko puta da bi se izgradio konačan sistem 5

Može li posao menadžera u potpunosti da se automatizuje? l Najpodesniji za automatizovanje posao menadžera srednjeg nivoa. Oni uglavnom donose rutinske odluke što se može automatizovati. l Menadžeri na nižim nivoima ne provode mnogo vremena u donošenju odluka, oni obučavaju, nadgledaju i motivišu radnike koji nisu menadžeri. Neke njihove rutinske odluke (izrada planova i programa rada i sl. ) mogu se automatizovati. l Posao menadžera najvišeg nivoa je najmanje rutinski i samim tim se najteže automatizuje. 6

Računarska podrška pri donošenju odluka (Sistem podrške pri upravljanju MSS) Interna baza podataka Spoljašnje okruženje Pregledanje Otkrivanje IA modela podataka Komercijalni servisi EC IA Tehnologija dodavanja podataka u postojeću strukturu Izdvajanje bitne informacije Pregledanje na nivou IA preduzeća Filtriranje Personalizovane informacije. , alarmiranja Bitne informacije Skladištenje podataka Legenda MSS alatki ES = ekspertski sistem IA = Inteligentni agenti EC = Elektronska trgovina DSS = Sistem podrške donošenju odluka EIS = Informacioni sistem za izvršioce Sprovođenje kvantitativne, kvalitativne analize, upiti DSS Interpretacija ES IA EIS Grafičko prikazivanje 7

Koncepcije sistema DSS je informacioni sistem zasnovan na računaru koji kombinuje modele i podatke u pokušaju da reši polustruktuirane probleme uz znatno učešće korisnika. l Razlozi koje menadžeri navode za povećano korišćenje DSS su: l ¡ Bile su potrebne nove i precizne informacije; ¡ Informacije su bile potrebne brzo; Praćenje brojnih poslovnih operacija kompanije je postajalo sve teže; Kompanija je radila u nestabilnoj ekonomskoj situaciji; Kompanija se suočavala sa porastom strane i domaće konkurencije; Postojeći računarski sistem kompanije na pravi način podržavao ciljeve rastuće efikasnosti, profitabilnosti i ulaska na profitabilna tržišta Odeljenje IS nije moglo da počne da se posvećuje velikom broju raznovrsnih potreba kompanije ili ad hok pitanjima uprave. Postojeći sistem nije imao funkciju analize poslovanja. ¡ ¡ ¡ 8

Karakteristike i mogućnosti DSS l DSS pruža podršku donosiocima odluka na svim nivoima upravljanja (pojedincima i grupama) uglavnom u polustruktuiranim i nestruktuirnaim situacijama, tako što objedinjuju čovekovo rasuđivanje i objektivne informacije. l DSS podržava nekoliko međuzavisnih i/ili uzastopnih odluka. DSS podržava sve faze procesa donošenja odluka – obaveštavanje, projektovanje, izbor i implementaciju – kao i razne procese i stilove donošenja odluka. Tokom vremena korisnik može da prilagođava DSS. U mnogim slučajevima DSS se lako konstruiše i koristi DSS unapred određuje učenje čime dovodi do novih zahteva i usavršavanja aplikacije, a to vodi daljem učenju itd. DSS obično koristi kvantitativne metode (standardne i/ili namenske) Napredni DSS sadrže i komponentu upravljanja znanjem (efikasno rešavanje veoma složenih problema). DSS može da se distribuira za korišćenje preko Weba. DSS omogućava lako izvršavanje analize osetljivosti. l l l l 9

Karakteristike i mogućnosti DSS – Analiza osetljivosti l Analiza osetljivosti je proučavanje uticaja promena u jednom (ili više) delova modela (sistema) imaju na druge delove. l Analiza ‚‚šta-ako”. analiza ulaznih podataka i procena neizvesnih budučih elemenata. Provera uticaja promene pretpostavke (ulaznih podataka) na predloženo rešenje. l Traženje cilja. Otkrivanje vrednosti ulaza koji je neophodan da bi se postigao željeni nivo izlaza. 10

Struktura i komponente DSS l l l Podsistem upravljanja podacima. Sličan drugim sistemima za upravljanje podacima. Sadrži sve potrebne podatke koji potiču iz nekoliko izvora i izdvajaju se pre unošenja u DSS bazu podataka. Podsistem upravljanja modelom. Sadrži završne modele i sastavne delove modela koji su potrebni za razvoj DSS aplikacije. Tu spadaju standardni softver finansijskog i statističkog modela, modeli iz domena nauke o upravljanju i drugi kvantitativni modeli. Korisnički interfejs. Svi aspekti komunikacije između korisnika i DSS. Korisnici. Osobe koje se suočavaju sa problemom ili odlukom pri čijem donošenju treba koristiti DSS Ekspertski podsistemi. Sistemi zasnovani na znanju za nestruktuirane i polustruktuirane probleme koji zahtevaju posebnu stručnost (DSS/ES ili KBDSS Knowledge Based DSS) 11

Sistem podrške kolektivnom odlučivanju GDSS l Projektovan sa ciljem da podrži grupe donosilaca odluka u njihovom radu; l Lako se uči i koristi, prilagođava se korisnicima sa različitim nivoima znanja računarske tehnike; l Može da se projektuje za jedan tip problema ili za razne kolektivne organizacione odlike; l Podstiče nastajanje ideja, razrešavanje sukoba i slobodu izražavanja; l Sadrži osnovne mehanizme za eliminisanje negativnog ponašanja u grupi (destruktivna, konfliktna pogrešna komunikacija); l To je posebno projektovan informacioni sistem, a ne samo konfigurisanje postojećih sistemskih komponenti. 12

Sistem podrške kolektivnom odlučivanju GDSS – Poboljšava proces odlučivanja l Podržava učesnike pri paralelnoj obradi informacija i proizvodnji ideja; l Omogućava da veće grupe sa potpunijim informacijama, znanjem i kvalifikacijama učestvuju na istom sastanku; l Omogućava da grupe koriste struktuirane ili nestruktuirane postupke ili metode; l Nudi brz i lak pristup spoljačnjim informacijama; l Dozvoljava nesekvencijalnu računarsku diskusiju; l Daje trenutne, anonimne, rezultate glasanja; l Obezbeđuje strukturu procesa planiranja; l Omogućava istovremenu interakciju nekoliko korisnika; l Automatski zapisuje sve informacije koje prolaze kroz sistem za potrebe budućih analiza (razvija organizacionu memoriju). 13

Sistem DSS zasnovani na Webu l Korisnici pristupaju DSS sa bilo kojeg mesta l Mnogi sistemi se uvode na intranet na nivou preduzeća l Web podržava interaktivne veze i generisanje ad hok izveštaja. l Serveri aplikacija mogu da preuzimaju JAVA aplete (male aplikacije) koje obavljaju funkcije na radnoj površini DSS. l Programeri DSS sistema jednostavno pristupaju sistemu i sarađuju sa korisnicima ili proizvođačima. l Omogućava lakše korišćenje gotovih DSS sistema. l Bolji alati za donošenje odluka. l Smanjenje troškova razvoja. 14

Savremena tematika podrške odlučivanju Simulacija kod donošenja odluka. l Specijalna gotova podrška pri donošenju odluka. l Sistemi podrške pri donošenju odluka neposrednih rukovodilaca l Propusti sistema DSS l ¡ ¡ ¡ Nesreća misije šatla Challenger (http: //frontpage/hypermail. com/jforest/challenger_sth. htm) NASA je koristila sesiju GDSS kojom se loše upravljalo. Propusti na aerodromima u Denveru, Hong Kongu, Maleziji (onera. fr/congress/jso 2000 airport) U zvaničnim dokumentima (visible. com/about/whitep. html) navode se mnogi mogući razlozi za neuspeh DSS. 15

Pitanja upravljanja l Neopipljive prednosti. DSS sistemi se teško opravdavaju jer proizvode uglavnom neopipljive koristi (brže rešavanje problema). Kod manjih sistema cena je niska pa opravdavanje troškova nije kritično pitanje. l Dokumentovanje ličnog DSS. Mnogi službenici prave sopstveni DSS (povećanje produktivnosti i kvaliteta rada). Preporuka je obezbediti odgovarajuću dokumentovanost i sigurnosne mere da bi se obezbedilo da sistem ostane u organizaciji ukoliko je službenik napusti. l Bezbednost. DSS sistemi mogu da sadrže izuzetno važne informacije za opstanak organizacije. Obavezno je preduzimanje odgovarajućih bezbedonosnih mera. l Gotovi komercijalni sistemi DSS. Danas se može naći sve veći broj DSS aplikacija koje se prodaju (onlajn) kao gotovi sistemi. Zbog prednosti kupljenih ili iznajmljenih DSS (mala cena trenutna primena) ponekad se preporučuje izmena poslovnih procesa umesto pravljenja namenskih sistema. Neki proizvođači standardni softver modifikuju za potrebe klijenata 16

Pitanja upravljanja (nastavak) l Inteligentni DSS. l Organizaciona kultura. Što veći broj ljudi i rukovodećeg kadra shvati Uvođenje DSS agenata u DSS aplikaciju može uveliko da poveća njegovu funkcionalnost. Inteligentna komponenta sistema može da predstavlja manje od 3% sistema (ostatak su modeli, baza podataka i telekomunikacije), uz najčešće, ogroman doprinos. prednosti DSS to će se on više koristiti. Ako je organizacija dobra može da razvije na desetine aplikacija. l Etička pitanja. Treba razmotriti etička pitanja privatnosti i odgovornosti. Ljudsko mišljenje je subjektivno i može da donese neetičke odluke. Kompanija određuje etička pravila koja će koristiti projektanti DSS. 17