1 10 Arbeitsanweisung STKProtokolle scannen Autor Prozessmanager Unterschrift

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1 / 10 Arbeitsanweisung “STK-Protokolle scannen” Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum

1 / 10 Arbeitsanweisung “STK-Protokolle scannen” Autor Prozessmanager: Unterschrift, Datum Freigabe QMB: Unterschrift, Datum Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

2 / 10 Arbeitsanweisung “STK-Protokolle scannen” 1. Inhalt und Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung Diese Arbeitsanweisung

2 / 10 Arbeitsanweisung “STK-Protokolle scannen” 1. Inhalt und Geltungsbereich dieser Arbeitsanweisung Diese Arbeitsanweisung gehört zum Prozess DLP. Im Rahmen der Fallpauschalen-Abrechnungsprüfung ist auch zu prüfen, ob sicherheitstechnische Kontrollen nach Medizinprodukte-betreiberverordnung (MPBetr. V) für die jeweiligen Hilfsmittel durchzuführen sind. Falls die Termine erreicht sind, müssen die DLP-MA die Durchführung beauftragen und die Prüfprotokolle als entsprechende Nachchweis-Dokumentation dazu speichern. Das Speichern der Protokolle mit dem Archivierunsprogramm Windream ist in dieser Arbeitsanweisung beschrieben. Damit erfüllen die DLP-Mitarbeiter wesentliche gesetzliche Aufgaben im Auftrag und Namen der Kunden, nämlich dem MPG. Eine sorgfältige und zeitgerechte Ausführung dieser Tätigkeiten ist daher unbedingt notwendig. Möglicherweise MPG-relevante (sicherheitsrelevante) Auffälligkeiten (z. B. dass Hilfsmittel für die Notfallversorgung anders als in der Hilfsmittelverwaltung eingetragen, gar nicht verfügbar sind) sind im Zweifelsfall mit der Gesprächsnotiz an den QMB zu melden. 2. Prozessmanager Die Verantwortung für diese Arbeitsanweisung liegt bei Michaela Distl-Lommer als DLP Prozessmanagerin. Der Prozessmanager ist für die Definition, Pflege und Verbesserung des Prozesses mit allen zugehörigen Arbeitsanweisungen verant-wortlich. Dies beinhaltet insbesondere auch die Entscheidung, ob und welche Arbeitsanweisungen erforderlich sind, um den Prozess ausreichend klar zu beschreiben und zu regeln. Maßnahmen-Vorschläge für Abweichungen wie auch für erkannte Verbesserungspotentiale werden als Prozess-CAPA an die Unternehmensleitung in der Q-Besprechung herangetragen. Die Umsetzung und ihre Überwachung liegt beim Prozessmanager. Prozessverbesserungen können per Mail an den QMB zur Weiterleitung an den Prozessverantwortlichen gesendet werden: . Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

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3 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 1 Windream aufrufen und Blätter einlegen DLP MA • Windream Imaging aufrufen. Auf „scannen“ gehen. • Blätter mit der Schrift nach oben einlegen. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

4 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 2 Scan einstellen und bestätigen

4 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 2 Scan einstellen und bestätigen DLP MA Es ist ganz WICHTIG, dass auf „Graustufenbild“ gescannt wird! Nachdem diese Einstellung gemacht wurde, kann ich mit „Scannen“ bestätigen. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

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5 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 3 Scan-Vorgang DLP MA Dieses Bild wird angezeigt, solange der Scanner am scannen ist. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

6 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 4 Einzeldokumente werden markiert DLP

6 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 4 Einzeldokumente werden markiert DLP MA Jetzt werden alle Seiten, die zu einer STK gehören, mit einem Haken versehen. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

7 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 5 Rehamittel und ID eingeben

7 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 5 Rehamittel und ID eingeben DLP MA Jetzt muss als Objekttyp „Rehamittel“ ausgewählt werden und in „ID“ ist die Rehamittelnummer einzutragen. (Die Rehamittelnummer haben wir uns ja auf unser Protokoll geschrieben. ). Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

8 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 6 Nach Windream importieren DLP

8 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 6 Nach Windream importieren DLP MA Jetzt auf den Button „Aktuelles Dokument nach windream importieren“ klicken. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

9 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 7 Scannvorgang abschließen DLP MA

9 / 10 AA “STK-Protokolle scannen” Aufgabe Wer Beschreibung 7 Scannvorgang abschließen DLP MA Den Vorgang solange wiederholen, bis keine Dokumente mehr zu importieren sind. Dann Windream schließen. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.

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10 / 10 Änderungshistorie für dieses Dokument Änderungsstand Änderungsdatum Autor Änderungen 0 22. 01. 2007 G. Lommer Erstellung im Rahmen der Zertifizierung der MCS Gmb. H nach ISO 9001: 2000 und ISO 13485: 2003 (Abweichung im MPG-Audit am 09. 01. 2007) 1 30. 07. 2009 G. Lommer Neue Prozessmanagerin ist Michaela Distl-Lommer – geändert auf Seite 2. Änderungsstand: 1 30. 07. 2009 © 2007 -2009 MCS Gmb. H München Ausdrucke oder Kopien dieses Dokuments unterliegen nicht dem Änderungsdienst – die Angaben können ggf. veraltet sein! Bitte beziehen Sie sich stets auf die Online-Version.