1 Projektbeschreibung Aufgaben X Schaffung eines Extranet Fokus

1. Projektbeschreibung - Aufgaben X Schaffung eines Extranet (Fokus: Großkunden, Zulieferer) Bestellplattform für Kunden CRM / Kundenbetreuung Beschaffungsplattform / Kommunikation mit Zulieferern X Schaffung eines Intranet für Vertrieb Kundendatenverwaltung/ -pflege Vertriebsinformationen, Kommunikation verbessern Übersicht über Lagerbestände X Neugestaltung und Ausbau Internetpräsenz Neues Design Verbesserung der Informationsstruktur Leichte Pflege, Onlinekatalog zusätzlich zu Print Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

2. Projekt-Strukturplan – Beteiligte Gruppe 5 X Bestellwesen Marta Kowalczyk X Warenwirtschaft Mikhail Shupenka X Technologie Andrea Altmeier X Kundenbeziehungen Stefan Schröder X Interne Kommunikation Giovanni Gaias X Projetkleitung Klas Roggenkamp Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

2. Teilbereich Bestellwesen Zielsetzung X X X Skills Angebote flexibilisieren M, I Anforderungspofile formulieren Customization D, M, K für Kleinkunden (Internet) für Mittelkunden (Internet/ Extranet) für Grosskunden (Extranet) Tage im Projekt 15 5 8 7 Schnittstellen: Warenwirtschaft, Kundenbeziehungen D G I K M P = Design = Geschäftsführung = IT / DV-Abt. = Kundenbeziehungen = Marketing / Vertrieb = Personalwesen Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

2. Teilbereich Warenwirtschaft Zielsetzung X X Skills Einkauf int. Prozesse abbilden M Produktkatalog Optionen Buy-Side M Lagerbestand Fore-Casting M Tage im Projekt 18 22 5 Schnittstellen: Bestellwesen D G I K M P = Design = Geschäftsführung = IT / DV-Abt. = Kundenbeziehungen = Marketing / Vertrieb = Personalwesen Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

2. Teilbereich Kundenbeziehungen Zielsetzung X X X Skills Kundendaten Ausgabe und Verwendung Eingabestrukturierung Abrechnung / Buchhaltung M Kommunikation Auswertung Feedback-Bearbeitung Entwicklungspotentiale (Targeting, Direkt-Mailings) M Tage im Projekt 5 8 10 4 5 3 Schnittstellen: Interne Kommunikation, Bestellwesen D G I K M P = Design = Geschäftsführung = IT / DV-Abt. = Kundenbeziehungen = Marketing / Vertrieb = Personalwesen Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

2. Teilbereich Technologie Zielsetzung X Datenabgleich Analyse Datenmodell entwickeln Schnittstellen schaffen X X X Skills I Tage im Projekt 10 5 10 Content-Management-System Kundendaten (Vertrieb) Internet (Marketing) Produktdaten (Marketing) Waren (Lager) Bestellungen (Einkauf) I, D Design Internet & User-Interfaces D, I 10 10 10 Testläufe (mit intern. Kommunikation) P, D, I, M 15 10 D G I K M P = Design = Geschäftsführung = IT / DV-Abt. = Kundenbeziehungen = Marketing / Vertrieb = Personalwesen Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

2. Teilbereich Interne Kommunikation Zielsetzung X Kommunikationsabläufe Vertrieb Einkauf Standortübergreifend Skills Tage im Projekt M M 8 4 M 4 X Interna / „Firmen. News“ X Schulung P, M Eingabe / Zugriff Kundendaten Als Multiplikator für Kunden Als Multiplikatoren für Zulieferer Toolwissen M 18 4 4 4 6 X Change Management 40 X Schnittstellen: Kundenbeziehungen P D G I K M P = Design = Geschäftsführung = IT / DV-Abt. = Kundenbeziehungen = Marketing / Vertrieb = Personalwesen Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

3. Projektteam Mixvertising Abteilung / Tätigkeitsfeld X X X Projektverantwortlicher Schnittstelle zu gruppe 5 Datenverarbeitung techn. Infrastruktur Marketing Zielgruppenarbeit Warenwirtschaft Geschäftsleitung (teil) Kundenkontakte interne Prozesse Vertrieb Fore-Casting Einkauf Lieferantenkontakte Fore-Casting Personen Zeitbedarf (% / Tg. ) 1 50% (voll) 1 10% (teil) 1 -2 10% 1 10% (teil) 1– 2 10% (teil) Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

3. Projektteam gruppe 5 Abteilung / Tätigkeitsfeld Personen Zeitbedarf (% / Tg. ) X Projektleitung 1 100% (voll) X IT DV Programmierung 3 1 2 30% 100% (voll) (teil) X Projektmanagement 3 20% (voll) X Schulung - IT 1– 2 100% (teil) X Moderation 2 100% (teil) Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

3. Projektteam extern Abteilung / Tätigkeitsfeld Personen X Agentur Design + Templates ~ X Qualitätsmanagement Usability Testing Funktionales Testing Datensicherheit ~ Zeitbedarf (% / Tg. ) Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

4. Projektvorgehen - Überlagerungsmodell X Überlagerungsmodell Projekt besteht aus übergreifenden Teilprojekten Ergebnis auf einer gemeinsamen, technischen Basis durch Einbindung vieler verschiedener Beteiligter hoher Bedarf an Flexibilität Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

5. Projektphasen- und Zeitplan Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

6. Kalkulation Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

7. Definition und Beschreibung der Teilprojekte Bestellwesen X Zuständigkeit Marta Kowalczyk X Zeitplanung: 2 -6 Projektwoche Qualitätskriterien: Steigerung der Bestellungen Input von: Vertrieb, Marketing, Kundenbetreuung Ergebnisse: Bestellplattform für Kunden neue Angebotspakete X X X Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

7. Definition und Beschreibung der Teilprojekte Warenwirtschaft X Zuständigkeit: Mikhail Shupenka X Zeitplanung: 4. -7. PW, 13. -15. PW Qualitätskriterien: Strukturierung des Einkauf Flexibilisierung der Warenpalette Reorganisation der Lagerhaltung Input von: Vertrieb, Lager, Einkauf, Kundenbetreuung Ergebnisse: Einkaufsplattform Reduktion der Lagerbestände Kundenorientierte Produktpalette X X X Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

7. Definition und Beschreibung der Teilprojekte Kundenbeziehungen X Zuständigkeit: Stefan Schröder X Zeitplanung: 5. -8. PW, 18. -22. PW Qualitätskriterien: Kundenzufriedenheit erhöhte Kundenbindung Umsatzsteigerung Input von: Vertrieb, Marketing Ergebnisse Umsatzsteigerung X X X Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

7. Definition und Beschreibung der Teilprojekte - interne Kommunikation X Zuständigkeit: Giovanni Gaias X Zeitplanung: 2. -4. PW, 11. -38. PW Qualitätskriterien: optimierte Prozessabläufe, geschultes Personal Input von: Marketing, Personal, alle Teilprojekte Ergebnisse: Akzeptanz des neuen Systems Know-how intern X X X Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

7. Definition und Beschreibung der Teilprojekte - Technologie X X X Zuständigkeit: Andrea Altmeier Zeitplanung: 1. -2. PW, 12. -20. PW, 24. -28. PW Qualitätskriterien: einheitliche Datenstruktur fehlerfreies System Input von: Prozessabläufe von allen Teilen, IT Ergebnisse: qual. hochwertige Kundendaten Internetpräsenz Extranet Intranet Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

8. Externe Rollen Ressorts gruppe 5 MIXVERTISING IT / Design Controlling Lieferanten Kunden Schulung Coaching / Review Einkauf / Transfer Vertrieb Consulting Qualitätssicherung Marketing / PR Datenanalyse Programm-management IT IT Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

9. Gremienstruktur / Projektfortschrittskontrolle X Meilensteine zur Projektfortschrittskontrolle 1. Analyse (KW 41/02) 2. Umsetzung (beta-Version) (KW 01/03) 3. Projektabschluß (KW 07/03) X Abnahme durch: Mixvertising gruppe 5 X Heinz Müller Klas Roggenkamp Nach Abschluss der letzten Projektphase auch Abnahme von der Geschäftsleitung Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

= regelmäßige Konsultation = Zusammenarbeit in Teilphasen 10. Kommunikationsmatrix gruppe 5 wöchentlich -Verlaufsplanung -Zwischenstände Projektleitung Mixvertising Projektkoordination Bestellwesen Marketing Warenwirtschaft P 1 Vertrieb Kundenbeziehungen P 1 Einkauf Int. Komm. Datenverarbeitung Technologie Ext. : Design Großkunden Geschäftsleitung Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

11. Kickoff intern – Einladung gruppe 5 Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

11. Kickoff intern - Agenda X X X X X Vorstellung des Kunden Projektdefinition und Entstehung Teamvorstellung Kompetenzen und Aufgaben Zeitplan, Meilensteine Techn. Grundlagen Kommunikationstools (Verteiler, Projektintranet) Leitlinien Erfolgs- und Risikofaktoren First Steps Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

11. Kickoff intern - Protokoll X Das Projekt wurde insgesamt gut angenommen. Einwände der IT Abteilung, ob die notwendige Umstrukturierung der Datenmodelle von der DV-Abteilung von Mixvertising mitgetragen wird. Schwerpunkt des Change Management ist neben den Vertriebsmitarbeitern auf die DVAbteilung zu legen. X X Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

11. Kickoff extern - Einladung Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

11. Kickoff extern - Agenda Vorstellung der Firma Gruppe 5 mit Portfolio X Projektdefinition und Entstehung X Teamvorstellung Kompetenzen und Aufgaben X Diskussion der Pläne X Zeitplan, Meilensteine X Techn. Grundlagen X Kommunikationstools (Verteiler, Projektintranet) X Leitlinien X Erfolgs- und Risikofaktoren X First Steps Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder

11. Kickoff extern - Protokoll X Bei Mixvertising regen sich Widerstände gegen die geplanten Änderungen durch das Projekt. X Eine Ausweitung der Moderationen auf alle Abteilungen in Berlin und München wird beschlossen. X Die bisher erzielten Teilerfolge deuten auf das Erreichen des angepeilten Zieles hin. X Von der Design-Agentur wurden die ersten Entwürfe für die Website präsentiert. Mit einigen Vorschlägen von der Geschäftsführung (etwas mehr Bewegung) gehen die Entwürfe in die Umsetzung. Andrea Altmeier. Giovanni Gaias. Mikhail Shupenka. Marta Kowalczyk. Klas Roggenkamp. Stefan Schröder