16 11 2017 DEWAN SENAT UTM Seksyen Pengurusan

16 -11 -2017 DEWAN SENAT UTM Seksyen Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari

BAJET PERAKAUNAN PEROLEHAN PEMBAYARAN

Perolehan Yang Cekap Apakah yang dikatakan Perolehan yang cekap? Perolehan satu proses untuk memperolehi input-input yang diperlukan dengan cekap pada kos yang menguntungkan untuk output berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Kualiti yang betul Harga yang betul. Tempat yang betul Sumber: 1 PP/PK 2. 2/2013 – Kaedah Perolehan Kerajaan Kuantiti yang betul Masa yang betul Pembekal yang betul 3

Gambarajah Punca Kuasa Urusan Perolehan 4 Bagaimana amalan yang patut diamalkan dalam urusan Perolehan Kerajaan 01 Akta Tatacara Kewangan & Akta Kontrak Kerajaan Punca Kuasa bagi Menteri Kewangan melaksanakan urusan-urusan berkaitan Perolehan Kerajaan serta penurunan kuasa kepada wakil-wakil yang diberi kuasa. Arahan Perbendahaaraan (Pindaan 2008) Perincian prosedur kewangan dan akaun dalam mengurus dana Kerajaan. 03 02 1 Pekeliling Perbendaharaan (1 PP) Mengkaji dari masa ke semasa untuk menambah baik, melaksana, memaklumkan, menjelaskan dan meminda dasar, tatacara, peraturan dan prosedur berkaitan pengurusan kewangan dan prosedur akaun termasuk mengenai hal-hal berkaitan perolehan. Pekeliling Pejabat Bendahari Bagi memastikan urusan Perolehan UTM dilaksanakan berdasarkan peraturan semasa, dan untuk tujuan kawalan dalaman. . 04

Pekeliling Perolehan Kerajaan Punca Kuasa, Prinsip dan Dasar Perolehan Kerajaan Perolehan Perkhidmatan Perunding Pentadbiran Kontrak Perolehan. Pengecualian Tatacara Perolehan. PK 1 PK 3. 1 PK 4 PK 7 PK 2 PK 3. 2 PK 5 PK 8 Kaedah Perolehan Kerajaan Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Perolehan Secara Elektronik Ketidakpatuhan Dalam Perolehan Kerajaan 5

Pekeliling Bendahari - Perolehan UTM Bil. 5 Tahun 2014 Tatacara Perolehan Universiti Bagi Aktiviti Yang Menggunakan Dana Penyelidikan Bil. 6 Tahun 2014 Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti Bil. 1 Tahun 2016 Meningkatkan Autoriti Had Limit Pembayaran Dan Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Bagi Aktiviti Yang Menggunakan Sumber Dalaman Bil. 2 Tahun 2016 Bil. 3 Tahun 2016 Bil. 1 Tahun 2017 Pelaksanaan Penyertaan Anak-Anak Syarikat Badan Berkanun, Koperasi –Koperasi , Tabung Kakitangan Kerajaan Dan Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan Dalam Perolehan Badan Induk Berkenaan Dan Prosedur Pelaksanaannya di UTM Pindaan Dan Tambahan Tatacara Perolehan Kepada Pekeliling Bendahari Bi. 6 Tahun 2014 SPB - Pindaan Dan Tambahan Tatacara Perolehan Kepada Pekeliling Bendahari Bil. 6 Tahun 2014 Iaitu Kuasa Melulus Bagi Sebut Harga 6

Prinsip-Prinsip Perolehan Kerajaan Apakah prinsip-prinsip bagi sesuatu Perolehan Kerajaan diuruskan? Akauntabiliti Awam Dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Diuruskan Secara Telus Dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum. . Nilai Faedah Yang Terbaik Memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringit yang dibelanjakan Saingan Terbuka Memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. Adil & Saksama Dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama. 7

NILAI FAEDAH YANG TERBAIK Dalam Perolehan Kerajaan Melibatkan Dana/Wang Awam Prinsip Teras Yang Diterima Umum (globally accepted) Perbandingan Kos Analisis dan Faedahnya Perbandingan Keseluruhan Jangka Hayat, Kos & Kualiti Kombinasi Pelbagai Faktor Seperti Teknikal, Kewangan, Prestasi dan Risiko Kajian Pasaran Untuk Memastikan Harga Perolehan Yang Munasabah Persaingan Terbuka Di Kalangan Syarikat/Firma Analisis Perbandingan Perolehan Lampau

Kategori Perolehan Berapa kategori perolehan yang diamalkan di Malaysia? Kerja Perolehan melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti bangunan, stadium dsb. Bekalan Perolehan merangkumi barangan/peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek UTM seperi peralatan mengajar, pakaian seragam dsb. Perkhidmatan Perolehan khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek seperti perkhidmatan perunding dsb. 9

Perbandingan Kaedah Perolehan 10 Bagaimana hendak membezakan kaedah perolehan? Bekalan & Perkhidmatan Pembelian/Lantikan Terus Kerja Bawah RM 50, 000 - Terbuka kepada semua. - Pendaftaran dengan MOF tidak diperlukan Bawah RM 20, 000 Terbuka untuk kontraktor Gred G 1 dan Bumiputera sahaja Title Goes Here Di bawah RM 50, 000 (Dengan Jadual Kadar Harga) Requisition/ Pusingan Kerja/Melalui Undian Sebutharga Tender - Terbuka untuk kontraktor Gred G 1 tempatan dan Bumiputera sahaja Melebihi RM 50, 000 sehingga RM 500, 000 - Terbuka di kalangan pembuat/ pembekal tempatan sahaja - > RM 50, 000 - RM 100, 000 (dipelawa di kalangan pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera) - > RM 100, 000 - RM 500, 000 (terbuka kepada pembuat / pembekal) a) Melebihi RM 20, 000 - RM 200, 000 (Tanpa Jadual Kadar Harga) Terbuka untuk kontraktor Gred G 1 tempatan dan Bumiputera sahaja Melebihi RM 500, 000 - Terbuka kepada pembuat/ pembekal Melebihi RM 500, 000 Terbuka kepada Kontraktor Gred 3 sehingga Gred 7 berdasarkan had nilai yang berkenaan - b) Melebihi RM 200, 000 to RM 500, 000 Terbuka kepada kontraktor Gred 2

DANA KERAJAAN (U, D, A) VS SUMBER DALAMAN ( 11 Bil Kaedah Perolehan Perkara Dana Kerajaan Bajet U, D, A Sumber Dalaman Bajet A Had Nilai <RM 5, 000 <RM 10, 000 Kelulusan Ketua PTJ @ Peg yg diberi kuasa Had Nilai >RM 5, 000 -RM 50, 000 >RM 10, 000 -RM 100, 000 Kelulusan Ketua PTJ @ Peg yg diberi kuasa 1. >RM 10, 000 – RM 50, 000 : Ketua PTJ PB 6/2014 1 2 Pembelian Melalui Invois Pembelian Terus PB 1/2016 2. >RM 50, 000 – RM 100, 000 : JKSU

DANA KERAJAAN (U, D, A) VS SUMBER DALAMAN ( 12 Bil Kaedah Perolehan Perkara Dana Kerajaan Bajet U, D, A Sumber Dalaman Bajet A 3 Sebut Harga Had Nilai >50, 000 -RM 500, 000 >RM 100, 000 -RM 1 juta Kelulusan 1. > RM 50, 000 - RM 200, 000 : JKSPTJ/Zon JKSU 2. > RM 100, 000 - RM 500, 000 : JKSU 4 Tender Had Nilai >RM 500, 000 >RM 1 juta Kelulusan 1. > RM 500, 000 - RM 20 juta : Lem. Perolehan B 2. > RM 20 juta – RM 100 juta Lem. Perolehan A

DANA KERAJAAN (U, D, A) VS SUMBER DALAMAN ( 13 Bil Kaedah Perolehan Perkara Dana Kerajaan Bajet U, D, A Sumber Dalaman Bajet A 5. Rundingan Terus (Selain ICT dan Penyelidikan) Had Nilai RM 5, 000 -RM 20, 000 RM 100, 000 -RM 500, 000 Kelulusan Ketua PTJ JKSU Had Nilai >RM 20, 000 -RM 50, 000 >RM 500, 000 -RM 5 juta Kelulusan Bendahari Lembaga Perolehan B Had Nilai >RM 50, 000 RM 5 juta – RM 10 juta Kelulusan Kementerian Kewangan (MOF) Lembaga Perolehan A

Fasa Perolehan Perancangan Proses Perolehan Pentadbiran Kontrak/GPIS 14

PERANCANGAN PEROLEHAN Sumber PK 1 Para 4 Objektif Penyediaan Perancangan Perolehan Tahunan ü Meningkatkan ketelusan; ü Memastikan perolehan dirancang dengan teliti dan sistematik; ü Memantau perolehan yang dilaksanakan bagi mengelakkan kelewatan, penyelewengan, salah guna kuasa dan perolehan di luar aturan; ü Memastikan perolehan yang dibuat adalah mengikut perancangan dan teratur selaras dengan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan serta peraturan perolehan semasa; ü Memastikan perbelanjaan berhemah & mengelakkan amalan berbelanja pada saat-saat akhir; ü Mengoptimumkan prestasi perbelanjaan tahunan PTJ dan mengelakkan shortfall terhadap peruntukan yang diluluskan; PBUTM telah mengeluarkan surat bertarikh 1 November 2017 meminta PTJ mengemukakan Perancangan Perolehan 2018 selewatnya pada 31 Disember 2017 kerana maklumat ini perlu dimajukan kepada MOF sebelum 15 Januari 2018. 15

Jadual Penilaian Pembelian Terus ……………… PTJ: …………. Syarikat A Syarikat B Syarikat C Syarikat D Syarikat E Harga (RM) Spesifikasi/Jenama/Model Tempoh Bekalan Anggaran Pejabat: RM………… Keputusan: Syarikat……………. dengan harga…………………. . kerana……………………………………. . Disediakan Oleh: Disemak & Disokong Oleh: Diluluskan Oleh: Nama: Jawatan: Tarikh:

Certificate of GST Relief (Co. GSTR) NC turunkan kuasa untuk tandatangan Co. GSTR. Pelepasan bayar GST keatas perolehan peralatan dan material Untuk tujuan Pengajaran & Pembelajaran Bagi kursus yang diluluskan oleh Malaysia Qualification Agency (MQA) Diimport/dibeli daripada orang berdaftar Kos barangan dicaj kepada vote yang ditunjukkan dalam Anggaran Universiti. Tidak dibeli dari sumber kewangan lain. SODO peralatan (35000 & 36000). SODO material (26000 & 27000) Butiran 4, Jadual Pertama Perintah Cukai Barang & Perkhidmatan (CBP) (Pelepasan) 2014

Government Procurement Information System (GPIS) LATARBELAKANG q Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2011 serta garis panduan bertarikh 8 Julai 2011 q Fungsi utama untuk menyimpan makluman perolehan yang terperinci bagi Agensi-agensi Kerajaan q Membolehkan pemantauan pelaksanaan perolehan Agensi Kerajaan q Maklumat adalah meliputi peringkat awal pelaksanaan perolehan/projek sehingga perolehan/projek selesai q Maklumat adalah bergantung kepada data yang dimasukkan oleh Agensi. Sekiranya data yang dimasukkan tidak tepat atau lengkap, maka laporan yang dihasilkan juga tidak lengkap dan tepat. q Panduan pengguna boleh dicapai secara online melalui sistem GPIS mengikut modul. Sila layari https: //gpis. treasury. gov. my

Government Procurement Information System (GPIS) SKOP MAKLUMAT YANG PERLU DIDAFTARKAN q Semua kategori perolehan iaitu bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-projek yang dibiayai peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau sebaliknya daripada kos projek/perbelanjaan. q Maklumat yang perlu didaftarkan ke dalam GPIS adalah bagi perolehan yang mempunyai rekod/dokumen seperti berikut : i. Nombor pesanan tempatan – bagi pembelian terus/inden kerja/lantikan terus; atau ii. Nombor tender/sebutharga –bagi kaedah secara tender dan sebutharga; atau/dan iii. Tarikh surat setuju terima – bagi kaedah selain daripada yang dinyatakan di i ; atau/dan iv. No. kontrak –bagi perolehan yang mempunyai kontrak. q Maklumat yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung Amanah/Tabung Amal/Tabung Penyelidikan/Wang Sumbangan tidak perlu didaftarkan dalam GPIS.

Government Procurement Information System (GPIS) SKOP MAKLUMAT YANG PERLU DIDAFTARKAN q Pendaftaran maklumat ke dalam sistem GPIS adalah merangkumi semua kaedah perolehan kerajaan iaitu : i. Pembelian Terus/Requisition/Lantikan terus - perlu didaftarkan selewat-lewatnya 3 hari selepas Pesanan Kerajaan (LO) dikeluarkan/ atau Inden Kerja dikeluarkan ii. Sebut Harga/Tender - Iklan Perlu didaftarkan segera dalam GPIS selewat-lewatnya 1 hari sebelum tarikh iklan dibuka - Telah Keluar Surat Setuju Terima Perlu didaftarkan selewat-lewatnya 3 hari selepas Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan

Government Procurement Information System (GPIS) TANGGUNGJAWAB PENYELIA q Memantau kemasukan data oleh pegawai/kakitangan di PTJ masing q Memantau kemasukan dan kesahihan data yang dimasukkan q Membuat permohonan pertambahan / penghapusan ID pengguna q Memastikan maklumat adalah tepat dan terkini TANGGUNGJAWAB PENYEDIA/PENGGUNA q Memasukkan data perolehan apabila sesuatu perolehan dilaksanakan q Mengemaskini maklumat dari masa ke semasa

INTEGRITI DAN KERAHSIAAN 22

Para 1. 8 : Kesalahan Rasuah dan Integriti Kontraktor/Perunding /Pembekal Objektif : Usaha untuk tingkat ketelusan dalam perolehan. Basmi gejala rasuah. Integrity Pact SPP 10/2010 1 daripada 7 inisiatif National Key Result Area (NKRA) - Corruption Penjawat awam yang terlibat dalam perolehan agensi dan AJK berkaitan perolehan

MERAHSIAKAN MAKLUMAT PEROLEHAN Semua maklumat perolehan (dokumen, tawaran dan penilaian adalah SULIT. Tidak boleh disebarkan sebelum keputusan muktamad diperolehi daripada Kuasa Melulus Berkenaan. Kebenaran bertulis perlu diperolehi daripada Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti untuk mendapat penjelasan daripada petender semasa penilaian. Penjelasan diuruskan oleh Urusetia Lembaga Perolehan Universiti secara bertulis. Semua pihak yang terlibat dalam perolehan DILARANG mengubah apa -apa maklumat yang dikemukakan oleh penyebutharga /petender termasuk harga, pengalaman dan sebagainya. Peringatan Mengenai Kepentingan Menjaga Kerahsiaan Maklumat Perolehan Universiti telah diedar kepada semua Ketua PTJ (JB dan KL) melalui surat UTM. J. 03/10. 13/122 Jld. 6 (36) dan (45) bertarikh 24/2/2012 dan 5/6/2012.

DAPATAN & PENEMUAN Mengambil masa yang terlalu lama Copy paste syndrome Maklumat penting tertinggal/ berubah-ubah Syarat/arahan yang tidak jelas Penilaian tidak lengkap Tidak mencatatkan Tiada perancangan perbincangan/ mesyuarat Lembaga keputusan/justifikasi Perolehan pemilihan dengan jelas Lewat melantik Kriteria jawatankuasapenilaian tidak jawatankuasa Kertas Taklimat / disediakan berkaitan Penilaian tidak mempunyai Pelantikan tandatangan Spesifikasi keahlian tidak lengkap jawatankuasa tidak teratur Kelemahan/tiada Tiada kepakaran Dokumen tidak lengkap kepakaran dalam penilaian Prinsip-prinsip perolehan tidak diaplikasikan Pemilihan kontraktor/ syarikat yang tidak berupaya Tiada kajian pasaran/ perbandingan dengan perolehan terdahulu/ sebanding Tidak boleh mempertahankan penilaian ______________________________________ _

MENGAPA BERLAKU? ? Kurang latihan Salah tafsiran Terlepas pandang Tiada Pendedahan Tidak merujuk kepada Pekeliling berkaitan Terlupa Pegawai baru Ada kepentingan Tidak tahu / tidak faham Menyambung legasi ______________________________________ Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPT

AP 59 - TATACARA BAYARAN BAGI PEROLEHAN YANG TIDAK MENGIKUT TATACARA PEROLEHAN Pada amnya, AP 59 merupakan satu tatacara pembayaran bagi perolehan sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan, dibekalkan atau dilaksanakan dengan suci hati tetapi telah menyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Di samping itu, AP 59 juga bertujuan untuk menentukan punca berlakunya perolehan yang telah menyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa serta mengesyorkan tindakan surcaj atau/dan tatatertib ke atas pegawai bertanggungjawab. (Pek. Bendahari Bil. 3 Tahun 2017 bertarikh 5 Sept. 2017)

Perolehan adalah. . . Pelaksanaan Dasar Kerajaan. Sekiranya tidak dilaksanakan dengan sempurna. . . Pembaziran Kos Meningkat Salah Laku Hilang Kepercayaan 28

SKOP PENGAUDITAN OLEH JABATAN AUDIT NEGARA UNTUK PENGURUSAN PEROLEHAN 8. 1 Daftar Perolehan mengikut kaedah perolehan

2. PENGURUSAN PEROLEHAN KAPAL PENYELIDIKAN DAN LATIHAN RV DISCOVERY - UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU LAD Tidak Dikenakan Berjumlah RM 2. 18 Juta Kapal Tidak Mempunyai Sijil Layak Belayar Sebanyak 13 Peralatan Kapal Tidak Mengikut Spesifikasi Dan Jenama Lulus Ujian Kualiti Walaupun Prosedur Tidak Dipatuhi Peralatan Bernilai RM 1. 12 Juta Belum Digunakan Penyelidikan Dirancang Tidak Dapat Dilaksanakan Perubahan Kerja Dilaksanakan Sebelum Kelulusan Arahan Perubahan Kerja Pemasangan Balast Kekal Tidak Mematuhi Kehendak International Maritime Organisation JABATAN AUDIT NEGARA 31

Tugas Ketua PTJ Dapatkan harga yang paling berpatutan & menguntungkan. Ambilkira kreativiti, kuantiti, ketelusan, tempoh siap & nilai faedah terbaik Semua dasar, peraturan, tatacara difahami dan dipatuhi Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan Proses perolehan memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing

Tarikh Akhir Permohonan Pembelian 2017 Bil Jenis Peruntukan Tarikh Masa 1. Mengurus (U) 31 Oktober 2017 5. 00 ptg 2. Amanah (A) 30 November 2017 3. 30 ptg 3. Pembangunan (D) 30 November 2017 3. 30 ptg 4. Univ Penyelidikan (Q) Selain J 13000 30 November 2017 3. 30 ptg 5. Penyelidikan (R) 14 Disember 2017 3. 30 ptg 6. Univ Penyelidikan (Q) J 13000 14 Disember 2017 3. 30 ptg

Tarikh Akhir Tuntutan Bayaran 2017 Bil Perkara Tarikh Akhir 1. Tuntutan Pembayaran (Semua Bajet) 10 Disember 2017 2. Penutupan Panjar Wang Runcit 10 Disember 2017 3. Pendahuluan (Perjalanan & Pelbagai) – Semua Bajet Dibekukan 11 – 31 Disember 2017 4. Pungutan Hasil/Amanah dan Wang Tunai 27 Disember 2017 (JB) 28 Disember 2017 (KL) - Jam 12 Tgh.

Betulkan Yang Biasa, Biasakan Yang Betul _______________________________________ Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPT

Rumusan 1 Perolehan Universiti hendaklah diuruskan berdasarkan prinsip-prinsip adil, saksama, integriti dan diuruskan secara telus melalui kaedah persaingan terbuka; 2 PTJ hendaklah sentiasa fokus dan bertanggungjawab sepenuhnya dalam melaksanakan dan memantau kontrak Perolehan Kerajaan; 3 Tindakan pembetulan hendaklah diambil oleh PTJ yang berkaitan selaras isu yang telah dilaporkan oleh Unit Audit Dalam UTM dan dalam Laporan Ketua Audit Negara. 36

ACT NOW FOR A BETTER TOMORROW Terima