2 nd Meeting in Komunikasi Bisnis Meily Margaretha

2 nd Meeting in Komunikasi Bisnis – Meily Margaretha

MEMAHAMI KOMUNIKASI BISNIS

Introduction

COMMUNICATIONS-Did You Know? People remember: • – 10 percent of what • – 20 percent of what • – 30 percent of what • – 50 percent of what • – 80 percent of what • – 90 percent of what they they read hear see and hear say and do

COMMUNICATIONS-Did You Know? If you tell 100 people something without repetition: • – After 24 hours, 25 percent have forgotten it • – After 48 hours, 50 percent have forgotten it • – After 72 hours, 75 percent have forgotten it • – After one week, 96 percent have forgotten it

Communication skills are essential for – Job placement – Job performance – Career advancement – Success in the new world of work

WHAT DRIVES SUCCESS ? Sources of Success within the Financial Planning Industry • • • People & Communication Skills 3. 7 Referrals from Clients 3. 6 Educational Background 3. 3 Having 'Advance License‘ 3. 2 Keeping up with Continuing Education 3. 1 Specialization 2. 8 Sources: Financial Planning Conference-Singapore

Importance of Competencies in Hiring Rank/Order Factors/Skill Evaluated Decision 1 Oral Communication 2 Self-motivation 3 Problem Solving 4 Decision Making 5 Leadership 6 Human Relations 7 Teamwork 8 Work Experience 9 Time Management 10 Personal Appearance 11 Written Communication 12 Academic Performance 13 Creativity 14 Delegation 15 Multilingual ability

What is communication ? • Latin : “communicare” = bersama, memberi, mengambil bagian, meneruskan sehingga terjadi sesuatu yang umum (Bovee & Thill, 2003) • Definisi menurut Kamus: ‘Meliputi ungkapan-ungkapan seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar pikir, atau yang sejenisnya dengan tulisan/ucapan. ’

WHAT IS COMMUNICATION ? • Communication is broadly defined as an act or instance of transmitting (Bonnie D. Phillips, 1983 : 2). • Suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal maupun perilaku atau tindakan (Himstreet & Baty, 1990). • Proses pengiriman dan penerimaan pesan (Bovee, 1998).

What is communication ? • Komunikasi adalah pengiriman informasi dan makna dari satu individu ke individu atau kelompok lainnya.

KLASIFIKASI KOMUNIKASI (Machfoedz, 2005) 1. Komunikasi kelompok – kelompok besar/kecil, yang didalamnya setiap orang tetap pada identitas mereka masing.

2. Komunikasi Massa – Disampaikan kepada kelompok orang yang sangat besar melalui media massa.

Kegiatan komunikasi dapat dilakukan melalui media komunikasi : • Media nonelektronik/konvensional: Bahasa lisan, isyarat/tubuh, kertas (surat, koran, majalah, tabloid, dsb). • Media elektronik: TV, intercom, pager, internet, teleconference, video conference, telepon biasa, HP, dsb.

Menyampaikan Informasi Memberikan Persuasi Menghibur

Communication Process The transmittal of intended meaning to others. The implies that the speakers have a clear idea of the meaning they wish to convey and that the listeners interpret the message in such a way as to receive the intended meaning. Receiver Sender Message Channel

• • • Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan. Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan. Pengirim menyampaikan pesan. Penerima menerima pesan. Penerima menafsirkan pesan. Penerima memberi tanggapan & mengirim umpan balik kepada pengirim.

Pengirim Mempunyai gagasan Pengirim Mengubah ide menjadi pesan Pengirim Mengirim pesan Penerima Mengirim Ide pesan SALURAN & MEDIA Penerima Menafsirkan pesan Penerima Menerima pesan

? TRIVIA TIME ? • Bentuk kelompok • Setiap mahasiswa mengeluarkan kertas kosong • Setiap mahasiswa diminta menentukan akan menggambar apa saja • Dilarang menginformasikan gambar yang Anda pilih tersebut pada teman

BENTUK DASAR KOMUNIKASI 1. KOMUNIKASI VERBAL “ menyampaikan pesan bisnis kepada pihak lain secara tertulis (written) maupun lisan (oral) = DENGAN KATA-KATA

• Mempunyai struktur yang jelas & terorganisasi dgn baik. • Penerimaan pesannya melalui bacaan & pendengaran.

Berbagai Bentuk Komunikasi Verbal Menulis 9% Mendengar 45% Membaca 16% Berbicara 30%

2. KOMUNIKASI NON VERBAL “ tanpa kata-kata” ü Bahasa Isyarat ü Ekspresi Wajah ü Sandi ü Simbol-simbol ü Warna ü Intonasi Suara

• Komunikasi nonverbal: – Menunjukkan perasaan seseorang terhadap suatu situasi tertentu. – Mempunyai sifat yang kurang terstruktur, mengakibatkan komunikasi nonverbal sulit untuk dipahami. – Mempunyai pengaruh yang lebih besar bila dibandingkan dengan komunikasi verbal.

Tujuan Komunikasi Nonverbal: • Memberikan informasi. • Mengatur alur suatu percakapan. • Mengekspresikan emosi. • Memberi sifat, melengkapi, menantang, dan mengembangkan pesan-pesan verbal. • Mempengaruhi orang lain. • Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya: memberi contoh cara mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

Keunggulan komunikasi nonverbal: • Kesahihannya (reliability): tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yang disampaikan. • Dapat mendeteksi kecurangan dan menegaskan kejujuran orang lain. • Sifatnya efisien.

Tips for Improving Your Nonverbal Skills (Guffey & Babcock, 2008) • Establish and maintain eye contact. • Use posture to show interest. • Improve your decoding skills. • Probe for more information. • Avoid assigning nonverbal meanings out of context. • Associate with people from diverse cultures. • Observe yourself on videotape. • Enlist friends and family.

Kesalahpahaman Komunikasi u Masalah dalam mengembangkan u Masalah dalam pesan. menyampaikan menerima menafsirkan

Memperbaiki Komunikasi n n n Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi. Mempermudah upaya umpan balik antara pengirim & penerima pesan.

PENGARUH PEMBAGIAN PENGALAMAN TERHADAP PEMAHAMAN PESAN KOMUNIKASI (Machfoedz, 2005) • Sedikit pengalaman yang dapat dibagi • Perbedaan pemahaman maksud/arti • Tingkat pemahaman rendah • Pengalaman terbagi seimbang • Persamaan pemahaman maksud/arti • Tingkat pemahaman berimbang • Banyak pengalaman dapat dibagi • Maksud/arti dipahami dengan tepat • Tingkat pemahaman tinggi

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi : • Menyusun kata yang bermakna. • Dapat menciptakan suasana menjadi menarik dan menyenangkan. • Dapat mengajak audiens berperan aktif dalam diskusi. • Menata ruangan agar tetap segar dalam diskusi. • Memilih media komunikasi yang tepat.

KONTEKS KOMUNIKASI Dalam konteksnya, komunikasi dapat dipandang dari : • Komunikasi Bisnis (business communication) • Komunikasi Antarpribadi (interpersonal communication) • Komunikasi Lintas Budaya (intercultural/cross communication)

? TRIVIA TIME ? • Apakah perbedaan mendasar antara Komunikasi Bisnis, Komunikasi Antarpribadi, dan Komunikasi Lintas Budaya? ?

Contoh Komunikasi • Kasus 1: – “See you again. Take care please!” – “All right. Arigato and sayonara. ” • Kasus 2: – “Bro, g dah laper, mo mkn d mn nih? ” – “Di kantin bro, ntar lagi ye, he. . : )” • Kasus 3: – “Untuk yang tidak berkepentingan diharapkan tidak mengganggu jalannya rapat PT X!”

Komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik verbal maupun non verbal untuk mencapai tujuan tertentu.

Respon stakeholder meningkat Citra profesional meningkat Bahan promosi lebih jelas Pemecahan masalah lebih cepat Komunikasi Yang Efektif Hubungan bisnis lebih kuat Pengambilan keputusan lebih cepat Produktivitas lebih meningkat Arus kerja lebih mantap

KOMUNIKASI ANTARPRIBADI

PENGERTIAN • Komunikasi antarpribadi: Komunikasi yang dilakukan antara seseorang dengan orang lain dalam suatu masyarakat maupun organisasi (bisnis & nonbisnis), dengan menggunakan media komunikasi tertentu & bahasa yang mudah dipahami (informal) untuk mencapai suatu tujuan tertentu

Empat Hal Penting: a) b) c) d) Komunikasi dilakukan oleh dua orang atau lebih. Menggunakan media tertentu, misalnya telepon, telepon seluler, atau bertatap muka (face-to-face). Bahasa yang digunakan bersifat informal, dapat menggunakan bahasa daerah, bahasa pergaulan, atau bahasa campuran. Tujuan yang ingin dicapai dapat bersifat personal bila komunikasi terjadi dalam suatu masyarakat; & untuk pelaksanaan tugas pekerjaan bila komunikasi terjadi dalam suatu organisasi.

TUJUAN KOMUNIKASI ANTARPRIBADI • • • Menyampaikan informasi. Berbagi pengalaman. Menumbuhkan simpati. Melakukan kerjasama. Menceritakan kekecewaan atau kekesalan. Menumbuhkan motivasi.

KENDALA-KENDALA KOMUNIKASI ANTARPRIBADI l Bypassing: pemaknaan yang berbeda. l Kemampuan bahasa yang buruk & kemampuan mendengar yang buruk. l Gangguan emosional mengganggu proses pengiriman & penerimaan pesan. l Rintangan fisik & kondisi lingkungan.

MENDENGARKAN SEBAGAI KEAHLIAN ANTARPRIBADI Mendengarkan dengan aktif merupakan kegiatan mendengar yang dinamis & memerlukan konsentrasi penuh & utuh tanpa diinterupsi adanya gangguan dalam berkomunikasi

PERBEDAAN ANTARA MENDENGAR & MENDENGARKAN

SKALA TINGKAT PENGGUNAAN ENERGI MENDENGARKAN (Machfoedz, 2005) Memerlukan banyak energi Mendengarkan aktif/empatik Mendengarkan untuk analisis & evaluasi informasi Mendengarkan untuk mengingat isi pesan/informasi Mendengarkan untuk mengetahui isi informasi Mendengar Memerlukan energi Sedikit

Beberapa hal yang positif dari kebiasaan mendengar yang efektif • Pendengar yang baik akan disukai orang lain karena mereka dapat memuaskan kebutuhan dasar manusia untuk didengarkan. • Kinerja karyawan meningkat ketika pesan yang diterima tersebut dapat dimengerti dengan baik. • Feedback yang akurat akan berdampak positif pada prestasi kerja. • Manajer & karyawan akan terhindar dari munculnya kesalahpahaman dalam penyampaian pesan.

Tips for Becoming an Active Listener (Guffey & Babcock, 2008) • Stop talking. • Control your surroundings. • Establish a receptive mind-set. • Listen for main points. • Judge ideas, not appearances. • Hold your fire. • Take selective notes. • Provide feedback.

PERBEDAAN ANTARA KOMUNIKASI ANTARPRIBADI & KOMUNIKASI BISNIS Uraian Komunikasi Antarpribadi Komunikasi Bisnis v Orientasi/tujuan Kepentingan pribadi Kepentingan bisnis v Pokok bahasan Masalah pribadi Masalah bisnis v Bahasa yang digunakan Informal, bahasa campuran Formal, baku v Format penulisan Tidak standar, fleksibel Standar v Gaya penulisan Tidak standar Standar v Kertas surat yang digunakan Tanpa kop surat Dengan kop surat v Stempel/cap Tanpa stempel Dengan stempel v Contoh Surat keluarga Surat bisnis

Referensi & Bovee, C. L. & Thill, J. V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks: Jakarta. & Purwanto, D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga. & Machfoedz, M. (2004). Komunikasi Bisnis Modern untuk Mahasiswa & Profesi. BPFE: Yogyakarta. & Guffey, M. E. , Babcock, B. D. (2008). Essentials of business communication. Asian Edition Singapore: Cengage Learning