05032018 Sance dinformation Infosessie Supported by the Asylum

05/03/2018 Séance d'information / Infosessie Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund Naar een meer geïntegreerd migratiebeleid dankzij het AMIF

Contenu: 1. Rapport narratif/Inhoudelijk rapport 2. Rapport financier/financieel rapport 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 2

Inhoudelijk rapport 1. ALGEMENE GEGEVENS Projectreferentie niet vergeten (15 -xx of 16 -xx). 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 3

Inhoudelijk Rapport 2. WAT WERD GEREALISEERD IN UW PROJECT? Niet te uitgebreid antwoorden, wel duidelijk. Concreet, samenvattend, gestructureerd. Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 8/09/2021 4

Inhoudelijk Rapport 3. COMMON INDICATORS De kwantitatieve en kwalitatieve indicatoren niet door elkaar halen. De eerste 3 kolommen moeten letterlijk gekopieerd worden uit oorspronkelijke projectfiche. (Tekst niet wijzigen of uitvinden). Europese CODE van de indicator (zie projectfiche ) Kopiëren! 8/09/2021 Projectactivitei t Welke kwantitatieve resultaten worden verwacht uit het project? Welke kwantitatieve resultaten werden al bereikt? Kopiëren! CIJFER !!! Hoe werden die resultaten gemeten en geanalyseerd ? (Deze documenten kunnen opgevraagd worden tijdens een controle) Bewijsstukken dat de indicator bereikt wordt Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 5

Inhoudelijk rapport Indicatoren (ter herinnering) (zie Nationaal Programma) : 1 – Asiel • • C 1 - Number of target group persons provided with assistance through projects in the field of reception and asylum systems supported under this Fund C 2. 1 - Capacity (i. e. number of places) of new reception accommodation infrastructure set up in line with the minimum requirements for reception conditions set out in the EU acquis and of existing reception accommodation infrastructure improved in line with the same requirements as a result of the projects supported under this Fund C 2. 2 - The percentage in the total reception accommodation capacity C 3. 1 - Number of persons trained in asylum-related topics with the assistance of the Fund C 3. 2 - That number as a percentage of the total number of staff trained in those topics C 4 - Number of country of origin information products and fact-finding missions conducted with the assistance of the Fund C 5 - Number of projects supported under this Fund to develop, monitor and evaluate asylum policies in Member States C 6 - Number of persons resettled with support of this Fund 3 – Terugkeer • • • C 1 - Number of persons trained on return-related topics with the assistance of the Fund C 2 - Number of returnees who received pre or post return reintegration assistance co-financed by the Fund C 3 - Number of returnees whose return was co-financed by the Fund, persons who returned voluntarily C 4 - Number of returnees whose return was co-financed by the Fund, persons who were removed C 5 - Number of monitored removal operations co-financed by the Fund C 6 - Number of projects supported under the Fund to develop, monitor and evaluate return policies in Member States 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 6

Inhoudelijk Rapport 4. SPECIFIEKE INDICATOREN AAN HET PROJECT Idem maar hier slechts eerste 2 kolommen kopiëren. Kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren niet omwisselen. Kwantitatief= een cijfer 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 7

Inhoudelijk rapport 5. DOELGROEP Wie is/zijn de doelgroep(en)? (moet overeenstemmen met punt 3. 5 van de projectfiche) Hoeveel personen van de doelgroep hebben deelgenomen aan het project? Hoeveel projectbegunstigden die niet tot de doelgroep behoren, hebben genoten van het project? Hoe registreert u de projectbegunstigden? Hoe hebt u het aangepakt om de doelgroep te registreren die aan het project deelnam? Heldere beschrijving! Afstemmen met projectfiche! Duidelijk cijfer! CIJFER Bewijsstukken 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 8

Inhoudelijk Rapport Asiel, C 1, bewijsstukken : 1. Bewijs van statuut van de persoon: • Asielzoeker: een recente annex 26 (maximum 6 maanden oud bij de start van deelname aan het project); indien ouder dan moet ze vergezeld zijn van extra documenten die het legale verblijf van de persoon aantonen, zoals het immatriculatieattest geldig op het moment van begin deelname aan het project (dit betekent: tijdens het eerste persoonlijke contact met de organisatie) • Erkend vluchteling: beslissing van erkenning van het vluchtelingenstatuut of attest van statuut vluchteling of verblijfsvergunning die geldig is bij begin deelname aan het project (recto-verso) Subsidiaire bescherming: beslissing van toekenning van statuut van subsidiaire bescherming EN verblijfsvergunning die geldig is bij de start van de deelname aan het project! Het statuut moet geldig zijn tijdens de duur van het project ( wanneer de persoon instapt in het project + eenmaal per jaar vanaf dan) 2. Bewijs van deelname aan de activiteit: getekende aanwezigheidslijsten, database + getekende documenten !!! Proportionele verwerping van kosten indien geen bewijs geleverd! Asiel, C 3 , bewijsstukken : Ondertekende aanwezigheidslijsten, getekend door begunstigde + door vorming-gever. Logo+zinnetje AMIF moeten op de lijst staan. !!! Een persoon telt maar éénmaal zelfs al heeft die persoon verschillende malen deelgenomen aan vormingen of zelfs al werd die persoon meerdere malen begeleid binnen het project! 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 9

Inhoudelijk Rapport 6. PUBLICITEIT OF COMUNICATIE IN HET KADER VAN HET PROJECT !!! Europese vlag + zinnetje AMIF op ALLE documenten gelinkt met het project die naar primaire of secundaire doelgroep gaan of naar de buitenwereld. Er moet aangetoond kunnen worden dat de doelgroep geïnformeerd werd van de financiering van AMIF (affiches op de muur, vermelding op de documenten, … ). De affiches zijn ter beschikking bij de VA. --) mogelijke verwerping van kosten als deze vermeldingen er niet (of niet correct) op staan! 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 10

Inhoudelijk Rapport 7. ONDERAANNEMING De tabel invullen indien van toepassing ! Opgelet marktprocedure in geval van kleine bedragen --) 3 offertes zoeken/ 3 leveranciers contacteren en vergelijken (een spoor daarvan registreren) 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 11

Inhoudelijk Rapport 8. WIJZIGINGEN Indien officiële wijziging van het project, indien er moeilijkheden waren tijdens het bereiken van de indicatoren… … 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 12

Financieel Rapport ALGEMEEN • Het juiste formulier gebruiken (meest recente versie steeds op website www. amif-isf. be), álle kolommen invullen. • Geen formules wijzigen of wissen! • • • De referenties niet vergeten bij ieder stuk te plaatsen (n° salarisfiche, time-sheets, factuurnummers, …). De datums plaatsen bij iedere uitgave, zelfs als die niet expliciet wordt gevraagd (datum van evenement, reis, verblijf, maand van uitbetaling, datum van factuur indien mogelijk, …) • Steeds de link kunnen aantonen tussen de uitgave en het project • Een aparte map (papier of elektronisch) bijhouden voor het project met ALLE bewijsstukken (statuut, aanwezigheidslijst, ticketten rapporten…) + betalingsbewijzen (factuur+bewijs van betaling) erin. • De regels van toepassing op de eindbegunstigde-organisatie zijn ook van toepassing op de partnerorganisatie van die organisatie. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 13

Financieel Rapport 1. OVERZICHTSBLAD (GLOBAAL BUDGET) • De gegevens van het project compleet invullen (titel, begunstigde) , ook de referentie van het project indien mogelijk. • De tabel wordt volledig automatisch ingevuld als de andere tabbladen aangevuld zijn (formules). Enkel de categorie K moet manueel ingevuld worden, en mag nooit meer zijn dan het oorspronkelijk vastgelegde %. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 14

Financieel Rapport 2. STAFF • Het % van de gewerkte tijd steeds invullen! • Indien iemand per uur werd betaald, kunnen aantonen dat dit om een gebruikelijke praktijk gaat (bewijzen hoe het bedrag precies werd bepaald) 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 15

Financieel Rapport Bewijsstukken voor staff costs : 1. Affectatiebesluit: een voorbeeldformat is te vinden op de website AMIF/ISF. Het belangrijkste hierbij is dat dit opgemaakt dient te zijn ten laatste op de dag van de start van de tewerkstelling op het project! 2. Arbeidscontract/benoemingsbesluit 3. Functiebeschrijving (deze moet een duidelijke link met het project bevatten) 4. Salarisfiches of gelijkaardig (attesten, uittreksels uit elektronisch beheer…) => Vakantiegeld en Eindejaarspremies moeten specifiek worden vermeld en berekend 5. Timesheets: indien een personeelslid niet 100% werkt op het project is het bijhouden van timesheets verplicht (voorbeeldformats zie op de website AMIF/ISF). Indien iemand 100% werkt op het project is dit niet verplicht, maar kan het in sommige gevallen wel aan te raden zijn (bv indien er met een doelgroep wordt gewerkt, om aan te tonen voor hoeveel procent van de tijd men effectief met die doelgroep bezig was). De omschrijving van de taken moet ook duidelijk gelinkt zijn met het project. De formats voor de timesheets werden aangepast zodanig dat er nu ook steeds een jaartotaal (procentueel en exact) automatisch berekend wordt. Wij vragen met aandrang deze nieuwe formats vanaf nu te gebruiken, dit schept veel duidelijkheid bij controle achteraf! -> Vermelding van de specifieke projectactiviteit en AMIF= belangrijk! 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 16

Financieel Rapport Berekening vakantiegeld/eindejaarspremie Basisregel: Het te rapporteren bedrag is het vakantiegeld/eindejaarspremie uitbetaald tijdens de projectperiode (ook al heeft dit strikt genomen soms betrekking op het jaar voordien). Uiteraard wordt dit gerapporteerd pro rata aan gewerkt % op project. Indien, en enkel indien de persoon die het vakantiegeld/eindejaarspremie ontving, een duidelijk lager bedrag heeft uitbetaald gekregen tijdens de projectperiode wegens specifieke redenen (werkloos het vorige jaar, niet voltijds gewerkt en nu wel, etc) dan kan er een raming opgenomen worden van het juiste bedrag in de rapportering. Bij de controle door VA moet dan, zijn er twee mogelijkheden: -> Ofwel werd het bedrag betaald vóór de controle door de VA. Net voor de controle van start gaat, moet het exacte bedrag dan meegedeeld worden. -> Indien het bedrag nog niet werd uitbetaald voor de controle van de VA, en enkel in dit geval, dan moet er een goed onderbouwde redenering achter de raming zitten en zal de VA bepalen of deze aanvaardbaar is of niet. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 17

Financieel Rapport 3. TRAVEL • Transporttickets/invoices/facturen/bewijs van overnachting. • Inhoudelijke stukken die het verblijf/de verplaatsing documenteren: uitnodiging, verslag, folder, programma, inschrijving, … • Er moet voor elke aankoop steeds een duidelijke en directe link zijn met het project 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 18

Financieel Rapport 4. CONSUMABLES/ REAL ESTATE/ EQUIPMENT/ OTHER DIRECT COSTS • Aankooptickets/facturen/ betalingsbewijs • Sommige kosten moeten proportioneel berekend worden op basis van het gebruik op het project (afschrijving, huur, telefoonkost…) • Er moet voor elke aankoop steeds een duidelijke en directe link zijn met het project 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 19

Financieel Rapport 5. SUBCONTRACTING Alle documenten die onder vraag 7 van het inhoudelijk rapport worden vermeld, moeten voorgelegd kunnen worden. De voorgeschreven wettelijke procedures moeten steeds gevolgd worden. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 20

Financieel Rapport 6. SEMINARS&CONFERENCES = de conferentie/vorming die het personeel van het project zelf organiseert. - Facturen/betalingsbewijzen - Basisdocumentatie de conferentie bewijst: uitnodiging, rapport, brochure, programma, inschrijvingen… - Aanweizgheidslijsten niet vergeten, ondertekend door uitgenodigde + organisatie - Indien het gaat over een pure deelname aan een conferentie die buiten het project wordt georganiseerd, moet de kost bij ‘travel’ &/of ‘consumables’ worden gerapporteerd. - Publiciteit: steeds op elk document vermelden! 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21

Financieel rapport 7. DOELGROEP = alles wat gelinkt wordt aan de doelgroep Voor elke uitgave moet er een directe link kunnen worden aangetoond met het project. 8. INCOME Niet vergeten in te vullen Als de partner of de eindbegunstigde andere subsidies krijgt of eender welke inkomst, niet vergeten te vermelden. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 22

Financieel Rapport 9. TIPS • Een kost plaatsen onder een categorie waar er voorheen niets was gebudgetteerd: te vermijden! • Uitgaven steeds onder de juiste categorie plaatsen • Verplaatsen indien het budget onvoldoende is (minder dan 5. 000 EUR of minder dan 10% is wel toegestaan). • Bij elke twijfel over klassering van kosten: ons contacteren! 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 23

Financieel Rapport 10. VOORBEELDKOSTEN Staff costs: • maandsalarissen • uursalarissen • vakantiegeld en eindejaarspremie • competentiepremie • werkbonus • ziekteverzekering indien inbegrepen bij tewerkstelling • hospitalisatieverzekering indien inbegrepen bij tewerkstelling • maaltijdcheques, ecocheques • overuren in kader van project • treinabonnement of gelijkaardig ikv tewerkstelling 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 24

Financieel Rapport Travel : • - trein, tram- en busritten • - abonnementen op bovenstaand transport • - taxiritjes (reçu) • - vliegtuigticket (ook om als deelnemer naar een vorming te gaan) • - fietsvergoeding (kan ook opgenomen zijn in maandsalaris en onder staff staan) • • Subsistence allowances - DSA-uitbetaling (ook om als deelnemer naar een vorming te gaan) - hotelfactuur (ook om als deelnemer naar een vorming te gaan) - kosten ter plaatse voor verblijf –uitbetaling (missie, vorming, …. ) via onkostennota met facturen van restaurant etc • • • Aanwezigheidslijsten indien van toepassing, met AMIF-vermelding! Aankoop visum/passport wisselkoersonkosten 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 25

Financieel Rapport Consumables - inschrijvingsgeld vorming - inkt, bureaumateriaal, papier, … alle kleine uitrusting (indien groot zoals meubels/computers -> equipment) - vertaalkosten (tenzij het een grote kost is die via een marktconsultatie gegund is > subcontracting) - aankoop telefoon/GSM - telefoonabonnement - telefoonrekening - noodzakelijke bankkosten (bij bv een storting naar het buitenland) - collectieve verzekeringen: arbeidsongevallen, … - brandstof en leasingkosten voor auto (kan eveneens onder Travel) - IT (software): antivirus… 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 26

Rapport financier Real estate: - huur van gebouwen - aankoop van gebouwen Equipment: - computer/laptop - meubels - IT (hardware) Subcontracting: Alle kosten die via een marktconsultatie werden gegund. Seminars & conferences: Alles wat gelinkt wordt met de conferentie. = Alle kosten die worden gemaakt in het kader van een conferentie (of gelijkaardig: vorming, seminarie, intervisie, infosessie… ) die de beneficiary ZELF organiseert : reis, verblijf (DSA en hotel), broodjes/koffie, restaurants, kleine geschenken (max 50€) voor spreker, huur zaal, printkosten voor flyers of dergelijke… etc. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 27

Financieel Rapport Target group: - reïntegratiebudget voor de doelgroep - huur/aankoop van woningen voor de doelgroep - maaltijdcheques of kleine onkosten voor de doelgroep - transport voor de doelgroep (vliegtuigtickets/facturen, treintickets, bus…) - incentives voor de doelgroep - kosten voor activiteiten (uitstap zee, cinema…) - medische kosten, schoolkosten…etc. 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 28

Financieel Rapport Other direct costs: Kosten om te voldoen aan de publicatieverplichtingen Kosten voor het nakijken van contracten (legal costs: juridisch, notaris…). Indirect costs: - verwarming, verlichting, onderhoud, algemene telefonie/print/computerkosten INdirect gelinkt aan het project - sociaal secretariaat 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 29

Rapport narratif & financier Questions? / Vragen? --) Magdalena Irzycka 02/500 24 36 magdalena. irzycka@ibz. fgov. be --) Annelieke Carlier 02/500 23 07 annelieke. carlier@ibz. fgov. be --) Cellule Fonds européens/Cel Europese fondsen amif. isf@ibz. eu --) website https: //amif-isf. be/fr https: //amif-isf. be/nl 8/09/2021 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 30