1 PRSENTATION PROJET OFFRE DE LICENCE CLUBS SOMMAIRE

1 PRÉSENTATION PROJET OFFRE DE LICENCE CLUBS

SOMMAIRE 1. Ouverture service dématérialisée repoussée 2. Enjeux 3. Changements dans l’approche 4. Périmètre non concerné par la dématérialisation 5. Schéma de la nouvelle offre des licences club 2020/2021 6. Présentation théorique : 2 outils pour la gestions de la licence dématérialisée 7. Zoom sur les processus non dématérialisés / Maintien des formulaires papier 8. Processus pour vous réaffilier ? 9. Processus pour le renouvellement de licence 10. Processus pour la création de licence 11. Processus pour la mutation 12. Assistances aux utilisateurs 2

INFORMATION 3 FFBB – OUVERTURE SERVICES DEMATERIALISATION REPOUSSÉE La FFBB s’était engagée à mettre en service E-licence et FBI « Nouvelle offre de licence » au 15 mai 2020. Tout est prêt mais la situation sanitaire impose de sursoir à cette mise en route. La FFBB suite aux directives ministérielles qu’un nouveau certificat médical postérieure au 28 mai 2020 sera OBLIGATOIRE pour TOUS les licenciés (renouvellement et création). Le questionnaire de santé ne sera donc pas utilisé. D’autre part, pour aider le médecin dans son diagnostic, le licencié lui présentera un questionnaire COVID téléchargeable en même temps que le formulaire certificat médical sur le site de la FFBB.

ENJEUX 4 La FFBB a lancé sur 3 saisons sportives complètes (2019/2020 – 2020/2021 et 201/2022) la mise en œuvre de l’offre de licence, dont l’objectif est la dématérialisation de la licence fédérale (formulaire et carton supprimés dès la saison 2019/2020), tout en proposant une actualisation de son offre et une simplification de l’exercice des fonctions, afin notamment de : • • • Assimiler et harmoniser les pratiques 3 x 3 et 5 x 5 Elargir et faciliter les autorisations secondaires Gérer les mutations / licences : ne pas valider tant que le licencié n’est pas en règle financièrement Simplifier l’offre de licences fédérales Offrir un socle commun à tous les licenciés (suppression des familles dans l’offre de licences) Permettre au licencié de personnaliser ses activités (fonctions et pratiques) du basket ball.

CHANGEMENTS DANS L’APPROCHE 5 Les grands enjeux : • Le licencié devient acteur de la saisie de ses informations pour adhérer à la FFBB • Les clubs ne procèderont plus à la saisie des données des licenciés dans FBI ; ils procèderont néanmoins au contrôle des informations saisies et au choix des licenciés à se pré-inscrire • Les organes fédéraux valideront définitivement la prise de licence • L’envoi par email au licencié de la licence dématérialisée est automatisé • Le processus de dématérialisation du formulaire de prise de licence est nommé processus de préinscription. La FFBB contrôle ce processus. Refonte de l’offre de licence + Dématérialisation de la licence « SIMPLE » = Dématérialisation de la pré-inscription (renouvellement, création, mutation), validation de la préinscription en licence, contrôle et dématérialisation du support de licence.

6 PROJET OFFRE DE LICENCES : Périmètre NON CONCERNÉ pour 2020/2021 • Dématérialisation de la souscription aux autorisations secondaires et mise disposition (AST – ASP – T) • Dématérialisation du paiement de la licence • Dématérialisation des licences COMPLEXES (joueurs étrangers par exemple)

SCHÉMA DE LA NOUVELLE OFFRE DE LICENCES CLUB 2020/2021 7

PRINCIPE DE LA NOUVELLE OFFRE DE LICENCES 2020/2021 La licence est construite selon les principes suivants : • Un socle commun ouvrant accès aux fonctions de dirigeant, d’officiel ou de technicien • Des aptitudes médicales et/ou métiers nécessaires pour réaliser ces fonctions. • Des extensions pour jouer en compétition ou en loisir ou en entreprise Pour l’extension Loisir et Entreprise: permet de participer aux tournois 3 x 3, Open Start. • Des aptitudes médicales pour jouer en compétition ou en loisir ou en entreprise • Une extension pour les formes de pratique du VIVRE ENSEMBLE (Vx. E) • Des autorisations secondaires pour pratiquer en COMPÉTITION, hors du club principal 8

ÉVOLUTION PAR RAPPORT A 2019/2020 9 Les grandes évolutions : • • • Suppression des familles (Dirigeants, Techniciens, Officiels, Joueurs) Introduction de la licence « ADHÉRENT AU CLUB » (sans fonction ni extension de pratique) Nouveaux types de licences (suppression du référentiel DC, TC, OC et JC) Un processus de validation des licences par le comité normé La licence dématérialisée envoyée directement au licencié Une dématérialisation complète de la gestion de la démission dans le cadre des mutations (plus d’envoi de lettre AR au club d’origine) • Une dématérialisation du dossier d’inscription de licence (formulaire, certificat médical, questionnaire de santé, carte d’identité, charte engagement…numérisés)

PRÉSENTATION THÉORIQUE DES 3 PROCESSUS DÉMATÉRIALISES Avec parcours utilisateurs 2 outils pour la gestion de la licence dématérialisée : 10

ZOOM SUR LES PROCESSUS NON DÉMATÉRIALISÉS 11 Questions permettant d’identifier les licences complexes : - Avez-vous été licencié la saison précédente (ou une saison antérieure) à l’étranger ? Si réponse oui : renvoyer vers une procédure papier (nécessité d’obtention d’une lettre de sortie) - Etes-vous ressortissant d’un pays ne faisant pas partie de la zone EEE ? Si réponse oui : renvoyer vers une procédure papier (nécessité de produire un titre de séjour) - Si vous disposez d’une licence de couleur Jaune ou Orange, souhaitez-vous évoluer en compétition nationale ou pré-nationale ? Si réponse oui : renvoyer vers une procédure papier (nécessité de procéder au paiement des droits financiers complémentaire)

ZOOM SUR LES PROCESSUS NON DÉMATÉRIALISÉS 12 En cas de création de licence, s’assurer que le joueur(se) n’a pas été précédemment licencié à l’étranger. Sinon voir point suivant. Joueur précédemment licencié à l’étranger Document à fournir : - Formulaire de demande de licence joueur précédemment licencié à l’étranger - Formulaire de demande de lettre de sortie - Charte d’engagement (si niveau de jeu NM 2 - NM 3 –PNM - NF 1 – NF 2 – NF 3 – PNF) - Copie du passeport ou de la pièce identité - Copie du titre de séjour (si joueur étant ressortissant d’un pays hors Union Européenne - Droits financiers complémentaires (selon la couleur de licence (JN ou ON) et le niveau de pratique)

ZOOM SUR LES PROCESSUS NON DÉMATÉRIALISÉS 13 Cas particulier : Transferts Internationaux de joueurs mineurs (Spécial Case) : - Contacter le service qualification de la Fédération car il y a une procédure FBI à respecter. En outre des licences dites « COMPLEXE » , le processus visant à l’obtention d’une licence T, ASP et ASP n’est pas dématérialisé. Comme pour la saison 2019 -2020 des formulaires seront téléchargeables et imprimables sur le site internet de la Fédération et sur EFFBB.

COMMENT VOUS AFFILIEZ ? Vous connectez sur le site de la Fédération (FBI) via vos identifiant et mot de passe Allez dans l’onglet Organismes et « Renouvellement d’affiliation 14

COMMENT VOUS AFFILIEZ ? 15 - Vérifier les données - Apporter les modification nécessaires Cochez les offres de pratique vous proposez à vos licenciés

COMMENT VOUS AFFILIEZ ? 16 Apporter les modifications nécessaires Montant de l’affiliation Choisir le mode de paiement Par chèque (envoi du règlement au siège du comité Par virement (sur le compte bancaire du comité)

COMMENT VOUS AFFILIEZ ? ONGLET SALLE Montant de l’affiliation Choisir le mode de paiement Par chèque (envoi du règlement au siège du comité Par virement (sur le compte bancaire du comité) Apporter les modifications nécessaires 17

COMMENT VOUS AFFILIEZ ? ONGLET MEMBRES VALIDER LA RÉAFFILIATION Les informations de la saison 2019 -2020 devraient apparaitre. Vous pouvez apporter les modifications nécessaires si changement de président et/ou correspondant. Vérifier toutes les informations AVANT DE VALIDER 18

PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT 19 Les points clés du processus de gestion de renouvellement de la licence : • Le club s’assure du souhait de renouvellement de licence de l’adhérent • Le club s’assure que l’adhérent est éligible à un processus de renouvellement de licence via une préinscription dématérialisée • Le club contrôle les données du licencié à renouveler (email principalement) Les correspondants de club ont reçu un mail à sujet avec un tuto sur la procédure à adopter pour la vérification des adresses mails de vos licenciés. La majorité des clubs ont fait le nécessaire pendant le confinement.

PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Vous connectez sur le site de la Fédération (FBI) via vos identifiant et mot de passe Aller sur Gestion des licences 20

PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT 21 Lancer la recherche L’ensemble des licenciés apparaîssent. Cliquer sur Pré-inscrire les licenciés sélectionnés Cochez les licenciés que vous désirez renouveller. Cliquez sur pré-inscrire les licenciés sélectionnés

PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT 22

PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT 23 Ce nombre sera différent selon le nombre de vos licenciés Coche si besoin la demande de Surclassement ou Charte engagement Ces options Apparaitront lors de la Pré-inscription Il ne devrait pas y avoir de souci sur les adresses mails, puisque vous avez au préalable vérifier ces dernières. Si vous avez un nombre < au nombre de vos licenciés, c’est que vous avez des cas particuliers (étrangers…) Valider les pré-inscriptions

PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT Cliquer sur OUI pour validation des pré-inscriptions Un mail a été envoyé à vos licenciés. 24

ZOOM SUR L’APPROCHE GÉNÉRIQUE 25

RÉCAPITULATIF PROCESSUS DE RENOUVELLEMENT 26

ATTENTION 27 Ne pas valider la licence tant que votre licencié n’a pas réglé sa cotisation auprès de votre club.

PROCESSUS DE CRÉATION 28 Les points clés du processus de gestion de création de la licence : • Le club s’assure du souhait de création de licence de l’adhérent • Le club s’assure que l’adhérent est éligible à un processus de création de licence via une préinscription dématérialisée • Le club collecte les données nécessaires à la création (nom/prénom/date de naissance et email)

PROCESSUS DE CRÉATION Vous connectez sur le site de la Fédération (FBI) via vos identifiant et mot de passe Aller sur Gestion des préinscriptions 29

PROCESSUS DE CRÉATION Cliquer sur Créer 30

PROCESSUS DE CRÉATION Cocher les cases si besoin Sauvegarder Remplir les champs : nom/prénom/adresse mail/date de naissance 31

PROCESSUS DE CRÉATION 32

PROCESSUS DE CRÉATION 33

PROCESSUS DE CRÉATION 34

Contacter le club, si pas de réponse, contacter l’assistance FFBB FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 1 JE SUIS JE VALIDE Insérer la photo du licencié Remplir les différents champs 35

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 2 JE SOUHAITE Sélectionner la pratique choisie OTM, statisticiens… 36

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 3 JE PRODUITS MES JUSTIFICATIFS Apparaitra également le surclassement et/ou la charte engagement si vous l’avez notifié en amont de la pré-inscription Ici, la pièce identité n’est pas valable, devra la fournir en recto/verso Ici, le certificat est valable (celui de la saison dernière, devra fournir le questionnaire de santé Si i c’est que le licencié n’est pas en règle Si c’est que vous êtes en règle Les justificatifs devront être en règle avec le sigle 37

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 4 Possibilité de changer l’option Assurance si elle est > à celle de La saison dernière Sinon dénonciation du contrat Auprès de la FFBB en AR un mois Avant le 1 er juillet Possibilité de visualiser ou télécharger le tableau Des garanties JE M’ASSURE 38

FORMULAIRE WEB DE PRÉINSCRIPTION DÉMATÉRIALI SÉE Étape 5 JE VALIDE 39

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 6 JE M’ENGAGE 40

41 RÉCAPITULATIF DU PROCESSUS DE CRÉATION

ATTENTION 42 Ne pas valider la licence tant que votre licencié n’a pas réglé sa cotisation auprès de votre club.

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 43 Les points clés du processus de gestion de démission / mutation de la licence : • Le club s’assure du souhait de l’adhérent de changer de club • Le club s’assure du souhait de renouvellement de licence de l’adhérent • Le club s’assure que l’adhérent est éligible à un processus de renouvellement de licence via une préinscription dématérialisée • Le club contrôle les données du licencié à renouveler (email principalement)

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION Vous connectez sur le site de la Fédération (FBI) via vos identifiant et mot de passe Gestion des pré-inscriptions 44

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 45 Cliquez sur « Créer »

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 46 Recherchez le licencié qui veut muter

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 47 Cocher si licencié hors 26/07 Recher le licencié par son nom / prénom / N° National / N° licence / Date de naissance

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 48 Le licencié apparaît Cliquer sur le licencié

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 49 Nom du licencié Cocher Mutation Cocher si nécessaire Bien vérifier son adresse mail La modifier si besoin Sauvergarder. Envoi automatique d’un mail au licencié pour se pré-inscrire. Les mails ne partent pas en instantané, ils partent deux fois par jour

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION Le licencié a reçu le mail de pré-inscription via sa boite mail 50

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 51

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 52

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 1 JE SUIS JE VALIDE Changer la photo si besoin Changer les informations si besoin Je Valide 53

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 2 JE SOUHAITE Sélectionner la pratique choisie OTM, statisticiens… 54

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 3 JE PRODUITS MES JUSTIFICATIFS Apparaitra également le surclassement et/ou la charte engagement si vous l’avez notifié en amont de la pré-inscription Ici, la pièce identité n’est pas valable, devra la fournir en recto/verso Ici, le certificat est valable (celui de la saison dernière, devra fournir le questionnaire de santé Si i c’est que le licencié n’est pas en règle Si c’est que vous êtes en règle Les justificatifs devront être en règle avec le sigle 55

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 4 Possibilité de changer l’option Assurance si elle est > à celle de La saison dernière Sinon dénonciation du contrat Auprès de la FFBB en AR un mois Avant le 1 er juillet Possibilité de visualiser ou télécharger le tableau Des garanties JE M’ASSURE 56

FORMULAIRE WEB DE PRÉINSCRIPTION DÉMATÉRIALI SÉE Étape 5 JE VALIDE 57

FORMULAIRE WEB DE PRÉ-INSCRIPTION DÉMATÉRIALISÉE Étape 6 JE M’ENGAGE 58

PROCESSUS DE DÉMISSION / MUTATION 59

ATTENTION 60 Ne pas valider la licence tant que votre licencié n’a pas réglé sa cotisation auprès de votre club.

PROCESSUS DE VALIDATION DES LICENCES PAR LE COMITÉ 61 Les 4 grands cas des gestion de la validation de la licence par le Comité, à compter de la validation par le club valant qualification : 1. Dans les 15 jours, le Comité effectue une vérification, et ne constate aucun écart sur la qualification : - le comité valide la licence dans FBI - un email est adressé au licencié avec sa licence dématérialisée 2 - Dans les 15 jours, le comité n’effectue pas de vérification : - un email est adressé au licencié avec sa licence dématérialisée - dans un délai de 2 mois, en application du principe SILENCE VAUT ACCEPTATION, la demande de licence est réputée acceptée (même si le dossier n’est pas complet)

PROCESSUS DE VALIDATION DES LICENCES PAR LE COMITÉ 62 4 - Dans les 15 jours, le Comité effectue une vérification, et suppose un écart potentiel sur la qualification (CM-CNI- Justificatif domicile, autre…) : - le comité informe le club, via un dialogue dans FBI, avec coche d’une des raisons ci-dessus, et ajout possible de commentaire - la qualification est maintenue, mais la participation du licencié se fait sous la responsabilité du club qui se doit de veiller à la régularisation de la situation. A défaut, une demande irrégulière risque le retrait de la qualification et une incidence sportive 2 - Dans les 15 jours, le comité effectue une vérification, et constate un écart avéré sur la qualification (EX : absence document, document erroné…) : - le comité lève la qualification dans FBI. Il avise le club et le licencié - le licencié n’est plus autorisé à participer aux compétitions = perte par pénalité susceptible d’être prononcée à compter de l’information de l’irrégularité jusqu’à la régularisation (pas d’effet rétroactif sauf si fraude avérée après procédure contradictoire)

PROCESSUS DE VALIDATION DES LICENCES PAR LE COMITÉ 63 RÈGLE GÉNÉRALE À OBSERVER : - Dans FBI, il existe que 2 statuts : QUALIFIÉ ou NON QUALIFIÉ - Passé le délai de 15 jours suivant la validation par le club, le comité a un délai de 2 mois pour retirer la qualification, mais ne pourra aire perdre des rencontres par effet rétroactif (il peut lever à tout moment la qualification) - Passé le délai de 2 mois, application du principe SILENCE VAUT ACCEPTATION

ASSISTANCES AUX UTILISATEURS ET LEUR FONCTIONNEMENT 64 ASSISTANCE DE NIVEAU LOCAL (CLUBS) - Les licenciés s’adressent à leur club de référence prioritairement pour toute question relative au formulaire de pré-inscription - Si le club n’est pas en mesure de répondre, alors le licencié peut également s’adresser au référent licences du Comité Drôme Ardèche.

ASSISTANCES AUX UTILISATEURS ET LEUR FONCTIONNEMENT 65 ASSISTANCE DE NIVEAU 1 et 2 (COMITÉ et LIGUE) - Le club peut s’adresser à son référent licences du Comité pour toute demande relative à la gestion des licences au sein de son association - Le Comité assure l’assistance sur son champ d’action territorial pour ses clubs ainsi que les licenciés de ses clubs - La Ligue intervient en soutien des comités pour les aider à organiser l’assistance territorial (de niveau 1 et 2), particulièrement sur la période d’été.

ASSISTANCES AUX UTILISATEURS ET LEUR FONCTIONNEMENT 66 ASSISTANCE DE NIVEAU 3 (Fédération) - Les services fédéraux (Juridique et service informatique) assurent l’assistance de niveau 3 et répondent ainsi à l’ensemble des demandes assistances de niveaux 1 et 2.

67 PARCOURS DE FORMATION A DESTINATION DES CLUBS, COMITÉS et LIGUES DES PARCOURS COMPOSÉS DE CONTENUS ET MODALITÉS PÉDAGOGIQUES : - Teaser Vidéos tutoriels Documents. pdf téléchargeable Activités et documents intéractifs Quiz formatifs UNE THÉMATIQUE, UN SUJET = UN MODULE - Chaîne Youtube - Réseaux sociaux