1 Revisin por la Direccin 2011 Dependencia Secretara

1 Revisión por la Dirección 2011 Dependencia: Secretaría de Bienestar e Integración Social Responsable: María Eugenia Palacio Álvarez Fecha: 28 -06 -2011 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Tercero Enfoque de procesos Enfoque funcional (Procesos) Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 1. Estructura organizacional de la Administración Central Municipal. 2. Estructura Organizacional de la Secretaría de Bienestar e Integración Social. 3. Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal. 4. Procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social. 5. Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social. 2 P H V http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Tercero (Funcional) 6. Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Bienestar e Integración Social. Percepción del cliente 7. Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones. 8. Estado de las PQRS. Autoevaluación Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 9. Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Educación y Cultura por proceso y dependencia. 3 V 10. Revisión de la política y seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 4 Toma de decisiones 11. Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la Secretaría de Bienestar e Integración Social: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. 12. Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. A 13. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas. 14. Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados del análisis de los indicadores. (ALPHASIG) http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Temas de la Revisión por la Dirección (RXD) 5 15. Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: • Cambios en la normatividad aplicable. • Cambios en la estructura de la dependencia. • Cambios en los planes aplicables a la dependencia. 16. Recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de Gestión. 17. Conclusiones de la RXD (conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad) http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

6 Notas aclaratorias • La conformidad de los trámites y servicios se revisará desde el indicador de “Confiabilidad de los Trámites y Servicios” aplicables a todas las dependencias y procesos de la Administración Central. • La evaluación de los trámites y servicios se revisará desde el indicador “Evaluación de los Trámites y Servicios” aplicable a todos las dependencias y procesos de la Administración Central. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estructura organizacional de la Administración Central Municipal 7 DESPACHO DEL ALCALDE CONTROL INTERNO OFICINA ASESORA JURÍDICA EVALUACIÓN MEDIO BIENESTAR E SERVICIOS AMBIENTE Y INFRAESTRUCTURA GOBIERNO HACIENDA INTEGRACIÓN PLANEACIÓN ADMINISTRATIVOS DESARROLLO Y VIVIENDA SOCIAL RURAL EDUCACIÓN Y CULTURA SALUD INFRAESTRUCTURA Y PROYECTOS ESPECIALES CONTROL Y REGULACIÓN OFICINA TÉCNICO LEGAL DESARROLLO INTEGRAL DELTERRITORIO SUBSECRETARÍA FINANCIERA CASA DE JUSTICIA Y CONVIVENCIA CIUDADANA VIVIENDA JUZGADO EJECUCIONES FISCALES LOGÍSTICA Y DESAROLLO ORGANIZACIONAL ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PLANEACIÓN INSTITUCIONAL SALUD PÚBLICA RECREACIÓN EMPRENDIMIENTO Y TURISMO DEPORTES COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD SISBEN RENTAS CULTURA PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD TALENTO HUMANO Y BIENESTAR LABORAL EMPRENDIMIENTO, COMPETITIVIDAD Y PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA DESARROLLO RURAL INTEGRACIÓN SOCIAL TRANSITO Y DEPORTES Y GENERAL TRANSPORTE RECREACIÓN TESORERIA CATASTRO SECRETARÍAS SUBSECRETARÍAS JUZGADO OFICINAS 14 11 1 15 OFICINA ASESORA 1 Decreto Municipal 0644 de 2010. v 03 Decreto Municipal 0166 de 2011. v 04 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello Decreto Municipal 0 xxx de 2011. v 05

8 Estructura organizacional de la Secretaría de Bienestar e Integración Social DESPACHO DEL ALCALDE BIENESTAR E INTEGRACIÓN SOCIAL http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Mapa de Procesos de la Administración Central Municipal 9 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA COMUNICACIONES Retroalimentación en dos vías PROCESOS DE EVALUACIÓN GESTIÓN SOCIAL GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL PR OC E S OS MI S I O N A L E S MEJORAMIENTO CONTINUO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS COMUNIDAD - SATISFECHA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO COMUNIDAD - NECESIDADES Retroalimentación en dos vías GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS PROCESOS DE APOYO http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Procesos en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social 10 PROCESOS ESTRATÉGICOS PLANEACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESOS DE EVALUACIÓN GESTIÓN SOCIAL GESTIÓN DE TRÁMITES ASESORÍA Y ASISTENCIA DESARROLLO INTEGRAL DEL TERRITORIO FORMACIÓN CIUDADANA EVALUACIÓN INDEPENDIENTE VIGILANCIA Y CONTROL GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO ADMINISTRACIÓN DE RENTAS COMUNIDAD - SATISFECHA MEJORAMIENTO CONTINUO COMUNICACIONES PR OC E S OS MI S I O N A L E S COMUNIDAD - NECESIDADES DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO GESTIÓN CONTRATACIÓN GESTIÓN JURÍDICA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS PROCESOS DE APOYO http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de las auditorías: No conformidades por proceso en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social 11 NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social Se debe realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en los planes de mejoramiento y enviar al Profesional Universitario de Organización y Métodos vía correo electrónico el seguimiento realizado y en caso de ser necesario las respectivas evidencias. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Bienestar e Integración Social 12 NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de las auditorías: No conformidades por dependencia de la Secretaría de Bienestar e Integración Social 13 NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones 14 NC: No conformidad, OBS: Observación (Riesgo), F: Fortaleza y R: Recomendación Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultados de la evaluación de la satisfacción de los clientes según encuesta del proceso de Comunicaciones 15 La evaluación de la percepción ciudadana frente a la gestión de la Administración se realizará entre los meses de julio, agosto y septiembre. Por lo que este requisito de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000 (8. 2. 1 Satisfacción del Cliente) se resolverá desde las encuestas de satisfacción establecidas para los diferentes procesos Para determinar el tamaño de la muestra a realizar se recomienda emplear el anexo 01 del manual de implementación del MECI 1000 en su página 164. Ruta: D: calidadSIGprocesos1. estratégicodocumentos externos estratégicosdireccionamiento http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de las PQRS – PQRS Recibidas/Atendidas 2010 16 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS Recibidas / Atendidas 2010 250 201 Total: 213 PQRS recibidas 81 PQRS atendidas 200 150 78 100 50 6 4 1 2 0 Peticiones Quejas Total PQRS recibidas Reclamos 2 0 Sugerencias Total PQRS atendidas (con respuesta) Fuente: Análisis de PQRS 2010 Como medida preventiva frente a los informes que entrega la Secretaría General/ Atención al Ciudadano, se recomienda registrar las PQRS en la planilla para el control de solicitudes de servicios. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de las PQRS – Porcentaje de Atención de PQRS 2010 17 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de Atención de PQRS 2010 60% 50% Porcentaje de atención promedio: 38% 37% 40% 30% 20% 17% 10% 0% 0% Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Acumulado del año Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de las PQRS – PQRS Atendidas/ Oportunas 2010 18 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS Atendidas Oportunamente 2010 90 Total: 81 PQRS atendidas 26 PQRS atendidas oportunamente 78 80 70 60 50 40 23 30 20 10 1 2 0 Peticiones Quejas Total PQRS atendidas (con respuesta) Reclamos 0 0 Sugerencias PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de las PQRS – Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 19 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Porcentaje de Oportunidad en la Atención de PQRS 2010 120% 100% Porcentaje de oportunidad en la atención: 32% 80% 60% 29% 40% 20% 0% Peticiones Quejas Reclamos Sugerencias Acumulado del año Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Evaluación de la Atención de PQRS 2010 20 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Parámetros de evaluación: No. de encuestas: 48, es decir el 59% 4, 5 4, 0 3, 5 3, 0 3, 1 2, 8 2, 5 4, 0 2: deficiente. 3: regular. 4: buena. 5. excelente Evaluación promedio 3, 2 Según 3, 4 la evaluación de la comunidad, estamos en el 3, 1 intervalo entre 3, 0 regular y bueno, 2, 7 tendencia 2, 7 con a regular 2, 0 No. de encuestas Ene 11 Feb 2 Mar 5 Abr 11 May 5 Jun 8 Jul 3 PQRS - evaluación promedio Ago 1 Media Sep 2 Oct Nov Dic No se realizaron encuestas Fuente: Análisis de PQRS 2010 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Análisis PQRS 2010 Bienestar e Integración Social 21 PQRS: Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS Secretaría de Bienestar e Integración Social 1, 2 1 1 1 0, 8 0, 6 0, 4 0, 2 0 0 PQRS recibidas PQRS atendidas oportunamente Fuente: Análisis de PQRS 2010 Validar con Secretaría General/ Atención al Ciudadano si en el primer semestre de 2011 tenemos pendiente por responder PQRS http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

22 Indicadores identificados por proceso Indicadores por Proceso 80 75 180 en total 70 60 Indicadores de Impacto de la Administración Central Municipal en la comunicada bellanita 50 40 30 20 10 10 13 8 7 11 7 5 6 DT FC 6 2 2 4 4 GJ GI 6 6 GR MC 8 0 DE PA PC Estratégicos 93 GS GT AA Misionales 40 VC GH AR GC Apoyo 33 EI Evaluación 14 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 23 Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 107. 1 80. 0 90. 0 100. 0 2009 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2009 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2008 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2008 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 24 Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Presupuesto Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 99. 3 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 100. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2009 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2009 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2008 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2008 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 25 Proceso DE Cumplimiento del plan de desarrollo (PD) - Eficiencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 100. 7 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 107. 1 80. 0 90. 0 100. 0 2009 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2009 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2008 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2008 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG 1. Revisar en la formula el resultado del indicador de eficiencia. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 26 Proceso DE Cumplimiento del Plan Decenal de la Infancia y Adolescencia. La política de Infancia y Adolescencia está aprobada mediante Acuerdo 046 de diciembre 20 de 2008, el Plan Decenal de la Infancia y Adolescencia está pendiente de aprobación, por lo tanto no está en el ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 27 Proceso DE Plan Decenal de Adolescencia y Juventud La política de Adolescencia y Juventud está aprobada mediante Acuerdo 014 de diciembre 18 de 2004, el Plan Decenal de Adolescencia y Juventud está en ejecución, por lo tanto debe ser alimentado en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 28 Proceso DE Plan Decenal de Acciones Positivas para las Mujeres La política pública de equidad y género está aprobada mediante Acuerdo 028 de noviembre 26 de 2006, el Plan Decenal de Acciones Positivas para las Mujeres está en ejecución, por lo tanto debe ser alimentado en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 29 Proceso DE Plan Decenal de Acciones Afirmativas para la Población Afrobellanita. La política pública de la población afrobellanita está aprobada mediante Acuerdo 047 de diciembre 20 de 2008, el Plan Decenal de Acciones Afirmativas para la Población Afrobellanita está en ejecución, por lo tanto debe ser alimentado en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 30 Proceso DE Plan Decenal de Seguridad Alimentaria. La política pública de seguridad alimentaria y el Plan Decenal de Seguridad Alimentaria están en proceso de aprobación, por lo tanto no deben ser alimentados en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia 31 Proceso DE Plan Integral Único (PIU) para la Atención Integral a la Población Desplazada El Plan Integral Único (PIU) para la Atención Integral a la Población Desplazada está en proceso de aprobación, por lo tanto no deben ser alimentados en ALPHASIG. Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 32 Cumplimiento metas del Plan de Gestión Social- Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesgestión socialformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 33 Cumplimiento del presupuesto del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesgestión socialformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 34 Eficiencia del Plan de Gestión Social Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesgestión socialformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 35 Atención de la demanda de gestión social Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 100. 00 111. 11 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 36 Oportunidad en la atención de los servicios de gestión social Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Abr 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Mar 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Feb 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Ene 0. 0 80. 0 95. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 37 Evaluación del Servicio de Gestión Social Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Abr 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Mar 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Feb 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Ene 0. 0 4. 5 5. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 38 Confiabilidad de los servicios de Gestión Social Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GS 39 Cobertura de la Gestión Social Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. Código del indicador 280 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

40 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Atención de la demanda de trámites Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

41 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Oportunidad en la atención de los trámites Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 112. 0 124. 4 80. 0 95. 0 2011 Abr 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Mar 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Feb 0. 0 80. 0 95. 0 2011 Ene 0. 0 80. 0 95. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

42 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT Confiabilidad de los trámites Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso GT 43 Evaluación del Trámite Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Abr 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Mar 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Feb 0. 0 4. 5 5. 0 2011 Ene 0. 0 4. 5 5. 0 2010 Dic 0. 0 0. 0 2010 Nov 0. 0 0. 0 2010 Oct 0. 0 0. 0 2010 Sep 0. 0 0. 0 2010 Ago 0. 0 0. 0 2010 Jul 0. 0 0. 0 2010 Jun 0. 0 0. 0 2010 May 0. 0 0. 0 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA 44 Cumplimiento de Metas del Plan de Asesoría y Asistencia. Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesasesoría y asistenciaformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

45 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesasesoría y asistenciaformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

46 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA Eficiencia del Plan de Asesoría y Asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesasesoría y asistenciaformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

47 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA Atención de la demanda de asesoría y asistencia Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA 48 Oportunidad de la asesoría y asistencia Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA 49 Confiabilidad de los servicios de Asesoría y Asistencia Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso AA 50 Evaluación de la asesoría y asistencia Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Abr 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Mar 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Feb 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Ene 0. 00 4. 50 5. 00 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DT 51 Eficacia del proyecto en productos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DT 52 Eficacia del proyecto en recursos Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso DT 53 Eficiencia del proyecto Para revisar este indicador se debe ingresar al sistema ALPHASIG, por el grupo PD (Plan de Desarrollo), y en relacionados seleccionar la Secretaría y comenzar a abrir con el signo + hasta llegar el respectivo proyecto y evaluar el indicador. El consolidado de los proyectos de la Secretaría coincidiría con el indicador del cumplimiento del plan de desarrollo. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

54 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Cumplimiento de Metas del Plan de Formación Ciudadana. Actividades Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesformación ciudadanaformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC 55 Cumplimiento del Presupuesto del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesformación ciudadanaformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

56 Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC Eficiencia del Plan de Formación Ciudadana Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2010 Sem 2 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 2010 Sem 1 0. 0 80. 0 90. 0 100. 0 Fuente: ALPHASIG El formato de plan se encuentra publicado en la siguiente ruta: F: sistema integrado de gestiónprocesos2. misionalesformación ciudadanaformatos http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC 57 Atención de la demanda de formación ciudadana Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC 58 Oportunidad en la prestación del servicio de formación ciudadana Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC 59 Confiabilidad de la formación ciudadana Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Abr 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Mar 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Feb 0. 00 80. 00 95. 00 2011 Ene 0. 00 80. 00 95. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC 60 Evaluación de la formación ciudadana Fuente: ALPHASIG Año Item Valor % Cum Minimo Aceptable Satisfactorio 2011 May 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Abr 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Mar 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Feb 0. 00 4. 50 5. 00 2011 Ene 0. 00 4. 50 5. 00 2010 Dic 0. 00 2010 Nov 0. 00 2010 Oct 0. 00 2010 Sep 0. 00 2010 Ago 0. 00 2010 Jul 0. 00 2010 Jun 0. 00 2010 May 0. 00 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Resultado de los indicadores aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social por proceso y dependencia Proceso FC 61 Cobertura en la Formación Ciudadana Pendiente alimentar en ALPHASIG y completar la FTI. En el CMI tiene el código 280 Fuente: ALPHASIG http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Revisión de la Política del SIG 62 “Prestar un excelente servicio a la ciudad, apoyados en un talento humano competente que trabaja en equipo, garantizando el cumplimiento de su misión, el mejoramiento continuo de su Sistema Integrado de Gestión en términos de eficacia, eficiencia y efectividad y el logro de los fines del Estado”. La política del SIG se considera adecuada a los propósitos de la Administración, por lo que se decide conservarla sin modificaciones Fecha de aprobación: Marzohttp: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello 09 de 2010 en Comité Coordinador del SIG, v 03

Seguimiento al despliegue de los objetivos del SIG 63 Se cumplieron los objetivos del SIG No. 01, 03, 04, 05 y 06. El objetivo No. 02 queda pendiente ya que su medición es realizada cada dos años por el Área Metropolitana del Valle de Aburrá http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de los planes de mejoramiento de los comités responsabilidad de la 64 Secretaría de Bienestar e Integración Social : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Apt Plan de Mejoramiento Abierta Cerrada Comité Primario 0 0 Comité Técnico 0 0 Viernes del SIG 0 0 Comite de Convivencia Laboral 0 0 Comité Alianza de Adolescencia y Juventud 0 0 Comité de Monitoreo y Evaluación del Plan Decenal de 0 0 Adolescencia y Juventud Comité de Políticas Públicas de la Secretaría de Bienestar 0 0 e Integración Social Comité Directivo Municipal de la Mujer Género y 0 0 Equidad Comité Interno de Contratación 0 0 Comité de Certificación Municipal del Programa Familias 0 0 en Acción Comité Técnico de Asuntos Comunales 0 0 Comité Veedor de MANA 0 0 Abierta 0 0 0 Apv Cerrada 0 0 0 Abierta 0 0 0 Am Cerrada 0 0 0 Abierta 0 0 0 Cerrada 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Consejo Municipal de Política Social - COMPOS 0 0 0 0 Comité Mesa de Infancia Total 0 0 0 0 Fuente: Estadística RXD Bienestar e Integración Social Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestiónprocesos1. estratégicosdireccionamiento estratégicoregistrosrevisión por la direcciónbienestar social Nota: El plan de mejoramiento debe corresponder a las funciones o competencias del Comité. Se aclara que el plan de mejoramiento es por Comité y no por Acta/Reunión. Pendiente Actualizar por la Dependencia http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Riesgos Identificados y Gestionados a través de planes de mejoramiento Riesgos por Proceso 12 65 115 en total 12 10 10 9 8 8 8 7 6 7 7 GR MC 6 6 5 4 4 3 2 0 DE PA PC Estratégicos 25 GS GT AA DT Misionales 41 FC VC GH AR GC GJ Apoyo 33 GI EI Evaluación 16 http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de los planes de mejoramiento de riesgo de los procesos 66 en que participa la Secretaría de Bienestar e Integración Social : Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Ac Plan de Mejoramiento Apv Apt Am Abierta Cerrada Riesgos DE 16 0 5 0 0 0 Riesgos GS 0 0 18 0 0 0 Riesgos GT 3 0 0 0 1 0 Riesgos AA 0 0 17 0 0 0 Riesgos DT 1 0 5 0 0 0 Riesgos FC 4 0 3 0 0 0 3 0 Riesgos GC 3 0 9 0 1 0 0 0 Riesgos MC 5 0 11 0 0 0 Total 39 0 178 0 2 0 4 0 Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de estratégicosdireccionamiento estratégicoregistrosrevisión por la dirección gestiónprocesos1. Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Estado de los planes de mejoramiento de los procesos derivados de 67 las auditorías internas: Acciones tomadas, abiertas y cerradas Ac: Acción correctiva, Apv: Acción preventiva, Apt: Acción protección y Am: Acción de Mejora. Correcci ón Plan de Mejoramiento Ac Apv Apt Am Abierta Cerrada Abierta Cerrada Auditoría DE 7 1 5 0 0 0 0 Auditoría GS 33 0 9 0 3 0 0 0 Auditoría GT 19 1 11 1 2 0 0 0 Auditoría AA 11 0 2 0 5 0 0 0 Auditoría DT 15 0 6 1 1 0 0 0 Auditoría FC 17 0 2 0 5 0 0 0 Auditoría GC 9 0 4 0 0 0 2 0 Auditoría MC 8 0 2 0 1 0 0 0 193 4 91 2 27 0 0 0 4 0 Total Fuente: estadísticas Planes de Mejora Ruta donde se encuentra esta tabla: sistema integrado de gestiónprocesos1. estratégicosdireccionamiento estratégicoregistrosrevisión por la dirección Ruta donde se encuentran los planes de mejoramiento de la auditoría: sistema integrado de gestiónprocesos4. evaluaciónevaluación independienteregistrosauditoriasinternas al SIG2011planes de mejoramiento Está pendiente realizar seguimiento a las acciones acordadas ya que muchas de ellas se han venido trabajando http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Cambios que podrían afectar el Sistema Integrado de Gestión: 68 • Cambios en la normatividad aplicable. • Cambios en la estructura de la Secretaría de Bienestar e Integración Social. • Cambios en los planes aplicables a la Secretaría de Bienestar e Integración Social. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

69 Recomendaciones para la mejora del SIG En la revisión de los diferentes temas de la revisión por la Dirección se adoptaron las diferentes acciones orientadas a la mejora de los procesos, trámites/servicios y con las necesidades de recursos. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Conclusiones de la revisión por la dirección 70 CONVENIENCIA El Sistema Integrado de Gestión es coherente con: • • La ley 872 de 2003: Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. Artículo 2. Parágrafo 2. La ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Artículo 5. La ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. El Plan de desarrollo 2008 -2011: Línea Gerencia Pública y Transparencia, componente 5. Gestión Institucional con Calidad. 5. 5 por una Administración con Calidad. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Conclusiones de la revisión por la dirección 71 ADECUACIÓN El SIG se ha implementado al nivel de trámites y servicios, agrupándolos en procesos y estos a su vez en tipos de procesos, en los cuales interactúan las diferentes dependencias y sedes de la Administración Central Municipal. Pese a la importante cantidad de hallazgos encontrados en la auditoría interna (204 no conformidades y 59 observaciones), el SIG ha tenido la suficiencia para adoptar los correctivos y acciones requeridas con el fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos. EFICACIA Para el cumplimiento del Marco Estratégico (Misión, Visión, Políticas y Objetivos), en la revisión por la dirección se revisaron los indicadores de los diferentes procesos proporcionando las acciones pertinentes, relacionadas principalmente con su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. El plan de desarrollo de acuerdo con la medición del año 2010 se viene cumpliendo de acuerdo con lo planificado. http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello

Conclusiones de la revisión por la dirección 72 EFICIENCIA El presupuesto de inversión del Municipio es ejecutado a través de los programas y proyectos del plan de desarrollo, es por esta razón que la mejor forma de medir el adecuado uso de los recursos, en especial los financieros, es con base en la medición del indicador de eficiencia del plan de desarrollo, el cual según medición del año 2010, se viene cumpliendo de acuerdo con lo especificado en el plan. EFECTIVIDAD Se está incorporando al quehacer diario la cultura de la medición; realizando su cálculo y análisis según la frecuencia establecida. La medición de los indicadores de impacto depende en su gran mayoría de entes externos, de ahí la dependencia de estas entidades para proceder a su alimentación y análisis en el sistema ALPHASIG. De todas formas ya se han enviado comunicados a estas entidades solicitando esta información (Área Metropolitana del Valle de Aburrá, Bello Aseo, Empresas Públicas de Medellín, Policía Nacional, DANE, entre otros). http: //omega. compuhora. com. co/alphasigbello