2 PREDAVANJE ORGANIZACIJA KAO PRAKTINA DISCIPLINA Znaenje organizacije

2. PREDAVANJE

ORGANIZACIJA KAO PRAKTIČNA DISCIPLINA Značenje organizacije - značenje organizacije nije ograničeno samo na gospodarsku djelatnost, već na cjelokupnu čovjekovu radnu aktivnost. - organizacija omogućuje realizaciju najsloženijih zadaća. - ona proširuje opseg čovjekove individualne snage jer od nje stvara društvenu snagu. - značenje organizacije proizlazi i iz prirode čovjeka kao društvenog bića. - organizacija je potrebna svuda, uvijek i svima. - organizacija ima i negativnu stranu, ako je silom nametnuta čovjeku.

- organizacija započinje sa pojavom čovjeka. - čovjek ne može bez organizacije. - čovjek je bio uvijek upućen na organizaciju. Značenje organizacije nije ograničeno samo na čovjekovu privrednu djelatnost, nego i na njegovu cjelokupnu radnu i životnu aktivnost. Organizacija omogućava realiziranje mnogih ciljeva koje čovjek ne bi mogao realizirati sam. Organizacija pomaže da se ciljevi kao takvi ostvare brže, ekonomičnije, kvalitetnije i racionalnije. Organizacija omogućava realizaciju najsloženijih zadataka, proširuje opseg čovjekove individualne snage, stvarajući tako društvenu snagu. Ona ubrzava proces ostvarivanja zadataka, skraćuje vrijeme potrebno za njegovo izvršenje, te smanjuje radne i materijalne utroške potrebne za ostvarivanje istog rezultata.

Organizacija međutim ima i svoju negativnu stranu. Ona u određenoj mjeri sputava čovjeka, te ga dovodi u podređeni položaj jer mu ponekad nameće zadatke koji nisu u skladu sa njegovim fizičkim i psihičkim sposobnostima, ili se protive njegovu poimanju rada. Preuska specijalizacija radnog područja jednostrano opterećuje ljudski organizam, oštećuje ga fizički i umno. U takvim i sličnim organizacijama čovjek se često mora sputavati u izricanju svojih stavova, jer oni nisu u suglasnosti sa pravilima organizacije, odnosno stavovima i interesima većine u organizaciji.

Organizacijski ciljevi Svrha – razlog za nešto može postati dokučivo određivanjem i postizanjem ciljeva, ono čemu se teži, što se želi postići. Cilj – svaki cilj mora proizlaziti iz neke svrhe. Magyar kod proučavanja ciljeva govori o njima kao o: - o unaprijed stvorenoj predodžbi (zamisli) o stanju kojem treba težiti, - o namjeri i volji da se pokrenu akcije, - o duhovno spoznatoj i prihvaćenoj vrijednosti objekta postavljenog ciljem, - o nagovještaju smjera kojim treba ići, te o podacima o stanju koje želimo postići, ili o već prijeđenom putu. Prema Magyaru hijerarhija ciljeva izgleda na slijedeći način: 1. Vrhovni ciljevi čine vrh piramide i podređeni su svrsi. Možemo ih i definirati kao temeljne političke ciljeve poduzeća.

2. Glavni ciljevi su vrlo važni ciljevi i obuhvaćaju niz podređenih ciljeva. 3. Međuciljevi sadrže tri cilja, gornji donji, pa su na taj način zaista međuciljevi. 4. Pojedini dijelovi cilja – etapni ciljevi. Ciljevi sustava - nijedan sustav bez cilja nije pravi sustav. Postojanje cilja, odnosno ciljeva jedno je od temeljnih obilježja svakog sustava. Osnovni ciljevi svakog sustava su: 1. Kontinuitet funkcioniranja sustava u svrhu osiguranja opstanka. 2. Povećanje djelotvornosti funkcioniranja u svrhu olakšanja opstanka. 3. Kontinuitet povećanja djelotvornosti i funkcioniranja u svrhu progresa.

Ciljevi organizacije rada - usko su povezani sa ciljevima poduzeća. Mogu biti: 1. Opći – povećanje proizvodnosti rada i opće povećanje djelotvornosti poslovanja poduzeća usklađivanjem svih čimbenika proizvodnje. 2. Posebni – predstavljaju efikasno rješavanje pojedinih organizacijskih problema. 3. Jednostavni 4. Složeni 5. Trajni 6. Privremeni Pravilno definirani ciljevi - jasni, - ostvarivi, - pravilno odabrani. Ciljevi organizacije rada su u najužoj vezi s ciljevima poduzeća. Optimalna organizacija rada je ona koja osigurava ostvarivanje ciljeva poduzeća: ekonomičnost i rentabilnost.

Ciljevi gospodarske organizacije (trgovačkog društva, poduzeća) - maksimiziranje profita, - maksimiziranje prodaje (realizacije, cjelokupnog prihoda), - postizanje zadovoljavajuće razine profita, - postizanje željenog ciljnog tržišnog udjela, - preživljavanje firme, - očuvanje fluktuacije radnika, - stabilnost zarada, - zadovoljstvo zaposlenih. U svezi utvrđivanja ciljeva oni ovdje moraju utvrditi slijedeće: - definirati početnu točku, ili postojeće stanje, - utvrditi konačnu točku, - naznačiti vrijeme u kojem se konačna točka želi dohvatiti.

Načela (principi) organizacije i organizacije rada - Organizaciju karakterizira to što nikada ne postavlja načela (promjene). - Međutim organizacija treba upravljati određenim općim načelima. - Načela se ne smiju u praktičnom radu šablonski i nekritički primijeniti. Organizator se u svom radu treba pridržavati određenih organizacijskih načela, kod njene izgradnje, održavanja i razvoja. Pridržavajući se takvih načela lakše se postiže cilj i određene prednosti. Načela organizacije su zapravo temelji na kojima ona počiva.

1. 2. 3. 4. 5. Praktična ili opća načela (principi) organizacije: Načelo uklanjanja štetnih razmaka i hodova (tehnološki proces se treba odvijati neprekidno, između pojedinih operacija niti vremenski niti prostorno ne smije biti praznih hodova). Načelo predviđanja (unaprijed je potrebno utvrditi sve faktore koji bi u budućnosti mogli utjecati na tok poslovnog procesa u poduzeću. Također je potrebno predvidjeti i sve faktore koji su u vezi sa poslovnim procesom). Načelo pripremanja (u uskoj je vezi sa načelom predviđanja. Odnosi se na pripremu tehničkih i drugih predradnji u svezi sa faktorima proizvodnje – mjere sigurnosti, istraživanje tržišta, pripremanje dokumentacije i rokova, osposobljavanje radnika za posao…). Uspješna priprema predstavlja pripremu koja je obavljena na vrijeme. Načelo ujednačavanja (poslovni proces bi u svim svojim dijelovima trebao biti sastavljen od što ujednačenijih elemenata). Načelo spajanja jednakih elemenata ili jednakih procesa (podrazumijeva spajanje dva, ili više jednakih elemenata, ili procesa prostorno i vremenski. Primjenom ovog načela olakšava se primjena automatizacije i mehanizacije u svrhu povećanja proizvodnosti, ekonomičnosti i rentabilnosti).

Prema Sikavici i Novaku najvažnija načela organizacije su: 1. Načelo podjele rada i specijalizacije – kako bi poslovna organizacija poslovala efikasnije i racionalnije mora svoj zadatak rasčlaniti sve do elementarnih dijelova – radnih mjesta. Provođenje smišljene podjele rada donosi višestruke učinke: povećava se radni učinak pojedinaca, ili skupina radnika, organizacijskih dijelova, realnije se mogu planirati i pratiti rezultati njihova rada i sl. 2. Načelo povezivanja činitelja proizvodnje – predstavlja sve radnje, njihovo međusobno usklađivanje, te usklađivanje svih činitelja unutar svake radnje pojedinačno. 3. Načelo koordinacije – njime se uspostavljaju određene veze i odnosi između i unutar činitelja poduzeća. Kako bi se zadaci uspješno izvršavali potrebno je koordinirati rad svih elemenata koji su angažirani u realizaciji zadataka. Koordinacijsku ulogu preuzimaju uglavnom rukovoditelji.

4. Načelo dobrovoljnog uključivanja u organizaciju – u oblikovanju organizacije, naravno u skladu sa uvjetima i mogućnostima, trebalo bi osmisliti takva rješenja koja osiguravaju što viši stupanj dobrovoljnog uključivanja jer se tada postiže najviši stupanj međusobnog djelovanja poduzeća i interesa zaposlenih. a) b) c) d) e) f) Suvremena organizacija rada temelji se na spoznajama o društveno ekonomskim pojavama koje se obično koriste u provedbi organizacije. Te spoznaje neki autori nazivaju osnovama organizacije. U osnove organizacije ubrajaju se: Podjela rada Specijalizacija Kooperacija Tipizacija Normizacija (standardizacija) Mehanizacija

g) Automatizacija h) Centralizacija i decentralizacija i) Autoritet j) Odgovornost k) Disciplina Kooperacija – viši stupanj organizacije, postiže se ekonomičnije korištenje sredstava za rad, poboljšana kvaliteta proizvoda, viša proizvodnost, ekonomičnost i rentabilnost, povećan obujam proizvodnje, specijalizacija, normizacija, ušteda u investicijama. Tipizacija – putem tipizacije se proizvodnja ograničava na određeni broj reprezentanata. Takvi reprezentanti svojim svojstvima zadovoljavaju određeni raspon, ili područje potreba. Tipizacija počiva na sličnosti proizvoda za uporabu, a u biti predstavlja redukciju prevelike raznolikosti među proizvodima od kojih nema koristi. Za uspješno i neprestano provođenje tipizacije nužna je dobra tehnička dokumentacija.

Normizacija (standardizacija) - STANDARD (engl. uzorak) je javnosti dostupan dokument nastao na osnovu suglasnosti (koncenzusa) svih zainteresiranih, a sadrži rezultate postupka standardizacije. Standard (norma) je rezultat standardizacije (normizacije) u nekom području, a mora biti priznat od neke priznate organizacije. Mehanizacija – predstavlja zamjenu čovjekova rada (mišićima) strojevima. Stupnjevi mehanizacije su: - mala mehanizacija (zamjena ručnih operacija jednostavnim sredstvima za rad), - djelomična mehanizacija (mehanizira se jedan dio procesa rada, a drugi se obavlja i dalje ručno), - kompleksna mehanizacija (podrazumijeva mehanizaciju svih operacija).

Ciljevi i posljedice mehanizacije: - oslobađanje čovjeka od teškoga fizičkoga rada, - oslobađanje čovjeka od rada štetnoga po zdravlje, - povećanje proizvodnosti rada, - poboljšanje kvalitete proizvoda. Automatizacija i robotizacija – viša faza mehanizacije, a sastoji se u uvođenju sustava automatskih strojeva i uređaja, odnosno robota. Oni na čovjekovu inicijativu, i samo pod njegovom kontrolom, ili čak samostalno, obavljaju niz unaprijed pripremljenih procesa i samostalno reguliraju i kontroliraju procese i operacije. U suvremenoj automatizaciji naročitu ulogu ima razvoj elektronike. Za široku primjenu automatizacije potrebno je ispuniti čitav niz tehničkih, tehnoloških, organizacijskih i ekonomskih uvjeta: stabilnost procesa proizvodnje, široko tržište, visok stupanj razvoja proizvodnih snaga, velika financijska sredstva, specijalizacija i simplifikacija.

U okviru automatizacije razlikujemo 2 stupnja: a) djelomična automatizacija (pojedine su operacije automatizirane, a ostale su operacije na razini mehaniziranog, ili ručnog rada), b) kompleksna automatizacija (sve operacije su automatizirane) Centralizacija i decentralizacija – centralizacija predstavlja usredotočenje poslova na nekom središnjem mjestu (odlučivanje, upravljanje, reguliranje). Centralizirati se može svaka poslovna funkcija. Decentralizaciju je potrebno promatrati kao prenošenje formalnih prava na odlučivanje i poslovođenje sa viših na niže organizacijske razine, ali isto tako i odgovornosti. Decentralizaciju ne treba shvatiti kao cilj organizacije, već kao način da se bolje i uspješnije ostvare postavljeni ciljevi.

Autoritet – osobe koje su pri vrhu organizacijske piramide imaju više autoriteta od onih osoba koje su u sredini, ili pri dnu organizacijske piramide. Autoritet u organizacijskom smislu podrazumijeva ovlaštenje zahtijevanja obavljanja određenih pojedinačnih zadataka koji su nužni za ostvarenje cjelokupnog zadatka. Autoritet može biti: Linijski - odnos u organizaciji u kojem nadređeni direktno nadgleda podređenog - ”lanac zapovijedanja” ili “skalarni lanac”. Štabni - imaju štabni organi u štabno - linijskoj strukturi rukovođenja - štabni organi daju preporuke i sugestije linijskom rukovodstvu. Funkcionalni - autoritet koji linijsko rukovodstvo prenosi na štab na nekim područjima djelatnosti, npr. kontrola u organizaciji.

Autoritet managera može biti: - osobni (stvara se izražavanjem značajki osobe kao takve – fizičke značajke, inteligencija, moral…). - stručni (opće obrazovanje, stručno obrazovanje, iskustvo…). - položajni (stječe se i gubi položajem, privremen je i relativan). Odgovornost – odgovornost je obveza pojedinca, člana organizacije za izvršenje određenog zadatka. “Odgovornost je osjećanje poštovanja posljedica”. Decentralizacija rukovođenja je u najužoj svezi s delegiranjem autoriteta i odgovornosti. U procesu delegiranja mogu se javiti i određene poteškoće: - zapreke koje se odnose na nadređene (nadređeni misle da svaki posao mogu odraditi bolje od drugih; pomanjkanje komunikacije između nadređenih i podređenih; pomanjkanje povjerenja u suradnike i sl. ). - zapreke koje se odnose na podređene (strah od pogreške; pomanjkanje samopouzdanja; nemotiviranost i sl. ). - zapreke koje se odnose na organizaciju (nespremnost delegiranja poslova od strane managera. ).

Otklanjanje zapreka u delegiranju može se riješiti: - razvijanjem komunikacija između nadređenih i podređenih, - načelom komunikacije - razviti ravnotežu između količine autoriteta i odgovornosti, - razvijanjem poticaja za dodatnu odgovornost. Odgovornost najčešće obuhvaća: odgovornost za pravilno obavljanje posla, odgovornost za sredstva za rad i pojedincu povjerene vrijednosti, odgovornost za proces rada i sigurnost drugih, odgovornost za obavljanje službe od općeg značenja. Prema prirodi sankcija koje se protiv pojedinca mogu poduzimati razlikuju se sljedeće vrste i oblici odgovornosti: - Materijalna, - Disciplinska, - Moralna, - Kaznena, - Administrativna.

Disciplina – uvjet za normalan život i upravljanje organizacijom. Razlikujemo sljedeće discipline: - Planska disciplina (izražava se u obavljanju planom predviđenih zadataka, postizanju planiranih učinaka, održavanju planom predviđenih rokova i količina i sl. Planska disciplina je potrebnija ako je poduzeće složenije, te se radi na višoj tehnološkoj razini). - Tehnološka disciplina (podrazumijeva održavanje tehnološkog procesa u onom planu u kojem je on koncipiran, projektiran i postavljen – pridržavanje tehnoloških propisa, upute o redoslijedu i broju operacija, propisi o održavanju optmalnih režima rada i sl. ). - Organizacijska disciplina (sastoji se u održavanju postojeće organizacije poduzeća, pridržavanje određene organizacijske strukture, puteva komuniciranja, uporabe i korištenja propisanih organizacijskih sredstava). - Radna disciplina (sinteza svih oblika discipline, sastoji se u svjesnom i savjesnom ispunjavanju svih radnih dužnosti – dolazak redovito na posao, pristupanje poslu pažnjom dobrog gospodarstvenika i sl. ).

Vrste organiziranja Pod vrstama organiziranja razumijevaju se različiti pristupi u organiziranju. Organiziranje se može obaviti na različite načine, u različitim područjima i kroz različito vrijeme. a) b) c) d) e) Najznačajnije vrste organiziranja: Prema opsegu - potpuno i djelomično. Prema načinu na koji se provodi - individualno i shematsko. Prema koncepciji rukovođenja i upravljanja - centralizirano i decentralizirano. Prema trajanju rada u organizaciji - jednokratno i postupno. S obzirom na postojanje organizacije - organizacija i reorganizacija. U praksi je moguće istovremeno kombiniranje upotrebe više organizacija.

Vrste organiziranja prema opsegu: 1. Potpuno - ona organizacija koja se odnosi na cjelokupno poslovanje, upotrebljava se u poduzećima koja se nalaze u osnivanju kada treba potpuno izgraditi organizaciju, ili kod onih poduzeća koja provode veliku rekonstrukciju i modernizaciju. Za potpunu organizaciju je bitno da proces izgradnje ide od ukupne organizacije i usklađivanja pojedinačnih elemenata sa ukupnom organizacijom, a ne da ide od pojedinih organizacijskih dijelova. 2. Djelomično – susreće se u onim poduzećima koja provode manje organizacijske promjene, promjene na ograničenom području. Kod takve organizacije nije potrebno mijenjati i kritički istraživati cijelu organizaciju. Ovdje se zapravo radi o manjim promjenama, međutim ipak im je potrebno pažljivo prilaziti kako se ne bi stvorili noi dodatni problemi.

Vrste organiziranja prema načinu na koji se provode: 1. Individualno (specifično) organiziranje – organizacijski problemima pristupa na individualan način. Uspjeh ove organizacije biti će potpun ako bude držala korak sa razvojem, te ako bude usvajala samo one promjene koje vode poboljšanjima. 2. Shematsko organiziranje – organizacijske promjene i organizacijski zahvati se vrše prema unaprijed utvrđenim shemama. Na taj način se eliminiraju subjektivni utjecaji pojedinaca makar to bili rukovodeći ljudi. Ovakva vrsta organizacije upotrebljava se obično u poduzećima koja žele da svi njegovi pogoni i dijelovi rade prema istim načelima (obično u divizijskim strukturama). Ovakva vrsta organizacije uglavnom se upotrebljava kod tehničkih servisa.

Vrste organiziranja prema koncepciji rukovođenja: 1. Centralizacija – označava takvu vrstu organizacije kojom se rukovođenje i upravljanje nekim poslom, ili čitavim poduzećem usredotočuje na vrhu hijerarhijske organizacijske strukture. Svako mjesto na takvoj ljestvici ima točno utvrđene zadatke, a niža su mjesta podređena višim. 2. Decentralizacija – upravljanje i rukovođenje se prenosi sa centralnih naniže organe. Niži organi imaju veću, ili manju samostalnost. U suvremenom svijetu praktički nema poduzeća za koje bi se moglo tvrditi kako je dosljedno u potpunosti centralizirano, ili decentralizirano.

Vrste organiziranja prema trajanju rada u organizaciji: Jednokratna organizacija – susreće se obično prilikom rješavanja pojedinih organizacijskih problema, ili funkcija. Ona rješava probleme na ograničenom području u relativno kratkom roku. Jednokratna organizacija donosi koristi samo ako je u skladu sa dugoročnim planom razvoja poduzeća. Postupna organizacija – upotrebljava se u pravilu kod većih organizacijskih zahvata. Ovakva organizacija zapravo pretpostavlja provođenje dugoročnih organizacijskih promjena prema unaprijed utvrđenoj koncepciji koja se realizira većim brojem sinhroniziranih jednokratnih organizacijskih postupaka. Jednokratna i postupna organizacija vrlo su slične djelomičnoj i potpunoj organizaciji. Djelomična organizacija se provodi jednokratno, dok se potpuna organizacija provodi postupno. Djelomična i potpuna organizacija se odnose na prostornu obuhvatnost, a jednokratna i postupna na vremensku obuhvatnost.

Vrste organiziranja s obzirom na postojanje organizacije: - jedina razlika između organizacije i reorganizacije je u tome što se reorganizacija odnosi na postojeće poduzeće, a organizacija na novoosnovano poduzeće.

Vrste organizacija Organizacije prema intenzitetu strukturiranja: Formalna organizacija - organizacija koja je propisana i službeno utvrđena, a nalazi se zapisana u organizacijskim sredstvima poduzeća. To je organizacija koja postoji “na papiru”. Ovdje su precizno razgraničene funkcije, utvrđena prava, koordinacija i kontrola. Ona predstavlja objektivnu, stvarnu organizacijsku strukturu. Neformalna organizacija – sastoji se od većeg, ili manjeg broja neformalnih grupa. Ona zapravo predstavlja sustav osobnih i društvenih odnosa koji se razvijaju između ljudi unutar formalne strukture. Neformalne grupe počivaju na zajedničkim vrijednostima, normama, ponašanjima i metodama djelovanja.

Organizacije prema odnosu pojedinca i organizacije (u odnosu na emotivnu svrstanost pojedinca): Primarne – podrazumijevaju potpunu emotivnu uključenost pojedinca u organizaciju. Sekundarne – podrazumijevaju intelektualnu, racionalnu, ili ugovornu uključenost pojedinca u organizaciju.

Organizacije u odnosu na ciljeve osnivanja: Uslužne organizacije - dobrotvorne organizacije, javne škole, parkovi, ZOO vrtovi, auto ceste. Ekonomske (gospodarske) – poduzeća. Vjerske organizacije - crkve, sekte. Zaštitne organizacije - vojska, vatrogasci. Vladine organizacije - sud, država, lokalna uprava. Društvene organizacije - udruženja, klubovi. Jedna od čestih podjela organizacija u odnosu na ciljeve osnivanja je na profitne i neprofitne. Profitna organizacija je organizacija čiji je primarni cilj postizanje profita. Neprofitna organizacija je ona čiji cilj nije profit, nego nešto drugo.

Neprofitne se organizacije u odnosu na profitne razlikuju u slijedećem: - ne postoje mjerila uspješnosti izražena profitom, - porezi su diferencirani (različito se oporezuje profitna i neprofitna organizacija), - postoji tendencija ka uslužnim djelatnostima, - u poslovnoj politici ograničeni su ciljevi i strategije, - postoji ovisnost o novčanoj potpori, - dominiraju volonteri, - u metodama, sustavima i razinama upravljanja, - u većoj razini političkog utjecaja, - nemaju odgovarajuću (primjerenu) menadžersku kontrolu.