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5. 6 ICS Documentation 1 5. 6 Documentation du SCI • Certains documents doivent être gardés chez chaque paysan ainsi qu’au bureau du SCI (tel que prescrit par le Manuel du SCI: 5. 6). • Ces dossiers sont inspectés lors des inspections interne et externe. • Autant que possible les paysans devraient être les responsables de la conservationde leurs documents, mais dans les situations où ils n’en ont pas la capacité, l’opérateur du SCI fournira le soutien nécessaire (ex. Le technicien garde les fichiers) Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

5. 6 ICS Documentation 2 Documents accessibles concernant chaque paysan • Ces documents sont souvent classés ensemble en un dossier pour chaque paysan • Ils sont conservés dans un endroit central ou dans différents centres • Le paysan a au moins son contrat et le Règlement bio • Contrat d'engagement du paysan; sa promesse de se conformer au Règlement • Fiche descriptif de la ferme (incl. L'historique des terres) • Rapport annuel consolidé des techniciens du terrain (utilisation d’intrants, quantités récoltées) - peut être inclus dans le dossier interne • Fiches individuels d’inspection (une ferme à la fois) • Plans de la ferme • Registre des formations suivies et des conseils donnés au paysan Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

5. 6 ICS Documentation 3 Quel formulaire utiliser? • Pour les différents moments de la procédure (inscription de nouveaux adhérents, par exemple), il est prescrit par le SCI quel document utiliser. • Il existe plusieurs modèles de formulaires mais ils ne sont pas forcement adaptés à votre situation. • L’opérateur du SCI doit adapter les formulaires modèles à ses besoins. Tout dépend des facteurs suivants : • La compétence du SCI à établir une système • Les types de cultures (annuelle, rotation, vivace) • changements de situation sur les fermes • complexité du système de production • Les exigences du Règlement intérieur • risques (moyen, élevé, besoin du détail) Un formulaire de demande d'adhésion et d'inscription: ira t-il pour nous? Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

5. 6 ICS Documentation 4 Qui garde quels documents ? – les paysans & le SCI Exemple d‘un opérateur qui encourage les paysans à conserver la documentation chez eux Documents gardés par paysan • Contrat individual d'engagement • Rapports de routine sur les terres et les rendements; données consolidées des techniciens du terrain • Plans de ferme • Report d'inspection interne (de l’année précédente) avec le détail des mesures et conditions • Reçus des ventes Documents gardés par l’opérateur du SCI • Touis les contrats individuels • Fiches descriptifs des fermes avec le détail des cultures, surfaces, rendements, etc… Cartes et plans d’ensemble • • Rapports d’inspection interne avec les mesures d'amélioration & conditions prévues • Liste des mesures & conditions et rapport d’inspection externe Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

5. 6 ICS Documentation 5 Qui garde quels documents ? – le SCI Exemple : l‘opérateur du SCI s‘occupe entièrement de la documentation du paysan (par exemple pour un paysan illétré) Documents gardés par le paysan • Documents gardés par l’opérateur SCI Tous les contrats individuels • Contrat signé & Règlement intérieur • Plans • Journal de terrain : le technicien aide en faisant les mises à jour • Fiche descriptif de ferme avec le détail des cultures, surfaces, rendements etc. • Registres données consolidées mises à jour • Rapports d’inspection interne avec les mesures d'amélioration & conditions prévues • Détail des mesures et rapports d’inspection externe • Notes des techniciens sur chaque paysan • Reçus des ventes Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

5. 6 ICS Documentation 6 Répertoire des producteurs = Résumé du contrôle interne Date de l’inspection interne Date du dernier usage sur la ferme d'un intrant interdit Résultat d'inspection interne Répertoire des producteur contient : Nom & code du paysan Estimation préalable de récolte Surface totale de la ferme Surface en culture bio (registre des champs. . ) Date d'adhésion du paysan au groupement Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems

5. 6 ICS Documentation 7 Registre des producteurs pénalisés Le détail de toute mesure ou pénalité à l'encontre d'un paysan doit être enregistrée et gardée dans un fichier par l’opérateur du SCI. Le fichier comprend au moins ces données : • Nom du paysan • Numéro de code du paysan • Date de la mesure (décision) • Raisons pour la mesure • Détails et durée de la mesure Training Manual on Setting Up and Harmonising Internal Control Systems