10 Communication Mgmt Chapter 10 Project Communications Management

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) Chapter 10. 프로젝트 의사소통관리 (Project Communications Management) Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 10 - 0

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) Lesson 0. 의사소통 개요 (Communication Overview) 1. 의사 소통 기획(Communication Planning) 2. 정보 배포(Information Distribution) 3. 성과 보고(Performance Reporting) 4. 이해당사자 관리(Manage Stakeholders) Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com PM-1 10 - 1

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 학습목표 1. 의사소통(Communication ), 프로젝트 의사소통관리(Project Communications Management)의 정의(Definition)를 이해하고 관련 내용에 대해 설명 2. Project Communication Management의 주요 Processes인 의사 소통 기획 (Communication Planning), 정보 배포(Information Distribution), 성과 보고(Performance Reporting), 이해당사자 관리(manage Stakeholders) 의 투입물(Inputs), 도구 및 기법(Tools & Techniques), 산출물(Outputs)을 이해하고 타 프로젝트 관리 프로세스(Project Management Process)와 연계성을 도식화 3. 의사소통관리의 일반관리지식영역에 대한 이해 Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com PM-1 10 - 2

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 0. 의사소통 개요(Communication Overview) 10. 0. 1 의사소통 용어의 정의(Definitions of Communication Terms) v 프로젝트 정보를 시의 적절하게 생성, 수집, 배포, 보관, 검색 및 최종 처리하는 프로세스 Project Communications Management is the Knowledge Area that employs the processes required to ensure timely and appropriate generation, collection, distribution, storage, retrieval, and ultimate disposition of project information. v PM의 이해당사자(Stakeholders)관리 Project managers can spend an inordinate amount of time communicating with the project team, stakeholders, customer, and sponsor. Everyone involved in the project should understand how communications affect the project as a whole. 프로젝트 관리자는 프로젝트 팀, 이해당사자, 고객, 스폰서들과 많은 시간을 의사소통 하는데 소비 프로젝트에 투입된 모든 사람들은 의사소통이 프로젝트 전체에 얼마나 영향을 주는지 이해 해야 함. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 3

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 0. 의사소통 개요(Communication Overview) 송신자-수시자 모델 (Sender and Receiver Model) • 기호화(Encode) : To translate thoughts or ideas into a language that is understood by others. 다른 사람에게 이해 할 수 있는 언어로 생각이나 사항을 전송하는 것 • 메시지(Message) : The output of encoding. 정보를 기호화(Encoding)한 산출물 • 매체(Medium) : The method used to convey the message. 메시지를 전송하는데 사용하는 매체 • 잡음(Noise) : Anything that interferes with the transmission and understanding of the message (e. g. , distance). 거리 등 메시지를 전송하고 이해하는데 방해하는 잡음. • 복호화(Decode) : To translate the message back into meaningful thoughts or ideas. 메시지를 의미 있는 생각이나 사상으로 번역하는 방법 Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 5

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 0. 의사소통 개요(Communication Overview) 송신자(Sender)가 정보를 기호화(Encode)하여 메시지(Message)를 전송하면 수신자(Receiver)는 메시지를 복호화(Decode)하여 수신함. 또한 수신자가 송신자에 응답 또는 메시지를 전송 시 반대의 과정을 거치게 됨. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 6

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 0. 의사소통 개요(Communication Overview) 10. 프로젝트 의사소통관리 (Project Communication Management) 10. 1 의사소통기획 (Communication Planning) 10. 3 성과 보고 (Performance Reporting) 10. 2 정보 배포 (Information Distribution) Inputs 10. 4 이해당사자 관리 (Manage Stakeholders) Tools and Techniques Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 Outputs 10 - 7

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 1. 의사소통기획(Communication Planning) 10. 1. 1 투입물 (Inputs). 1 Enterprise Environmental Factors. 2 Organizational Process Assets. 3 Project Scope Statement. 4 Project Management Plan 10. 1. 2 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10. 1 의사소통기획 (Communication Planning) . 1 Communications Requirements Analysis. 2 Communications Technology 10. 1. 3 산출물 (Outputs). 1 Communications Management Plan Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 8

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 1. 의사소통기획(Communication Planning) 10. 1. 1 의사소통 기획(Communication Planning) Ø 정의(Definition) · The Communications Planning process determines the information and communications needs of the stakeholders; 의사소통계획 프로세스는 이해당사자 들간 필요한 정보와 의사소통을 결정함. · On most projects, the majority of Communications Planning is done as part of the earliest project phases. However, the results of this planning process are reviewed regularly throughout the project and revised as needed to ensure continued applicability. 많은 프로젝트들 중 의사소통계획은 프로젝트 초기단계의 일부분으로 행해지고 이 계획 프로세스의 결과는 프로젝트를 통해 정기적으로 검토되어지며, 지속적으로 적용을 위해 필요 한 경우 개정을 하게 됨. · Communications Planning is often tightly linked with enterprise environmental factors (Section 4. 1. 1. 3) and organizational influences (Section 2. 3), since the project’s organizational structure will have a major effect on the project’s communications requirements. 의사소통계획은 종종 기업환경요인과 조직 영향력에 밀접하게 연계되며, 프로젝트 조직구조는 프로젝트의 의사소통 요구사항에 중요한 영향을 미침. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 9

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 1. 의사소통기획(Communication Planning) 10. 1. 2 의사소통기획: 도구 및 기법 (Communication Planning : Tools and Techniques). 1 의사소통 요구사항 분석(Communications Requirements Analysis) - The analysis of the communications requirements results in the sum of the information needs of the project stakeholders. 의사소통 요구사항 들에 대한 분석은 프로젝트 이해 당사자들의 정보요구사항 들의 종합적인 것에 기인함. - 프로젝트 관리자는 잠재적인 의사소통 채널에 대한 고려를 해야 함. - 10명의 이해당사자가 있으면 45개의 채널이 생성됨 ( n(n-1)/2의 공식에 적용됨 ) 프로젝트 의사소통 요구사항을 결정하기 위해 요구되는 정보 : • 조직도(Organization charts) • 프로젝트 조직과 이해 당사자 책임 관계(Project organization and stakeholder responsibility relationships) • 원칙들(Disciplines), 부문들(departments), and 프로젝트에 내포된 특성들(specialties involved in the project) • 몇 명정도가 프로젝트와 장소에 포함 될 것인지(Logistics of how many persons will be involved with the project and at which locations) • 조직간의 의사 소통을 위한 내부 정보 요구(Internal information needs (e. g. , communicating across organizations)) • 매체 또는 계약자와 의사 소통을 위한 외부 정보 요구(External information needs (e. g. , communicating with the media or contractors)) • 이해 당사자 정보(Stakeholder information) Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 11

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 1. 의사소통기획(Communication Planning) 10. 1. 3 의사소통기획: 산출물 (Communication Planning : Outputs). 1 의사소통 관리계획(Communications Management Plan) - the project management plan (Section 4. 3)의 부속되는 계획 - The communications management plan provides: • 이해당사자 의사소통 요구 사항들(Stakeholder communication requirements) • 의사 소통 되는 정보 형식, 내용, 상세한 정도(Information to be communicated, including format, content, and level of detail) • 정보 의사소통을 위한 개인들의 책임(Person responsible for communicating the information) • 정보를 접수하는 개인과 그룹들(Person or groups who will receive the information) • 정보를 전달 시 사용하는 메모, 이메일, 발표와 같은 방법과 기술 ( Methods or technologies used to convey the information, such as memoranda, e-mail, and/or press releases) • 주단위와 같은 의사소통의 빈도( Frequency of the communication, such as weekly) • 하위 구성원 수준에서 해결할 수 없는 이슈를 위한 시간별 보고 프로세스 정의와 관리자 이름이 부여된 보고체계 ( Escalation process-identifying time frames and the management chain (names) for escalation of issues that cannot be resolved at a lower staff level ) • 프로젝트 프로세스들과 개발로서 의사소통 관리계획을 수정 및 재정의를 위한 방법 ( Method for updating and refining the communications management plan as the project progresses and develops) • 일반 기술에 대한 용어 집 (Glossary of common terminology) Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 13

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 2. 정보 배포(Information Distribution) 10. 2. 1 투입물 (Inputs). 1 Communications Management Plan 10. 2. 2 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10. 2 정보 배포 (Information Distribution) . 1 Communications Skills. 2 Information Gathering and Retrieval Systems. 3 Information Distribution Methods. 4 Lessons Learned Process 10. 2. 3 산출물 (Outputs). 1 Organizational Process Assets (Updates). 2 Requested Changes Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 15

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 2. 정보 배포(Information Distribution) 10. 2. 0 정보 배포 정의: (Information Distribution : Definition) Information Distribution involves making information available to project stakeholders in a timely manner. 정보배포는 적절한 방법으로 프로젝트 이해 당사자들이 정보 이용 가능. 10. 2. 1 정보 배포 : 투입물 (Information Distribution : Input ) . 1 의사소통 관리계획(Communications Management Plan) Described in Section 10. 1. 3. 1. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 16

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 2. 정보 배포(Information Distribution) 10. 2. 2 정보 배포 : 도구 및 기법 (Information Distribution : Tools and Techniques ). 1 의사소통 기술(Communications Skills) - Communications skills are part of general management skills and are used to exchange information. - General management skills also include the art of managing stakeholder requirements. - Communicating has many dimensions: • 문서화와 구술(Written and oral), 청취와 연설( listening and speaking) • 프로젝트 내부와 외부(고객, 매체, 대중) Internal (within the project) and external (customer, the media, the public) • 보고서 브리핑 등 공식적인 것 과 비공식인 것(메모, 비정기적인 대화) Formal (reports, briefings) and informal (memos, ad hoc conversations) • 수직적인(조직의 수직구조)와 수평구조(동료들)Vertical (up and down the organization) 2 정보획득 및 검색 시스템(Information Gathering and Retrieval Systems) - 다양한 매체를 통한 정보 획득 및 검색 이 가능함. - 매체 : manual filing systems, electronic databases, project management software, systems that allow access to technical documentation, such as engineering drawings, design specifications, and test plans. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 17

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 2. 정보 배포(Information Distribution) . 3 정보 배포 방법(Information Distribution Methods) - 정보배포는 정보를 수집하고 공유하며 프로젝트 생명주기를 통해 적시에 맞는 방법으로 프로젝트 이해 당사자들에게 분배 - 프로젝트 정보 배포 방법 • Project meetings, hard-copy document distribution, manual filing systems, and shared-access electronic databases • Electronic communication and conferencing tools, such as e-mail, fax, voice mail, telephone, video and Web conferencing, and Web publishing • Electronic tools for project management, such as Web interfaces to scheduling and project management software, meeting and virtual office support software, portals, and collaborative work management tools. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 18

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 2. 정보 배포(Information Distribution) 10. 2. 3 정보 배포 : 산출물 (Information Distribution : Outputs ). 1 조직 프로세스 자산(수정)(Organizational Process Assets (Updates)) • 교훈 문서화(Lessons learned documentation). 정보 배포에 대한 교훈의 형식과 시정조치 선택의 이유, 발생 원인 등은 문서화 • 프로젝트 기록(Project records). - 합의, 메모, 프로젝트를 기술한 문서 등을 포함 - This information should, to the extent possible and appropriate, be maintained in an organized fashion. - Project team members can also maintain records in a project notebook. • 프로젝트 보고(Project reports). Formal and informal project reports detail project status, and include lessons learned, issues logs project closure reports, and outputs from other Knowledge Areas (Chapters 4– 12). Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 20

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 2. 정보 배포(Information Distribution) • 프로젝트 프리젠테이션(Project presentations). The project team provides information formally or informally to any or all of the project stakeholders. The information is relevant to the needs of the audience, and the method of presentation is appropriate. • 이해 당사자들로부터 피드백(Feedback from stakeholders) 프로젝트 운영과 관련된 이해 당사자들로부터 접수 된 정보는 배포되고, 프로젝트의 미래 성과를 위해 개선되거나 수정 • 이해 당사자에 통보 (Stakeholder notifications). 정보는 이슈에 대한 해결, 변경승인 일반적인 프로젝트 상태를 이해 당사자들에게 제공 . 2 변경 요청 (Requested Changes) - 정보배포에 대한 변경은 프로젝트 계획과 의사소통관리계획을 연계하여 수정. - 변경요청은 (추가, 수정, 개정)프로젝트 관리계획과 부수적인 계획들을 재검토, 재구성함으로, 통합 변경 통제 프로세스를 통해 관리 됨. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 21

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 3. Performance Reporting 10. 3. 1 투입물 (Inputs). 1 Work Performance Information. 2 Performance Measurements. 3 Forecasted Completion. 4 Quality Control Measurements. 5 Project Management Plan. 6 Approved Change Requests. 7 Deliverables 10. 3. 2 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10. 3 성과 보고 (Performance Reporting) . 1 Information Presentation Tools. 2 Performance Information Gathering and Compilation. 3 Status Review Meetings. 4 Time Reporting Systems. 5 Cost Reporting Systems 10. 3. 3 산출물 (Outputs). 1 Performance Reports. 2 Forecasts. 3 Requested Changes. 4 Recommended Corrective Actions. 5 Organizational Process Assets (Updates) Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 22

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 3. Performance Reporting 10. 3. 1 성과 보고 : 투입물 (Performance Reporting: Inputs). 1 작업성과 정보(Work Performance Information) 인도물의 완성 상태와 수행 된 작업 성과정보는 프로젝트 실행 중 수집되고, 성과보고 프로세스에 투입 Collecting the work performance information is discussed in further detail in the Direct and Manage Project Execution process (Section 4. 4). . 2 성과측정(Performance Measurements) Described in Section 6. 6. 3. 3 and Section 7. 3. 3. 3. . 3 완료예측(Forecasted Completion) Described in Section 7. 3. 3. 4. . 4 품질통제 측정(Quality Control Measurements) Described in Section 8. 3. 3. 1. . 5 프로젝트 관리계획(Project Management Plan) The project management plan provides baseline information (Section 4. 3). • 성과측정 기준선(Performance measurement baseline) - 프로젝트 실행 시 프로젝트 작업에 대해 승인된 프로젝트 계획과 비교되고, 편차는 관리통제를 위해 측정됨. - 성과 측정 기준선은 전형적으로 프로젝트의 범위, 일정, 원가 요소들과 통합되나 또한 기술과 품질 요소들을 포함 할 수 있음 Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 24

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 3. Performance Reporting . 3 상황 검토 회의(Status Review Meetings) -. 상황 검토 회의는 프로젝트 정보 교환을 위해 정기적으로 스케줄 됨. -. 다수 프로젝트 중 상황 검토회의는 다양한 횟수와 다른 수준으로 개최 됨. ( 예를 들면, 프로젝트 관리 팀은 주간 자체적으로 주간 회의를 하고, 고객과는 월간 회의를 할 수 있음. ) . 4 일정보고시스템(Time Reporting Systems) Time reporting systems record and provide time expended for the project. . 5 원가보고시스템(Cost Reporting Systems) Cost reporting systems record and provide the cost expended for the project. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 27

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 3. Performance Reporting Figure 10 -7 Tabular Performance Report Sample Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 30

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 변경 요청 (change requests) · 프로젝트 성과 보고서 분석은, 프로젝트의 일부 측면에 대한 변경 요구를 발생 · 이 변경요청은 각종 통제절차에 규정된 바에 따라 처리 – 예: 범위 변경관리, 일정통제 등 EAC (Estimate At Completion) BAC COST ($) TIME NOW Project Slippag e CV SV AC VAC (Variance At Completion) PV EV SV (t) TIME Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 31

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 중요 프로젝트 보고 (HIPR: High Impact Project Report) Project BCWS BCWP ACWP CV SV SPI CPI BAC EAC Risk 위험 주의 정상 Global Bank Proj. . . o o o Proj…n 매월 최고경영층에 보고 위험, 주의, 정상 프로젝트에 대한 정의를 SV, CV 를 기준으로 정함 Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 33

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 4. Manage Stakeholders 10. 4. 1 투입물 (Inputs). 1 Communications Management Plan. 2 Organizational Process Assets 10. 4. 2 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 10. 4 이해당사자 관리 (Manage Stakeholders) . 1 Communications Methods. 2 Issue Logs 10. 4. 3 산출물 (Outputs). 1 Resolved Issues. 2 Approved Change Requests. 3 Approved Corrective Actions. 4 Organizational Process Assets (Updates). 5 Project Management Plan (Updates) Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 36

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) 4. Manage Stakeholders . 3 승인된 수정조치(Approved Corrective Actions) -. 승인된 수정조치는 프로젝트 관리 계획과 연계되어, 프로젝트 미래에 기대되는 성과를 위해 변경 . 4 조직 프로세스 자산 Organizational Process Assets (Updates) -. 교훈 문서는 이슈의 발생 원인, 시정조치 선택 이유, 성과보고와 관련된 교훈 -. 프로젝트와 수행조직의 실적 자료를 이용하여 문서화. 5 프로젝트 관리계획 (수정)(Project Management Plan (Updates)) The project management plan is updated to reflect the changes made to the communications plan. Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com 8 - PM-1 10 - 40

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) Closing Project Management Functions & Processes Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com PM-1 10 - 41

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) Closing Project Communication Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items Processes 10. 1 의사소통기획 (Human Resource Planning) 10. 2 정보 배포 (Information Distribution) 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) 10. 1. 1 Inputs. 1 Enterprise Environmental Factors. 2 Organizational Process Assets. 3 Project Scope Statement. 4 Project Management Plan 10. 1. 3 Outputs 10. 1. 2 Tools & Techniques. 1 Communications Management Plan Requirements Analysis. 2 Communications Technology 10. 2. 1 Inputs. 1 Communications Management Plan 10. 2. 2 Tools & Techniques. 1 Communications Skills. 2 Information Gathering and Retrieval Systems. 3 Information Distribution Methods. 4 Lessons Learned Process 10. 2. 3 Outputs. 1 Organizational Process Assets (Updates). 2 Requested Changes Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com PM-1 10 - 42

10. 의사소통관리(Communication Mgmt. ) Closing Project Communication Management Inputs, Tools & Techniques, Outputs Items Processes 10. 3 성과 보고 (performance Reporting) 투입물 (Inputs) 도구 및 기법 (Tools & Techniques) 산출물 (Outputs) 10. 3. 3 Outputs 10. 3. 1 Inputs 10. 3. 2 Tools & Techniques . 1 Work Performance Information. 2 Performance Measurements. 3 Forecasted Completion. 4 Quality Control Measurements. 5 Project Management Plan. 6 Approved Change Requests. 7 Deliverables . 1 Information Presentation Tools. 2 Performance Information Gathering and Compilation. 3 Status Review Meetings. 4 Time Reporting Systems. 5 Cost Reporting Systems . 1 Performance Reports. 2 Forecasts. 3 Requested Changes. 4 Recommended Corrective Actions. 5 Organizational Process Assets (Updates) 10. 4. 2 Tools & Techniques 10. 4. 3 Outputs. 1 Resolved Issues. 2 Approved Change Requests. 3 Approved Corrective Actions. 4 Organizational Process Assets (Updates). 5 Project Management Plan (Updates) 10. 4 이해당사자 관리 10. 4. 1 Inputs. 1 Communications (Management Plan Stakeholder). 2 Organizational Process Assets . 1 Communications Methods. 2 Issue Logs Copyright 2005 Venture. Tiger All Rights Reserved / Mail to pmp@venturetiger. com PM-1 10 - 43