1 Procesy informacyjne w zarzdzaniu Wykad 3 rda

1 Procesy informacyjne w zarządzaniu Wykład 3. Źródła i zbiory informacji Wykładowca: Prof. Anatoly Sachenko

2 Przegląd Wykładu ¦Źródła informacji i ich charakterystyka ¦Najważniejsze określenia ¦Wiedza ¦Klasyfikacja źródeł informacji ¦Procesy w zarządzaniu informacja ¦Przykłady źródeł informacji ¦Metody i sposoby zbierania informacji ¦Charakterystyka ¦Metody pozyskiwania informacji ¦Główne metody ¦Zbiory informacji. ¦Definicja ¦Zastosowanie ¦Efekty gromadzenia informacji

3 Źródła informacji i ich charakterystyka najważniejsze określenia ¦ zarządzanie informacją - metody przetwarzania, zbierania, przechowywania i udostępniania informacji. ¦ Sprawne zarządzanie informacją powinno korygować i eliminować błędy powstałe w wyniku jej przetwarzania i pozyskiwania. ¦ źródło informacji – każdy obiekt zaspokajający nasze potrzeby informacyjne. ¦ Źródłami informacji mogą być dokumenty, osoby, instytucje itp. ¦ Dane w przedsiębiorstwie - są zbiorem , gromadzonych w systemie informacyjnym, symboli, zapisów o zdarzeniach, procesach , stanach.

4 Źródła informacji i ich charakterystyka Wiedza ¦- Wiedza jest to pozostałość myślenia a dokładniej efekt zastosowania informacji i doświadczeń w procesie myślenia ¦ - Wiedza jest wyczerpująca i całościowa, jawna i ukryta, wspólna i osobista, fizyczna i umysłowa, statyczna i dynamiczna, werbalna i zaszyfrowana, . . . ¦ - Wiedza to uporządkowane odzwierciedlenie stanu rzeczywistości w umyśle człowieka, postawy twórczej, kreowania nowych rozwiązań oraz procesów ¦ Można powiedzieć, że: ¦ - Wiedza powstaje w umysłach ludzi, przejawia się zaś w ich ¦ postępowaniu, kulturze, praktykach, normach itp. . ¦ - Wiedzy nie można kupić za pieniądze, nie można jej się pozbyć, ¦ nie można jej odziedziczyć. ¦ - Wiedza jest pozyskiwana w wyniku uczenia się, uczenie się zaś jest procesem

5 Źródła informacji i ich charakterystyka Klasyfikacja Źródła informacji podział ze względu na sposób utrwalenia)

6 Źródła informacji i ich charakterystyka Procesy w zarządzaniu informacją

7 Źródła informacji i ich charakterystyka Przykłady źródeł informacji

8 Metody i sposoby zbierania informacji charakterystyka ¦ We współczesnym świecie mamy ogromne możliwości pozyskiwania informacji, dlatego też ważny jest wybór metod i źródeł, ponieważ ich nadmiar może prowadzić do chaosu i dezorientacji. ¦ Każde przedsiębiorstwo musi dopasować do danego problemu zakres wykorzystywanych źródeł, ponieważ źródła informacji różnią się łatwością dostępu, szczegółowością itd. Należy też mieć na uwadze budżet przedsiębiorstwa i wagę problemu. ¦ Podstawowy podział gromadzenia informacji wyróżnia źródła: ¦ Pierwotne, są to informacje zbierane w celu rozwiązania danego problemu np. raporty finansowe, dokumenty rządowe, ¦ Wtórne to informacje zebrane dla innych celów, przetworzone, nadające się do rozwiązania innego problemu np. książki, raporty analityków, programy radiowe, publikacje w Internecie.

9 Metody i sposoby zbierania informacji metody pozyskiwania informacji ¦ Metody pozyskiwania informacji dzielą się na metody badań podstawowych i metody szczegółowe. ¦ Pierwsze z nich polegają na zbieraniu informacji dostępnych dla wszystkich z różnego rodzaju publikacji, raportów itd. ¦ Są to metody prostsze i dające ogólniejsze informacje. ¦ Natomiast metody szczegółowe wymagają większego nakładu pracy. ¦ Jednak informacje są głębsze i dają większe korzyści dla przedsiębiorstwa, muszą być one przeprowadzane dla konkretnego problemu. ¦ Zazwyczaj wybiera się jedną wiodącą technikę i dwie lub trzy uzupełniające. ¦ Wszystko zależy od potrzeb przedsiębiorstwa oraz budżetu.

10 Metody i sposoby zbierania informacji Główne Metody ¦ Obserwacja to niezauważalny, zamierzony i systematyczny sposób postrzegania badanych obiektów w ich naturalnych warunkach. Wśród niej wyróżniamy: ¦ Obserwacja skategoryzowana, w której badacz posiada przygotowany kwestionariusz lub schemat i obserwuje zjawiska pod kątem danych z arkuszu, ¦ Obserwacja nieskategoryzowana badacz nie posiada arkusza, dzięki czemu ma większa swobodę oceny danego zjawiska, ¦ Obserwacja bezpośrednia, w której badający nie tylko zbiera informacje, ale ma możliwość sprawdzenia ich wiarygodności używając innych metod, ¦ Obserwacja uczestnicząca, w której badacz próbuje wejść do interesującego go otoczenia i zbierać informacje od wewnątrz

11 Metody i sposoby zbierania informacji Główne Metody ¦ Obserwacja jawna to obserwacja w której obiekty badania mają świadomość, że są przedmiotem badania, co może prowadzić do fałszowania informacji, ¦ Wywiad to rozmowa pomiędzy badającym, a obiektem zainteresowania, której celem jest uzyskanie niezbędnych informacji. Wyróżniamy następujące rodzaje wywiadów: ¦ Wywiad skategoryzowany, w którym badacz posiada kwestionariusz z przygotowanymi pytaniami i powinien się ściśle trzymać projektu. ¦ Wywiad bezpośredni to nawiązanie kontaktów z respondentem (np. przeprowadzenie rozmowy w sklepie) ¦ Wywiad częściowo skategoryzowany badacz posiada kwestionariusz, ale ma swobodę w działaniu

12 Metody i sposoby zbierania informacji. Główne Metody ¦ Badania ankietowe jest to zestaw pytań przygotowany dla grupy respondentów, odbywa się bez udziału badacza ¦ Bardzo ważne jest skonstruowanie odpowiednich pytań, dzięki którym możliwe będzie uzyskanie jak największej ilości I ¦ Eksperyment bada zjawiska wywołane przez badającego w określonym przez niego środowisku i przy danych warunkach. Wyróżniamy następujące rodzaje eksperymentów: ¦ Eksperyment laboratoryjny pozwala na ocenę wpływu danego czynnika na sytuację, zostaje on wyizolowany i tworzone jest sztuczne środowisko. ¦ Eksperyment naturalny obiekty badań są pozostawiane w ich naturalnym środowisku. Głównie stosowany jest do pomiaru preferencji nabywców w stosunku do nowych produktów

13 Zbiory informacji - Definicja ¦ Gromadzenie informacji, rozumiane jest jako ciągły proces polegający na pozyskiwaniu adekwatnych informacji ¦ określaniu sposobów ich przechowywania (w postaci zdefiniowanych zapisów w bazach danych), ¦ utrzymywaniu informacji (zapewnienie integralności danych, bezpieczeństwa fizycznego dostępu do danych, itp. ), ¦ aktualizacji informacji (zmiany w przechowywanych zbiorach informacji zapewniające aktualność reprezentowanych przez te zbiory zjawisk gospodarczych).

14 Zbiory informacji - Zastosowanie ¦ Gromadzenie informacji powinno rozpoczynać się od wcześniejszego określenia potrzeb informacyjnych w przedsiębiorstwie, w przeciwnym wypadku można spodziewać się zalewu masy danych. ¦ Skuteczność gromadzenia zasobów informacyjnych pozyskiwanych z różnych źródeł w znacznym stopniu wzrasta, gdy firma używa własnych sieci jako źródła informacji. ¦ Przedsiębiorstwo gromadzi zarówno informacje wewnętrzne – przekazywane wewnątrz organizacji- jak i, a może przede wszystkim, informacje docierające z zewnętrznego otoczenia firmy.

15 Zbiory informacji - Zastosowanie ¦ Gromadzenie informacji nie może być procesem sporadycznym, okazjonalnym i wybiórczym. ¦ Musi się ono odbywać w sposób systematyczny i co najważniejsze uporządkowany według ściśle określonych reguł i zasad katalogowania - np. daty pozyskania informacji, daty umieszczenia jej w bazie, zakresu tematycznego, przedmiotu którego dotyczy. ¦ Szczególnie jest to ważne przy planowaniu zarówno bieżącej działalności przedsiębiorstwa jak i przy formułowaniu jej strategii. ¦ Każdy użytkownik systemu powinien znać zasady, jakie regulują proces gromadzenia informacji, aby w razie potrzeby mógł w szybki i bezproblemowy sposób odnaleźć niezbędne wiadomości.

16 Zbiory informacji - Efekty gromadzenia informacji ¦ Funkcja gromadzenia wiadomości odpowiada w bardzo dużej mierze za zdolność systemu informacyjnego do długofalowego magazynowania i składowania informacji. Wykonywanie tej funkcji jest możliwe dzięki dwu operacjom: ¦ katalogowaniu- ściśle jest ono związane z klasyfikowaniem już zakodowanych informacji ¦ tworzeniu baz danych, poprzez odpowiednie i systematyczne grupowanie informacji w przedsiębiorstwie i tworzenie swego rodzaju wspólnego zasobu wiedzy, możliwej do wykorzystania przez każdego pracownika - użytkownika, który jej w danym momencie potrzebuje do prawidłowego wykonywania swych zadań i podejmowania decyzji.

17 Zbiory informacji - Efekty gromadzenia informacji ¦ Informacje mogą być przechowywane i gromadzone w: ¦ komputerowych bazach danych ¦ archiwach i katalogach ¦ serwerach internetowych ¦ bankach danych ¦ na urządzeniach pamięci masowej ¦ na dyskach twardych komputerów ¦ na dyskach optycznych- CD-ROM, CR-RW, CD-R, ¦ bibliotekach internetowych ¦ intranecie ¦ extranecie ¦ repozytoria dokumentów- system zarządzania dokumentami DMS

18 Bibliografia 1. 2. 3. 4. Woźniak K. , System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005 Wstęp do systemów informacyjnych zarządzania w przedsiębiorstwie, pod red. A. Nowicki, Wyd. Politechniki Częstochowskiej, Częstochowa, 2005. P. Beynon - Davies, Inżynieria systemów informacyjnych, WNT Warsawa, 2005. Martyniak Z. , Zarządzanie informacją i komunikacjazagadnienia wybrane w świetle studiów i badań empirycznych, Wydawnictwo Akademii ekonomicznej w Krakowie, Kraków 2000