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10 El tratamiento de la información

1. El tratamiento de la información La actividad empresarial recaba datos constantemente: de sus clientes, proveedores, socios, etc. Toda esa información carece de auténtico valor si no está debidamente actualizada o clasificada. Es decir, debemos llevar a cabo el tratamiento de la información.

• El tratamiento de la información es el conjunto de operaciones sucesivas que se llevan a cabo con la información obtenida y que consta de las siguientes fases: Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento Clasificación de la información obtenida Selección de la información necesaria en cada momento Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados

Búsqueda de información Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento La información se recaba de fuentes de información. Estas pueden ser:

Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento Búsqueda a través de Internet Cuando llevamos a cabo una búsqueda en Internet, comprobamos que casi siempre aparecen demasiados resultados. Este problema se puede solventar aplicando alguna de las siguientes opciones:

Búsqueda o recogida de información y su almacenamiento Búsqueda a través de Internet Opciones de búsqueda en Internet: • Seleccionar palabra clave. • Conjunto de palabras entrecomillado. • Búsqueda avanzada. • Excluir palabras similares. • Usar operadores lógicos, de proximidad o existencia en la condición de búsqueda.

Clasificación de la información obtenida La necesidad de clasificación de la información conforma el origen de los Sistemas de Información. Características de un Sistema de Información: • Precisión • Oportunidad • Capacidad • Concisión • Relevancia • Disponibilidad • Seguridad

Clasificación de la información obtenida Tipos de sistemas de información Según los niveles de jerarquía de la información: Sistema de procesamiento de transacciones (corto plazo) Sistema de gestión o gerencial (corto plazo) Sistema de soporte de decisiones (medio plazo) Sistema de información ejecutiva (largo plazo)

Clasificación de la información obtenida Tipos de sistemas de información. Sistemas de clasificación exactos y ambiguos: • Sistema de clasificación exacto es aquel que agrupa los contenidos en es secciones completamente diferenciadas unas de otras: – Clasificación alfabética – Clasificación geográfica – Clasificación cronológica • Sistema de clasificación ambiguo ofrece al usuario la posibilidad de buscar un contenido que no sabe localizar ocn exactitud. – Clasificación temática – Clasificación por grupos de usuarios

Selección de la información necesaria en cada momento

Selección de la información necesaria en cada momento Criterios generales que puede utilizar la organización a la hora de seleccionar la información • Costes de rentabilidad: Es necesario que la selección se realice con el menor coste para la empresa. • Utilidad e interés de la información: Si realmente la información será utilizada. • Fiabilidad: la información ha sido verificada. • Tiempo disponible. • Naturaleza de la información: soporte y accesibilidad a la misma. • Origen de la información: origen más o menos confiable. • Objetividad.

Interpretación y presentación Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados Una vez seleccionada la información, llevaremos a cabo su análisis.

Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados Tipos de análisis de la información • Análisis formal: Recoger los datos relativos a la información seleccionada. • Análisis de contenido: estudiar y analizar en profundidad la información seleccionada.

Elaboración de documentos a partir de esa información y presentación o distribución de los mismos a los interesados • • Informe Resumen o síntesis Esquema Reseña Tabla Gráficos Diagrama de sectores Presentación de la información Tipos de presentación

Seguridad de la información La seguridad de la información es el conjunto de medidas tomadas por las personas y organizaciones para mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información que obra en su poder. Cualidades : • Confidencialidad • Integridad • Disponibilidad

Prevención y plan de seguridad de la información El plan de seguridad de la información contempla los siguientes puntos: – Prevención: aplicar barreras a posibles incidentes – Reacción: aplicar medidas correctoras de forma rápida y eficaz. – Restauración: hacer que todos los servicios vuelvan a la normalidad – Investigación: buscar el origen del incidente y subsanar el fallo en la seguridad.

Mecanismos que proporcionan seguridad • Seguridad en las comunicaciones: – Firma digital – Sellado de tiempo • Seguridad en el almacenamiento – – – Medidas físicas Cortafuegos Antivirus Administración de cuentas de usuarios Recuperación de datos

2. El archivo Condiciones para que exista un archivo • Que disponga de una serie de documentos. • Que estos estén ordenados y clasificados. • Que se halle guardado en un lugar concreto.

Funciones del archivo de una empresa • Guardar, conservar y custodiar la información • Facilitar la localización de documentos • Construir un centro activo de documentación • Cumplir con las disposiciones legales Tipos de archivos Activo Conserva los documentos que se consultan con frecuencia Semiactivo Recoge información no vigente pero que es necesario conservar Inactivo Recoge información no vigente pero que tiene cierto valor para la empresa

Sistema de archivo • Ordenación alfabética: es uno de los sistemas más sencillos. Utiliza el orden de las letras en el abecedario como criterio de clasificación. • Ordenación numérica: consiste en asignar un número a cada documento y clasificarlo según ese número. • Ordenación cronológica: el elemento clave para clasificar es la fecha del documento. • Ordenación geográfica: la documentación se archiva de acuerdo con lugares geográficos. • Ordenación temática: la documentación se clasifica según el tema o asunto al que se refiere.

3. Soporte de archivo Soporte papel • El más común de los soportes • Tiende a desaparecer DESVENTAJAS Se deteriora, es inflamable, puede sufrir el ataque de insectos… Ocupa mucho espacio Poco respetuoso con el medio ambiente

Soportes electrónicos Contemplan varias ventajas con respecto al papel VENTAJAS Ahorro en gasto de papelería Agilidad en la localización de la información Facilita los procesos de auditoría Reducido espacio de almacenaje Mayor seguridad Procesos administrativos más rápidos y eficaces Menor posibilidad de falsificación de documentos Soportes reutilizables Soportes electrónicos más utilizados • Cinta magnética, Disco duro, CD Rom, Almacenamiento en la nube. DVD, Blu-Ray, Pen-drive,