1 NOTIO Oulun yliopiston intranetprojekti AnnaMaria Raudaskoski Viestintpalvelut

1 NOTIO Oulun yliopiston intranetprojekti Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020

1. OULUN YLIOPISTON INTRANET NOTIO Taustalla Oulun yliopiston verkkoviestinnän kehittämistyö. Viimeinen vaihe syksyllä 2010 alkanutta verkkouudistusta: 1. pääsivut internetiin 2. yksiköiden internetsivujen julkaisujärjestelmä 3. intranet Notio-intranetin sisällöllinen ja toiminnallinen omistajuus viestinnässä, tekninen tietohallinnossa. Help deskissä vastaava työnjako. Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020 2

3 2. AIKATAULU Projektiryhmä aloitti 2012 tammikuussa. Vaatimusmäärittelyt konsultin kanssa. Sisällöntuotanto alkoi yliopistopalvelujen ohjeiden työstämisellä ja kääntämisellä keväällä 2013. Järjestelmäkilpailutus kesällä 2013, toimittajaksi Innofactor. Notio avattiin 4. 2. 2014, käyttöönotto jatkuu vaiheittain. Lanseeraus jatkuu 2014 loppuun asti. Ensimmäisessä vaiheessa • ajankohtaisviestintä eli uutiset, artikkelit ja johdon kirjoitukset • yliopistotason ja yksiköiden tiedotteet • yliopistopalvelujen toimintaohjeet Toinen vaihe otetaan käyttöön kevään aikana (esim. työtilat pilotoinnin jälkeen huhtikuussa, extranet) ja viimeinen toteutusvaihe loppuvuodesta 2014. Sisällöntuottajille, pääkäyttäjille ja työtilojen vastuuhenkilöille koulutusta. Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020

4 3. NOTION ETUSIVULLA TÄYSI KATTAUS Ajankohtaistietoa: • yliopistotason tiedotteet • oman yksikön tiedotteet (työtilat) • julkisten työtilojen tiedotteet • tapahtumat • väitöstilaisuudet AJASSA-osio: • uutiset • taustoittavat artikkelit • Punnittua - johdon kirjoitukset Kaikki sisäinen aineisto intranetiin • yliopistopalvelujen toimintaohjeet • navigaatio asiasanan, ei organisaation, mukaan Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020

5 Muuta aineistoa: • • työkalut (erilaiset järjestelmät, ruokalistat, aikataulut) haku työtiloihin pääsy omalle sivulle pääsy linkit tiedekuntien ulkoisille sivuille toimintakalenteri lomake uutisen, tiedotteen ja tapahtuman lähettämiseen Plus: • englanninkielinen versio • opiskelijoilla lukuoikeus (n. 16 000 opiskelijaa) Henkilökunnalle-sivu suljettiin, poikkeuksena henkilöstöpalvelujen sivut, jotka auki 30. 6. asti Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020

4. NOTIO MUUTTAA TYÖTAPOJA Notion käyttöönotto merkitsee uusia tapoja ja vanhasta pois oppimista. Tilalle työtä helpottavia ratkaisuja. Mitä jää pois: - ns. suuri jakelu ja ajankohtaisten päivittäiset muistutukset sähköpostiin - Hermes-verkkolehti - henkilökunnalle-sivu - sähköpostin käyttö vähenee - tulostus vähenee Tilalle: • sisäiset asiat vain Notiossa • ajantasainen tieto yhdessä paikassa • dokumenttien työstäminen ja jakaminen yhdessä paikassa • ryhmätyön tuki sisäisten (työtilat) ja ulkopuolisten yhteistyökumppanien (extranet) kanssa • sisäinen keskustelu Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020 6

7 5. LANSEERAUS • • • • hankkeen esittely henkilöstötilaisuudessa henkilöstöryhmiä suunnittelutyöpajoissa suljettu wiki-tila keskustelulle jutut Hermeksessä projektipäällikön blogi Hermeksessä gallup Hermeksessä tiedotteet koulutukset infosivu nimikilpailu avaustilaisuus tietoiskut, nostot aineistoista tiivis yhteys sisällöntuottajiin ja ylläpitäjiin Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020

8 6. YHTEISÖLLISYYS Tavoitteena hajautettu sisällöntuotto: ehdota sisältöä –lomake etusivulla (uutinen, tiedote, tapahtuma, juttuvinkki). Kuitenkin: viestintä moderoi. Kommentointi uutisessa, artikkelissa ja johdon kirjoituksissa (vain omalla nimellä). Oma sivu: oma osaaminen ja tehtävät, keskustelu, kalenteri, seuraa-toiminto, linkit, blogi, kuva, suora yhteys Lynciin, s-postiin, yhteystiedot. Julkiset työtilat: esim. hallitus, yliopistokollegio, koulutustoimikunnat jne. Keskustelupalsta ja kirpputori tulossa. Toistaiseksi keskustelu harjoitustyötilassa (hiekkalaatikko) ja omilla sivuilla. Share. Pointin oma tykkäystoiminto syksyllä. Anna-Maria Raudaskoski Viestintäpalvelut 31. 10. 2020

9 31. 10. 2020

10 31. 10. 2020

11 TIEDEKUNTA / osaston osasto / Etuniminen Sukuniminen-Sukuniminen 31. 10. 2020

12 31. 10. 2020