2007 Cornelsen Verlag Berlin Alle Rechte vorbehalten Ein

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Ein Programm für alle Fälle Willkommen im neuen Office Word, Excel und Power. Point im Überblick Textwerkstatt Zahlenlabor Hörsaal Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 1

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Der Zentralschalter – Das Office-Menü § Die Schaltfläche Office ist in allen Programmen in gleicher Weise vorhanden. Sie enthält Befehle, die Datei als Ganzes betreffen. § Ein Klick auf den Pfeil öffnet ein zusätzliches Auswahlfenster mit zusätzlichen Optionen. * PDF erfordert die Installation eines Add-In. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 2

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Immer zur Stelle – Symbolleiste für den Schnellzugriff § Ein Klick auf den Pfeil öffnet das Auswahlfeld mit häufig genutzten Befehlen. § Die Aktivierung fügt den Befehl der Schnellstartleiste hinzu. § Weitere Befehle… öffnet einen umfassenden Auswahl-Dialog. § Markieren Sie den gewünschten Befehl. § Übernehmen Sie den Befehl mit Hinzufügen>> in die Symbolleiste. § Ändern Sie die Reihenfolge Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 3

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Ich hätte das aber gern anders – Optionen § Unter dem Office-Menü finden sich die Optionen. Hier lässt sich das Verhalten jedes Office-Programmes individuellen Wünschen anpassen. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 4

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Kleines Excel-Wörterbuch Schaltfläche Office Schnellstartleiste, erweiterbar durch Benutzer Excel-Fenster minimieren / maximieren / schließen Hilfe Multifunktionsleiste Start Name der aktiven Zelle Eingabefeld Zellzeiger auf aktiver Zelle Bildlaufleisten Statusleiste Eine Excel-Arbeitsmappe kann mehrere Tabellenblätter enthalten. Das letzte Register fügt ein leeres Tabellenblatt hinzu. Ansichten und Zoom Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 5

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Pläne schmieden mit Excel Spaltenbreite einstellen Zellen verbinden: Start | Ausrichtung| Zellen drehen: Start | Ausrichtung | Seitenränder einstellen Schriftfarbe: Rechtsklick Folie illustrieren Schriftgröße: Einfügen | Clipart Rechtsklick Zelle einfärben: Zeilenhöhe einstellen Rechtsklick Text zentrieren: Erst Text eingeben, dann Folie gestalten Rechtsklick Zelle einrahmen: Rechtsklick Zeilenumbruch Start | Ausrichtung | Seitenlayout wählen Ansicht | Seitenlayout Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 6

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Damit kann man rechnen – Formeln Excel-Tabellen sehen nicht nur schön aus: § Jede einzelne Zelle kann bei Excel einen Text (Jungen), eine Zahl (13) oder eine Formel (=13+17)/2) enthalten. § Eine Formel für Berechnungen beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=). § Formeln bestehen aus Zahlen (27, -11, 29), Rechenbefehlen (+, -, *, /, ^), Klammern () und Funktionen (z. B. SUMME()). § Anstelle einer Zahl kann eine Formel auch einen Bezug zu einer anderen Zelle enthalten. § Die Bearbeitungszeile zeigt die Formel. § Bezüge hebt Excel farbig hervor. § Nach Bestätigung mit der Return-Taste erscheint in der Zelle C 2 das Ergebnis 8, 80. § Absolute Zahlen und Zellbezüge können zusammen in einer Formel verwendet werden. § Für die Klammersetzung gelten die allgemeinen Regeln der Mathematik. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 7

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Damit kann man rechnen – Funktionen § Funktionen werden als Text geschrieben und beinhalten vordefinierte Formeln. § Die Klammer () mit den darin enthaltenen Argumenten gehört zwingend dazu. § Argumente können Sie einzeln aufzählen =SUMME(3; 5; 9) oder als Zellbereich angeben =SUMME(A 1: C 3) § Der Befehl Auto. Summe erspart Ihnen viel Schreibarbeit. § Ein Klick auf den Pfeil ermöglicht Ihnen die Auswahl aus weiteren Funktionen. § Excel denkt mit und rahmt mögliche Zellbereiche ein. § Ändern Sie den Bereich oder bestätigen Sie die Auswahl. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 8

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Zahlen anders gesehen – Zahlenformate § Das Format ändert die Darstellung der Zelle. § Im Zahlenformat einer Zelle können auch Einheiten enthalten sein (€, %), oder beliebig definiert werden (z. B. km/h). § Der numerische Wert für Berechnungen wird durch das Zahlenformat nicht beeinflusst. § Zur individuellen Einstellung von Zahlenformaten gibt es ein Dialogfeld. § Dezimalstellen können schnell hinzugefügt oder entfernt werden. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 9

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Zeig‘s mir – Diagramme erstellen Excel hilft Ihnen dabei, trockene Zahlen zu veranschaulichen: § Markieren Sie einen Datenbereich mit Spalten- und Zeilenüberschriften, der sich für ein Diagramm eignet. Tipp: Mithilfe der Strg-Taste lassen sich auch unzusammenhängende Ausschnitte einer Tabelle markieren. § Wählen Sie auf der Multifunktionsleiste Einfügen einen passenden Diagrammtyp aus und lassen Sie Excel ein Diagramm erstellen. § Im Entwurf von Excel können Sie jedes einzelne Element des Diagramms markieren und mithilfe der drei Kontextregister Diagrammtools ausgestalten und nachbearbeiten. Diagrammtitel Zeichnungsfläche Datenreihe Legende Achsenbeschriftung Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 10

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Listen und Statistik – Tabellenfunktionen Excel hilft beim Verwalten von Listen: Befindet sich der Zellzeiger in einer zusammenhängenden Liste, so erkennt Excel deren Bereich und erlaubt es, die Liste unabhängig von anderen Bereichen zu sortieren, zu filtern oder auszuwerten. § Listen enthalten pro Zeile einen Datensatz. Gleiche Felder Datensätze stehen in der gleichen Spalte. Die erste Zeile enthält meist die Feldnamen. § Sortieren: Datensätze nach einem Feldinhalt gruppieren und in alphabetische oder numerische Reihenfolge bringen. § Filtern: Elemente der Liste heraussuchen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen. § Teilergebnisse: Zählen, wie viele Kunden aus welchem Ort kommen oder Umsätze getrennt nach Orten aufaddieren. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 11

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Kleines Word-Wörterbuch Schnellstartleiste, erweiterbar durch Benutzer Word-Fenster minimieren / maximieren, schließen Register der Multifunktionsleiste Schaltfläche Office Hilfe Multifunktionsleiste Start Ein- / Ausschalter für Lineale Bildlaufleisten Blättern Statusleiste Ansicht Zoom Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 12

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Die Sache mit der Maus Einfaches Anklicken des Registers wählt die entsprechende Multifunktionsleiste. Viele Objekte auf dem Bildschirm besitzen ein Kontextmenü, das auf Rechtsklick eingeblendet wird. Wen die zusätzliche Minisymbolleiste zu oft stört, der kann sie in den Word-Optionen auch ausschalten. Nach Auswahl einer Leiste kann man mit dem Mausrad durch die Register scrollen, z. B. um einen Befehl zu suchen. Ein Doppelklick schließt die Multifunktionsleiste. Von jetzt an wird sie auf Anforderung einund gleich wieder ausgeblendet. Einige Schaltflächen der Multifunktionsleiste öffnen einen ganzen Katalog mit Formatierungsvorschlägen. Durch Ziehen an der Unterkante lässt sich die Auswahl verkleinern und die Übersicht oft verbessern. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 13

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Rund um die Multifunktionsleiste Zu jeder Registerkarte (Start, Seitenlayout, …) gehört eine Multifunktionsleiste. Entwicklertools erscheint nur, wenn in den Optionen freigegeben. Beim Anklicken mancher Objekte erscheinen im Fensterrahmen spezielle Kontextregister. Die Multifunktionsleiste ist in Befehlsgruppen gegliedert. Bei Platzmangel werden nur die Gruppen angezeigt. Über Schaltflächen zeigt der Mauszeiger den Befehlsnamen und eine kurze Hilfe. Pfeile öffnen Befehl- oder Auswahlmenüs. In vielen Gruppen gibt es einen Dialog zum Feintuning. So klappt die Verständigung: Register | Gruppe | Befehl Start | Schriftfarbe Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 14

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Textgliederung und -bearbeitung Word hält Werkzeuge bereit, um unterschiedliche Teile eines Textes zu verwalten und zu bearbeiten. § korrigieren, suchen, ersetzen § Schriftart, Schriftgröße, Farbe festlegen § formatieren (fett, kursiv, unterstrichen) § hochstellen, tiefstellen, verzieren (Initial) Zeichen § markieren (Doppelklick), umstellen § Textbausteine einfügen § Textmarken setzen, Hyperlinks anspringen § Rechtschreibprüfung Wort § markieren (im Rand), verschieben, Zeichen formatieren § Umbruch § Rahmen, Hintergrund § Bilder positionieren § Umbruch § Seitennummerierung Zeile Satz Spalte Absatz Seite Abschnitt Buch § markieren (Strg+Klick) § umstellen, formatieren, markern § Grammatikprüfung § markieren (Dreifachklick), sortieren § Ausrichtung (Blocksatz), Einzüge, Rahmen § Tabulatoren, Tabellen, Rahmen § Zeilen- und Absatzabstand § Nummerierung, Gliederung § Seitenaufbau, Hoch-/Querformat § Kopfzeile, Fußzeile § Spaltensatz § Zeilennummerierung § Kapitelnummerierung § Inhaltsverzeichnis, Index § Layout Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 15

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Design für Faule 1. Geben Sie zunächst einfach nur den Text ein – ohne jede Formatierung: 3. Ersetzen Sie Standard-Formatvorlagensatz durch einen passenderen: 2. Weisen Sie den Absätzen des Textes statt Schriftarten Formatvorlagen zu: 4. Experimentieren Sie mit anderen Farben und Schriftarten: Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 16

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Sonderzeichen – Absatzformat und Texteinzug § Nicht druckbare Sonderzeichen zeigen die Gliederung eines Textes in Zeilen und Absätze. Zeilenschaltung + Absatzschaltung § Formatbefehle der Gruppe Absatz sind Zentrieren, Zeilenabstand, Texteinzug usw. Sie beziehen sich immer auf den gesamten Absatz, in dem sich der Zellzeiger/die Markierung gerade befindet. § Texteinzüge lassen sich auch durch Verschieben der „Reiter“ im Lineal verändern. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 17

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Anhaltspunkte – Absatzformat Tabulatoren § Tabstopps sind Positionen innerhalb einer Zeile, die mit der Taste Tab angesprungen werden können. § Der Abstand der Standard-Tabstopps beträgt 1, 25 cm. § Der Text wird automatisch an diesen Positionen ausgerichtet. Formen Individuelle Tabstopps § Die Form wird mit einem Klick im Tabulatorfeld des Lineals eingestellt. linksbündig zentriert rechtsbündig dezimal verschieben § Ein Klick auf das Lineal setzt den Tabulator auf die Position. § Verschieben im Lineal und Löschen/ entfernen erfolgt mit der Maus. entfernen Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 18

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Die Power von Power. Point § Power. Point ist das Präsentationsprogramm im Microsoft Office. Es macht aus einem trockenen Referat einen lebendigen Vortrag. Die Folge der Register entspricht dem Ablauf der Arbeit: § Einfügen von Inhalten, § Gestaltung eines optischen Entwurfs, § Animation des Ablaufs, § Erproben und Vorführen der Bildschirmpräsentation. § Power. Point hilft bei der Gliederung und erleichtert spätere Anpassung und Umstellung eines Vortrags. § Es unterstützt den Vortragenden bei der Visualisierung seiner Inhalte und erleichtert dem Zuhörer die Konzentration. Das Power. Point-Fenster ist dreigeteilt: § Im Hauptfenster wird die Folie erstellt. § Links kann man die Gliederung verändern. § Unten notiert man Notizen für den mündlichen Vortrag. Schnelle Vorschau Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach Zoom | Folie 19

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Aller Anfang ist leicht § Geben Sie Ihrer Präsentation einen flotten Titel und einen sachlichen Untertitel. § Wählen Sie für jede neue Folie ein Layout, das zum Inhalt passt, z. B. : eine Aufzählung, einen Vergleich oder ein Bild mit Bildunterschrift. § Formulieren Sie zunächst nur die Texte. Für die Gestaltung stellt Power. Point später eine Reihe professioneller Designs bereit. § Notieren Sie sich bei jeder Folie gleich die Details, die Sie mündlich vortragen wollen. Unter Office-Menü | Drucken können Sie sich eine Notizenseiten-Version der Folie ausdrucken. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 20

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Die Kunst der Verknappung Lesen Sie keine Folien vor, sondern konzipieren Sie Folien als Konzentrat. Entscheiden Sie sich bei jeder Aufzählung für eine der folgenden Möglichkeiten: Mischen Sie innerhalb einer Aufzählung nicht: Aufzählung von ganzen Sätzen: … von Stichpunkten (Verbalstil): Ratschläge für einen schlechten Redner (nach Tucholsky): Der Redner sollte versuchen, § Fang nie mit dem Anfang an, § beim Vortrag nicht die sondern immer drei Meilen vor dem Anfang. Eine Rede besteht aus Leinwand, sondern seine Zuhörer anzusehen, § Jeder Zuhörer kann sich mühelos § klar und deutlich zu § Achte nicht auf die Wellen, die aus § seine Zuhörer nicht zu zehn verschiedene Zahlen behalten. dem Publikum zu dir zurückkommen. Tipp: Die vollautomatisch vergebenen Aufzählungspunkte können Sie unter Start | Absatz ausschalten. Den Absatzeinzug mit hängender erster Zeile können Sie im Lineal korrigieren: … von Gegenständen (Nominalstil): artikulieren, § einer kurzen Einleitung, § einem oder mehreren Hauptteilen, § dem Schluss. überreden, sondern ihnen Zeit zum Denken zu lassen. Tipp: Die mitunter lästige automatische Großschreibung am Anfang von Aufzählungspunkten lässt sich im Office-Menü unter Power. Point-Optionen | Dokumentprüfung | Auto. Korrektur-Optionen abschalten. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 21

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Ein Bild sagt mehr… Nicht jede Folie braucht eine Illustration. Wenn Sie aber eine Folie illustrieren, dann sollte die Illustration einen zusätzlichen Aspekt liefern. Nachteile Vorteile Leichter Einstieg Mehr Mühe Mehr Technik Illustrieren Sie die Problematik der Entscheidung… Einfügen | Clipart auf Office Online | Suchen nach „Entscheidung“ Roter Faden Sicherer Erfolg … oder verpacken Sie Ihre Sicht der Situation in eine symbolische Darstellung. Einfügen | Smart. Art | Beziehung | Balance Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 22

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Design oder Nichtsein Wenn der Text steht, wählen Sie im Register Entwurf einheitliches Design für die Präsentation. Es sollte zu Ihnen passen und dem Thema, dem Anlass und dem Publikum gerecht werden. Fortgeschrittene Benutzer können einheitliches Design ihrer Folienserie auch dadurch erreichen, dass sie § individuell gestaltete Folien duplizieren oder § Folien aus anderen Präsentationen wiederverwenden. § neue Designs von Grund auf entwickeln (Aufbau, Schriftart, Hintergrund, Logo, Fußzeile, …) und als Folienmaster in die Serie einfügen. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 23

© 2007 Cornelsen Verlag, Berlin. Alle Rechte vorbehalten. Alles fließt Zum Schluss können Sie versuchen, Ihre Folien dezent zu animieren. Sie sollten dabei keinesfalls zu dick auftragen. Grelle Effekte lenken vom Inhalt ab und stören beim Vortragen. Folienübergänge § Am einfachsten ist es, wenn Sie im Register Animationen einen passenden Folienübergang auswählen und für alle Folien übernehmen. Einzelne Folienelemente animieren § Auf einigen Folien mag es sinnvoll sein, nicht alle Elemente sofort zu zeigen, sondern erst parallel zum Vortrag einzublenden. § Markieren Sie Elemente, die später erscheinen sollen und legen Sie unter Animationen | Benutzerdefinierte Animation fest, wann und wie sie eingeblendet werden (in der Regel: Starten: Beim Klicken). § Bei Aufzählungen können Sie jeden Punkt zeitgesteuert oder auf Klicken einzeln erscheinen lassen. § Sollen mehrere Elemente zusammen eingeblendet werden (z. B. ein Textfeld und die dazugehörige Illustration), so wählen Sie beim ersten Element Beim Klicken und bei den anderen Elementen Mit Vorheriger. Office 2007 im Überblick | Autoren: Manfred Scharffe und Reinhard Atzbach | Folie 24