3 Verwaltungsinterne Portale FORSCHUNGSINSTITUT FR FFENTLICHE VERWALTUNG Christian

3 Verwaltungsinterne Portale FORSCHUNGSINSTITUT FÜR ÖFFENTLICHE VERWALTUNG Christian Canzler, Andreas Grosche, Till Hünermund Christoph Obholzer Verwaltungsinterne Portale Ergebnisse des Forschungsprojekts „Hochleistungsportale für die öffentliche Verwaltung“ Präsentation http: //www. foev-speyer. de/portale Forschungsinstitut für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer Freiherr-vom-Stein-Straße 2 - Postfach 1409 - D 67324 Speyer am Rhein Tel. : + 49 - 6232 - 654 -386 - Fax: + 49 - 6232 - 654 -290 E-Mail: foev@foev-speyer. de - Internet: http: //www. foev-speyer. de

Verwaltungsinterne Portale 3 Intranetportal: Definition Internes Portal für Verwaltungsmitarbeiter • • • Einfacher, schneller, rollenspezifischer Zugriff Auf verwaltungsinterne und externe Informationen Unter einheitlichen Oberfläche 2

Verwaltungsinterne Portale 3 Warum Mitarbeiterportale? • Vielzahl von Datenquellen • Vielzahl von Abfragesystemen • Ungenutzte interne Ressourcen Unüberschaubarkeit und Ineffizienzen 3

3 Verwaltungsinterne Portale Problemlage Handbücher, Anleitungen… ERP-System Informationen einzelner Abteilungen Externe Anfragen und Anträge Internet ? ? Mitarbeiter ? Abgeschlossene Vorgänge/Archiv Aktuelle Nachrichten ? Organisation und Kontakte „Wenn die Verwaltung wüsste, was die Verwaltung weiß…“ 4

Verwaltungsinterne Portale 3 Lösung: e. Arbeitsplatz und Intranetportale e. Arbeitsplatz Intranet - Portal ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 5

Verwaltungsinterne Portale 3 Elektronischer Arbeitsplatz IT-Ausstattung an jedem Schreibtisch: • Direkter Zugriff auf alle Informationen • In aufbereiteter Form • Über das Intranetportal 6

Verwaltungsinterne Portale 3 Elektronischer Arbeitsplatz • Arbeitsplatz mit PC und Telefon und eventuell Telefax? • Zugriff auf das Internet? • Nutzung der Möglichkeiten des vernetzten Arbeitens, direkter Zugriff auf unternehmensinterne Informationen? 7

Verwaltungsinterne Portale 3 Nutzen des elektronischen Arbeitsplatzes Zeitersparnis durch schnelleren Zugriff auf besser verfügbare Informationen Schnellere Abwicklung von Akten und Tätigkeiten durch parallele und prozessorientierte Arbeitsweisen Möglichkeit der elektronischen Auswertung und der Zielüberprüfung Transparenz des Mitarbeiters 8

Verwaltungsinterne Portale 3 Möglichkeiten des elektronischen Arbeitsplatzes • Initiierung • Bearbeitung • Koordination • Dokumentation von Arbeitsvorgängen Zugriff auch • durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig • von verschiedenen Orten 9

Verwaltungsinterne Portale 3 Vorteile des elektronischen Arbeitsplatzes Selbstbedienung der Mitarbeiter: 80 -90% günstiger als Anfragen bei „Call Center“ oder „Helpdesk“ foev. dhv-speyer. de 10

Verwaltungsinterne Portale 3 1. Säule e. Arbeitsplatz Intranet - Portal Bewerberportale (e. Recruiting) ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 11

3 Verwaltungsinterne Portale Ablauf eines e. Recruiting-Prozesses (nach SAP) 1. Stufe - Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying 12

Verwaltungsinterne Portale 3 1. Stufe - Planning … ist die Vorbereitung der (Neu-)Besetzung einer Stelle. Dazu gehört: • • • Klassifizierung von Tätigkeitsfeldern (Stellenbeschreibung) Aufstellen eines Anforderungsprofils des Stelleninhabers Planung groß angelegter Stellenbeschreibungen Planung von Budgets Planung von Projekten 13

3 Verwaltungsinterne Portale 2. Stufe - Attraction Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying 14

Verwaltungsinterne Portale 3 2. Stufe - Attraction … ist die Darstellung des Unternehmens / der Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber. • Erfolgt in umfassenden Kampagnen • Nicht speziell auf eine Stelle ausgerichtet • Geschieht durch: - Schalten von Anzeigen (Print- oder Online-Medien) - Veranstaltungen - Sponsoring - … 15

3 Verwaltungsinterne Portale 3. Stufe - Sourcing Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying 16

Verwaltungsinterne Portale 3 3. Stufe - Sourcing … umfasst alle Aktivitäten, die zur Suche geeigneter Kandidaten für eine bestimmte Position erforderlich sind. • Auswahl der Kanäle für Stellenausschreibungen (z. B. Bewerberportal, Zeitung etc. ) • Erstellen und Platzieren von Stellenanzeigen (im Portal) • Durchsuchen von „Talent-Pools“ • Registrierung der Kandidaten • Bearbeitung von Unterlagen (Papier oder elektronisch) 17

3 Verwaltungsinterne Portale 4. Stufe - Qualifying Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying 18

Verwaltungsinterne Portale 3 4. Stufe - Qualifying. . . ist die Beurteilung der ausgewählten Kandidaten im Hinblick auf ihre Eignung für eine bestimmte Position oder ein bestimmtes Team. Dazu gehören: • • • Verschiedene Bewertungsverfahren Beratende Vorgespräche Vorstellungsgespräche Koordination der Abläufe Korrespondenz zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern 19

3 Verwaltungsinterne Portale 5. Stufe - Closing Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying 20

Verwaltungsinterne Portale 3 5. Stufe - Closing … ist die letzte Phase der Besetzung einer offenen Stelle. • Auswahl eines Bewerbers aus den Pool der am besten geeigneten Kandidaten • Weitere Gespräche mit dem Bewerber • Verfassen eines Statusberichts • Abwicklung der Korrespondenz • Koordination der Verhandlungen • Abfassen des Vertrags • Unterbreitung eines Angebots • Abschluss des Vertrags 21

3 Verwaltungsinterne Portale 6. Stufe - Retaining Planning Retaining Attraction Closing Sourcing Qualifying 22

Verwaltungsinterne Portale 3 6. Stufe - Retaining … ist das Binden von Talenten an das Unternehmen / die Behörde. • Aktive und langfristige Betreuung der ausgewählten und verpflichteten Bewerber durch zielgerichtete Kommunikation über: - Marktsituation - Persönlichen Marktwert - Aufstiegsmöglichkeiten - Berufliche Perspektiven • „Warmhalten“ der abgelehnten Kandidaten für mögliche andere Positionen • Bündelung im sog. „Talent Pool“ 23

Verwaltungsinterne Portale 3 Bewerberportale am Beispiel von „e. Recruting 2. 0“ www. softgarden. de 24

Verwaltungsinterne Portale 3 e. Recruting 2. 0 - Übersicht der erfassten Stellen 25

Verwaltungsinterne Portale 3 e. Recruting 2. 0 - Bewerbungswege 26

Verwaltungsinterne Portale 3 e. Recruting 2. 0 - Bewerberprofil 27

3 Verwaltungsinterne Portale 2. Säule e. Arbeitsplatz Intranet - Portal Employee Self Service (ESS) ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 28

Verwaltungsinterne Portale 3 „Der Mitarbeiter wird zum Manager seiner Arbeitskraft“ Mitarbeiter sollen durch interaktive Anwendungen bestimmte administrative Aufgaben eigenständig erledigen, z. B. : • Bescheinigungen selber anfordern bzw. ausdrucken • Stammdaten ändern (Kontonummer, Adresse, …) • Arbeitszeit- und Urlaubskonten führen • Reisekostenabrechnung selbst erstellen • Versetzungswünsche angeben und planen • Fortbildungen planen und durchführen (e. Learning) • Mitarbeiterbindung (Alumni) 29

Verwaltungsinterne Portale 3 „People Care“ statt „People Datenpflege“ Folge: • Entlastung des Personalbereichs von administrativen Aufgaben mit hohem zeitlichem Aufwand • Dadurch Verlagerung des Personalbereichs vom Administrator zum Dienstleister – Gespräche vor Ort – Beratung von Mitarbeitern und Führungskräften – Aufspüren von drohenden Entwicklungen –… 30

Verwaltungsinterne Portale 3 Mehr Transparenz, bitte ! ESS-Systeme steigern Transparenz für die Mitarbeiter: • Umfassende Informationsangebot über Arbeitsabläufe und Richtlinien (Verwaltungsvorschriften, Formulare, Organisationsabläufe) Dienstherrenbezogene Daten • Vollständiger, jederzeitiger Zugriff auf die den Mitarbeiter betreffenden Daten (elektronische Mitarbeiterakte, Zeitkonten, Bewertungen durch Vorgesetzte, …) Personenbezogene Mitarbeiterdaten 31

Verwaltungsinterne Portale 3 Selber Lesen und Lernen bringt Vorteile für das Unternehmen / Behörde: • Kostenreduzierung (Personalbereich) • Größere Datenqualität (zeitnahe Richtigkeit von Daten) • Mitarbeiterzufriedenheit (Transparenz, Übersicht) • Geringer Schulungsaufwand (Web-Oberfläche) Vorteile für den Mitarbeiter: • Zufriedenheit (Transparenz, „Blick für‘s Ganze“) • Schnelle, selbst steuerbare Abwicklung persönlicher Angelegenheiten größere Autonomie für den Einzelnen 32

Verwaltungsinterne Portale 3 Beispiel für ein ESS-Portal (aufsetzend auf SAP R/3) www. sapdesignguild. org 33

Verwaltungsinterne Portale 3 ESS als Lebenslagenportal - I 34

Verwaltungsinterne Portale 3 ESS als Lebenslagenportal - II www. lawson. com 35

Verwaltungsinterne Portale 3 ESS als Lebenslagenportal - III (Beispiel Umzug) 36

Verwaltungsinterne Portale 3 3. Säule e. Arbeitsplatz Intranet - Portal e. Learning Wissensmanagement ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 37

Verwaltungsinterne Portale 3 e. Learning unterstützt den Wissenserwerb • e. Learning ist eine zusätzliche technisch basierte zusätzliche Methode für Wissen und Lernen und ergänzt die klassischen Methoden der Aus- und Weiterbildung • Die Lernumgebungen basieren weitestgehend auf den Lernumgebungen Diensten des Internet als primäre Modi für Kommunikation und Präsentation. 38

3 Verwaltungsinterne Portale Unterstützung durch Webbased Training und Lernlogistik Interaktive Übungsaufgaben Webbased Training Glossare, Gelbe-Seiten Asynchron / Selbstbestimmt Projektdatenbanken Chatrooms, Newsgroups Konferenzsysteme Synchron / Kooperativ Beratung Meilensteine Themen / Aufgaben Lernplan Interaktive Tests Strukturierung Steuerung / Ziele Evaluierung Lernlogistik 39

Verwaltungsinterne Portale 3 e. Gov-Learning@Komm www. hfw-speyer. de 40

Verwaltungsinterne Portale 3 Virtuelle Hochschule (Lübeck – Hamburg) www. oncampus. de www. vcrp. de 41

Verwaltungsinterne Portale 3 Wissensmanagement vereinfacht den Zugang zum Wissen • Wissensmanagement ist ein eigener systematischer Ansatz, der die Nutzung und Bewirtschaftung von vorhandenem und neuem Wissen für die Ziele der Organisation beinhaltet • Wissen ist Macht? Wissen wird nicht geteilt? 42

3 Verwaltungsinterne Portale Wie kann Wissen überhaupt gespeichert werden? Extern Intern Implizit Kollektiv Explizit Individuell Wissens. Management. System 43

3 Verwaltungsinterne Portale Funktionsweise Wissensmanagement Kommunikation Wissensträger Wissensempfänger Externalisierung (Explizit) (Neuronal) Internalisierung Wissens. Management. System Themen Lageplan (Ontologisch) Attribute Beziehungen Klassifizierung 44

Verwaltungsinterne Portale 3 IT-Architektur Wissensmanagement Wissens. Management. System Benutzeroberfläche Services Wissenslandkarte Wissensbasis Hardware und Softwarebasis • Verbundsysteme • Standardsoftware • Groupware • Zentraler Zugang zum Wissen der Verwaltung • Optimierung der Struktur der Wissensbasis • Wissenssuche und Wissensnetzwerke • Strukturierung (Klassifizierung, Terminologie) • Data-Warehouse Systeme • Dokumenten- und Workflow-Management • Repositories 45

Verwaltungsinterne Portale 3 4. Säule e. Arbeitsplatz Intranet - Portal Projekt- und Gruppenportale ERP-Systeme Weitere Informationsquellen 46

3 Verwaltungsinterne Portale Kernfunktionen eines Collaborationportals Projektvorhaben Dokumentenverwaltung: • Aufgaben und Prioritäten • Zeitplan / Historie • Status der Dokumente Arbeitsplanung: • Zeit und Ressourcen • Workflows • Meilensteine Collaboration Kommunikation: • Projektkalender • Diskussionsforen • Konferenzsysteme Controlling (Steuerung): • Zielerfüllung • Ereignisberichte • Ressourcenverwendung Zeiteinsparung durch höhere Transparenz und schnelle Information 47

Verwaltungsinterne Portale 3 Beispiel: Dokumentum e. Room www. documentum. de 48

Verwaltungsinterne Portale 3 Beispielprojektraum: Team Project 49

Verwaltungsinterne Portale 3 Der Fokus liegt in der Steuerung von Projekten 50

Verwaltungsinterne Portale 3 Suche nach Dokumenten 51

Verwaltungsinterne Portale 3 Verschiedene Beispielräume stehen zur Verfügung 52

Verwaltungsinterne Portale 3 Beispiel: conject Projektraum - Brückenbau www. conject. de 53

Verwaltungsinterne Portale 3 Eigenschaften und Nutzung von Dokumenten 54

3 Verwaltungsinterne Portale Sichtweisen auf Dokumente Sichtweisen: • Projektphasen • Projektteilnehmer • Art der Tätigkeit • … 55

Verwaltungsinterne Portale 3 Beispiel: Projectplace. de www. projectplace. de - wo liegt der Unterschied? ? ? 56

Verwaltungsinterne Portale 3 Es bedanken sich: Vielen Dank für Ihre Andreas Grosche Aufmerksamkeit Till Hünermund Christian Canzler Christoph Obholzer 57