1 GFMAS TRAIN THE TRAINER TTT MOCK TRAINING

1 GFMAS – TRAIN THE TRAINER (TTT) MOCK TRAINING SESSION FOR UPP (JANM) MODULE: MATERIAL MANAGEMENT (MM) 22 nd August 2016 © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved

ISI KANDUNGAN 1 GFMAS MATERIAL MANAGEMENT © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Silibus MM – Secara Umum 1 GFMAS – Secara Ringkas Perbezaan antara GFMAS dan 1 GFMAS Perolehan Arahan Bayaran Laporan 3

SILIBUS MM- SECARA UMUM © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 4

Silibus MM- Secara Umum (Overview) HARI 1 HARI 2 HARI 3 HARI 4 © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Fokus: - Waran Perjalanan Udara Fokus: - Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - Tangunggan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) - Pesanan Kerajaan (Kerja) - Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) Fokus: - Penerima Bekalan & Perkhidmatan - Pengurangan Kuantiti Bekalan - Perubahan Tangunggan Kontrak Kerajaan Fokus: - Arahan Pembayaran - Penutupan Akhir Tahun - Laporan 5

Silibus MM- Secara Keseluruhan MASA 2: 00 PM SILIBUS MODUL MM – HARI PERTAMA (1) Ø Pengenalan Kepada Data Induk Material & Skrin Data Induk Material Ø Daftar Waran Perjalanan Udara Pukal Ø Daftar Waran Perjalanan Udara Bukan Pukal Ø Kemaskini Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Ø Kemaskini Integrasi Waran Perjalanan Udara Pukal Ø Kelulusan Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Minum Petang 3: 30 – 3: 45 PM Ø Ø Ø 5: 30 PM © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Semakan Kod Akaun Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Kuiri Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Hapus Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Batal Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Status Waran Perjalanan Udara Pukal/Bukan Pukal Tamat Hari Pertama (1) 6

Silibus MM- Secara Keseluruhan MASA SILIBUS MODUL MM – HARI KEDUA (2) 8: 30 AM Ø Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS Ø Daftar Tanggungan Kontrak Kerajaan ( Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS Ø Kemaskini Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS Ø Kelulusan Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS 10: 45 – 11: 00 Minum Pagi © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Ø Semakan Kod Akaun Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Kuiri Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Hapus Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS Ø Batal Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS Ø Status Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) 1 GFMAS dan e. Perolehan 7

Silibus MM- Secara Keseluruhan SILIBUS MODUL MM – HARI KEDUA (2) - MASA sambungan Makan Tengah Hari 1: 00 – 2: 00 PM Ø Ø 3: 30 – 3: 45 PM Daftar Pesanan Kerajaan (Kerja) 1 GFMAS Daftar Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) 1 GFMAS Kemaskini Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak (Kerja) 1 GFMAS Kelulusan Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak (Kerja) 1 GFMAS Minum Petang Ø Semakan Kod Akaun Pesanan/Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) 1 GFMAS Ø Kuiri Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak (Kerja) 1 GFMAS Ø Hapus Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak (Kerja) 1 GFMAS Ø Batal Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak (Kerja) 1 GFMAS Ø Status Pesanan Kerajaan/Tanggungan Kontrak (Kerja) 1 GFMAS 5: 30 PM © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Tamat Hari Kedua (2) 8

Silibus MM- Secara Keseluruhan MASA 8: 30 AM SILIBUS MODUL MM – HARI KETIGA (3) Ø Daftar Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (Menyeluruh) 1 GFMAS Ø Daftar Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (Berperingkat) 1 GFMAS Ø Kelulusan Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (Menyeluruh)/ (Berperingkat) 1 GFMAS Ø Kuiri Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (Menyeluruh)/ (Berperingkat) 1 GFMAS Ø Batal Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (Menyeluruh)/ (Berperingkat) 1 GFMAS Ø Status Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan (Menyeluruh)/ (Berperingkat) 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Cetak Sijil Pelepasan CBP 1 GFMAS Ø Manual Trigger e. GRN Interface – Sistem Luar Minum Pagi 10: 45 – 11: 00 Ø Ø Ø © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Daftar Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan 1 GFMAS Kelulusan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan 1 GFMAS Kuiri Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan 1 GFMAS Batal Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan 1 GFMAS Status Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan 1 GFMAS dan e. Perolehan 9

Silibus MM- Secara Keseluruhan MASA 1: 00 – 2: 00 PM SILIBUS MODUL MM – HARI KETIGA (3) sambungan Makan Tengah Hari Ø Daftar Perubahan Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) 1 GFMAS Ø Kemaskini Perubahan Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)/(Kerja) 1 GFMAS Ø Kelulusan Arahan Pembayaran oleh Peraku I Menggunakan PKI 1 GFMAS dan e. Perolehan 3: 30 – 3: 45 PM Minum Petang Ø Kelulusan Perubahan Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)/(Kerja) 1 GFMAS Ø Batal Perubahan Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)/(Kerja) 1 GFMAS Ø Kuiri Perubahan Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)/(Kerja) 1 GFMAS Ø Status Perubahan Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan)/(Kerja) 1 GFMAS 5: 30 PM © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Tamat Hari Ketiga (3) 10

Silibus MM- Secara Keseluruhan MASA 8: 30 AM SILIBUS MODUL MM – HARI KEEMPAT (4) Ø Daftar Arahan Pembayaran 1 GFMAS Ø Kemaskini Arahan Pembayaran 1 GFMAS Ø Kelulusan Arahan Pembayaran oleh Peraku I Menggunakan PKI 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Kelulusan Arahan Pembayaran oleh Peraku II Menggunakan PKI 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Semakan Kod Akaun Arahan Pembayaran 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Kuiri Arahan Pembayaran 1 GFMAS dan e. Perolehan Ø Status Arahan Pembayaran 1 GFMAS dan e. Perolehan Minum Pagi 10: 45 – 11: 00 Ø Ø Ø © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Daftar Arahan Pembayaran AP 58(a) 1 GFMAS Kemaskini Arahan Pembayaran AP 58(a) 1 GFMAS dan e. Perolehan Daftar Penutupan Akhir Tahun Kemaskini Penutupan Akhir Tahun Kelulusan Penutupan Akhir Tahun Status Dokumen Penutupan Akhir Tahun 11

Silibus MM- Secara Keseluruhan SILIBUS MODUL MM – HARI KEEMPAT(4)- MASA sambungan Makan Tengah Hari 1: 00 – 2: 00 PM LAPORAN 3: 30 – 3: 45 PM Ø Ø Ø Ø Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah Lengkap Laporan Pesanan Kerajaan Laporan Tanggungan Belum Selesai Dokumen Pesanan Kerajaan Laporan Perubahan Tanggungan Kontrak Laporan Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan Laporan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan Laporan Pembayaran Kemajuan Kontrak Minum Petang Ø Sesi Soal Jawab dan Latihan (sekiranya perlu) 5: 30 PM © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Tamat Hari Keempat (4) & TTT untuk Modul MM 12

1 GFMAS – SECARA RINGKAS © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 13

Objektif Projek 1 GFMAS SAP ECC 6. 0 Menaik taraf sistem GFMAS yang ada pada masa kini 1 2 Menggantikan 7 sistem legasi dengan sistem 1 GFMAS G U Meningkatkan produktiviti dan kecekapan kerja 5 IS 4 M IS 3 Mempergunakan teknologi yang terkini untuk mencapai integrasi SM 6 G Memusatkan 37 sistem GFMAS yang berasingan kepada 1 sistem berpusat SAP 4. 7 G M AL o. S Melaksanakan ‘Cash-Based Accounting’ & ‘Accrual-Based Accounting’. © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved

© 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 15

PERBEZAAN ANTARA GFMAS & 1 GFMAS © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 16

Perbezaan Antara GFMAS & 1 GFMAS SAP 4. 7 SAP ECC 6. 0 G U M IS G SM IS G M AL o. S - GFMAS © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 17

e. SPKB dan 1 GFMAS SAP ECC 6. 0 Modul Sedia Ada Waran Peruntukan Pesanan Baucar Bayaran Baucar Journal Penyata Pemungut e. Perolehan Perubahan Gaji Penutupan Akhir Tahun Laporan © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 18

Kelebihan 1 GFMAS Proses perolehan dan pengurusan bahan akan dilakukan di dalam modul Material Management (MM) di 1 GFMAS Kesemua sistem ESPKB (36) akan digabungkan menjadi 1 sistem iaitu 1 GFMAS Intergrasi diantara modul-modul lain dalam sistem Penerimaan bekalan dan perkhidmatan dan Arahan pengurangan kuantiti bekalan diwujudkan Laporan terperinci pesanan kerajaan, arahan pengurangan kuantiti (SI), Laporan penerimaan bekalan dan perkhidmatan (GRN) , dan laporan arahan pembayaran 1 GFMAS libatkan proses semakan oleh proses perakaunan ketika proses dokumen PO, CW, WO dan WU Proses nota minta tidak lagi digunakan dalam 1 GFMAS Makllumat pembekal akan diperolehi melalui e. Vendor/ e. Perolehan © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 19

MODUL MATERIAL MANAGEMENT (MM) © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 20

MATERIAL MANAGEMENT (MM) Material Management (MM) adalah proses Pengurusan Bahan. Ianya berkaitan dengan proses perolehan di dalam sesebuah organisasi. Fungsi utama modul MM 1 2 3 4 5 PEROLEHAN PERUBAHAN TANGGUNGAN PESANAN/KONTRA K ARAHAN PENGURANGAN KUANTITI BEKALAN PENGURUSAN ARAHAN BAYARAN PENERIMAAN BEKALAN & PERKHIDMATAN © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved I. Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) [PO] II. Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) [CO] III. Waran Perjalanan Udara Awam [WU] IV. Pesanan Kerajaan (Kerja) [WO] V. Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) [CW] 21

Aliran Keseluruhan Proses MM Portal 1 GFMAS Laporan Data Induk Pesanan Kerajaan(Bekalan & Perkidmatan) Penerimaan Bekalan & Perkidmatan Arahan Pengurangan Kuantiti Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan & Perkidmatan) Penerimaan Bekalan & Perkidmatan Perubahan Tanggungan Pesanan/Kontrak Pesanan Kerajaan/ Tanggungan Kontrak (Kerja) Waran Perjalanan Udara(Pukal & Bukan Pukal) © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Pengurusan Arahan Bayaran dengan Pesanan Kerajaan 22

1 GFMAS MM : Jenis Dokumen dan Proses Berkaitan Jenis Dokumen Penjelasan Dokumen P 1 e. P - PO P 2 Ep - CO P 3 PO P 4 CO P 5 WU P 6 WO P 7 CW © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved Daftar / Lulus / Semak Dokumen Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan Arahan Pengurangan Kuantiti Perubaha Tanggungan Kontrak Arahan Bayaran 23

1 GFMAS MM: Jenis Pembelian (Bekalan & Perkhidmatan) Jenis Pembelian Kod Akaun A : Aset A 1400000 – A 1499999 A 1700000 – A 1799999 A 1800000 – A 1899999 A 1900000 – A 1999999 A 2000000 – A 2099999 A 2200000 – A 2299999 A 2300000 – A 2399999 A 2400000 – A 2499999 B : Belanja B 0200000 – B 0299999 D : Aset Pertahanan A 1600000 – A 1699999 A 2100000 – A 2199999 L: Aset Nilai Rendah B 0300000 – B 0399999 © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 24

Penjelasan Peranan (Role) Penyedia Daftar, kemaskini dan hapus Pesanan Kerajaan, Tanggungan Kontrak, Waran Perjalanan Udara dan Arahan Bayaran Peraku 1 Peraku 2 Penyedia dan Peraku 1 bagi Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan dan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Arahan Bayaran Peraku 2 bagi Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan, Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan dan Arahan Bayaran yang telah disediakan oleh Peraku I Penyemak AO Penyemak baris caj (charge line) bagi Pesanan Kerajaan, Tanggungan Kontrak, Waran Perjalanan Udara dan Arahan Bayaran (bagi yang berkenaan) © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 25

PEROLEHAN © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 26

Proses Perolehan • Proses kelulusan dokumen diantara Pesanan Kerajaan dan Kontrak Kerajaan dari Eperolehan dan Pesanan Kerajaan dan Kontrak Kerajaan dari 1 GFMAS Penyemak AO Penyedia Peraku 1 Penyemak AO kuiri © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 27

ARAHAN BAYARAN © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 28

Arahan Bayaran • Pengurusan Arahan Bayaran merupakan proses terakhir yang wajib dilakukan keatas kesemua dokumen perolehan seperti PO, CO, WU, WO dan CW. Selepas Arahan Bayaran dokumen akan dihantar ke modul Account Payable untuk proses pembayaran Peraku 1 Peraku 2 Penyedia Penyemak AO kuiri © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 29

LAPORAN © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 30

‘Overview’ Laporan Terperinci Pesanan Kerajaan Yang Telah Lengkap Laporan Pesanan Kerajaan Laporan Tanggungan Belum Selesai Dokumen Pesanan Kerajaan Laporan Perubahan Tanggungan Kontrak Laporan Penerimaan Bekalan & Perkhidmatan Laporan Arahan Pengurangan Kuantiti Bekalan Laporan Pembayaran Kemajuan Kontrak © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 3

THANK YOU Contact Us The i. A Group Level 3 A(i), 1 Sentral, Jalan Travers, Kuala Lumpur Sentral, 50470 Kuala Lumpur, Malaysia. If you have any inquiries on our services, kindly email to reach_us@theiagroup. com © 2015 The i. A Group - All Rights Reserved 32