12 mai 2016 Allmte USIT Dagsorden Oppflging USIT

12. mai 2016 Allmøte USIT

Dagsorden § Oppfølging USIT 3. 1 – Evaluering av USIT 3. 0 § Sommerfest 9. juni? 12. mai 2016 Side 2

USIT 3. 1 – Evaluering av USIT 3. 0 § Rapport presentert tidligere på: • Allmøte 14. april • Informasjonsmøte med lokalt tillitsvalgte § Rapporten er åpent tilgjengelig for alle USITs ansatte § Forslag til oppfølgingstiltak diskutert med alle ledere ved USIT 28. april § Rapport skal diskuteres med IT-ledernettverket 26. mai 12. mai 2016 Side 3

Overordnet anbefaling prosjektgruppa § USITs organisering i forhold til ny strategisk retning og nye arbeidsprosesser § Strategisk satsning på IT-ledernettverket – partnerrollen, forankring § Kontaktflater mellom USIT og utdanningsmiljøet og forskningsmiljøet (etter modellen IT-ledernettverk) 12. mai 2016 Side 4

Strategisk retning og prioriteringer styrer 1. Forskning og utdanning først • Forskningens og utdanningens behov og universitets ambisjoner for kvalitet i denne virksomheten trumfer 2. Cloud og BYOD er modellen • Skybasert tjenestetilrettelegging og –leveranse • Tilrettelegge tilgang til tjenester fra brukernes eget utstyr 3. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet • Tjenestekvalitet (inkludert kapasitet, stabilitet og tilgjengelighet) som imøtekommer brukernes behov • Brukergrensesnitt og brukeropplevelse uten plunder og heft • Imøtekomme krav i lov- og regelverk og IT-sikkerhetshåndboka Det er denne veien vi skal gå, det er endringer som kreves for å oppnå dette som oppfølgingen av USIT 3. 1 skal fremme og støtte opp under og det er dette som er kriteriet alle tiltak det her er snakk om, skal måles mot. 12. mai 2016 Side 5

Prioriterte områder for oppfølging § En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging § Endring av USITs planprosesser § Standardisere og strukturere våre arbeids- og beslutningsprosesser § Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft § Systematisert kompetansedreining og -styring § Lederavklaring for UAV 12. mai 2016 Side 6

En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging § Tiltak som skal iverksettes: • Arbeidet med etablering av Nytt senter for drift og brukerstøtte skal styrkes — Tydeliggjøre ansvar og oppgaver knyttet til arbeidet med senteret — Krever bidrag og systematisk arbeid fra store deler av USIT — Det er essensielt at USIT tar et samlet ansvar for dette blir vellykket • Definere og implementere nye arbeids- og beslutningsprosesser (jfr utdyping i eget punkt senere) — Herunder prosesser for håndtering av brukerbehov — Herunder krav til brukerinvolvering og testing ved etablering av nye brukerrettede tjenester 12. mai 2016 Side 7

En mer systematisert kunde- og brukeroppfølging § Tiltak som skal iverksettes: • Det etableres en egen koordinator for teknisk bistand/infrastruktur for digitale lærings- og studiemiljø — Dette inngår som en av oppfølging av «Utdanning først» i USITs definerte strategiske retning • Avklare og praktisere ansvar og oppgaver knyttet til tjenesteeier på den ene siden og ivaretakelse for å ivareta kunde/brukerbehov (‘Kam-rolle’) på den andre 12. mai 2016 Side 8

Endring av USITs planprosesser § Felles planverk - og prosess for hele USIT § Det utarbeides en felles overordnet årsplan for USIT innen 15. september § Årsplanen baserer seg på føringer i Ui. Os årsplan, definert strategisk retning og andre nye/videreførte satsingsområder § Handlingsplaner på seksjon og grupper § Rapportering til nivået over § Det nedsettes en årsplangruppe som utarbeider et forslag til planverk og tidsplan 12. mai 2016 Side 9

Standardisere og strukturere våre arbeids- og beslutningsprosesser § Målsetting • Etablere en standardisert arbeids- og beslutningsprosess for livsløpet for en tjeneste § Begynner med: • Definere en arbeids- og beslutningsprosess for etablering av nye tjenester — Etableres en arbeidsgruppe § Påbegynne et arbeid for å identifisere områder hvor vi bør standardisere/jobbe likt 12. mai 2016 Side 10

Standardisere og strukturere våre arbeidsprosesser § Styrke og tydeliggjøre rollene som prosjekteier og prosjektleder • Harmonisering med arbeid vedrørende prosjektrammeverktøy i LOS • Opplæring • Øke bruken av prosjekt og/eller tjenestegrupper 12. mai 2016 Side 11

Standardisere og strukturere våre arbeidsprosesser § Øke og strukturere informasjons-/kommunikasjonsarbeidet • Kommunikasjonsplan, definere: — Målgrupper/interessenter — Informasjonkanaler — Formål — Innhold — Frekvens — Hvem som skal være involvert når – Krever bidrag fra mange hos USIT 12. mai 2016 Side 12

Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft § Etablering av et teknologiråd/forum • Seksjonssjefmøte — Informasjon — Diskusjon av valg/muligheter — Alle vesentlige teknologiske endringer skal innom forumet før iverksetting § Bruke IT-ledernettverket bedre til bedre samhandling med enhetene • Forankre • Partner 12. mai 2016 Side 13

Forbedre samhandling og samarbeid gjennom økt ledelseskraft § Forbedre samhandling og samarbeid • Definere områder og arbeidsfelt hvor samarbeidet skal styrkes for å gi en bedre tjenesteleveranse — Kvalitet — Effektivitet • Områder innen IT-drift skal spesielt vurderes 12. mai 2016 Side 14

Systematisert kompetansedreining og –styring § Definere tydeligere fremtidig kompetansebehov og hvor i organisasjonen vi forventer at dette kommer § Vurdere alle stillingsutlysninger og utlysningstekst i forhold til forventet fremtidig kompetansebehov og strategisk retning § Jobbe systematisk med kompetanseutvikling i medarbeidersamtaler § Vurdere hospitering hos andre internt som har kompetanse som egen enhet har bruk for § Gi bedre muligheter for fleksibilitet og arbeid i andre seksjoner/grupper 12. mai 2016 Side 15

Lederavklaring for UAV § Kommer tilbake til dette før sommerferien 12. mai 2016 Side 16

Gjennomføring av tiltakene § Alle tiltak skal ha en ansvarlig • Definere leveranse • Beslutte tidsplan § Stabsdirektøren har et overordnet koordinerings- og styringsansvar for alle tiltakene 12. mai 2016 Side 17

§ Nå har USITs ledere pratet MYE, nå må IT-direktøren handle! 12. mai 2016 Side 18

Sommerfest § 9. juni 12. mai 2016 Side 19