2018 2019 AKADEMK YILI ERASMUS RENC HAREKETLL BLGLENDRME

2018 -2019 AKADEMİK YILI ERASMUS+ ÖĞRENCİ HAREKETLİLİĞİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI ULUSLARARASI ÖĞRENCİLER ve DEĞİŞİM PROGRAMLARI OFİSİ B. Yasemin Başar Mart, 2020

ERASMUS+ PROGRAMI Erasmus+ Programı nedir? Erasmus+ programı, Avrupalı yüksek öğretim kurumlarının birbirleri ile işbirliği yapmalarını teşvik etmeye yönelik bir Avrupa Birliği programıdır. Erasmus+ Öğrenci Hareketliliği nedir? 1 akademik yıl içinde 1 veya 2 yarıyıl için başka bir Avrupa ülkesi Erasmus+ Üniversite Beyannamesi sahibi yüksek öğretim kurumunda, eğitim ücreti ödemeden, öğrenci olmak üzere yurt dışına gidebilmektedirler. Avrupa Komisyonu değişimden faydalanan bireylere katkı sağlamak amacıyla öğrencilere hibe vererek değişime mali olarak da destek vermektedir.

Ulusal Ajans kimdir? Avrupa Komisyonu’nun Türkiye’deki EÜB sahibi üniversiteler iletişimini T. C. Avrupa Birliği Bakanlığı, Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) sağlar. İletişim Bilgileri: www. ua. gov. tr Mevlana Bulvarı No: 18 Balgat-Ankara

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (UDO) Tüm değişim programlarını koordine eder. Üniversitemize gelen ve giden değişim öğrencileri için oryantasyon programları düzenler ve kaldıkları sürede karşılaştıkları, idari olarak çözülebilecek sorunları çözmeleri için yardımcı olur. Üniversitenin Ulusal Ajans ve diğer partner üniversiteler ile olan ilişkilerini yürütür karşı olan sorumluluğunu yerine getirir.

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (UDO) kimdir? Erkin TARHAN – Koordinatör terkin@bilkent. edu. tr Tel: +90 312 290 1065 B. Yasemin Başar – Öğrenci Danışmanı ysmn@bilkent. edu. tr Tel: +90 312 290 3073

Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi nerededir? Öğrenci İşleri Müdürlüğü Binası içinde Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi (Yurtlar Spor Salonu Arkası, İdari Birimlerin bulunduğu bina) http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent/admission/ outgoing_exchange/ Ofis Saatlerimiz: Salı : 09. 30 -12. 00, 13. 30 -17. 00 Çarşamba : 09. 30 -12. 00, 13. 30 -17. 00 Perşembe : 13. 30 -17. 00 Cuma : 13. 30 -17. 00

HİBELER Bilkent Üniversitesi Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, bölümlerden gelen isimleri ve toplam ay sayılarını Ulusal Ajans’a bildirir. Ulusal Ajans, bütün üniversitelerden gelen talepleri toplar ve AB Komisyonu’na bildirir. AB Komisyonu, ülkelerin talepleri doğrultusunda belirlediği hibe miktarlarını açıklar.

Ulusal Ajans, Üniversitelere verilecek hibe miktarını üniversitelerin geçmiş performansları ve o seneki talepleri doğrultusunda belirler ve üniversitelere bildirir. Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi, Bilkent için ayrılan toplam hibe miktarına göre gidecek öğrenci sayısını belirler. Gerektiğinde her bölümden aynı oranda olmak üzere, kesinti yapılabilir. Hibe verilecek öğrenciler, seçim kriterleri baz alınarak yapılan sıralamaya göre belirlenir. Erasmus Hibeleri DESTEK niteliğindedir. Yurtdışındaki aylık ihtiyaçlarınızın yaklaşık yarısını karşılayabilir. Seçilen tüm seçilen öğrencilerimiz, gidecekleri ülkedeki yaşam masraflarının ne kadar olacağını araştırmalı ve aileleri ile paylaşmalıdırlar.

ERASMUS SÜRECİ Uluslararası Değişim Programları Uygulama Esasları http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent-tr/admission/degisim_prog_uygulama. html Lütfen detaylıca inceleyiniz.

ERASMUS SÜRECİ Gitmeden önce Oradayken Döndükten sonra

Gitmeden önce. . . Aday Gösterme Gideceğiniz okul belirlendikten sonra Bölüm Değişim Koordinatörünüz tarafından karşı üniversiteye aday gösterilirsiniz. 1. 2. Başvuru: Gideceğiniz üniversite’ye, başvurunuzu -son başvuru tarihinden önce- gerekli dokümanları da ekleyerek gönderin. Yurt başvurusu dahil, gerekli bilgileri karşı okulun web sayfasında bulabilirsiniz Tahmini Başvuru Tarihleri: Güz Dönemi için Nisan’da başlar Bahar Dönemi için Eylül’de başlar Karşı üniversitenin web sayfasını aralıklarla kontrol ederek en güncel bilgilere ulaşabilirsiniz.

Gitmekten vazgeçerseniz Değişime gideceği bildirilenler “Değişim Öğrencisi” statüsüne alınırlar. Ders kayıdı yapamazlar. Vazgeçmek için geçerli sebebi olan öğrenciler ise en geç; Güz Dönemi için - 1 Mayıs Bahar Dönemi için - 1 Eylül tarihlerine kadar bölüm değişim koordinatöleri ve UDO’ya bilgi vermelidirler. Son tarihe kadar vazgeçtiğini bildirmeyenler ders önkayıdı ve kayıdı yapamazlar.

Gitmeden önceki son döneminizde CGPA’iniz 2. 50/4. 00 altına düşerse hiçbir koşulda Erasmus Hareketlilik faaliyetine katılamazsınız.

3. Learning Agreement Başvurunuzu yaparken Web sayfamızda bulunan Learning Agreement Formu’nu basarak, değişim koordinatörünüz yardımıyla 3 kopya hazırlayın, toplam kredi dahil tüm boşlukları eksiksiz doldurun ve bölüm koordinatörünüze imzalatarak kurum koord. imzası için ofisimize getirin. Birinci LA’yı başvuru evraklarıyla birlikte karşı üniversiteye gönderirken, diğerini ofisimize teslim edin. Daha önce alıp kaldığınız bir dersi değişimde geçerseniz o dersten muaf sayılırsınız ancak “F” notunuzun CGPA’inizdeki ağırlığı değişmez. Bu nedenle biz tavsiye etmiyoruz! Yandal yapan öğrencilerimiz, saydırmayı planladıklar ders için, yandal’ın yapıldığı bölümün değişim koordinatörüyle birlikte karar vermeli ve dersi LA’larında belirtmelidirler. En fazla 1 dersi yandal müfredatınıza saydırabilirsiniz.

4. Ön Onay Formu Web sayfamızda bulunan Ön Onay formunu bölüm koordinatörünüz ile beraber doldurup, imzalı 3 kopya alın. Bir tanesi koordinatörünüzde, diğeri UDO’da, sonuncusu ise sizde kalacaktır. Learning Agreement’da değişiklik yapıldığında, bu değişikliğe göre yenilenen bir Ön Onay formu hazırlayarak imzası için bölümünüzün değişim koordinatörüne gönderiniz. DİKKAT: Bir Erasmus Değişim Öğrencisi’nin 1 dönem için alması ve LA’da belirtilmesi gereken minimum ders yükü 30 ECTS’dir. Hibe alabilmeniz için bu şartı yerine getirmeniz gerekir.

5. Kabul Mektubu Başvurunuzda belirttiğiniz e-mail ve posta adresini sık kontrol edin. Kabul Mektubu ve programla ilgili tüm bilgiler, sizin adresinize e-mail ya da posta yoluyla gönderilecektir. Kabul Mektubunuz size ulaşır ulaşmaz bir kopyasini UDO’ya teslim ediniz ya da email ile ysmn@bilkent. edu. tr ’ye gönderiniz. Kabul mektubu olmayan öğrencilerin hibeleri hesaplanamaz.

6. Eğitim Amaçlı Kapsamlı Seyahat ve Sağlık Sigortası Tüm öğrenciler gitmeden önce kalacakları süreyi kapsayan bir Kapsamlı Seyahat ve Sağlık Sigortası yaptırmak ve bir fotokopisini ofisimize teslim etmek zorundadır. Sigortalarda 92 gün kısıtlaması kabul edilmemektedir. Gittikleri ülkede ayrıca sigorta yaptıracak olsalar bile Türkiye’den çıkmadan önce bir Kapsamlı Seyahat ve Sağlık sigortası yaptırmaları gerekmektedir.

7. Hibe için Hazırlık Gitmeden en az 2 ay önce Kabul Mektubunuzu UDO’ya teslim edin ve Yapı Kredi Bankası’nın herhangi bir şubesinde kendi adınıza ya da aileniz ile ortak açtırdığınız EURO hesabının IBAN numarasını, ysmn@bilkent. edu. tr adresine bildirin. DİKKAT: Hesabınızın IBAN kodunu e-mail ile “TR 600006701000000089322923” ‘. . . . Şubesi’ şeklinde gönderiniz. Hibeli, hibesiz tüm öğrenciler EURO Hesabı açtırarak göndermeleri gerekmektedir. DİKKAT: Güz Döneminde giden öğrencilerimizin aileleri ile ortak hesap açtırmaları tavsiye olunur zira hibeniz siz yurtdışındayken yatırılır ise hibenizi aileniz sizin adınıza alabilir.

8. Öğrenci Vizesi Kabul Mektubunu teslim eden öğrenciler vize başvurusu için Erasmus Öğrencisi olduklarına ve eğer alıyorlarsa, aylık Erasmus Hibesi aldıklarına dair bir yazıyı UDO’dan alabilirler. DİKKAT: -Vize için istenen belgelerin güncel listesini gideceğiniz ülkenin Türkiye’deki büyükelçiliklerinin web sitelerinden öğrenebilirsiniz. - Seçilen tüm öğrencilerimiz, gidilecek ülkenin vize prosedürlerini öğrenerek, işlemlerini zamanında tamamlamakla sorumludurlar zira Hollanda’nın MVV vizesinin 300€ olması gibi ülkeye özel koşullar olabilmektedir. -Vize işlemleri özellikle Danimarka, Hollanda, Slovenya ve Çek Cumhuriyeti gibi ülkelerde daha uzun sürdügünden vize şartları iyi öğrenilmeli ve mümkün olduğunca erken vize başvurusu yapılmalıdır.

9. OLS (Online Linguistic Support) Avrupa Komisyonu Erasmus+ Programına katılmakta olan tüm öğrencilerimize online dil desteği sağlamaktadır. Erasmus + programınıza başlamadan önce her bir öğrenci gideceği okulun eğitim dilinde online bir sınav alacaktır. Bu sınav sonucunda dil seviyesi beklenenin altında kalan öğrenciler yine online uygulanacak olan bir dil kursuna katılacaklardır. Erasmus dönemleri sona erdiğinde ise tekrar bir sınava gireceklerdir. Bu sınavlara katılmak ve gerekirse programı takip etmek Erasmus+ Programına katılmak için zorunludur. sınav her öğrencinin Bilkent email adresine gönderilecektir.

HİBELER

Erasmus+ Student and Placement Grants per Group Ülke Grupları Hareketlilikte Misafir Olunan Aylık Hibe Ülkeler Öğrenim (EURO) Birleşik Krallık, Danimarka, Finlandiya, İrlanda, İsveç, İzlanda, Lihtenştayn, 1 ve 2. Grup Program Lüksemburg, Norveç, Almanya, Avusturya, Belçika, Fransa, Güney Ülkeleri Kıbrıs, Hollanda, İspanya, İtalya, Malta, Portekiz, Yunanistan Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Estonya, Hırvatistan, Letonya, Litvanya, 3. Grup Program Macaristan, Makedonya, Polonya, Ülkeleri Romanya, Slovakya, Slovenya, Türkiye Aylık Hibe Staj (EURO) 500, - 600, - 300, - 400, -

HİBELER Ödeme zamanı ve şekli Bir öğrenciye ödenecek toplam hibe, gideceği ülke için belirlenen aylık hibe ve kabul mektubunda belirtilen kalacağı süre temel alınarak tahmini olarak hesaplanır. Faaliyet tamamlandıktan sonra getireceğiniz resmi tarihler formu ve pasaport fotokopiniz’e göre kesin olarak hesaplanarak ödenir veya iade alınır.

. . . Ödeme zamanı ve şekli Ø Ödemeleri yapan MİDB’nin ödeme günü sadece Cuma günü’dür. Ø Hibeler Euro(€) olarak yatar. Ø Hibe hesabi, kabul mektubunuzdaki tarihler esas alınarak orada geçireceğiniz akademik dönem hesaplanır; Ø %80’e kadarki bölümü gitmeden önce, kalan %20’si Erasmus döneminin tamamlanması ve tüm evrakların UDO’ya teslimi sonrası ödenir.

HİBELER hangi durumda geri alınır ya da ödenmez? Ø Mazeretsiz olarak misafir üniversitede 3 aydan az kalırsanız, hibenizin tamamını iade etmeniz gerekir ve Erasmus öğrencisi sayılmazsınız. Ø Devamsızlık yüzünden ya da “ 0” ECTS alarak dönerseniz %20’lik kalan hibe ödenmez. Ø Ayrıca hibenin %20’sinin ödenebilmesi için bir dönemde, almış olduğunuz 30 ECTS’in en az 2/3’ü kadar krediden geçmeniz beklenmektedir!

. . . Oradayken 1. GİDİŞ Gittiğiniz okula, kabul mektubunda belirtilen başlangıç tarihinde gidin. Oryantasyonu kaçırmayın. Dönem bitmeden dönmeyin. 2. LEARNING AGREEMENT Learning Agreement’ınızda değişiklik varsa During Mobility sayfasını da doldurtarak imzalatın, tüm boşlukları ve imzaları tamamlayarak karşı üniversitenin uluslararası ofisinden scan ederek ya da +90 312 266 47 87 numaralı fax’a göndererek bize ulaştırın. Bu değişiklikleri içeren yeni bir Ön Onay Formu yaparak koordinatörünüze e-mail ile gönderin. DİKKAT: Dönüşte orjinal LA’nızı yanınızda getirmeyi unutmayın.

. . . Oradayken Gittiğiniz üniversiteden ayrılmadan önce, gidiş ve ayrılış tarihlerinizi belirten ‘Resmi Tarihler Formu’nu web sayfamızdan indirin ve üniversitenin Uluslararası Ofisi’ne, pasaportunuzdaki gidilen ülkeye giriş-çıkış tarihleri ile uyumlu olucak şekilde imzalatın. DİKKAT: Bu evrak sizin gerçekten belirtilen süre boyunca orada kaldığınızın kanıtı olacaktır ve Erasmus Hibeleriniz bu çerçevede hesaplanacaktır. 3. TRANSKRIPT Dönem sonunda, mümkünse transkriptinizi kapalı zarfta alarak dönmeye çalışın ve bu şekilde UDO’ya teslim edin. Bu mümkün değilse UDO’ya posta yolu ile gönderilmesi için gerekli kişilerle görüşün. Posta Adresi: Bilkent Üniversitesi, Merkez Kampüs Uluslararası Öğrenciler ve Değişim Programları Ofisi 06800 Bilkent Ankara Türkiye

Döndükten sonra UDO’ya teslim edilecek belgeler, sırasıyla; Learning Agreement: Orjinali - tüm boşluklar ve imzalar tamamlanmış olarak, 1. 2. Resmi Tarihler Formu: Karşı okuldan onaylı olarak, Pasaport: Kimlik ve gittiğiniz ülkeye giriş-çıkış kaşelerinin olduğu sayfaların fotokopileri, 3. 4. Transkript: Partner üniversitedeki Transkriptinizin size gönderilmesi durumunda orjinalini, zarfı açmadan UDO’ya teslim edin. Transkriptiniz direk UDO adresine de gönderilebilir. 5. Participant’s Report Yukarıda belirtilen evrakınızı tamamladıktan sonra Avrupa Komisyonunun kullandığı «Mobility Tool» üzerinden size bir anket gönderilecektir. Bu anketi doldurup submit etmeniz gerekmektedir.

…Döndükten sonra Transcript’in teslimi Dönüşünüzde Partner üniversiteden alacağınız Transkriptinizi açmadan kapalı zarf içinde UDO’ya teslim ediniz. Transkriptiniz direk UDO adresine de gönderilebilir. E-mail ile karşı okuldan size ya da ofisimize gönderilecek transkriptler, belgenin aslı elimize ulaşana kadar fakültenizce değerlendirmeye alınmaz bu sebeple asıllarının belirtilen şekilde ofisimize ulaşması ya da teslimi gerekmektedir.

Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar o Yandal: - Değişim Öğrencileri aldıkları derslerden sadece 1 tanesini Yandalları’na saydırabilirler. - Değişimde alarak yandallarına saydırmayı planladıkları dersler için ise, yandal’ın yapıldığı bölümün değişim koordinatörünün onayı almalı ve ders Learning Agreementta da belirtilmelidir. o Yurtlar: Yurtlarda kalan kapsamlı burslu öğrenciler, degişimdeyken aylık yurt ödemesi alabilmek için gitmeden önce Yurtlar Müdürlüğünün belirlediği kural ve son tarihlere uymalıdırlar.

Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar o Burslu Öğrencilerimiz Değişim programına giden burslu öğrencilerin aylık bursunun devam edebilmesi için değişim yarıyılında, kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt sınırının en az bir eksiği kadar dersten geçer not almış olmaları gereklidir.

Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar o Üstün Başarı Bursu Üstün başarı bursu için aday olan öğrencilerden son iki yarıyıldan herhangi birisini değişim programı kapsamında yurtdışında geçirmiş öğrencilerin tek dönemlik not ortalamaları esas alınır. Bu öğrencilerden genel not ortalamaları (CGPA) 3. 00'den düşük olanlar Üstün Başarı Bursu'ndan yararlanamazlar. Değişim öğrencilerinin, değişim döneminde, kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt sınırı kadar dersten geçer not almış olmaları gereklidir. Bir akademik yıl değişim programı kapsamında yurt dışında geçirmiş öğrenciler üstün başarı bursuna aday olamaz.

Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar o Uluslararası Öğrenci Bursları Değişim programına giden uluslararası burslu öğrencilerin bursunun devam edebilmesi için değişim yarıyılında, kendi bölümlerinin normal ders yükü aralığının alt sınırının en az bir eksiği kadar dersten geçer not almış olmaları gereklidir.

Değişim Sürecinde Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar o Ders Notları: A- Partner Üniversitede alacağınız her ders, notu ne olursa olsun Bilkent transkriptinizde görünecektir. B- Değişim Programı’nda not yükseltilemez. Bilkent’de “C” ya da daha düşük not alınan dersler, partner üniversitede alınarak daha yüksek not alınsa bile, Bilkent’de alınan not’u değiştirmez. C- Üniversitemizde C’nin altında alınan derslerin takip eden 2 yarıyıl içinde not yükseltmek amacıyla tekrar alınması sürecine Değişim süreci de dahil edilir ve devam eden bu 2 dönemde o ders alınmadıysa, yeniden alınamaz.

D- Öğrencinin Bilkent müfredatında yer alan bir zorunlu dersten muaf tutulabilmesi için, değişimde aldığı dersin konu, kapsam, düzey ve süre olarak müfredatındaki derse yakın olması aranır. Müfredatta yer alan bir seçmeli yükümlülüğünden muaf tutulabilmek için, değişimde alınan dersin konu, düzey ve süre olarak müfredattaki ilgili seçmeli ders kümesinde yer alan derslerle benzeşmesi gereklidir. Değişimde alınan derslerin kapsam, düzey ve süresine göre, bir ders birden fazla ders için muafiyet sağlayabilir veya birden fazla ders tek bir ders için muafiyet sağlayabilir. Muafiyet için kredi değerlerine bakılmaksızın iki taraftaki derslerin içerikleri ve düzeyleri karşılaştırılır. E- Gittiğiniz üniversitenin ders geçme notu ve mezuniyet notu arasında fark var ise geri döndüğünüzde mezuniyet notunu aldığınız dersler sayılacaktır. F- Mezuniyet döneminizde Erasmus hareketliliğine katılamazsınız !

UDO’dan ÖNERİLER o Ofisimizin iletişim adres ve bilgilerini kaydedin. o Web sayfamızdaki Kontrol Listemizi basarak işlemleriniz sırasında mutlaka yanınızda taşıyın. o E-posta adreslerinizi sık kontrol edin. o Karşı üniversitedeki Koordinatörünüzü öğrenin. o Sorumlu olduğunuz belgeleri eksiksiz ve doğru olarak teslim edin. o Hiçbir Belge teslimini ve özellikle vize başvurunuzu kesinlikle SON TARİH’e bırakmayın!

. . . UDO’dan ÖNERİLER o Gittiğiniz ülkenin tarihini okuyun. o Türkiye hakkında size gelebilecek sorular için hazırlıklı olun. Bir tartışmaya girerken konuyu bildiğinizden emin olduktan sonra, konuyu kişiselleştirmeden tartışmaya dikkat edin. o Gittiğiniz ülkede yazılı kurallara mutlaka uyun. o Resmi evraklar; pasaport, oturma izni vs. bir fotokopisini yanınızda taşıyın. o Bu sunumu ve gerekli diğer bilgi ve formlarımızı aşağıda belirtilen web sayfamızda bulabilirsiniz; http: //www. bilkent. edu. tr/bilkent/admission/outgoing_exchang e/index. html

GMAIL, HOTMAIL VS BİLKENT EMAIL Universitemiz e-mail hesapları dışında hesaplar tarafından bize gönderilen mesajlar tarafımıza ulaşmamaktadır. Bu sebeple bizimle veya partner üniversitelerimizle yazışmalarınızda lütfen üniversitemiz email hesaplarınızı kullanın. Sizinle yazışmalarımızda üniversitemiz email adreslerinizi kullanacağımızdan, geçmişte yaşadığımız sorunları yaşamamanız adina eğer e-mail adresinizi herhangi başka bir hesaba yonlendirdiyseniz bunu da kaldırmanızı rica ederiz.

Süreç ile ilgili herhangi bir sorunuz olması durumunda bizimle irtibata geçebilirsiniz. Ayrıca İşletme Fakütesi öğrencileri; Sayın Betul Bıyıklı Tel: 290 1928 E-mail: buket. biyikli@bilkent. edu. tr İİSBF Fakütesi öğrencileri; Sayın Betül Esmer Tel: 290 2320 E-mail: betul. esmer@bilkent. edu. tr Mühendislik Fakültesi öğrencileri; Sayın. Yelda İrem Ateş Tel: 290 2351 E-mail: yeldaates@bilkent. edu. tr İle irtibata geçebilirler

Güzel bir değişim süreci geçirmeniz dileğiyle. .