1 Nowa perspektywa finansowa Analiza dowiadcze z przeprowadzonych

1

Nowa perspektywa finansowa Analiza doświadczeń z przeprowadzonych audytów projektów w perspektywie 2007 -2013 Wybrane zagadnienia Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015

Analiza doświadczeń z audytów projektów PROBLEMY (Regionalne Programy Operacyjne) Podstawą realizacji audytu projektu są zapisy umowy zawartej z beneficjentem. Każde województwo opracowało własny wzór umowy. Beneficjenci podpisujący umowy są zobowiązywani do poddawania się kontroli instytucji przekazującej środki z tym, że sposób organizacji tej kontroli i weryfikowane zagadnienia są również różne w rożnych województwach. Istotne jest jednak to, że w przypadku wykonywania audytu projektu co do zasady obszary badane są takie same jak te, które poddawane są kontroli. Każde województwo wprowadziło swoje własne wytyczne w zakresie realizacji audytów projektów RPO (o ile je w ogóle wprowadziło), co tak naprawdę powoduje brak porównywalności wyników audytów zewnętrznych projektów nie tyle pod kątem ustaleń ile pod kątem wymaganej zawartości. W nowej perspektywie te różnice mogą się pogłębiać. Być może zrezygnuje się z obowiązku wykonywania tych audytów w Programach. Obecnie ma jasno uregulowanych tych kwestii. Oznacza to, że być może beneficjenci będą co do zasady korzystać z własnych służb kontrolnych i audytowych. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 3

Analiza doświadczeń z audytów projektów AKTUALNIE Kontrola projektu obejmuje co najmniej: a. rzeczowy zakres realizacji projektu wraz z dokumentacją dotyczącą rzeczowej realizacji projektu; sprawdzenie zgodności zakresu realizowanych zadań z zakresem przedmiotowym wniosku o dofinansowanie, b. sprawdzenie osiągnięcia wskaźników produktu i rezultatu dla projektu, c. weryfikację dokumentów finansowo-księgowych obejmującą m. in. : 1) prawidłowość ich wystawiania, 2) sprawdzenie kwalifikowalności poniesionych wydatków, 3) sprawdzenie faktycznego poniesienia wydatków wraz z oryginalną dokumentacją finansowoksięgową oraz porównanie jej zgodności z kopiami dokumentów stanowiących załączniki do wniosków beneficjenta o płatność. Wskaźniki są często traktowane podczas audytów zerojedynkowo tzn. osiągnięty bądź nie. Warto jednak zagłębić się bardziej, zwłaszcza gdy projekt jest w trakcie realizacji. Np. w projekcie zakupu i wdrożenia elektronicznego dziennika dla szkół danej gminy zakłada się konkretną ilość logowań jako wskaźnik rezultatu, podczas gdy nikt nie dokonuje analizy np. ilości dzieci w szkole. Warto analizować przyczyny i szacować ryzyka nieosiągnięcia wskaźników po to aby móc dokonać odpowiednio wcześniej zmian zapisów umowy (o ile jest taka możliwość). Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 4

Analiza doświadczeń z audytów projektów AKTUALNIE d. weryfikację dokumentów finansowo-księgowych projektu oraz istnienia wyodrębnionych przepływów i operacji księgowych (systemu/ewidencji księgowej) dla projektu, e. przestrzeganie horyzontalnych polityk wspólnotowych podczas realizacji projektu, f. sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (jeżeli dotyczy), wyboru najkorzystniejszej oferty i wyłonienia wykonawcy oraz zawartych umów na wykonanie robót/dostaw/usług dla projektu; W przypadku zaś beneficjenta niezobowiązanego do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, dokonania wyboru przez beneficjenta najkorzystniejszej oferty z poszanowaniem zasad określonych w umowie o dofinansowanie m. in. przejrzystości, uczciwej konkurencji i równości oferentów, g. realizację obowiązków beneficjenta w zakresie informacji i promocji w ramach projektu, h. kontrolę na miejscu faktycznej realizacji projektu, w celu weryfikacji faktycznego wykonania zakresu prac z zadeklarowanym przez beneficjenta, i. sprawdzenia zgromadzonej dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym oryginałów dokumentów poświadczających wydatki, w zakresie jej kompletności, dostępności, przechowywania i archiwizowania zgodnie z określonymi wymogami. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 5

Analiza doświadczeń z audytów projektów Wykonywane audyty projektów pod kątem badania zamówień publicznych co do zasady są już teraz obecnie wykonywane poprawnie, choć zdarza się że opisane, uzyskane wyniki są bardzo lakoniczne albo opisane tak, że z punktu widzenia analizującego materiał „opiekuna projektu” nie bardzo wiadomo, czy i co było dobrze lub źle. Dlaczego jest to takie ważne? Instytucja Audytowa weryfikuje na próbie projektów prawidłowość ich realizacji, w tym kwalifikowalność wydatków i zamówienia publiczne i wskazując nieprawidłowości wylicza kwotę korekty finansowej. Nałożenie kwoty korekty na beneficjenta jest w systemie zarządzania programami przypisane jako zadanie IZ. Należy pamiętać, że w wyniku losowania próby wykonywana jest również kontrola projektów przez kontrolerów IZ. Szczegółowość kontroli UKS oraz niejednoznaczność wskazówek taryfikatora korekt powodowało i powoduje nadal, że zdarzają się sytuacje, w których kontrolerzy IZ wstrzymują się z ostatecznym wydaniem zaleceń i nałożeniem korekty do uzyskania wyników audytu projektu UKS. Zdarza się, że projekty, w których był przeprowadzony audyt zewnętrzny nie wskazały żadnych uchybień w zamówieniach publicznych, natomiast UKS i kontrola IZ zastosowały korektę. Z punktu widzenia beneficjenta wykonany audyt zewnętrzny projektu nie przyniósł wartości dodanej i nie poinformował on o ewentualnych zagrożeniach w przypadkach, w których można było dokonać odpowiednich uzupełnień. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 6

Analiza doświadczeń z audytów projektów Faktem jest, że w przypadku nałożonych korekt finansowych sądy stoją na stanowisku, że taryfikator nie stanowi źródła prawa, stąd często odrzucają ich nałożenie. Sytuacja jednak nie jest do końca jasna, ale w nowej perspektywie należy się spodziewać, że jednak zapisy dotyczące nakładania korekt będą nadal stosowane. Nałożenie korekty finansowej w wyniku naruszenia prawa zamówień publicznych nie jest tożsame z naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Zgłaszanie naruszenia dyscypliny do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych w przypadkach nałożonych korekt nie musi oznaczać, że postępowanie zostanie przez niego wszczęte. Dzieje się taka dlatego, że taryfikator surowo odnosi się w szczególności do konkurencyjności i nakłada kary finansowe przy jej potencjalnym niezachowaniu. Taryfikator nakładający korekty finansowe na beneficjentów wynika z zapisów rozporządzeń unijnych i wszystkie IZ otrzymały go „wprost” do stosowania bez implementacji w polski system prawny. W UMWD został wprowadzony do stosowania Uchwałą Zarządu. Dokument ten został opracowany w oparciu o Decyzję C (2013) 9527, w sprawie określenia i zatwierdzenia wytycznych w sprawie korekt finansowych nakładanych przez Komisję na wydatki finansowane przez Unię w ramach zarządzania dzielonego, w przypadku nieprzestrzegania przepisów dotyczących zamówień publicznych. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 7

Analiza doświadczeń z audytów projektów Stanowi on: • instrukcję postępowania przeznaczoną dla instytucji odpowiedzialnych za nakładanie korekt finansowych (tzn. Instytucji Zarządzających lub instytucji, do których oddelegowane zostały kompetencje w tym zakresie), wykorzystywaną w procesie obliczania wartości nieprawidłowości, korekt finansowych i wartości wydatków niekwalifikowalnych; • dokument pomocniczy dla Instytucji Audytowej (instytucji właściwej ds. kontroli wyrywkowej), który może być wykorzystywany w celu oszacowania poziomu błędów związanych z procedurami udzielania zamówień publicznych; Dokument (Wytyczne) dotyczy kwestii naruszeń w stosowaniu prawa unijnego w dziedzinie zamówień publicznych lub przepisów Ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r. Nr 907, ze zm. ). Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 8

Analiza doświadczeń z audytów projektów Obecnie obowiązującymi dyrektywami regulującymi rynek zamówień publicznych w Unii Europejskiej są: - Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi, - Dyrektywa 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych, - Dyrektywa Rady 89/665/EWG z dnia 21 grudnia 1989 r. w sprawie koordynacji przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych odnoszących się do stosowania procedur odwoławczych w zakresie udzielania zamówień publicznych na dostawy i roboty budowlane, Wraz z aktami wykonawczymi oraz zmieniającymi Uchylona Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. (Termin implementacji dyrektywy do porządków prawnych państw członkowskich UE upływa 18 kwietnia 2016 r. ) Uchylona Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/25/WE z dnia 26 lutego 2014 r. (Termin implementacji dyrektywy do porządków prawnych państw członkowskich UE upływa 18 kwietnia 2016 r. ) Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 9

Analiza doświadczeń z audytów projektów - Dyrektywa Rady 92/13/EWG z dnia 25 lutego 1992 r. koordynująca przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne odnoszące się do stosowania przepisów wspólnotowych w procedurach zamówień publicznych podmiotów działających w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i telekomunikacji, - Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady 2009/81/WE z dnia 13 lipca 2009 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania niektórych zamówień na roboty budowlane, dostawy i usługi przez instytucje lub podmioty zamawiające w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa i zmieniająca dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE. Jednocześnie należy podkreślić, że kontroli pod kątem zgodności z zasadami traktatowymi podlegają również zamówienia, do których nie mają zastosowania powyższe dyrektywy oraz zamówienia objęte nimi jedynie częściowo. Wskazówki dotyczące sposobu rozumienia zasad traktatowych odnośnie ww. zamówień należy rozumieć w świetle Komunikatu Wyjaśniającego Komisji 2006/C 179/2 dotyczącego prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 10

Analiza doświadczeń z audytów projektów Przy ustalaniu wysokości korekt finansowych za naruszenia przy stosowaniu prawa unijnego w dziedzinie zamówień publicznych lub stosowaniu przepisów Pzp należy brać pod uwagę, z jednej strony, rodzaj lub stopień naruszenia, z drugiej zaś skutki finansowe naruszenia dla wydatków ze środków funduszy UE. Wysokość korekt finansowych powinna więc, co do zasady, odpowiadać wartości nieprawidłowości, którą zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 7 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999, jest jakiekolwiek naruszenie przepisu prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniechania podmiotu gospodarczego, które powoduje lub mogłoby spowodować szkodę w budżecie ogólnym Unii Europejskiej przez finansowanie nieuzasadnionego wydatku. Oznacza to zarazem brak obowiązku nakładania korekt finansowych za naruszenia, które mają wyłącznie charakter formalny i nie wywołują lub nie mogłyby wywołać żadnych skutków finansowych. Ustalenie wysokości korekty może następować na dwa sposoby: przez zastosowanie metody dyferencyjnej lub metody wskaźnikowej. Są to określenia umowne, przyjęte na potrzeby niniejszego dokumentu. (Wytyczne IZ RPO WD 2007 -2014). Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 11

Analiza doświadczeń z audytów projektów a) Metoda dyferencyjna W celu ustalenia istnienia oraz wielkości szkody z wykorzystaniem metody dyferencyjnej należy porównać wysokość rzeczywiście wydatkowanych (lub zakontraktowanych) środków na sfinansowanie zamówienia po zaistnieniu naruszenia ze stanem hipotetycznym, jaki by istniał, gdyby nie nastąpiło rozpatrywane naruszenie. Innymi słowy, należy uchwycić różnicę pomiędzy wysokością rzeczywistych wydatków ze środków funduszy UE po wystąpieniu naruszenia, a hipotetyczną wysokością takich wydatków w sytuacji, gdyby naruszenie miało miejsca. Zasadą powinna być konkretyzacja wysokości korekt finansowych. Konkretyzacja ta ma polegać na ustaleniu wysokości szkody na podstawie analizy dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w tym w szczególności ofert złożonych przez wykonawców. Powyższa analiza winna mieć przede wszystkim na celu indywidualne oszacowanie rozmiaru szkody spowodowanej ujawnionym naruszeniem. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 12

Analiza doświadczeń z audytów projektów b) Metoda wskaźnikowa W przypadku nieprawidłowości związanych z procedurami udzielania zamówień publicznych skutki finansowe określonego naruszenia często są pośrednie lub rozproszone, a zatem trudne do oszacowania. Dlatego w przypadkach, gdy obliczenie konkretnego rozmiaru szkody wywołanej naruszeniem jest trudne, czy wręcz niemożliwe, dla ustalenia wysokości korekty posłużyć się należy metodą wskaźnikową. Stosując tę metodę wysokość korekty oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika procentowego współfinansowania ze środków funduszy UE i wysokości faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia, według wzoru: Wk = W% x Wkw. x Wś gdzie: Wk – wysokość korekty finansowej; Wkw. – wysokość faktycznych wydatków kwalifikowanych dla danego zamówienia; Wś – procentowa wysokość współfinansowania ze środków funduszy UE; W% – wskaźnik procentowy nałożonej korekty. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 13

Analiza doświadczeń z audytów projektów Metodą określenia finansowego wymiaru nieprawidłowości jest pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu lub kontraktu obciążonego nieprawidłowością o wartość procentową, wskazaną we właściwej tabeli, stanowiącej załącznik do dokumentu. Pomniejszenie wydatków kwalifikowalnych skutkować powinno proporcjonalnym pomniejszeniem kwoty dofinansowania pochodzącego z funduszy UE. Otrzymana w wyniku przeprowadzenia powyższego działania kwota stanowi wartość korekty finansowej kompensującej domniemaną szkodę dla budżetu UE. Użyty w powyższym wzorze wskaźnik procentowy nałożonej korekty wyraża abstrakcyjny i uśredniony stopień „szkodliwości” określonego typu naruszenia. Wskaźnik procentowy przyjmuje się w wysokości i na warunkach określonych w załączniku do Wytycznych. Zawarte w załączniku tabele zawierające kategorie nieprawidłowości oraz odpowiadające im wskaźniki procentowe służące obliczaniu wartości korekty finansowej są, na tyle na ile jest to możliwe, wyczerpujące. Jeżeli jednak stwierdzona nieprawidłowość nie została uwzględniona w tabeli właściwej dla danego zamówienia (załącznik do taryfikatora), należy przyjąć wskaźnik procentowy odpowiadający najbliższej rodzajowo kategorii naruszenia zawartej w tej tabeli. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 14

Analiza doświadczeń z audytów projektów Przedstawione w tabelach wskaźniki procentowe mogą być obniżane jedynie w przypadku wskazanych w tych tabelach kategorii, które w kolumnie Uwagi zawierają informację o możliwości stopniowania korekty w zależności od wagi nieprawidłowości. Wskaźniki procentowe nie mogą być obniżane w przypadku kategorii, dla których wskazano jedną stawkę procentową bez możliwości jej obniżania. Obniżenie korekty powinno być każdorazowo rozpatrywane indywidualnie w odniesieniu do konkretnego zamówienia, biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności mogące mieć wpływ na naruszenie zasad konkurencyjności, przejrzystości, równego traktowania i niedyskryminacji. Do przesłanek, które nie powinny stanowić podstawy do obniżenia korekty należą przykładowo następujące okoliczności: • brak protestów/ odwołań wniesionych przez oferentów; • liczba ofert/wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu złożonych w ramach danego postępowania; • fakt, że zamawiający nie odrzucił żadnej oferty w wyniku oceny zgodności z danym wymogiem; • żadni oferenci nie zostali wykluczeni i żadne oferty nie zostały odrzucone; • wartość elementów zamówienia dotkniętych naruszeniem. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 15

Analiza doświadczeń z audytów projektów W przypadku zamówień, które nie są objęte lub są objęte jedynie częściowo dyrektywami należy wziąć pod uwagę transgraniczny charakter zamówienia, tj. rozważyć kwestię, czy dane zamówienie może stać się przedmiotem zainteresowania podmiotów mających siedzibę w innych państwach członkowskich. Podkreślenia wymaga, że zgodnie z opiniami wyrażanymi w raportach Komisji Europejskiej, poziom korekty nie może zostać obniżony w przypadku znaczącego naruszenia konkurencyjności. Ponadto przy analizowaniu wagi konkretnych nieprawidłowości należy brać pod uwagę dotychczasowe orzecznictwo Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej. Korektę finansową w wysokości 100% można zastosować w najpoważniejszych przypadkach, kiedy nieprawidłowość działa na korzyść pewnych oferentów lub kandydatów albo kiedy nieprawidłowość ma związek z przypadkiem np. oszustwa stwierdzonego przez właściwy organ sądowy lub administracyjny. Procentową wysokość kwoty współfinansowania ze środków funduszy UE określa się mając na uwadze rzeczywisty, a nie planowany, rozmiar środków wydatkowanych na sfinansowanie danego zamówienia. W przypadku wykrycia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dwóch lub większej ilości przypadków niezastosowania zasad zamówień publicznych, należy zastosować korektę finansową o największej wartości procentowej. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 16

Analiza doświadczeń z audytów projektów Ostateczna decyzja co do wysokości zastosowanego wskaźnika korekty należy do instytucji odpowiedzialnych za nakładanie korekt finansowych. Tabela Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 17

Analiza doświadczeń z audytów projektów Art. 17. 1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niezgodne z przepisami o zamówieniach publicznych: 1) opisanie przedmiotu zamówienia publicznego w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję; 2) ustalenie wartości zamówienia publicznego lub jego części, jeżeli miało to wpływ na obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach publicznych albo na zastosowanie przepisów dotyczących zamówienia publicznego o niższej wartości; 3) opisanie sposobu dokonania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w sposób niezwiązany z przedmiotem zamówienia lub nieproporcjonalny do przedmiotu zamówienia; 4) określenie kryteriów oceny ofert; 5) nieprzekazanie do ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub niezamieszczenie w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o zamówieniu, ogłoszenia o zmianie ogłoszenia o zamówieniu lub ogłoszenia o udzieleniu zamówienia; 6) niezawiadomienie w terminie Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o wszczęciu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 1 a. Działanie lub zaniechanie określone w ust. 1 nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych, jeżeli: 1) zostało skorygowane w sposób zapewniający zgodność danej czynności i toku postępowania z przepisami o zamówieniach publicznych; 2) nie doszło do udzielenia zamówienia publicznego. 1 b. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest udzielenie zamówienia publicznego: 1) wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych; 2) z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych dotyczących przesłanek stosowania trybów udzielenia zamówienia publicznego: negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę. 1 c. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest naruszenie przepisów o zamówieniach publicznych w inny sposób niż określony w ust. 1 i 1 b, jeżeli miało ono wpływ na wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, chyba że nie doszło do udzielenia zamówienia publicznego. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 18

Analiza doświadczeń z audytów projektów 2. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego: 1) bez zachowania formy pisemnej; 2) na czas dłuższy niż określony w przepisach o zamówieniach publicznych lub na czas nieoznaczony, z wyłączeniem przypadków dopuszczonych w przepisach o zamówieniach publicznych; 3) (uchylony); 4) przed ogłoszeniem orzeczenia przez Krajową Izbę Odwoławczą, z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych. 3. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, określających przesłanki upoważniające do unieważnienia tego postępowania. 4. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niezłożenie przez członka komisji przetargowej lub inną osobę wykonującą czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego po stronie zamawiającego oświadczenia o braku lub istnieniu okoliczności powodujących wyłączenie z tego postępowania. 5. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest niewyłączenie z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osoby podlegającej wyłączeniu z takiego postępowania na podstawie przepisów o zamówieniach publicznych. 6. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zmiana umowy w sprawie zamówienia publicznego z naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych. 7. (uchylony). Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 19

Analiza doświadczeń z audytów projektów Przykład • W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego ubezpieczenie OC/AC/NNW samochodów służbowych beneficjenta, wszczętym w dniu 08. 01. 2013 r. , stwierdzono naruszenie art. 41 pkt 7 Pzp, w związku z art. 22 ust. 3 Pzp skutkujące korektą finansową za „brak zamieszczenia w ogłoszeniu o zamówieniu w BZP informacji o warunkach udziału w postępowaniu (…)”. W wyniku kontroli stwierdzono popełnienie czynu, wyczerpującego przesłankę opisaną w art. 17 ust. 1 pkt 3 u. n. d. f. p. , zgodnie z którą naruszeniem dyscypliny jest udzielenie zamówienia publicznego, którego przedmiot lub warunki zostały określone w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji. Całkowita wysokość wydatków w ramach umowy na ubezpieczenie samochodów to 54 080, 00 zł, Rozliczono z budżetu Projektu – 5 132, 00 zł. Korekta – 5 132, 00 zł x 5% = około 256, 60 zł Zdaniem Rzecznika DFP: w postępowaniu na ubezpieczenia komunikacyjne OC/AC/NNW samochodów służbowych będących w posiadaniu beneficjenta wystąpiła przesłanka wskazana w przepisie art. 78 ust. 1 pkt 2 u. o. n. d. f. p. , tj. brak znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych. W uzasadnieniu Rzecznik DFP wskazał, że od dnia 16. 04. 2014 r. obowiązuje ustawa z dnia 14 marca 2014 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2014 r. , poz. 423), która podwyższyła próg obowiązku stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych z 14 000 na 30 000 euro. Zgodnie z aktualnym stanem prawnym, Zamawiający wydatkujący kwotę niższą niż 126 747 zł netto, nie jest zobowiązany do udzielenia zamówienia na podstawie Pzp. Zdaniem Rzecznika, treść powołanych powyżej przepisów przesądza bowiem, ze zarzucany czyn nie stanowi w dniu orzekania naruszenia dyscypliny finansów publicznych, gdyż zgodnie z art. 24 ust. 1 u. o. n. d. f. p. „jeżeli w czasie orzekania w sprawie o naruszenie dyscypliny finansów publicznych obowiązuje ustawa inna niż w czasie popełnienia tego naruszenia, stosuje się ustawę nową, z tym że należy stosować ustawę obowiązującą w czasie popełnienia naruszenia, jeżeli jest ona względniejsza dla sprawcy” (orzeczenie GKO z 23. 04. 2012 r. , sygn. akt BDF 1/4900/12 /10/12/210). Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 20

Analiza doświadczeń z audytów projektów Przykład W wyniku kontroli stwierdzono naruszenie art. 41 pkt 7, w związku z art. 22 ust. 3 oraz art. 7 ust. 1 Pzp. Beneficjent przeprowadzając w okresie od 18. 04. 2012 r. do 04. 10. 2012 r. cztery ww. postępowania w ogłoszeniu o zamówieniu nie zawarł warunków udziału w postępowaniu (warunku posiadania wiedzy i doświadczenia) oraz opisu sposobu dokonania oceny spełniania tych warunków. Czyn ten dotyczył postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę artykułów biurowych i papieru kserograficznego na potrzeby projektu i na dostawę materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących, przeprowadzonych na podstawie art. 10 ust. 1, w związku z art. 39 i nast. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2010 r. , Nr 113, poz. 759 ze zm. ) W związku ze stwierdzeniem ww. czynu naruszenia dyscypliny finansów publicznych, w odniesieniu do w/w postępowań, zgodnie z tabelą 4 poz. 9 do załącznika nr 1 do Uchwały Zarządu Województwa Dolnośląskiego z 2013 roku ( staryfikator). w sprawie przyjęcia dokumentu pn. „Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych ze środków UE” w ramach RPO WD 2007 -2013, Kontrolujący zaproponowali IZ RPO WD nałożenie korekty finansowej dla następujących wydatków: - z postępowania na artykuły biurowe- wydatek rozliczony 51 048, 87 zł x 5 % korekty = 2 552, 44 zł, w tym EFRR – 2 169, 57 zł, - z postępowania na papier kserograficzny- wydatek rozliczony 20 778, 39 zł x 5 % korekty = 1 038, 92 zł, w tym EFRR – 883, 08 zł, - z postępowania na dostawę materiałów eksploatacyjnych- wydatek rozliczony 7 503, 00 zł x 5 % korekty = 375, 15 zł, w tym EFRR – 318, 88 zł, - z postępowania na dostawę materiałów eksploatacyjnych- - wydatek rozliczony 19 942, 51 zł x 5 % korekty = 997, 13 zł, w tym EFRR – 847, 56 zł. Stwierdzono wydatki niekwalifikowalne, wskazane powyżej, na łączną kwotę 4 963, 64 zł, w tym EFRR 4 219, 09 zł. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 21

Analiza doświadczeń z audytów projektów Zdaniem Rzecznika DFP: Zastępca Rzecznika odmówił wszczęcia postępowania wyjaśniającego, po przeprowadzeniu czynności sprawdzających na podstawie zawiadomienia xxxx (pismo nr xxxx, L. dz. 1139/07/2014) z dnia 08. 07. 2014 r. ), ze względu na brak znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych w zarzucanych czynach (art. 78 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych – u. o. n. d. f. p. ), dotyczących następujących postępowań Beneficjenta na dostawę artykułów biurowych i papieru kserograficznego na potrzeby projektu, na dostawę materiałów eksploatacyjnych do urządzeń drukujących i kopiujących na potrzeby projektu w ramach RPO WD 2007 -2013. We wskazanych postępowaniach pominięto zapisy dotyczące warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków. W ogłoszeniach w części III. 4) zawarto natomiast informacje o dokumentach lub oświadczeniach, jakie mają dostarczyć w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. Odpowiednio do danego naruszenia, wynikającego z zawiadomienia xxx, Postanowienie Rzecznika wskazuje iż w ocenianym stanie faktycznym rzecznik stwierdził brak znamion naruszenia dyscypliny finansów publicznych, gdyż dokumentacja postępowań nie dowodzi zaistnienia jednej z przesłanek dochodzenia odpowiedzialności za ww. czyny, tj. wpływu naruszenia na wynik postępowania. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 22

Analiza doświadczeń z audytów projektów Istotnym elementem związanym z badaniem prawidłowości realizacji projektu, który nie zawsze jest związany bezpośrednio z finansowaniem z budżetu UE jest badanie tzw. trwałości projektu. Zgodnie z postanowieniami art. 57 Rozporządzenia Rady Nr 1083/2006, trwałość projektów współfinansowanych ze środków funduszy strukturalnych musi być zachowana przez okres pięciu 5 lat od daty zakończenia projektu. Poprzez datę zakończenia projektu należy rozumieć termin realizacji projektu określony w Umowie o dofinansowanie projektu i Zasadach, z uwzględnieniem przepisów art. 88 Rozporządzenia Rady (WE) Nr 1083/2006. W przypadku projektów realizowanych w celu utrzymania inwestycji lub miejsc pracy stworzonych przez MSP trwałość projektu musi być zachowana przez 3 lata od daty jego zakończenia. Pojęcie „trwałości projektu” rozumiane jest jako niepoddanie projektu tzw. zasadniczej modyfikacji tj. : • modyfikacji mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji projektu lub powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny oraz • wynikającej ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo z zaprzestania działalności produkcyjnej. Powyższe przepisy dotyczą projektów infrastrukturalnych oraz projektów, w których dokonywany jest zakup sprzętu lub wyposażenia. Spełnienie obowiązku trwałości projektu podlega monitoringowi. Wydatki poniesione na rzecz projektu, który zostanie poddany znaczącym modyfikacjom, będą objęte procedurą odzyskiwania zgodnie z art. 98 -102 Rozporządzenia Rady Nr (WE) 1083/2006. Przyznane i wypłacone dofinansowanie pozostanie u Beneficjenta tylko w przypadku, kiedy trwałość projektu zostanie zachowana. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 23

Analiza doświadczeń z audytów projektów Patrząc na te definicje warto zwrócić uwagę nie tyle na finansowanie projektu, ale jego utrzymanie, co nie zawsze jest oczywiste. Przykład: Projekt edukacyjny realizowany w województwie zakłada zbudowanie platformy edukacyjnej, na której będą m. in. umieszczane scenariusze lekcji. W ramach projektu zakupiono sprzęt, serwer i opłacono rozruch platformy i wynagrodzenie informatyka na pierwszy rok uzupełniania danych na platformie. Projekt jest duży i obejmuje zasięgiem terytorialnym całe województwo. Problem, który nie został przemyślany na etapie jego przygotowywania: Kto będzie administrował platformą po zamknięciu finansowym projektu? Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 24

Analiza doświadczeń z audytów projektów Dziękuję za uwagę. Wydział Audytu Wewnętrznego i Kontroli • czerwiec 2015 25