4 Blm YNETM FONKSYONU Giri 4 1 Ynetim

4. Bölüm YÖNETİM FONKSİYONU Giriş 4. 1. Yönetim ile İlgili Temel Kavramlar ve Tanımlar 4. 2. Yönetim Fonksiyonları

YÖNETİM İLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR VE TANIMLAR YÖNETİM; “Başkaları vasıtasıyla iş görmektir. ” Daha geniş anlamda ifade edilirse; “Önceden saptanan amaçlara ulaşmak için kaynakların organize edildiği ve gelecekteki faaliyetlerin belirlenmesi amacıyla sonuçların değerlendirildiği bir süreçtir. ”

YÖNETİM FONKSİYONLARI 1. 2. 3. 4. 5. Planlama Örgütleme Yöneltme Koordinasyon Kontrol

PLANLAMA FONKSİYONU Genel tanım olarak PLAN, bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin, nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. PLANLAMA ise planı ortaya çıkarmak için sarfedilen gayretleri içeren bir süreci ifade eder.

PLANLAMANIN FAYDALARI • Muhtemel fırsatların belirlenmesi, • Muhtemel sorunların öngörülmesi ve bunlardan kaçınılması, • Standartların belirlenerek kontrolün kolaylaştırılması, • Örgüte belirli bir yön ve doğrultu vermesi, • Ani değişimlerden kaynaklanabilecek negatif etkilere karşı direnç sağlaması.

PLANLAMANIN ÖZELLİKLERİ • Planlama, kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamaktadır. • Planlama, bir seçim ve tercih sürecidir. • Planlama, bir karar sürecidir. • Planlama, geleceğe dönüktür. • Planlama, kapsamlı ve sürekli bir faaliyettir.

PLANLAMA SÜRECİ • • Sorunların veya fırsatların saptanması Amaçların belirlenmesi Planın dayandığı hareket noktalarının belirlenmesi Seçeneklerin saptanması Seçeneklerin değerlenmesi En uygun alternatifin seçilmesi Yardımcı planların düzenlenmesi Planların bütçelenmesi

PLAN TÜRLERİ

PLANLAMA VE PLANLARDA ETKİNLİK • Planın anlaşılır olması gerekir. • Planlamanın gerek yapılmasında gerekse uygulamada rasyonellik esastır. • Planlar değişen koşullara uyum gösterebilme kabiliyetinde olmalıdır. • Etkili bir plan, optimal bir zaman süresini kapsamalıdır. • Yapılan bir plan örgütün tüm çalışanlarının katılımıyla hazırlanmalıdır.

ÖRGÜTLEME FONKSİYONU • “Bir kuruluşa çalışması için gerekli olan her şeyi sağlamaktır”, • Bir örgütün amaçlarının gerçekleştirilebilmesi için gerekli olan yer, araç-gereç ve personelin sağlanması, bunların belli bir sistem dahilinde bir araya getirilmesi ve kişiler ile birimler arasında görev ve yetki dağılımının yapılmasıdır.

ÖRGÜTLEME SÜRECİ • Amaçlara ulaşmak için yapılacak işleri belirleme, • İş analizleri yardımıyla birbirlerine çeşitli bakımlardan benzer işleri bir araya getirerek gruplandırma, • Her iş grubu için bu işleri görecek sayı ve nitelikte personeli belirleme, • İşe alınacak personelin (yönetici ve yönetilenlerin) yetenek, bilgi ve tecrübelerinin ne olması gerektiğini belirleme.

ÖRGÜTLEME İLKELERİ • • İş bölümü ve uzmanlaşma ilkesi Hiyerarşik yapı ilkesi Amaç birliği ilkesi Emir-komuta birliği ilkesi Sınırlı denetim alanı ilkesi Yetki ve sorumluluk denkliği ilkesi İstisnalarla yönetim ilkesi

ÖRGÜTLEME İLKELERİ • • • Denge ilkesi Verimlilik ve etkinlik ilkesi Basitlik ilkesi Esneklik ilkesi Açıklama ilkesi

DEPARTMANLARIN ÖRGÜTLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER • Faaliyetlerin benzerliği • Faaliyetlerin yakınlığı ilkesi • Düzenleştirme ilkesi • İşletme politikalarına uygunluk ilkesi • Dikkati toplama ilkesi • Rekabeti önleme ilkesi • Yöneticinin niteliklerini dikkate alma ilkesi

DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Fonksiyonel Departman Örgütlemesi

DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Coğrafi Temele Göre Departmanların Örgütlenmesi

DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Ürün Temeline Göre Departmanların Örgütlenmesi

DEPARTMAN ÖRGÜTLEMESİ TÜRLERİ Müşteri Temeline Göre Departmanların Örgütlenmesi

SAYI TEMELİNE GÖRE DEPARTMANLARIN ÖRGÜTLENMESİ Tipik bir örnek olarak, ordularda görülmekte olan 1. Kolordu Komutanlığı, 2. Mekanize Tabur Komutanlığı, onbaşı, yüzbaşı, binbaşı vb. örgütlenmeler verilebilir.

ZAMAN TEMELİNE GÖRE DEPARTMANLARIN ÖRGÜTLENMESİ Grup faaliyetlerini bir araya getirmenin en eski yollarından biridir. Örneğin, iş gücünün günde üç vardiyaya bölünmesi çok rastlanan bir uygulama çeşididir.

SÜREÇ YA DA MAKİNE TEMELİNE GÖRE DEPARTMANLARIN ÖRGÜTLENMESİ Bir matbaa işletmesinde sırasıyla müşteri kabul, dizgi, baskı, ciltleme, teslim şeklinde bir süreç olduğu kabul edilir ise, söz konusu aşamaların her biri ayrı departmanlar olarak örgütlenebilmektedir.

AÇIK BİR SİSTEM OLARAK ÖRGÜT • • • Bilgi, materyal ve enerji alma Bilgi, materyal ve enerji işleme (dönüşüm) Çıktı Döngüsel özellik Bilgi girdisi, olumsuz geri bildirim ve kodlama süreci Entropi ve olumsuz entropi

YÖNELTME FONKSİYONU YÖNELTME, bir ya da birden çok insanı belirli bir yöne ya da amaca doğru devamlı bir şekilde harekete geçirmek anlamına gelmektedir.

YÖNELTMEDE GÜÇ VE KAYNAKLARI • • • Yasal Güç Ödüllendirme Gücü Zorlayıcı Güç Uzmanlık Gücü Karizmatik Güç

YÖNELTMEDE MOTİVASYON VE KURAMLARI

MASLOW’UN İHTİYAÇLAR HİYERARŞİSİ KURAMI

HERZBERG’İN ÇİFT FAKTÖR KURAMI • Hijyen Faktörler: İş ve çalışma koşulları, ücret, işletme politikaları, iş görenler arası ilişkiler, gözetimcilerle ilişkiler, uygulanan gözetim teknikleri gibi faktörleri içermektedir. • Motive Edici Faktörler: Başarı, tanınma, işin kendi özellikleri, gelişme, ilerleme ve terfi olanakları, sorumluluk gibi faktörleri içermektedir.

MCCLELLAND’IN BAŞARI İHTİYACI KURAMI • Bağımlılık İhtiyacı • Güç Kazanma İhtiyacı • Başarı İhtiyacı

YÖNELTMEDE LİDERLİK VE KURAMLARI • Özelikler Yaklaşımı • Davranışsal Yaklaşım • Koşulsallık Yaklaşımı

KOORDİNASYON FONKSİYONU Örgütsel amaçların elde edilmesinde farklılaştırılmış eylemlerin uyum içinde birleştirilmesi ve ayarlanması sürecidir. Bir yönetim fonksiyonu olarak koordinasyonun üç temel unsuru kapsamaktadır: • Ahenkli Birleştirme • • Teşvik İş Birliği

KOORDİNASYONUN İLKELERİ • Bölümlerarası Yatay ve Görevsel İş Birliğinin Yapılması • Uyumsuzlukların Çözümlenmesinde Birleştirici Yöntemlerin Uygulanması • Ortak Sorumluluk

ETKİN BİR KOORDİNASYONUN KOŞULLARI • • • İyi ve Yalın Bir Örgüt Yapısının Kurulması Paylaşılan Vizyon ve Güçlü Bir Örgüt Kültürü Plan ve Programların Uyumlu Olması Gönüllü Koordinasyonun Özendirilmesi İyi Bir Haberleşme Düzeninin Kurulması

KOORDİNASYON TÜRLERİ

KONTROL FONKSİYONU Bir teşebbüste planlara, yönergelere ve kurallara uygunluğu sağlamak amacıyla tespitler yapılması, zayıf ve hatalı yönlerin düzeltilmesidir. Bu bağlamda kontrolün; 1. Gerçekleşen durumun planlarla karşılaştırılması ve 2. Gerçekleşen durum, planlardan saptığı takdirde gerekli düzeltmelerin yapılmasıyla ilgili bir olgu olduğu belirtilebilir.

KONTROLÜN AMAÇLARI • • Performans standartları oluşturmak Performansı ölçmek Standartlar ile gerçekleşen sonuçları kıyaslamak Gerekli olan yerlerde düzeltici faaliyetlerde bulunmak

KONTROL SÜRECİ 1. Standartların Belirlenmesi 2. Gerçekleşen Faaliyet Sonuçlarının (Performansın) Ölçülmesi 3. Performans ile Standartların Karşılaştırılması 4. Gerekli Olan Değişikliklerin Yapılması

KONTROL TÜR VE BİÇİMLERİ • Ön Kontrol • Anında (Sırasında) Kontrol • Son Kontrol

ETKİN BİR KONTROL SÜRECİNİN ÖZELLİKLERİ • • Anlaşılabilirlik Bütünsellik Örgütsel Yapıya Uygunluk Esneklik Ekonomiklik Tarafsızlık Düzeltme Eylemine Yöneliklik