1 Business Process Reengineering BPR 2 Tujuan Pembelajaran

1 Business Process Reengineering (BPR)

2 Tujuan Pembelajaran • Menjelaskan peran Business Process Reengineering (BPR) dalam organisasi • Memahami asal usul BPR dan krakteristik Kunci • Mengidentifikasi dan dapat menggunakan simbol inti BPR

3 Learning Objectives • Memahami dan dapat mengimplentasikan strategi BPR • Memahami tantangan utama dalam menerapkan Strategi BPR

4 BPR & Organisasi

5 What is BPR (Business Process Reengineering) • Reengineering adalah pemikiran ulang secara fundamental dan disain ulang proses bisnis untuk mencapai perbaikan dramatis dalam masa kritis, pengukuran kinerja kontemporer, seperti biaya, kualitas pelayanan, dan kecepatan. (Hammer & Champy, 1993)

6 BPR Bukan? • Automation adalah suatu aplikasi perkantoran dan perusahaan yang biasanya dalam satu aplikasi terdapat beberapa sistem. • Downsizing adalah prubahan struktur yang dilakukan sebuah perusahaan dengan tidak mengurangi keefektifan produktifitas dari perusahaan itu sendiri untuk mengurangi jumlah tenaga kerja yang dianggap sudah tidak efektif atau bahkan jumlah unit operasi • Outsourcing adalah proses alih daya sumber daya manusia di suatu organisasi atau perusahaan yang dilakukan oleh perusahaan luar.

7 BPR dibandingakan Process Simplification Process Reengineering Perubahan Tambahan Process-Led Asumsi sikap & prilaku Management-Led Berbagai Projek Simultan Perubahan Radikal Vision-Led Perubahan Sikap & Prilaku Director-Led Jumlah insitiatif terbatas (Source Coulson-Thomas, 1992)

8 BPR Dibandingkan Continuous Improvement Perubahan tambahan Fokus pada orang Investasi rendah Meningkatkan yang ada Mendorong satuan kerja Process Reengineering Perubahan Radical Fokus pada orang & Technologi Membangun kembali Mendorong Juara

9 What is a Process? • Sebuah urutan aktivitas kerja yang spesifik di seluruh ruang dan waktu dari awal, akhir, dan jelas mengidentifikasi input dan output : struktur untuk melakukan tindakan. (Davenport, 1993)

10 What is a Business Process? • Sekelompok tugas logis terkait yang menggunakan sumber daya perusahaan untuk memberikan hasil yang berorientasi pelanggan dalam mendukung tujuan organisasi

11 Why Reengineer? • Customers § Menuntut § Kecanggihan § Mengubah Kebutuhan • Competition – Local – Global

12 Why Reengineer? • Change – Tekhnologi – Preferensi pelanggan

13 Why Organizations Don’t Reengineer? Kepuasan Kerawanan Politik Perkembangan Baru Takut tidak dikenal dan takut gagal

14 Performance • BPR mencari perbaikan dalam hal : Biaya Kualitas Layanan Kecepatan

15 Origins • Scientific Management. FW Taylor (1856 -1915). • Frederick Herzberg - Job Enrichment • Deming et al - Total Quality Management and Kaizen • In Search of Excellence (Peters and Waterman) • Value-Added Analysis (Porter).

16 Key Characteristics • Sistem Filsafat Perspektif Proses Bisnis Global Peningkatan Radikal Perubahan Terpadu Berpusat pada Orang Fokus Akhir pada Pelanggan Berbasis Proses

17 Systems Perspective Feedback Inputs Transformation Environment Outputs

18 Process Based Nilai Tambah Inisiatif BPR harus menambahkannilai lebih dan di atas proses yang ada Customer-Led Inisiatif BPR harus memenuhi kebutuhan dari para pelanggan

19 Radical Improvement • Berkelanjutan Proses perbaikan harus menjadi berakar kuat dalam organisasi Langkah 2 Pendekatan Proses perbaikan tidak akan terjadi semalam mereka perlu diperkenalkan secara bertahap Juga membantu penerimaan oleh perubahan staf •

20 Integrated Change Solusi layak Proses perbaikan harus layak dan praktis Perbaikan seimbang Proses perbaikan harus realistis

21 People-Centred Memahami Bisnis Pemberdayaan & Partisipasi Budaya Organisasi

22 Focus on End-Customers • Proses perbaikan harus berhubungan dengan kebutuhan organisasi dan relevan dengan pelanggan akhir yang mereka rancang untuk dilayani

23 BPR Symbols

24 Business Process Flowchart Symbols An Activity A Document A Decision Data (input as outputs)

25 Business Process Flowchart Symbols A Predefined Process Start The Start of a Process End The End of a Process Representing a Relation

26 Business Process Flowchart Symbols Continuation of the process at the same page at an equal symbol with the same number. Used when a relation arrow crosses another relation arrow Off-Page Connector - Process will continue on the next page Integration Relation - A relation to another module is identified and described

27 Data Flowchart Symbols An Activity A Document A Decision Flat Data File (input as outputs)

28 Data Flowchart Symbols Manual Data Item A Database File Representing a Relation Continuation Off-Page Connector

29 Rules For Data Symbols

30 Rules For Data Symbols Symbol used to identify the start of a business process Start Activities must be described as a verb Generate Purchase Order Decisions have only two possibilities (Yes & No) OK? No End Yes Crossing lines are not allowed If one side of the decision has no further processes defined this symbol has to be used

31 Rules For Data Symbols I Purchase Order A Posting of Bonus Continuation symbol within the same number must be present twice on the same page Name the document Off- Page Connector is used to continue a process at the next page or to let the process to flow over at the previous to the next page. If more than one is needed use A, B, C, D … Name the data

32 Rules For Data Symbols Sub-Process Delivery BC 4. 04 Predefined Processes always have a relation to level and stream by a number in the line below a sub-process description A predefined process must be described in a different flowchart. To make the relation clear between the predefined process and the belonging flowchart a unique alpha numeric number should be assigned to this predefined process.

33 Version Management • For different versions of a business process or data flow some mandatory information must be on the flowchart. – Name of the business process – Unique number of the business process – Revision number – Date of last change – Author – Page number with total pages

34 Implementing a BPR Strategy

35 Key Steps Menyeleksi Proses dan Menunjuk Tim BPR Memahami Proses yang Berjalan Saat Ini Mengembangkan&Mengkomunikasikan Proses Perbaikan Mengidentifikasi Action Plan Menjalankan Perencanaan

36 1. Select the Process & Appoint Process Team Dua Tugas Penting Pilih Proses yang akan direkayasa ulang Menunjuk Tim Proses untuk Memimpin Initiativ e Reengineering

37 Select the Process • Review Strategi Bisnis dan Persyaratan Pelanggan Pilih Proses inti Memahami Kebutuhan Pelanggan Jangan Anggap Apapun

38 Select the Process Pilih Jalan yang Benar untuk Perubahan Ingat asumsi dapat Sembunyikan Kegagalan Persaingan dan Pilihan ke tempat lain Tanya - Kuesioner, Rapat, Focus Group

39 Appoint the Process Team • Menunjuk BPR Champion Proses Identifikasi Pemilik Membentuk Tim Peningkatan Eksekutif Memberikan Pelatihan untuk Tim Eksekutif

40 Core Skills Required • Kapasitas untuk melihat organisasi secara keseluruhan • Kemampuan untuk fokus pada pelanggan akhir • Kemampuan untuk menantang asumsi dasar • Keberanian untuk menyampaikan dan menjelajah ke daerah-daerah yang tidak diketahui

41 Core Skills Required • Kemampuan untuk memikul tanggung jawab individu dan kolektif Mempekerjakan 'Bridge Builders'

42 Use of Consultants • Digunakan untuk menghasilkan kapasitas internal • Sesuai ketika sebuah implementasi diperlukan cepat • Pastikan bahwa konsultasi yang memadai dicari dari staf sehingga inisiatif adalah organisasi yang dipimpin dan bukan dorongan konsultan • Kontrol tidak boleh diserahkan kepada konsultan

43 Understand the Current Process • Mengembangkan Proses Keseluruhan • Memperjelas proses yang ada : – Misi – Cakupan – Batasan • Menetapkan ukuran bisnis dan konsumen • Memahami harapan customer terhadap proses yang berlangsung

44 Understand the Current Process • Memperjelas peluang dari proses perbaikan – Quality – Rework • Dokumentasi Proses : – Cost – Time – Value Data

45 Develop & Communicate Vision of Improved Process • Mengkomunikasikan dengan semua karyawan supaya mereka lebih peduli dengan visi yang baru • Selalu memberikan informasi tentang progress BPR, baik kelebihan maupun kekurangannya • Meyakinkan bahwa BPR memang perlu dilakukan

46 Develop & Communicate Vision of Improved Process • Promote individual development by indicating options that are available • Indicate actions required and those responsible • Tackle any actions that need resolution • Direct communication to reinforce new patterns of desired behavior

47 Identify Action Plan • Develop an Improvement Plan • Appoint Process Owners • Simplify the Process to Reduce Process Time • Remove any Bureaucracy that may hinder implementation

48 Identify Action Plan • Remove no-value-added activities • Standardize Process and Automate Where Possible • Up-grade Equipment • Plan/schedule the changes

49 Identify Action Plan • Construct in-house metrics and targets • Introduce and firmly establish a feedback system • Audit, Audit

50 Execute Plan • • Qualify/certify the process Perform periodic qualification reviews Define and eliminate process problems Evaluate the change impact on the business and on customers • Benchmark the process • Provide advanced team training

51 Information Technology & BPR

52 Benefits From IT • Assists the Implementation of Business Processes – Enables Product & Service Innovations – Improve Operational Efficiency – Coordinate Vendors & Customers in the Process Chain

53 Computer Aided BPR (CABPR) • Focus – Business Processes – Process Redesign – Process Implementation

54 BPR Challenges

55 Common Problems • Process Simplification is Common - True BPR is Not • Desire to Change Not Strong Enough • Start Point the Existing Process Not a Blank Slate • Commitment to Existing Processes Too Strong – REMEMBER - “If it ain’t broke …” • Quick Fix Approach

56 Common Problems with BPR • • Process under review too big or too small Reliance on existing process too strong The Costs of the Change Seem Too Large BPR Isolated Activity not Aligned to the Business Objectives • Allocation of Resources • Poor Timing and Planning • Keeping the Team and Organization on Target

57 Summary • Reengineering is a fundamental rethinking and redesign of business processes to achieve dramatic improvements • BPR has emerged from key management traditions such as scientific management and systems thinking • Rules and symbols play an integral part of all BPR initiatives

58 Summary • Don’t assume anything - remember BPR is fundamental rethinking of business processes

59 Thank You For Downloading This Free Module As Way Of Appreciation We Will Provide You With A Free Module For Every Module Purchased On Your First Order Buy 1 - Get 1 Free Buy 2 - Get 2 Free And So On … To Find Out How To Avail Of This Amazing Offer Contact oaksales@oaktraining. com