20 10 UNIVERSITE DE PARIS SUD 11 SIFAC

20 10 UNIVERSITE DE PARIS SUD 11 ~ SIFAC SIFA PRESENTATION SIFAC

INTRODUCTION SIFAC c’est : SYSTEME D’INFORMATION FINANCIER ANALYTIQUE ET COMPTABLE UP 11 fait partie de la vague 2010 SIFA Un groupe de travail composé de : * 17 établissements * AMUE * Steria et Accenture Ils ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC 2

LES MODULES SAP SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. MM Gestion des achats FM Comptabilité budgétaire SD CO Administration des ventes Contrôle de gestion FI PP Gestion des flux logistiques SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée TV Gestion des frais de mission AM PM Gestion des usines Comptabilité générale Gestion des immobilisations HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet SIFA Gestion de la production LE Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur. SIFAC 3

POURQUOI ? L’université a besoin : • De moderniser et de fiabiliser sa gestion afin de certifier ses comptes. Pour cela des commissaires aux comptes ont été nommés. • De calculer ses coûts en terme de formation, de recherche et d’infrastructure par une comptabilité analytique. En la matière c’est le contrôle de gestion qui gère la comptabilité analytique de l’UP 11. SIFAC 4

LES NOTIONS SIFA Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante. Il est unique pour l’établissement. Il est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : la M 9 -3. L’organisation d’achat : correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes. Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis. Les centres financiers : Unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est exécuté. C’est un niveau de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire. Ils sont organisés en hiérarchie (4 niveaux hiérarchiques utilisés). Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux. Centre de profit : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure à la responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées. SIFAC 5

LA STRUCTURE DE L’UNIVERSITE UP 11 NIVEAU 1 PERIMETRE FINANCIER ORGANISATION D’ACHAT PERIMETRE ANALYTIQUE SOCIETES 9990 Budget Général 4510 Campus 4540 SAIC 4530 FONDATION NIVEAU 2 NIVEAU 4 FORMATION 01 RECHERCHE 02 BUDGET ANNEXE - SACD 454, 451 SUPPORT (logistique, administration…) 03 LABORATOIRES et SERVICES SIFA NIVEAU 3 UNITES BUDGETAIRES 900, 901, 902, 903, 910, 920, 930, 940, 950, 960, 970, 980, 990 SIFAC 6

NOTION DE MANDANT SIFA § Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique. C’est le premier élément à renseigner lors de la connexion à SIFAC. * 500 production ou 310 pré-production * nom utilisateur * mot de passe § Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en oeuvre trois types de données : – Les données structurantes de paramétrage (société, périmètre financier, organisation d’achat, division) – Les données de base (référentiel : fournisseur, client, compte générale, centre de coût, centre de profit…) – Les données de transaction (pièces : budgétaire, OM, commande …) SIFAC 7

LES AXES D’IMPUTATION § Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, mission, etc. ) seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques. § Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres : – 5 axes budgétaires – 1 axe de comptabilité générale – 4 axes analytiques SIFA § Tous ces axes ne sont pas à saisir (processus des dérivations) SIFAC 8

AXES BUDGETAIRES Trois axes obligatoires : * Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et en centres de responsabilité. * Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptables (FI). * Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sousdestinations LOLF). SIFA Deux axes optionnels : * Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds. * Programme de financement : permet de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. SIFAC 9

AXE COMPTABLE ET AXES ANALYTIQUES L’axe comptable Il représente la nomenclature M 9. 3 pour l’Université Paris Sud. Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Les 4 axes analytiques SIFA * La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2. * Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts. * Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit) Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé. * L’e. OTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération. Le résultat analytique de l’e. OTP peut être calculé. SIFAC 10