02 Strategi sistem informasi dan penyelarasan strategi SI

02 Strategi sistem informasi dan penyelarasan strategi SI 701 Manajemen Strategi Sistem Informasi Suryo Widiantoro, MMSI, M. Com(IS)

Capaian Pembelajaran Materi Perkuliahan Mahasiswa/i mampu menjelaskan penyelarasan strategi sistem informasi dan strategi bisnis untuk memastikan kelangsungan organisasi

Topik Bahasan Strategi sistem informasi 1. Landasan teori 2. Teori sistem sosial, SI dan strategi 3. Strategi SI dan kegagalan sistem Penyelarasan strategi 1. Masalah dalam penyelarasan 2. Proses penyelarasan strategis 3. Peta SI

Strategi sistem informasi: Landasan teori

Sistem informasi dan strategi perusahaan memiliki kesamaan teori yang mendasari teori sosial Studi diawali dengan teori sosial untuk menentukan paradigma dan menilai arah masa depan yang potensial ◦ Teori sistem sosial dikembangkan dikaitkan dengan SI dan strategi, serta perbandingan dibuat antara problem-solving atau pendekatan ‘terstruktur’ dan alternatif ‘soft’ dalam domain

Pemeriksaan area ini mengarah ke cabang teori sosial kritis dan mengikuti critical systems thinking untuk menghasilkan pendekatan baru dan terintegrasi terhadap sistem informasi dan strategi perusahaan

Strategi sistem informasi: Teori sistem sosial, SI dan strategi

Teori sosial kritis critical social theory (CSo. T) Dari kerangka kerja ilmiah, SI terlihat sebagai rancangan sistem untuk memenuhi kebutuhan yang diketahui (objective), kebutuhan yang terkonfirmasi yang sama untuk semua yang terlibat karena bebas dari opini manusia strategi perusahaan dilihat sebagai rencana untuk dicapai di masa depan Critical social theory (CSo. T) yang diterapkan di SI dan strategi perusahaan menjadi menarik karena penolakan prinsip pengetahuan yang menjadi dasar studi ini hingga sekarang

Pemikiran sistem kritis Critical Systems Thinking (CST) Critical systems thinking (CST) menerima kontribusi kedua pendekatan hard dan soft, serta meningkatkan kesadaran akan situasi di mana kedua pendekatan dapat digunakan secara layak Critical systems thinking berlaku untuk prinsip critical social theory terlihat dari komitmen kunci (Jackson, 1991): 1. 2. 3. critical awareness; complementarism at the levels of methodology and theory; human emancipation

Critical awareness ‘mencakup pemeriksaan dan pemeriksaan ulang asumsi yang ada bersama dengan kondisi yang muncul’ (Midgley, 1995) Complementarism at the level of methodology terletak pada dukungan pada keberagaman dan konsep bahwa metodologi hanya melakukan ‘kontribusi pada area tertentu’ (Flood, 1990: 28) Complementarism at the level of theory dipandang sebagai ‘theoretical commensurability’

Kerangka kerja untuk strategi SI harus dapat merangkul isu: Investigasi harus dilaksanakan dengan maksud/tujuan hard, soft dan kritis, 2. Investigasi harus sensitif terhadap kondisi organisasi dan akan menuntut keberagaman metode, 3. Semua harus ditempatkan dalam siklus aksi dan pembelajaran, dimana semua yang terlibat dan terdampak harus disertakan 1.

Strategi sistem informasi: Strategi SI dan kegagalan sistem

Studi kasus Sistem otomasi kantor yang tak terpakai Direktur sebuah pabrik di Inggris memperthatikan adanya jeda waktu dalam sistem administrasi. Memo butuh waktu beberapa hari untuk sampai tujuan, dan balasannya juga makan waktu beberapa minggu. Pemesanan order dan sistem pemesanan tidak berjalan, dimana item yang diorder untuk produksi menyebabkan penantian dalam proses pembuatan. Sesuatu harus dilakukan dan manajer TI mengusulkan solusi off-the-shelf yang dapat mengurangi administrasi dan mempercepat seluruh proses. Biaya yang dibutuhkan adalah £ 50, 000 untuk perangkat komputer dan £ 20, 000 untuk aplikasinya. Dua tahun setelahnya, bagian pemesanan menggunakan komputer untuk melacak order dan tagihan, namun sisanya di bagian lain perusahaan tidak menggunakan sistem dan tetap menggunakan cara lama. Ada beberapa alasan mengapa ini terjadi. Isu kuncinya adalah karena sistem dirancang untuk gagal bukan karena

revie w Lyytinen and Hirschheim (1987) mengklasifikasi kegagalan SI menjadi 4: Correspondence failure kegagalan SI memenuhi kebutuhan yang telah dinyatakan sebelumnya 2. Process failure terjadi saat sistem tidak bisa dihasilkan dalam waktu dan biaya yang ditentukan 3. Interaction failure kegagalan karena tidak digunakan atau diabaikan oleh user yang seharusnya menggunakan 4. Expectation failure kegagalan SI untuk memenuhi harapan user, kumpulan dari seluruh kegagalan SI 1.

Keterlibatan user dan kesuksesan SI Praktisi setuju bahwa dalam menentukan kesuksesan proyek pengembangan, perilaku user terhadap pengembangan sistem adalah faktor penting seperti keinginan untuk berpartisiasi dalam pengembangan dan implementasi Faktor yang menyebabkan user menghindar dari partisipasi: ◦ ◦ Perilaku pimpinan yang mendukung atau acuh Komplin mengenai biaya Budaya perusahaan dan politik organisasi Latar belakang dan kepribadian user

2 faktor utama yang mendorong partisipasi agar sukses: 1. Siapa yang harus terlibat dalam pengembangan pihak yang terdampak hingga ke pimpinan tertinggi perusahaan 2. Kondisi pengembangan khususnya sistem jenis apa yang sedang dikembangkan ‘partisipasi user akan terdorong saat ada penerimaan, atau saat informasi yang dibutuhkan untuk merancang sistem hanya dapat diperoleh dari user’ (Ives and Olsen, 1984)

Riset terhadap keterlibatan user fokus pada 2 variabel hasil, yaitu: 1. kualitas sistem (system quality) 2. penerimaan sistem (system acceptance) Ives and Olsen (1984) menyarankan sebuah model untuk keterlibatan user (Figure 4. 1) yang menggambarkan isu terkait yang relevan Keberhasilan sebuah sistem informasi dinilai berdasarkan kualitas yang teramati atau tingkat penerimaan sistem

Penyelarasan strategi : Masalah dalam penyelarasan

Ada asumsi bahwa maksud/tujuan dari penyelarasan strategi adalah untuk menyelaraskan teknologi informasi dengan strategi organisasi perusahaan dan/atau unit bisnisnya Pendekatan yang ada harus ditinjau lagi: ◦ Tidak bisa diasumsikan bahwa seluruh organisasi memiliki strategi perusahaan atau bisnis, ◦ Dengan demikian maka tidak ada strategi yang diselaraskan dengan teknologi informasi

Teknologi informasi tidak bisa dilihat berbeda dari bisnis lain, dengan asumsi bahwa saat strategi perusahaan telah ada maka strategi untuk TI dapat diformulasi untuk ‘memenuhi’ strategi perusahaan Untuk organisasi berbasis teknologi, maka teknologi baru tidak hanya menjadi produk baru namun juga melekat dalam proses untuk membuat produk tersebut dalam perusahaan seperti ini maka teknologi (dan TI) yang mendorong strategi organisasi

Selanjutnya diajukan alternatif untuk model strategis (Figure 5. 1) dimana semua elemen strategi perusahaan dan sistem informasi diselaraskan, sehingga sumberdaya informasi organisasi ditempatkan untuk mendukung strategi organisasi dan aktivitas operasional

Baets (1992) menempatkan penyelarasan strategi dalam kerangka kerja yang lebih luas untuk analisis kebutuhan informasi (bahkan sebelum melakukan penyelarasan proses) dan bukan hanya menyelaraskan strategi SI ke dalam strategi perusahaan, namun menjelaskan secara paralel Venkatraman et al. (1993) menyatakan bahwa isu strategis terkait sistem informasi memiliki fokus kuat pada strategi TI dan memandangnya sebagai ‘sebuah strategi fungsional yang merespon strategi bisnis yang terpilih’

Proses penyelarasan dapat divisualkan dalam 4 elemen penting: 1. Strategi perusahaan (corporate strategy), 2. Strategi bisnis (business strategy), 3. Strategi SI (information systems strategy), 4. Strategi TI (information technology strategy) Yang mana semuanya perlu untuk dijaga keselarasannya secara kontinu dalam melayani keseluruhan kebutuhan informasi

Penyelarasan strategi : Proses penyelarasan strategis

� Earl (1989: lihat Table 5. 1) menyatakan bahwa organisasi menunjukkan 5 tahap perencanaan untuk SI: 1. Dimulai dengan pemetaan sumberdaya TI dan SI untuk menilai cakupan dan kualitas teknologi dan aplikasi, 2. Analisis kebutuhan bisnis untuk mengarahkan SI lebih baik, 3. Menggabungkan detil perencanaan dan investigasi, 4. Keunggulan bersaing (competitive advantage) menjadi tujuan namun susah diraih, 5. Organisasi yang sukses mencapai posisi dimana strategi SI, TI dan perusahaan terintegrasi dalam lingkungan partisipatif,

Penyelarasan strategi : Peta sistem informasi

Peta SI: menentukan status perencanaan SI dan strategi perusahaan dalam organisasi saat ini Pendekatan ini digunakan organisasi untuk menentukan posisi saat ini dalam kaitannya dengan strategi perusahaan dan SI Hasil kerja Earl mengarah pada kesimpulan yang salah bahwa bisnis atau unit bisnis yang berbeda mampu mengidentifikasi posisi sebagai ‘Stage 1’ atau ‘Stage 4’, tapi bukan itu masalahnya Dalam organisasi, peta SI, merupakan campuran kompleks dari seluruh tahap maksud dari pemetaan adalah usaha untuk memetakan kompleksitas ini

Domain bisnis dan SI Setelah peta SI ditentukan, perhatian ditujukan kepada elemen model lain (Figure 5. 1) yang terpecah dalam domain bisnis dan SI: 1. Domain bisnis berisi strategi bisnis dan organisasi/infrastruktur organisasi 2. Domain SI berisi infrastruktur dan proses SI serta strategi SI Proses penyelarasan strategi terdiri dari 2 tahap: Pertama, menentukan sudut pandang penyelarasan Kedua, melakukan proses penyelarasan

Langkah 1: Sudut pandang penyelarasan Kesulitan pertama yang dihadapi organisasi adalah menentukan sudut pandang penyelarasan yang relevan dengan bisnis Venkatraman et al. (1993) mengacu pada 4 sudut pandang: 1. Eksekusi strategi (strategy execution), 2. Potensi teknologi (technology potential), 3. Potensi persaingan (competitive potential), 4. Tingkat layanan (service level) Masing-masing fokus pada bagian model yang berbeda (Figure 5. 1)

1# Strategy execution sebagai sudut pandang melihat strategi bisnis sebagai kekuatan pendorong yang utama (Figure 5. 2)

2# Technology potential fokus pada teknologi yang tersedia dan infrastruktur yang dibutuhkan untuk sukses, dimana organisasi bisnis dan strategi bisnis mengikuti arahan teknologi (Figure 5. 3)

3# Competitive potential memanfaatkan kapabilitas TI untuk menghasilkan keunggulan bersaing, baik dengan meningkatkan produk atau memperbaiki proses, dimana strategi bisnis dimodifikasi untuk memanfaatkan keunggulan peluang TI yang

4# Sudut pandang service level konsentrasi pada strategi SI dan infrastruktur SI untuk menghasilkan organisasi yang ditingkatkan (Figure 5. 5) Bahaya yang muncul adalah lepas dari strategi bisnis dan hilang fokus

Bukti empiris dan teoritis mendukung pandangan bahwa strategi dalam domain ‘sistem informasi’ harus diawali dengan persepsi akan kebutuhan informasi sebuah organisasi, dan bahwa SI dan TI harus dilihat sebagai pendukung atau pemasok kebutuhan itu Penyalarasan TI, SI, informasi dan strategi perusahaan dalam kerangka kerja pada Figure 5. 1, akhirnya menjadi proses berkelanjutan untuk penyelarasan domain bisnis (strategi bisnis dan organisasi bisnis) dengan domain SI (infrastruktur dan proses SI serta strategi SI) yang sesuai dengan strategi perusahaan dan peta SI organisasi

Langkah 2: Proses penyelarasan strategi Setelah pemetaan SI telah digunakan untuk menentukan sudut pandang penyelarasan organisasi, maka model penyelarasan strategis (Figure 5. 6) memberikan kerangka kerja untuk menerjemahkan ke dalam aksi/tindakan Tahapan proses ini iteratif dan model memungkinkan proses iteratif tersebut

1# Analisis kebutuhan informasi Tujuan menilai kebutuhan informasi dalam kaitannya dengan lingkungan internal dan eksternal organisasi serta nilai-nilai (values) dan objectif Hal ini adalah bagian proses yang penting dan sulit harus dilakukan secara sistematis Dampak analisis yang lemah pada tahap ini akan berujung pada kegagalan seluruh proses penyelarasan

Kebutuhan informasi adalah dasar dari seluruh proses perlu hati-hati untuk menentukan kebutuhan yang sesuai dengan organisasi, pasar, dan lingkungan luas Karena informasi untuk mendukung ini harus diambil dari berbagai bagian organisasi penentuan kebutuhan informasi merupakan proses partisipatif yang membutuhkan pendekatan human-

2# Domain bisnis Bagian kedua dari proses penyelarasan strategi melibatkan pengumpulan pemahaman yang baik terhadap domain bisnis (Figure 5. 6) Perangkat utama untuk menganalisis domain bisnis internal perusahaan rantai nilai (value chain) Porter (Porter, 1990) Perlu diperhatikan bahwa rantai nilai harus dianggap sebagai model terintegrasi dan bukan sekedar kumpulan area fungsional

Sistem informasi memberikan hubungan antara primary activities (inbound logistics, operations, outbound logistics, marketing dan service) dan memastikan bahwa support activities (infrastructure, human resources, technology development dan procurement) digunakan sepenuhnya untuk keunggulan

3# Domain sistem informasi Analisis infrastruktur dan proses SI dimulai dengan audit lingkungan internal dan eksternal menggunakan strategic grid (Figure 5. 8) untuk menyimpulkan posisi saat ini Strategic grid cara yang digunakan untuk mengkategorisasi pengaplikasian organisasi saat ini dan yang potensial sesuai dengan nilai (value) saat ini dan potensial

Begitu banyak mengenai SI, bagaimana dengan TI yang digunakan untuk memungkinkan SI? Teknologi yang digunakan untuk mendukung SI biasanya memiliki masa hidup terbatas � Diawali dengan munculnya teknologi yang belum teruji, � Kemudian bergerak ke fase dimana pesaing mencobanya, � Hingga ke posisi dimana organisasi tidak akan bertahan tanpanya, � Dan skenario akhir adalah penggunaan teknologi terlalu lama akan membuat perusahaan tidak bisa

Terima Kasih