2014 M TEISS AKT RENGIMO AKTUALIJOS TEISS AKT

2014 M. TEISĖS AKTŲ RENGIMO AKTUALIJOS. TEISĖS AKTŲ IR KITŲ DOKUMENTŲ RENGIMO, TVARKYMO, BYLŲ SUDARYMO, UŽBAIGTŲ BYLŲ SUTVARKYMO, BYLŲ APYRAŠŲ RENGIMO DAŽNIAUSIAI PASITAIKANČIŲ KLAIDŲ ANALIZĖ IR TAISYMO BŪDAI. Vilniaus apskrities archyvas 2014 m.

Teisės aktų rengimą reglamentuojančių norminių teisės aktų ir jų pakeitimų apžvalga � Lietuvos Respublikos teisėkūros pagrindų įstatymas (Aktualus nuo 2014 -01 -01); � Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijos, patvirtintos Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2013 m. gruodžio 23 d. įsakymu Nr. 1 R-298 „Dėl teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų patvirtinimo“; � Dokumentų rengimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymu Nr. V 117 „Dėl dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“;

Teisės aktų rengimo reikalavimai �Teisės akto tekstą gali sudaryti preambulė ir dėstomoji dalis: Preambulėje nurodomas teisės akto priėmimo pagrindas ar veiksmų tikslai. Preambulė paprastai pradedama žodžiais „Vadovaudamasis (-si)“, „Įgyvendindamas (-a)“, „Vykdydamas (-a)“, „Atsižvelgdamas (-a)“, „Siekdamas (-a)“. Preambulės gali nebūti, jei pagrindas nenurodomas ar veiksmų tikslai neaiškinami.

Iš Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijų � Teisės akte pateikiant nuorodą į kitą teisės aktą, jo oficialaus paskelbimo šaltinis nenurodomas � Jeigu buvo pakeistas teisės akto pavadinimas (antraštė), teikiant teisės akto nuorodą, rašomas naujasis teisės akto pavadinimas (antraštė).

Teisės aktų rengimo reikalavimai �Įsakymo, potvarkio dėstomoji dalis pradedama iš naujos eilutės tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, rašomu išretintai veiksmažodžio esamojo laiko vienaskaitos pirmojo asmens forma, pvz. : Vadovaudamasis Lietuvos Respublikos viešojo administravimo įstatymo … straipsniu, s u d a r a u komisiją. . . .

Teisės aktų rengimo reikalavimai � Jei įsakymo ar potvarkio dėstomoji dalis skirstoma punktais, po preambulės dedamas dvitaškis ir kiekvienas punktas pradedamas atitinkamu tvarkomąjį veiksmą reiškiančiu žodžiu, pvz. : 1. P a k e i č i u. . . . 2. P r i p a ž į s t u netekusiu galios. . . . 3. Į p a r e i g o j u. . . . 4. P a v e d u. . . .

Teisės aktų rengimo reikalavimai � Teisės akto, kuriuo tvirtinami nuostatai, taisyklės, programos, kiti dokumentai, tekste nurodomas pridedamo tvirtinamo dokumento pavadinimas su nuoroda „pridedama“, pvz. : T v i r t i n u Elektroninių dokumentų valdymo taisykles (pridedama). https: //www. e-tar. lt/portal/legal. Act. html? document. Id=5 af 61 a 30 ea 5311 e 38557 d 238694 e 3 fc 9 arba T v i r t i n u pridedamus: 1. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos Teisės skyriaus nuostatus. 2. Valstybinės duomenų apsaugos inspekcijos Teisės skyriaus vedėjo pareigybės aprašymą. https: //www. e-tar. lt/portal/lt/legal. Act/47 d 6 e 8 b 07 d 2711 e 390 d 3 a 9 e 74 c 4 ac 9 d 0

Teisės aktais tvirtinamų dokumentų įforminimas � Teisės aktais tvirtinamų nuostatų, taisyklių, programų, kitų dokumentų rekvizitai yra šie: tvirtinimo žyma, dokumento pavadinimas, dokumento tekstas. � Tvirtinami dokumentai gali būti papildomi šiais rekvizitais: specialiąja žyma, suderinimo žyma, vizomis, supažindinimo žyma, dokumento paieškos nuoroda, taip pat gali būti nurodytas dokumento rengėjas.

Teisės aktų rengimo reikalavimai � Kai tvirtinama teisės aktu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtintas dokumentas, nuoroda, pvz. : PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2011 m. kovo 16 d. įsakymu Nr. 0 -00

Skirtumas tarp PATVIRTINTA ir TVIRTINU Kai tvirtinama teisės aktu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „patvirtinta“ ir teisės akto, kuriuo patvirtintas dokumentas, nuoroda, pvz. : PATVIRTINTA Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2011 m. kovo 16 d. įsakymu Nr. 0 -00 Kai tvirtinama įstaigos vadovo parašu, tvirtinimo žymą sudaro žodis „tvirtinu“, įstaigos vadovo pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė, pvz. : Prireikus tvirtinimo žyma gali būti papildyta data. TVIRTINU Generalinis direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Teisės aktais tvirtinamų dokumentų įforminimas � Tvirtinamų dokumentų tekstą sudaro punktai ir jų pastraipos, punktų papunkčiai. � Punktai žymimi arabiškais skaitmenimis ir visame tekste numeruojami iš eilės, po skaitmens dedamas taškas ir pradedama rašyti didžiąja raide.

Teisės aktais tvirtinamų dokumentų įforminimas � � Tvirtinamuose dokumentuose parašo rekvizitas nerašomas, teksto pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu. Jei tvirtinamas dokumentas papildomas vizomis, supažindinimo žyma – jos rašomos po baigiamuoju brūkšniu.

Skirtumas tarp vizos ir parašo � Parašo rekvizitą sudaro dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas ir pavardė. Parašo rekvizitas išdėstomas po dokumento tekstu pagal šiuos reikalavimus. Direktorius (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Skirtumas tarp vizos ir parašo � Vizą sudaro vizuojančio asmens parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, jei reikia – pareigų pavadinimas. Viza, išskyrus šių Taisyklių 8 punkte nustatytus atvejus, rašoma po parašo rekvizitu arba dokumento paskutinio lapo antroje pusėje kampiniu vėliaviniu būdu, pvz. : arba (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data) Teisės ir personalo skyriaus vedėjas (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data)

Skirtumas tarp vizos ir parašo � Jei dedamas spaudas su vizuojančio asmens vardu (vardo raide) ir pavarde (jei reikia – ir su pareigų pavadinimu), pasirašoma ir parašoma data.

Teisės aktais tvirtinamų dokumentų įforminimas � Tvirtinami dokumentai gali turėti priedų (dokumentų formų, lentelių, paaiškinimų ir pan. ), jie tekste nurodomi ir įforminami pagal Taisyklių nustatytus reikalavimus.

Priedų įforminimas �Dokumento priedas yra atskirai įforminta dokumento teksto sudedamoji dalis. Dokumento tekste priedas paprastai nurodomas skliausteliuose įrašant žodį „priedas“ ir, jei dokumentas turi daugiau nei vieną priedą, jo eilės numerį, pvz. : (3 priedas). Dokumentų rengimo taisyklės

Priedų įforminimas � Kai teisės aktas turi priedų, jie nurodomi teisės akto tekste, pvz. : P e r d u o d u Kauno medicinos universitetui valdyti, naudoti ir disponuoti patikėjimo teise ilgalaikį materialųjį turtą, nurodytą šio įsakymo priede. https: //www. e-tar. lt/portal/legal. Act. html? document. Id=94 f 3173073 b 911 e 3 b 612 a 89 f 13 cbc 502

Priedų įforminimas � Priedo žymą sudaro dokumento, kuriam priklauso priedas, pavadinimas ir žodis „priedas“. Priedo žyma išdėstoma kampiniu vėliaviniu būdu dokumento priedo pradžioje dešinėje pusėje, pvz. : � Jei Lietuvos Respublikos kultūros ministro 2012 m. kovo 9 d. įsakymo Nr. V-100 priedas yra daugiau nei vienas priedas, nurodomas jo eilės numeris. Priedo eilės numeris kartu su žodžiu „priedas“ rašomas iš naujos eilutės, pvz. : Įslaptintos informacijos administravimo taisyklių 1 priedas

Priedų įforminimas �Dokumento priedo rekvizitai yra šie: priedo žyma, pavadinimas, tekstas (lentelė, grafikas, dokumento forma ar kita). �Priedo pavadinimas išdėstomas po priedo žyma išilginiu centruotu būdu ir rašomas didžiosiomis paryškintomis raidėmis, pvz. : ……… SPRENDIMŲ POVEIKIO VERTINIMO LENTELĖ https: //www. e-tar. lt/portal/legal. Act. html? document. Id=94 f 3173073 b 911 e 3 b 612 a 89 f 13 cbc 502

Priedų įforminimas � Teisės akto priedo forma ir struktūra gali būti įvairi: tekstas, lentelė, grafikas, dokumento forma ir kita. � Priedas gali būti papildomas šiais rekvizitais: vizomis, dokumento paieškos nuoroda, rengėjo nuoroda, jei priedo rengėjas nėra pagrindinio dokumento rengėjas. � Priede parašo rekvizitas nerašomas. �Priedo, jei jis nėra dokumento forma, pabaiga žymima horizontaliu brūkšniu, brėžiamu po tekstu ties jo viduriu.

Teisės aktų keitimas � Teisės aktai keičiami ir papildomi pagal Lietuvos Respublikos teisingumo ministro patvirtintas Teisės aktų projektų rengimo rekomendacijas ir Dokumentų rengimo taisyklių reikalavimus. https: //www. e-tar. lt/portal/legal. Act. html? document. Id=1 d 0271402 c 2 c 11 e 4 a 83 cb 4 f 588 d 2 ac 1 a https: //www. e-tar. lt/portal/legal. Act. html? document. Id=e 28360 f 022 ea 11 e 4 a 6 deb 7 cdea 22 d 38 c https: //www. e-tar. lt/portal/lt/legal. Act/b 015 ca 803 cdb 11 e 498 a 79 e 861091 cd 92

Teisės aktų pasirašymas � Pasirašomas ar tvirtinamas vienas dokumento egzempliorius, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. � Kai dokumento sudarytojai yra keli, pasirašoma ar tvirtinama tiek dokumento egzempliorių, kiek yra sudarytojų.

Teisės aktų pasirašymas � Kai dokumentą pasirašo ne vienas tos pačios įstaigos darbuotojas, parašo rekvizitai išdėstomi vienas po kitu pagal pasirašančių asmenų einamas pareigas ir vienas nuo kito atskiriami ne mažesniu kaip vienos eilutės intervalu, pvz. : Viršininkas (Parašas) (Vardas ir pavardė) Vyriausiasis buhalteris (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Teisės aktų pasirašymas � Kai dokumentą pasirašo laikinai vadovo pareigas einantis asmuo, tokios jo pareigos nurodomos parašo rekvizite, pvz. : L. e. direktoriaus pareigas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Teisės aktų pasirašymas � Kai dokumentą pasirašo ne vadovas, o teisės aktų nustatyta tvarka kitas asmuo (pavaduojantis vadovą, atliekantis vadovo funkcijas ar kita), tai nurodoma parašo rekvizite, pvz. : Savivaldybės mero pavaduotojas, pavaduojantis savivaldybės merą (Parašas) (Vardas ir pavardė) arba Personalo skyriaus vyriausiasis specialistas, atliekantis skyriaus vedėjo funkcijas (Parašas) (Vardas ir pavardė)

Teisės aktų pasirašymas � Kai tipografiniu būdu pagamintoje teisės aktu patvirtintoje dokumento formoje įforminamą dokumentą pasirašo kitas asmuo, kurio pareigų pavadinimas, vardas ir pavardė neatitinka formoje įrašytų, po jais rašomas (gali būti ranka) kitas parašo rekvizitas, pvz. : Viršininkas Viršininko pavaduotojas (Parašas) Vardas Pavardauskas Vardas Pavardaitis

Kitų įstaigoje rengiamų dokumentų įforminimas � Įstaigos rengiamų dokumentų, išskyrus teisės aktus, rekvizitai yra šie: dokumento sudarytojo pavadinimas, pavadinimas dokumento pavadinimas, dokumento data, dokumento registracijos numeris, dokumento sudarymo vieta, dokumento tekstas, parašas. VAA DEK protokolas Blogas protokolo pvz.

Siunčiamo dokumento forma � Siunčiamų dokumentų rekvizitai yra šie: herbas arba prekių ženklas, dokumento sudarytojo pavadinimas, įstaigos duomenys, adresatas, dokumento pavadinimas (raštuose – antraštė), dokumento data, registracijos numeris, gauto dokumento nuoroda (atsakomuosiuose dokumentuose), dokumento tekstas, parašas, dokumento rengėjo nuoroda. � Kai dokumento sudarytojas yra įstaigos filialas įstaigos duomenis sudaro: juridinio asmens teisinė forma, buveinė, registro, kuriame kaupiami ir saugomi duomenys apie juridinį asmenį, pavadinimas, juridinio asmens kodas bei filialo (atstovybės) adresas, kontaktinė informacija, filialo kodas ir kita reikalinga informacija. Dokumentų rengimo taisyklių 8 priedas

Pridedamų dokumentų siunčiamuosiuose dokumentuose nuorodos įforminimas � Pridedami dokumentai dokumento tekste, išskyrus teisės aktus, nurodomi taip: � Nuoroda į pridedamus dokumentus rašoma dokumento teksto paskutinėje pastraipoje, kuri pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu „PRIDEDAMA“.

Pridedamų dokumentų siunčiamuosiuose dokumentuose nuorodos įforminimas � Jei pridedami dokumentai įvardijami įstaigos dokumento tekste, teksto paskutinėje pastraipoje nurodomas tik jų lapų skaičius, pvz. : PRIDEDAMA. 3 lapai. � Jei pridedama daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas dokumento lapų (vieno egzemplioriaus) skaičius ir egzempliorių skaičius, pvz. : PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 egz.

Pridedamų dokumentų siunčiamuosiuose dokumentuose nuorodos įforminimas � Kai pridedami dokumentai tekste neįvardijami arba įvardijami apibendrintai, teksto pabaigoje nurodomas kiekvienas pridedamas dokumentas ir jo lapų skaičius. Jei pridedama daugiau negu vienas dokumento egzempliorius, nurodomas ir egzempliorių skaičius, pvz. : PRIDEDAMA: 1. Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo „Dėl lėšų skyrimo“ projektas, 1 lapas, 2 egz. 2. Lietuvos Respublikos finansų ministerijos 2011 -0425 rašto Nr. 0 -000 „Dėl Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimo projekto derinimo“ kopija, 2 lapai.

Pridedamų dokumentų siunčiamuosiuose dokumentuose nuorodos įforminimas � Jei dokumentas pridedamas kartu su kitais prie jo pridėtais dokumentais, tai pažymima ir nurodomas bendras lapų skaičius, pvz. : PRIDEDAMA. Vidaus reikalų ministerijos 2011 -04 -10 raštas Nr. 00 -000 su jame nurodytais pridedamais dokumentais, iš viso 10 lapų. arba PRIDEDAMA. V. Pavardenio prašymo kopija su prie jo pridėtomis dokumentų kopijomis, iš viso 5 lapai.

Pridedamų dokumentų siunčiamuosiuose dokumentuose nuorodos įforminimas � Jei pridedamas dokumentas skirtas ne visiems dokumente nurodytiems adresatams, nurodomas konkretus adresatas, pvz. : PRIDEDAMA. 3 lapai, 2 egz. Lietuvos Respublikos finansų ministerijai. � Jei pridedamas dokumentas įrašytas kompiuterinėje laikmenoje (kompaktiniame diske ar kita), nurodomas kiekvienos rinkmenos pavadinimas, formatas, laikmenos rūšis ir kiekis, pvz. : PRIDEDAMA. Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių projektas. doc, 1 kompaktinis diskas (CD-RW).

Sąvokos � Dokumento kopija – reprografijos ar kitais būdais tiksliai atgamintas dokumentas. � Dokumento nuorašas – atgamintas dokumentas be dalies jame esančių rekvizitų ar jų dalių (pvz. : rezoliucijos, vizų, parašų).

Dokumentų nuorašų ir kopijų tvirtinimas � Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. patvirtinto nuorašo pvz. 1 � Jei struktūrinio padalinio antspaudo ar antspaudo su pareigų pavadinimu nėra, po parašo rekvizitu (tvirtinamuose dokumentuose – po baigiamuoju brūkšniu) rašomas įstaigos pavadinimas (gali būti sutrumpintas) ir žodis „Kopija“ („Nuorašas“) arba dedamas atitinkamas spaudas. patvirtinto nuorašo pvz. 2 patvirtinto nuorašo pvz. 3

SVARBU ! �Į darbuotojų asmens bylas dedamos įsakymų kopijos arba nuorašai privalo būti patvirtinti.

Tikrumo žymos įforminimas � Tikrumo žyma rašoma, kai reikia paliudyti įstaigos sudaryto ar jos gauto dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą. � Tikrumo žyma rašoma dokumento pabaigoje esančiame laisvame plote.

Tikrumo žymos įforminimas � Tikrumo žymą sudaro žodžiai „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“), dokumento kopijos, nuorašo ar išrašo tikrumą tvirtinančio įstaigos vadovo ar kito tokius įgaliojimus turinčio asmens pareigų pavadinimas, parašas, vardas (vardo raidė) ir pavardė, data, pvz. : Kopija tikra (Pareigų pavadinimas) (Parašas) (Vardas ir pavardė) (Data)

Tikrumo žymos įforminimas � Jei teisės aktų nustatytais atvejais tikrumo žymoje turi būti antspaudas, jis dedamas taip, kad liestų pasirašiusio asmens pareigų pavadinimą. � Jei dokumentas susideda iš kelių lapų, kiekvieno lapo apatinėje dalyje esančiame laisvame plote nurodoma: „Kopija tikra“ („Nuorašas (Išrašas) tikras“) ir pasirašoma, paskutiniame lape tikrumo žyma rašoma pilnai.

Dokumentų registravimas � Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti užregistruoti. � Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. � Dokumentai registruojami tą dieną, kai jie gaunami, pasirašomi ar patvirtinami. � Dokumentų registruose registruojami kalendoriniais metais parengti ar gauti dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentų registravimas � Įstaigos parengti dokumentai registruojami nustatytuose registruose, kuriuose įrašomi šie duomenys: dokumento registracijos numeris, registravimo data, dokumento pavadinimas (antraštė). � Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta didelė, dokumentai gali būti registruojami atskiruose registruose pagal dokumentų rūšis, sudarytojus, temas, saugojimo terminus, kitą požymį ar kelis požymius. � Jei įstaigos parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame įstaigos veiklos dokumentų registre, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Dokumentų registravimas � Dokumento registracijos numerį sudaro dokumentų registro identifikavimo žymuo ir dokumento registravimo dokumentų registre eilės numeris. � Dokumente prieš registracijos numerį rašoma žodžio „numeris“ santrumpa „Nr. “, pvz. : Nr. V 1 -159 (V 1 – dokumentų registro identifikavimo žymuo, 159 – dokumento registravimo šiame registre eilės numeris). � Dokumento registracijos numeris gali būti papildomas paieškos duomenimis, kurie nurodomi skliausteliuose, pvz. : Nr. (1. 15) 1 -159 arba Nr. 1 -159 (1. 15) (1. 15 – bylos indeksas pagal įstaigos dokumentacijos planą).

Dokumentų registravimas � Dokumento registracijos numeris rašomas dokumente ir registre, jis turi būti identiškas. � Registro pvz. identifikavimo žymuo, nustatytas įstaigos vadovo patvirtintame Dokumentų registrų sąraše, turi būti nurodytas Dokumentacijos plane ir bylų apyraše šalia registro pavadinimo, pvz. : Seniūno įsakymai veiklos organizavimo klausimais ir jų registras V Gautų dokumentų registras G

Dokumentų registravimas � Registrų kiekis, jų pavadinimai ir identifikavimo žymenys Dokumentų registrų sąraše ir Dokumentacijos plane turi sutapti. � Keičiant Dokumentų registrų sąrašą (registro pavadinimą, identifikavimo žymenį, registrų kiekį ir pan. ) turi būti keičiamas ir Dokumentacijos planas (jei atsiranda papildomi registrai, turi būti parengtas Dokumentacijos plano papildymų sąrašas). � Atitinkamai, po Dokumentacijos plano papildymo nauju registru, turi būti pakeistas ir Dokumentų registrų sąrašas.

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba parengė Viešojo sektoriaus įstaigų oficialių dokumentų skaitmeninių kopijų valdymo rekomendacijas. www. archyvai. lt Teisinė informacija Kiti dokumentai Rekomendacijos http: //www. archyvai. lt/lt/teisine-informacija_51/kiti-dokumentai/rekomendacijos. html

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Įstaigoje, kurioje nėra Dokumentų valdymo sistemos, gautos dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos, jos Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka valdomos kaip popieriuje parengti dokumentai.

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Jei įstaigoje gaunama dokumento skaitmeninė kopija nėra atspausdinama, ji užregistruojama ir priskiriama bylai kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje pagal įstaigos dokumentacijos planą Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Dokumento skaitmeninę kopiją gavusi įstaiga, kurioje dokumentų skaitmeninės kopijos saugomos tik informacinių technologijų priemonėmis (kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje, failų sistemoje ar kitu būdu) turėtų įvertinti gautos dokumento skaitmeninės kopijos saugojimo terminą, poreikį ir galimybes (technologines, finansines ir kitas) ją išsaugoti teisės aktų nustatytą laiką

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Jei trumpai saugomos gautos dokumento skaitmeninės kopijos terminą nusprendžiama pratęsti ir saugoti ilgai ar nuolat, nuolat kopija turi būti atspausdinama ir tvarkoma bei saugoma nustatytą laiką Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių nustatyta tvarka.

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Jei reikia, gauta dokumento skaitmeninė kopija gali būti atspausdinama ir patvirtinama nustatyta tvarka. � Jei gauta dokumento skaitmeninė kopija valdoma kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje, ji gali būti atspausdinama kartu su gautos dokumento skaitmeninės kopijos registracijos kortele.

Skaitmeninių kopijų valdymo ypatumai � Jei dokumentų skaitmeninės kopijos saugomos tik informacinių technologijų priemonėmis (kompiuterizuotoje dokumentų valdymo sistemoje, failų sistemoje ar kitu būdu), Dokumentacijos planas papildomas skaitmeninių kopijų bylomis, kurių indekse nurodomas tai žymintis žymuo „K“ (pvz. , 5. 6 K). DP su E ir K bylomis pvz.

Užbaigtų bylų (susirašinėjimo dokumentų, statistinių ataskaitų, protokolų ir pan. ) vertės ekspertizė � Bylų, kurių saugojimo terminas papildytas pastaba „Valstybės archyvo sprendimu - nuolat“ vertės ekspertizė gali būti atlikta Dokumentacijos plano sudarymo metu arba užbaigtų bylų tvarkymo metu. DP ir vertės ekspertizė

Teisės aktų bylų tvarkymo ypatumai � Tvarkant ilgai ir nuolat saugomą teisės aktų bylą, privaloma: � sudėti teisės aktus chronologine tvarka (nuo kalendorinių metų pradžios iki pabaigos); � patikrinti teisės aktų tvarką, skaičių ir registravimą pagal atitinkamą registrą; � įsitikinti, kad byloje yra visi teisės aktai, užregistruoti registre;

Teisės aktų bylų tvarkymo ypatumai � įsitikinti, kad visi byloje esantys teisės aktai yra pasirašyti nustatyta tvarka; � patikrinti, kad prie teisės akto yra pridėti visi dokumentai, kurie patvirtinti tuo teisės aktu; � patikrinti, kad prie teisės akto yra pridėti visi priedai, nurodyti teisės akto tekste.

Teisės aktų bylų tvarkymo ypatumai � Jei tvarkymo metu pastebėta, kad teisės aktų numeracija eina ne iš eilės (praleistas kažkoks registracijos numeris) ir pagal registrą nustatyta, kad tokiu numeriu teisės aktas nebuvo parengtas (pvz. rezervuotas numeris nebuvo panaudotas) – bylos baigiamajame įraše apie tai turi būti parašyta pastraipoje „Pastabos“. Baigiamojo įrašo pvz.

Teisės aktų bylų tvarkymo ypatumai � Jei tvarkymo metu pastebėta, kad įsakymas nėra pasirašytas, reikia pateikti jį pasirašyti. � Jei tvarkymo metu paaiškėjo, kad įsakymas buvo užregistruotas, bet jis nerastas – vadovo įsakymu turi būti sudaryta komisija ir organizuota dokumento paieška.

Teisės aktų bylų tvarkymo ypatumai � Jei dokumentas nerastas, sudaromas Prarastų dokumentų aktas pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 22 priedą. � Prarastų dokumentų akto patvirtinta kopija teikiama archyvui kartu su atitinkamų metų apyrašo tęsiniu.

Bylos lapų numeravimas � Užbaigtų nuolat ir ilgai saugomų bylų lapai numeruojami pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių 8 priedą „Bylų lapų numeravimo tvarkos aprašas“. � Byloje esančių dokumentų lapai numeruojami iš eilės. � Vidaus apyrašas – tai ne dokumentų registras, o dokumentų registras - tai ne vidaus apyrašas.

Bylos lapų numeravimas � Jei byloje yra vidaus apyrašas (nebūtinas), jo lapai numeruojami atskirai ir nurodomi atitinkamoje baigiamojo įrašo pastraipoje. Baigiamojo įrašo pvz. � Jei byloje kartu su dokumentais įdėtas registras, jo ir dokumentų lapai numeruojami iš eilės. � Jei byla suskirstyta tomais, kiekvieno tomo numeracija pradedama nuo „ 1“. � Tušti lapai registre (apskaitos žurnale ir pan. ) nenumeruojami

Užbaigtos bylos tvarkymas � Bylos viršelyje privalo būti nurodytas bylų apyrašo ir bylos numeris, pvz. Ap. 1 B. 52 � Visi kiti bylos aprašymo duomenys (įstaigos pavadinimas, bylos antraštė, chronologinės ribos, saugojimo terminas ir kt. ) bylos viršelyje nurodomi pagal poreikį ( t. y. nebūtina).

Užbaigtos bylos tvarkymas � Ilgai ir nuolat saugomoje byloje antraštinis lapas yra privalomas � Bylos antraštė antraštiniame lape tikslinama pagal byloje esančius dokumentus, pvz. jei Dokumentacijos plane nurodyta bylos antraštė „metų veiklos ataskaita“, o iš tikrųjų įstaiga turi perengti metų veiklos analizę – bylos antraštė tikslinama antraštiniame lape ir bylų apyraše. Antraštinio lapo pvz.

Užbaigtos bylos tvarkymas � Jei Dokumentacijos plane yra antraštė „. . protokolai ir jų rengimo dokumentai “, o tvarkomoje byloje yra tik vienas protokolas, bylos antraštė tikslinama. � Antraščių tikslinimas ypač svarbus, kai įstaigoje susidaro didelis kiekis teisės aktų ir bylos skirstomos tomais. Antraščių pvz.

Užbaigtos bylos tvarkymas � Bylų antraštės turi būti konkrečios ir aiškios, nurodančios byloms priskiriamų dokumentų turinį, rūšį ir temą: � Jei byla sudaroma iš vieno dokumento, antraštėje nurodomas jo pavadinimas. � Jei byla sudaroma iš dviejų rūšių dokumentų, bylos antraštėje nurodomos abi dokumentų rūšys.

Užbaigtos bylos tvarkymas � Jei byla sudaroma iš trijų ar daugiau rūšių dokumentų viena tema, bylos antraštėje apibendrintai rašoma „dokumentai“ (pvz. , Teisės aktų projektų derinimo dokumentai). � Susirašinėjimo dokumentų bylų antraštėse nurodomi susirašinėjimo klausimai (temos), taip pat gali būti nurodomi konkretūs arba apibendrinti korespondentų pavadinimai (pvz. , Susirašinėjimo su mokyklomis personalo klausimais dokumentai).

Užbaigtos bylos tvarkymas � Bylų, sudarytų iš planavimo, atskaitomybės ir panašių dokumentų, antraštėse nurodomas apimamas laikotarpis (pvz. : 2010 metų veiklos atskaitomybės dokumentai; 2012 metų veiklos planavimo dokumentai; 2012 metų veiklos planas). � Bylų antraštėse vartojamos konkrečios formuluotės, pavadinimai netrumpinami. Antraščių pvz.

Užbaigtos bylos tvarkymas � Dokumentų valdymo sistemose sukurti nuolat ir ilgai saugomų dokumentų registrai (įsakymų veiklos, personalo klausimais registrai ir pan. ) pasibaigus kalendoriniams metams atspausdinami ir dedami į bylas pagal Dokumentacijos planą. � Atspausdinti iš DVS registrai toliau tvarkomi pagal nustatytus reikalavimus, kaip popieriniai registrai.

Bylų apyrašų rengimas � Sutvarkytos ilgai ir nuolat saugomos bylos į apyrašus įrašomos per dvejus metus nuo bylų užbaigimo, jei užbaigimo kiti teisės aktai nenustato kitokių terminų. � Bylų apyrašas rengiamas ir teikiamas derinti tik po to, kai nuolat ir ilgai saugomos bylos yra sutvarkytos pagal nustatytus reikalavimus.

Bylų apyrašų rengimas � Bylos aprašomieji duomenys (antraštė, chronologinės ribos, lapų skaičius) apyraše ir bylos antraštiniame lape bei baigiamajame įraše turi sutapti. Apyrašo pvz.

Bylų apyrašų rengimas � Bylų apyrašų duomenys teikiami derinti kartu su to laikotarpio pažyma apie įstaigos veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą. � Teikiant derinti atskirų bylų apyrašų duomenis, kartu pateikiama pažyma, kurioje detalizuojama į konkretų apyrašą įrašytų bylų sudarymo, tvarkymo ir kita informacija. Pažymų pvz.

Reikalavimai ilgai ir nuolat saugomų dokumentų saugojimui � Į suderintus ir patvirtintus apyrašus įrašytos bylos saugomos nustatytoje vietoje (saugykloje) bylų eilės tvarka pagal apyrašus. � Atsakingas asmuo atsako už bylų išsaugojimą ir tinkamą naudojimą. � Iš saugyklų išduodami dokumentai registruojami Dokumentų išdavimo ir grąžinimo žurnale. � Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. � Kiti asmenys į saugyklas gali įeiti tik lydimi už dokumentų saugojimą atsakingo asmens.

Apskaitos dokumentų duomenų, suderintų Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (EAIS), tvirtinimo būdai � Po dokumentų suderinimo su Vilniaus apskrities archyvu EAIS priemonėmis, dokumentą tvirtina: � 1 variantas- įstaigos vadovas EAIS priemonėmis (mygtukas „Patvirtinti duomenis“ ); � 2 variantas-įgaliotas asmuo EAIS priemonėmis (mygtukas „Patvirtinti duomenis“ ). � Svarbu – įgaliojimas įforminamas oficialiai (įsakymu arba papildymu pareigų aprašyme).

Apskaitos dokumentų duomenų, suderintų Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (EAIS), tvirtinimo būdai � Abejų variantų ypatumas - oficialaus užregistruoto, patvirtinto ir pasirašyto dokumento įstaigoje nėra. � Duomenys rengiami, derinami, tvirtinami ir saugomi tik EAIS priemonėmis.

Apskaitos dokumentų duomenų, suderintų Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (EAIS), tvirtinimo būdai � Atsiradus poreikiui turėti popierinę duomenų versiją, patvirtinto dokumento duomenys spausdinami iš EAIS pdf rinkmenos ir įforminama tikrumo žyma: Išrašas iš Elektroninio archyvo informacinės sistemos tikras (duomenys nustatyta tvarka patvirtinti 2013 -01 -01) Parašas (Vardas ir pavardė) (Data)

Apskaitos dokumentų duomenų, suderintų Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje (EAIS), tvirtinimo būdai � 3 variantas - suderinus duomenis su archyvu, yra atspausdinama iš EAIS pdf rinkmena, rengėjo pasirašytas dokumentas teikiamas vadovui tvirtinti, patvirtintas dokumentas registruojamas atitinkamame registre. � Po oficialaus popierinio dokumento patvirtinimo EAIS priemonėmis jį tvirtina įgaliotas asmuo. � Svarbu – įgaliojimas įforminamas oficialiai, visa procedūros eiga (pvz. įgaliotas asmuo turi teisę patvirtinti duomenis EAIS tik po to, kai popierinį dokumentą patvirtina įstaigos vadovas) turi būti aprašyta ir nustatyta tvarka patvirtinta (g. b. aprašas, tvarka, reglamentas ir pan. ).