29 10 2013 Brno Pipravil Ing Ji Leitner

29. 10. 2013, Brno Připravil: Ing. Jiří Leitner Management Porady

strana 2 Náplň přednášky • • Proč porady Jak připravit poradu Jak vést poradu Jak zpracovat informace z porady

strana 3 Proč vést poradu • • • Informovat Řešit problém Zpětná vazba, inovace Delegování úkolů Kontrola

strana 4 1. Část: Jak připravit poradu • Základním stavebním kamenem úspěšné porady je její pečlivá příprava. • První krok představuje rozhodnutí, je-li vůbec poradu třeba svolávat. • Pokud ano, je vhodné předem stanovit její cíle, vybrat účastníky a stanovit program

strana 5 Je vůbec schůzka nutná? • Dříve než vůbec svoláte své spolupracovníky a vyrušíte je při jejich práce, vždy nejdříve prozkoumejte důvody a nutnost svolání porady. • Muže se ukázat, že je porada zbytečná a že problémy se dají řešit rychleji a jiným způsobem.

strana 6 Čas jsou peníze • Hospodaření s časem hraj při přípravě porady rozhodující roli. • Váš čas a čas vašich spolupracovníků představují hodnoty, jimiž nebudete mrhat jen při cílevědomém a systematicky strukturovaném plánování

strana 7 Jak hospodařit s časem • Vyhněte se době kdy jste nejčastěji vyrušováni • Např. 10 – 12: 00 hod • Případně 14 – 17: 00 Hod

strana 8 Jak hospodařit s časem • Dodržujte 3 min. pravidlo • Zjistěte aby účastnící byly připraveni • Zahajujte porady ke konci pracovní doby • Respektujte pravidlo 60: 20

strana 9 Jak hospodařit s časem • Pravidlo 60: 20 – 60% - času věnujte naléhavým záležitostem – 20% času na variabilní program – 20% času rezervujte pro společné aktivity (přestávky, rozhovory, oběd)

strana 10 Jak hospodařit s časem • • • Stanovte přestávky (po 45 min. ) Určete si čas k osobním rozhovorům Stanovte čas a délku porady Vše plánujte písemně Na termínech se předem dohodněte Zvolte správné místo

strana 11 Formulujte cíle • • • Co chci sdělit Jakým způsobem to podám Čeho chci dosáhnout Pokud je cíl měřitelný, definujte jej. Podělte se o své vize a záměry

strana 12 Druhy porad • Formální – Předem připravené porady s programem • Účelové – Porady svolané zpravidla s malým předstihem a bez pevného programu.

strana 13 Druhy porad • Řešitelské – Cílem těchto porad je vyřešení problému nebo produkce nových nápadů. • Informační – Schůzky, jejichž účelem je informovat ostatní. Mohou to být třeba krátké ranní porady útvarů

strana 14 Kdo se má zúčastnit porady • Výběr účastníků porady vyžaduje pečlivé zkoumání, protože každý spolupracovník, který s tématem porady nemá nic společného, promarní cennou pracovní dobu a ještě může nakazit kolegy svým nezájmem.

strana 15 Je velikost skupin odpovídající • Produktivita porady a spokojenost účastníků jsou výrazně ovlivněny velikostí skupiny. • Zásadně platí: čím menší skupina tím lépe pro průběh porady.

strana 16 Program porady • Respektive plán porady představuje červenou nit každého zasedání • Umožňuje následně kontrolovat, jak porada dopadla.

strana 17 Program porady • Neplánujte příliš nabitý program porady. Vystavujete tak spolupracovníky časovému tlaku a přispíváte ke špatné náladě. • Důsledek může být neefektivní výsledek porady.

strana 18 Kontrola skutečností • Jsou všichni účastnici porady srozumění s: – Termínem, typem a naplní porady – podklady pro poradu potřebnými

strana 19 2. část: Jak vést poradu • Řízení průběhu porady klade na jejího moderátora různé nároky: – Musí umět řešit konflikty – Zvládat případné problematické účastníky – Aktivně zapojit do dění všechny přítomné spolupracovníky

strana 20 Jak vést poradu –úkoly moderátora • Bude-li porada efektivní, závisí rozhodujícím způsobem na komunikačních schopnostech a technikách moderátora porady. • Jeho práce je jako obtížné balancování na okraji propasti.

strana 21 Úkoly moderátora • Objasňuje účastníkům význam společného úkolu a zdůrazňuje své očekávání. • Krádce uvede body programu, vysvětluje stav věci a všechny účastníky informuje • Stará se o dodržování základní stanovené linie a dodržuje časový plán

strana 22 Úkoly moderátora – Oceňuje každý příspěvek do diskuze – Nikdy se nekompromituje – Zůstává nadstranický – Je stále věcný a uvolněný – Podporuje formulování stanovisek – Působí jako zprostředkovatel při konfliktech

strana 23 Konflikty jsou pozitivní • V každé situaci platí: v mezilidských vztazích jsou konflikty nevyhnutelné, protože každý má jiné hodnoty, osobní cíle, potřeby a vyjednávací možnosti. • Často jsme účastníků konfliktu svědky obranných reakcí, které směřují k tomu, aby se vyhnuli sporu. Vyhýbáním se však spor neodstraní.

strana 24 Konflikty jsou pozitivní • Pokud se problémy neřeší ofenzívně, dále narůstají pod povrchem, a jednoduše nezmizí. • Řešení problémů hned pročistí vzduch a umožní zdárné dokončení debaty • Z konfliktů a čelení jim se můžeme mnohému přiučit a získat si tím i úctu zbylých účastníků porady.

strana 25 Řešení konfliktů – úkol moderátora • Udržení debaty na věcné úrovni • Vyvarování se sklouznutí v debatě ke vztahové úrovni. • Vyhnutí se hodnocení, i když se jedná o žádost • Zachování si od problémů odstup

strana 26 Kdo se ptá, poradu řídí • Pomocí otázek můžete poradu cíleně řídit

strana 27 3. část: jak zpracovat poradu po jejím skončení • Po skončení porady je užitečné vyhotovit písemný zápis. • Správně připravený zápis by měl být stručný, přehledný a dobře strukturovaný.

strana 28 Zápis z porady • Záznam výsledků • Usnadnění zpětné kontroly • Poklad k přípravě příští porady

strana 29 Výběr zapisovatele • Při výběru zapisovatele je dobré dbát, aby nebyl náhodný, ale aby úkol dobrovolně přijal.

strana 30 Obsah zápisu • Téma porady • Projednané body a průběh porady • Všechny výsledky a plánovaná opatření • Body které zůstaly otevřené • Další postupy a termíny příštího sezení

strana 31 Které body nesmí v zápisu chybět • • Rozdělení účastníků Místo, datum, čas a doba trvání Podnik, oddělení pracovní skupina Podpis zapisovatele a případně vedoucího porady

strana 32 Čemu je dobré se vyhnout • • Heslům Hovorovým výrazům Dvojsmyslům Nepochopitelným výrazům

strana 33 Závěrem • Porady nemusí znamenat jen neplodně strávené dlouhé hodiny, spoustu vypité kávy, plné popelníky a úmorné nekonečné proslovy. • Mohou se naopak snadno stát ústředním bodem řešení pracovních problémů a místem kde mohou všichni projevit své názory.